Saber como calcular portagens em Portugal e como registar corretamente estas despesas é essencial para garantir um controlo financeiro eficaz e assegurar que os valores reembolsados estão devidamente documentados. As deslocações profissionais fazem parte da rotina de muitas empresas e representam uma parcela relevante dos custos associados às viagens de trabalho. Em 2026, este controlo é ainda mais importante. Neste guia, explicamos como calcular portagens e combustível numa viagem de empresa, como registar estas despesas e como automatizar o processo, reduzindo o trabalho administrativo e o risco de erros.
Pontos chave
- Calcule as portagens de acordo com o percurso e a classe do veículo, utilizando informação atualizada das entidades responsáveis pela cobrança.
- Separe quilometragem, combustível, portagens e estacionamento, uma vez que são despesas diferentes e podem ter tratamentos distintos.
- Mantenha os comprovativos e o mapa de deslocação devidamente documentados, especialmente quando existe reembolso de despesas ao trabalhador.
- Automatize o registo das deslocações para reduzir cálculos manuais, erros e tempo administrativo.
Tabela de conteúdos
1. Guia para calcular custo por quilómetro rodado em viagens de empresa
Calcular o custo de uma deslocação profissional implica mais do que multiplicar quilómetros por um determinado valor. É necessário identificar o percurso, a finalidade da viagem, o veículo utilizado e todas as despesas associadas, como portagens, estacionamento e, quando aplicável, combustível.
Nas empresas, o método de reembolso deve estar definido na política interna de despesas, no contrato de trabalho ou no instrumento de regulamentação coletiva aplicável. Não existe um valor único e universal de quilometragem aplicável a todas as empresas privadas, pelo que é importante distinguir entre os valores utilizados como referência e as regras efetivamente aplicáveis à relação laboral.
Além disso, quando estão em causa ajudas de custo ou compensações pela utilização de viatura própria do trabalhador, a documentação assume especial importância para efeitos fiscais.
Normalmente, as empresas adotam uma política interna para o reembolso de despesas de deslocação, onde definem um valor por quilómetro percorrido. Esse valor pode variar de acordo com a categoria profissional, o tipo de veículo utilizado e a finalidade da deslocação. Também pode ser acrescido com despesas associadas como portagens e estacionamentos.
Para calcular os custos de quilometragem da viagem, deve seguir os seguintes passos:
Passo 1 – Registe a origem e o destino
Indique o ponto de partida, o destino e, quando relevante, os pontos intermédios da deslocação. Esta informação permite determinar o percurso efetivamente realizado.
Passo 2 – Determine a distância percorrida
Utilize uma ferramenta de mapas ou o sistema utilizado pela empresa para calcular os quilómetros da deslocação. Sempre que exista uma política interna específica, siga os critérios definidos pela empresa para determinar a distância elegível.
Passo 3 – Aplique o valor de quilometragem previsto
Multiplique os quilómetros elegíveis pelo valor de compensação por quilómetro definido pela empresa ou pelo regime aplicável.
Passo 4 – Registe as despesas adicionais
Portagens, estacionamento e outras despesas relacionadas com a deslocação devem ser registadas separadamente, com os respetivos comprovativos sempre que aplicável.
Passo 5 – Documente a finalidade da deslocação
Indique o motivo da viagem, por exemplo, reunião com cliente, visita a instalações, deslocação a uma obra, formação ou representação da empresa.
Passo 6 – Guarde a documentação
O processo deve permitir relacionar a despesa com a deslocação que lhe deu origem. Quanto maior for a rastreabilidade, menor será o risco de erros ou dificuldades numa auditoria.
É importante salientar que as políticas de reembolso e os valores de quilometragem podem variar de empresa para empresa. Verifique as políticas internas da sua empresa e consulte os instrumentos de regulamentação coletiva aplicáveis para obter informações precisas sobre como calcular e solicitar o reembolso de quilometragem em viagens de empresa.
1.1 O que deve constar num registo de deslocação?
Quando existe compensação pela utilização de viatura própria do trabalhador, a documentação é especialmente importante. Para efeitos fiscais, o artigo 23.º-A do CIRC exige, em determinadas situações, um mapa que permita controlar as deslocações e que identifique, entre outros elementos, os locais, o tempo de permanência, o objetivo da deslocação, a viatura e respetivo proprietário e o número de quilómetros percorridos.
Por isso, um bom registo de deslocação deve permitir responder rapidamente a perguntas como:
- Quem realizou a deslocação?
- Em que data?
- Qual foi a origem e o destino?
- Qual foi o motivo?
- Que veículo foi utilizado?
- Quantos quilómetros foram percorridos?
- Que portagens ou estacionamentos foram pagos?
- Qual foi o valor reembolsado?
O objetivo não é apenas saber quanto custou a viagem, mas conseguir provar por que motivo essa despesa ocorreu e a que deslocação corresponde.
2. Como calcular portagens em Portugal
As portagens correspondem aos valores cobrados pela utilização de determinadas infraestruturas rodoviárias, nomeadamente autoestradas, pontes ou outras vias concessionadas.
Para uma empresa, o cálculo das portagens deve ser feito com base no percurso efetivamente realizado, na classe do veículo e no regime de cobrança aplicável à via utilizada.
É importante não assumir que todas as autoestradas portuguesas funcionam da mesma forma. Existem sistemas de cobrança com barreiras físicas e sistemas de cobrança eletrónica, pelo que o método de pagamento e a forma de consulta das passagens podem variar.
Em 2026, a forma mais segura de calcular o custo de uma viagem é consultar os valores atualizados da concessionária ou do sistema de cobrança correspondente ao percurso, em vez de utilizar tabelas antigas ou valores fixos guardados internamente.
2.1 Identifique o percurso e a classe do veículo
O primeiro passo para calcular uma portagem é determinar exatamente o percurso que será realizado.
Depois, deve identificar a classe do veículo, uma vez que o valor da portagem pode variar de acordo com as características do veículo.
Para uma viagem profissional, registe:
Origem → destino → percurso → classe do veículo → valor da portagem
Quando a deslocação é realizada frequentemente, esta informação pode ser integrada no processo de gestão de despesas para evitar que o colaborador tenha de fazer os mesmos cálculos manualmente.
2.2 Como consultar o valor das portagens online
Os valores das portagens podem ser consultados através dos canais disponibilizados pelas entidades responsáveis pelas diferentes concessões rodoviárias.
A Via Verde, por exemplo, permite utilizar o identificador eletrónico nas autoestradas e subconcessões com portagem em Portugal, associando a passagem ao veículo e ao meio de pagamento.
Quando existem passagens eletrónicas, o registo digital permite ainda consultar posteriormente as passagens realizadas e os respetivos valores. Em determinadas situações, os pagamentos em falta podem ser consultados e pagos através dos canais disponibilizados pelas entidades responsáveis.
Para efeitos de gestão empresarial, o mais importante é garantir que cada passagem pode ser associada à viagem profissional correspondente.
2.3 Portagens e documentação fiscal
As portagens podem constituir um gasto relacionado com a atividade empresarial, mas a dedutibilidade fiscal não resulta apenas do facto de existir uma passagem numa autoestrada.
Para efeitos de IRC, o artigo 23.º do CIRC estabelece como princípio geral que são dedutíveis os gastos e perdas incorridos ou suportados pelo sujeito passivo para obter ou garantir rendimentos sujeitos a IRC, sendo necessário que os gastos dedutíveis estejam devidamente comprovados.
Por outro lado, o artigo 23.º-A estabelece situações em que determinados encargos não são fiscalmente dedutíveis, incluindo despesas não documentadas e, em determinadas circunstâncias, encargos relacionados com ajudas de custo e compensações pela deslocação em viatura própria quando não existe o respetivo mapa de controlo.
Por isso, guardar apenas o valor da portagem não é suficiente quando a despesa faz parte de um processo de reembolso ao trabalhador. É necessário conseguir demonstrar o contexto profissional da deslocação e cumprir os requisitos documentais aplicáveis.
2.4 O IVA das portagens é dedutível?
A resposta não é simplesmente “sim” ou “não”.
O Código do IVA estabelece uma limitação específica relativamente às despesas de transportes e viagens de negócios, incluindo portagens. Contudo, a Autoridade Tributária tem esclarecido que, no caso das portagens, o tratamento do IVA acompanha o regime de dedutibilidade aplicável à viatura a que a portagem respeita.
Assim, antes de considerar o IVA de uma portagem como dedutível, a empresa deve analisar:
- Qual é o tipo de viatura?
- A viatura confere direito à dedução do IVA?
- A despesa está devidamente documentada?
- A utilização da viatura está relacionada com a atividade económica da empresa?
A própria Autoridade Tributária esclarece que, quando a viatura beneficia de uma exceção ao regime geral de exclusão do IVA, o IVA suportado nas portagens associadas pode seguir o mesmo tratamento, desde que sejam cumpridas as respetivas obrigações de controlo e documentação.
Esta distinção deve ser explicada no artigo para evitar que o leitor interprete “portagem dedutível” como sinónimo de “IVA da portagem sempre dedutível”.
3. Quilometragem, ajudas de custo e portagens: quais são as diferenças?
A quilometragem, as ajudas de custo e as portagens não são conceitos equivalentes, mesmo quando surgem associados à mesma viagem profissional.
A quilometragem está relacionada com a compensação pela utilização de uma viatura própria ou com o cálculo interno do custo da deslocação. As ajudas de custo destinam-se a compensar determinadas despesas decorrentes de deslocações em serviço, de acordo com o enquadramento aplicável.
Já as portagens correspondem a um custo específico associado à utilização de determinadas infraestruturas rodoviárias.
Uma política de despesas bem estruturada deve definir claramente como cada uma destas componentes é tratada, evitando que a mesma despesa seja reembolsada duas vezes.
Em Portugal, a quilometragem e as ajudas de custo ao transporte são conceitos distintos, embora ambos estejam relacionados com as deslocações necessárias no exercício das funções do trabalhador.
- Quilometragem, refere-se à distância percorrida durante uma deslocação, seja utilizando um veículo próprio, de aluguer ou um veículo fornecido pela empresa. O cálculo da quilometragem é utilizado para determinar os custos associados às deslocações, como o reembolso por quilómetro percorrido ou o valor a ser considerado para deduções fiscais relacionadas com despesas de deslocação. É importante ressaltar que os valores de reembolso por quilometragem devem ser justos e razoáveis, levando em consideração os custos efetivos incorridos pelo trabalhador durante a deslocação.
- Por sua vez, as ajudas de custo ao transporte são uma compensação financeira concedida aos trabalhadores para cobrir os gastos relacionados com deslocações necessárias no exercício das suas funções. Essa compensação destina-se a reembolsar despesas específicas, como o custo do transporte utilizado durante viagens de trabalho. As ajudas de custo ao transporte podem ser pagas de forma diária, semanal, mensal ou em outras bases definidas nos instrumentos de regulamentação coletiva de trabalho ou nas políticas internas da empresa.
As ajudas de custo devem ser concedidas apenas quando os trabalhadores têm despesas relacionadas a deslocações em serviço, e não devem ser incluídas na folha salarial nem ser acrescidas ao ordenado quando não há deslocações. Seu propósito é compensar as despesas adicionais resultantes das viagens de trabalho.
4. Qual é o valor do quilómetro em Portugal em 2026?
Não existe um valor universal de quilometragem que todas as empresas privadas tenham obrigatoriamente de pagar aos seus trabalhadores.
O valor aplicável pode resultar do contrato de trabalho, de um instrumento de regulamentação coletiva, de acordo ou da política interna da empresa, dependendo do contexto.
Os valores previstos para trabalhadores em funções públicas podem ser utilizados como referência em determinados contextos, mas não devem ser apresentados como uma tabela obrigatória para todo o setor privado.
Por isso, antes de calcular um reembolso, o departamento de Recursos Humanos ou Financeiro deve confirmar qual é o regime efetivamente aplicável ao trabalhador e à empresa.
No setor privado, não existe um valor único e universal por quilómetro imposto por lei. O valor a pagar ao trabalhador deve resultar da política de despesas da empresa, do contrato de trabalho ou dos instrumentos de regulamentação coletiva aplicáveis.
Os valores utilizados pela Administração Pública podem servir como referência, mas não devem ser apresentados como uma tabela obrigatória para todas as empresas privadas.
Por isso, em 2026, antes de calcular um reembolso de quilometragem, a empresa deve confirmar:
| Elemento | O que deve ser considerado em 2026 |
|---|---|
| Valor por quilómetro | Valor definido pela empresa, contrato ou instrumento de regulamentação coletiva aplicável |
| Veículo utilizado | Veículo próprio, veículo da empresa, veículo de aluguer ou outro meio de transporte |
| Portagens | Registadas e justificadas separadamente, quando não estejam incluídas no valor definido pela política da empresa |
| Estacionamento | Registado e comprovado de acordo com as regras internas |
| Combustível | Deve ser tratado de acordo com a política definida para o tipo de viatura e deslocação |
| Documentação | Mapa de quilómetros e restantes comprovativos necessários à justificação da deslocação |
Importante: o valor por quilómetro não deve ser confundido com o custo real do combustível. São conceitos diferentes. O primeiro corresponde ao valor de reembolso definido para a deslocação; o segundo representa um custo efetivo que pode ser considerado separadamente, consoante a política da empresa.
4.1 Portagens em 2026: atenção às alterações
Os custos de portagem também devem ser atualizados anualmente, uma vez que as tarifas podem sofrer alterações e algumas vias podem deixar de ter cobrança.
Em 2026, as tarifas de portagem da rede sob gestão da Infraestruturas de Portugal tiveram uma atualização média global de 2,12%. Ao mesmo tempo, determinadas autoestradas e troços passaram a ter taxa de portagem a preço zero, incluindo novos troços abrangidos pelas alterações legislativas de 2025 e pelo Orçamento do Estado para 2026.
Por isso, não é recomendável utilizar tabelas antigas de portagens num cálculo de despesas de viagens. Para determinar o custo de uma deslocação, deve ser consultada a tarifa em vigor para o percurso, classe do veículo e data da viagem.
Na rede Brisa, por exemplo, estão disponíveis os valores de portagem de 2026 e um calculador que permite determinar o custo de percursos específicos através da origem, destino e classe do veículo.
5. Como automatizar o cálculo de quilometragem, portagens e reembolsos
Gerir manualmente quilometragem, portagens e combustível significa reunir diferentes comprovativos, confirmar trajetos, validar valores e garantir que cada deslocação está devidamente justificada. À medida que aumenta o número de colaboradores em mobilidade, este processo torna-se mais demorado e sujeito a erros.
Em 2026, a digitalização permite automatizar grande parte deste trabalho. Uma solução de gestão de despesas pode centralizar os dados da deslocação, calcular a quilometragem, associar portagens e outros custos e encaminhar o pedido para aprovação, mantendo toda a informação organizada e rastreável.
Com a Tickelia, o colaborador pode registar a deslocação diretamente através do dispositivo móvel, indicando a origem, o destino e o motivo da viagem. A plataforma calcula os quilómetros, aplica a política de reembolso definida pela empresa e permite associar as despesas adicionais, como portagens, estacionamento ou combustível, quando aplicável.
O processo pode ainda incluir fluxos de aprovação e integração com os sistemas financeiros e contabilísticos da empresa, reduzindo a introdução manual de dados e facilitando o trabalho das equipas de Finanças e Contabilidade.
Desta forma, a empresa consegue passar de um processo baseado em folhas de cálculo e comprovativos dispersos para uma gestão digital, centralizada e auditável das deslocações.
6. Como calcular o custo total de uma viagem de empresa
O custo real de uma deslocação profissional não corresponde apenas ao valor da portagem. Para obter uma estimativa completa, a empresa deve considerar todos os custos associados à viagem.
Uma fórmula simples pode ser:
Custo total da deslocação = quilometragem + portagens + estacionamento + combustível ou outros custos autorizados
No entanto, a forma de cálculo depende da política de despesas da empresa. Se o valor pago por quilómetro já compensar determinados custos, esses valores não devem ser contabilizados novamente.
Por exemplo, numa deslocação de 250 km com uma política de reembolso de 0,40 €/km, a componente de quilometragem corresponde a 100 €. Se, de acordo com a política interna, uma portagem de 12 € for reembolsada separadamente, o total será de 112 €, antes de considerar outras despesas elegíveis.
7. Portagens e comprovativos: o que deve guardar a empresa?
A existência de uma despesa não é suficiente: a empresa deve conseguir demonstrar a sua natureza, finalidade e relação com a atividade profissional.
Por isso, é importante conservar os elementos que permitam justificar a deslocação, como:
• Data da viagem
• Origem e destino
• Motivo da deslocação
• Quilómetros percorridos
• Identificação da viatura, quando relevante
• Comprovativos de portagens
• Faturas ou comprovativos de outras despesas
• Registo de aprovação da despesa
A digitalização destes elementos permite criar uma rastreabilidade completa da despesa, desde o momento em que a deslocação é realizada até ao seu registo contabilístico.
Conclusão
A digitalização permite transformar o processo de gestão de deslocações. Em vez de depender de diferentes ficheiros, emails e comprovativos em papel, a empresa pode centralizar a informação numa única plataforma.
Com uma solução de gestão de despesas, é possível automatizar cálculos, aplicar políticas internas, criar fluxos de aprovação e manter um histórico completo das despesas.
Para as equipas financeiras, isto significa menos tarefas administrativas e maior visibilidade sobre os custos das viagens. Para os colaboradores, significa um processo mais simples para registar e justificar as suas deslocações.
Perguntas Frequentes (FAQs)
Como calcular o custo de uma portagem em Portugal?
O custo depende do percurso, da classe do veículo e da infraestrutura utilizada. Para obter o valor correto, deve consultar um simulador ou a informação disponibilizada pela entidade responsável pela cobrança e considerar as tarifas em vigor na data da deslocação.
Quanto se paga por quilómetro em 2026?
Em 2026, o valor de referência para a utilização de viatura própria é de 0,40 €/km. Nas empresas privadas, o valor efetivamente pago deve ser analisado à luz da política interna, contrato ou instrumento de regulamentação coletiva aplicável e do respetivo enquadramento fiscal.
Como automatizar o cálculo de quilometragem e portagens?
Uma solução de gestão de despesas permite centralizar os dados da deslocação, automatizar o cálculo de quilómetros, associar despesas e encaminhar os pedidos para aprovação, reduzindo o trabalho manual e melhorando a rastreabilidade.
