Um programa de gestão de despesas é um software que é utilizado para registar e registar as despesas da empresa em formato digital.

Quais são as vantagens de utilizar uma solução de gestão de despesas baseada na nuvem?

Quer a sua empresa seja a mais tradicional do bairro ou uma empresa de tecnologia de ponta, a contabilidade é uma tarefa essencial em qualquer empresa. Já lá vai o tempo em que se fazia a contabilidade em papel, agora é obrigatório utilizar um programa informático. Quais são as vantagens dos programas de gestão de despesas baseados na nuvem?

1. O que é um software de gestão de despesas baseado na nuvem?

Um programa de gestão de despesas é um software que é utilizado para registar e registar as despesas da empresa em formato digital.

Em termos gerais, existem dois tipos de software de gestão de despesas: baseado na nuvem e no local. O software local é aquele que é instalado diretamente nos computadores e só é acessível localmente.

Atualmente, porém, a maioria das empresas opta por soluções baseadas na nuvem. Um programa de gestão de despesas baseado na nuvem, além de executar as mesmas tarefas que um programa local, não requer um grande investimento inicial, é acessível a partir de qualquer computador (com as credenciais relevantes) e facilita o trabalho em equipa. O único requisito é uma ligação à Internet.

2. Por que razão é importante gerir as despesas de forma precisa e pormenorizada?

Pode parecer óbvio, mas a gestão eficiente das despesas é essencial para qualquer empresa. Saber quanto dinheiro gastámos e em quê permite-nos avaliar processos, equipas de trabalho e resultados.

Por outro lado, uma correta gestão contabilística facilita a elaboração de orçamentos, fornece informações valiosas para tornar os desenvolvimentos mais eficientes e ajuda-nos a poupar dinheiro, pois é mais fácil identificar as despesas que podem ser reduzidas ou eliminadas. E isto é apenas o início da gestão de um bom negócio.

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O problema é que manter um registo manual das despesas não só é aborrecido, como também impraticável, uma vez que a margem de erro humano é maior. E é aí que entra o software de gestão de despesas baseado na nuvem.

3. 8 vantagens do software de gestão de despesas baseado na nuvem

O software de gestão de despesas baseado na nuvem provou ser mais eficiente do que o software local, graças às vantagens que traz para todas as empresas. Vejamos os principais benefícios.

3.1 Maior acessibilidade

Uma das principais vantagens de uma solução de gestão de despesas baseada na nuvem é que pode ser acedida a partir de qualquer dispositivo. Isto significa que pode trabalhar a partir de um PC, telemóvel ou tablet a partir de qualquer lugar (desde que tenha uma ligação à Internet e dados de acesso).

3.2 Atualizações de software

O software na nuvem é atualizado automaticamente sem qualquer intervenção do utilizador ou do departamento de TI. E o melhor é que este serviço é prestado pelo fornecedor.

3.3 Visualização em tempo real

Outra vantagem das soluções de gestão de despesas baseadas na nuvem é o facto de todos os funcionários poderem comunicar despesas, editar dados e visualizar alterações em tempo real. Isto ajuda muito no controlo das despesas da empresa numa base mensal.

3.4 Ambiente virtual de colaboração

As soluções em nuvem facilitam o trabalho em equipa. No caso dos programas de gestão de despesas, é especialmente interessante em termos de aprovação de despesas, uma vez que existem soluções como a Tickelia que permitem estabelecer um fluxo de aprovação a vários níveis para cada pedido e relatório de despesas.

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As soluções em nuvem facilitam o trabalho em equipa.

3.5 Gestão global numa única plataforma

Despesas, faturas, pedidos, relatórios… Tudo fica registado numa única plataforma e de fácil acesso.

3.6 Redução dos custos

O software profissional no local tende a ser dispendioso. O software em nuvem, por outro lado, tem a vantagem de o investimento ser mínimo. Nem sequer é necessário ter um computador potente, uma vez que este tipo de software foi concebido para funcionar em qualquer dispositivo. E também não há custos de manutenção, uma vez que as atualizações e upgrades estão incluídos “no pacote”.

3.7 Fácil implementação

Como não requerem instalação, basta uma questão de minutos para começar a utilizar o software baseado na nuvem. Além disso, o próprio fornecedor fornece frequentemente tutoriais ou sessões guiadas para ensinar a equipa a tirar o máximo partido das funcionalidades do software.

3.8 Segurança

O software baseado na nuvem é quase tão seguro como o software no local. Mas também nos protegem contra possíveis falhas ou perda de informação, e até criam cópias de segurança automáticas.

4. Existem desvantagens?

Tudo na vida tem o seu lado bom e o seu lado mau. No entanto, no caso do software de gestão de despesas baseado na nuvem, não há muito a acrescentar, uma vez que as vantagens superam largamente as desvantagens.

Estas incluem a necessidade de uma ligação à Internet para aceder aos ficheiros e utilizar a função de sincronização. No entanto, a maioria das soluções permite-nos abrir e editar ficheiros mesmo quando estamos offline.

Para além disso, pode pensar-se que a informação depositada nestes programas está mais exposta a fugas de informação e a falhas de segurança. Mas um bom software de nuvem está sempre preparado para evitar possíveis ataques e interferências.

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5. Como escolher a melhor solução de gestão de despesas na nuvem

Ao escolher qualquer programa, comece por avaliar as suas necessidades e fazer uma lista dos programas que as satisfazem. A partir daí, só resta pesar os prós e os contras. E se não gostar da sua primeira escolha, pode sempre experimentar outra, pois a escolha de um software na nuvem não implica um compromisso para toda a vida.

Uma das melhores opções do mercado é a Tickelia, uma solução funcional, cómoda e acessível para a gestão de viagens de negócios e relatórios de despesas. A sua principal caraterística é o facto de reinventar e simplificar a gestão de despesas, uma vez que, com uma simples fotografia e alguns cliques, as despesas são reportadas à App.

Da mesma forma, esta plataforma sincroniza-se com o sistema de gestão empresarial ou ERP para ter toda a informação centralizada automaticamente. Desta forma, pode manter a sua gestão de despesas atualizada e as suas contas em ordem rapidamente e com muito pouco esforço.

Isto não só nos permite ter um maior controlo sobre as finanças da empresa, como também facilita muito a tarefa de encerramento das contas. Não hesite mais, solicite hoje mesmo uma demonstração sem compromisso e descubra como a Tickelia pode facilitar a sua vida.

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Laura Sierra
Redactora de conteúdos na Inology. Licenciada em Comunicação Social e Jornalismo pela Universidad de La Sabana.
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