El certificado de ingresos y retenciones es clave para la declaración de renta en Colombia. Resume los pagos recibidos por un trabajador y las retenciones aplicadas durante el año. En esta guía te explicamos qué contiene, quién debe entregarlo, cuándo y cómo usarlo correctamente para evitar errores y sanciones.
Tabla de contenidos
Puntos clave
- El certificado debe entregarse antes del 31 de marzo del año siguiente al periodo reportado.
- Es obligatorio para empleadores y sirve como soporte en la declaración de renta.
- Debe contener ingresos, deducciones y retenciones del trabajador, según el formulario 220.
1. ¿Qué es el certificado de ingresos y retenciones y para qué sirve?
El certificado de ingresos y retenciones es un documento de carácter tributario que resume los pagos realizados a una persona natural durante un año gravable, así como las respectivas retenciones en la fuente practicadas por el empleador o agente retenedor. Este certificado se elabora bajo el formato 220 definido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y es fundamental para que los trabajadores dependientes y contratistas puedan presentar correctamente su declaración de renta.
Su utilidad principal radica en que permite al trabajador demostrar ante la DIAN los ingresos que percibió y las retenciones efectuadas, lo cual tiene un impacto directo en el cálculo del impuesto a cargo o saldo a favor. Además, se convierte en un documento soporte al momento de realizar trámites financieros, como solicitudes de crédito o validación de ingresos ante otras entidades.
2. ¿Quiénes deben generar y entregar este certificado?
La responsabilidad de generar y entregar el certificado recae sobre el empleador o agente retenedor. Toda persona natural o jurídica que haya realizado pagos a trabajadores vinculados mediante relación laboral, legal y reglamentaria, o a contratistas que hayan prestado servicios personales, está obligada a emitir este documento.
Esto incluye tanto a empresas del sector privado como a entidades públicas, sin importar su tamaño o naturaleza. La emisión del certificado debe hacerse de forma individual para cada beneficiario, cumpliendo con los lineamientos establecidos por la DIAN.
3. ¿Qué información contiene el formulario 220?
El formulario 220 está diseñado para brindar una fotografía clara de los ingresos y retenciones de una persona durante un periodo fiscal. Incluye la siguiente información:
- Datos del empleador o agente retenedor: NIT, razón social y dirección.
- Datos del trabajador o contratista: nombres completos, tipo y número de documento de identidad.
- Periodo del certificado: corresponde al año gravable anterior.
- Detalle de ingresos: sueldos, salarios, bonificaciones, cesantías, primas y cualquier otro concepto recibido.
- Aportes y deducciones: aportes a salud, pensión, fondo de solidaridad, AFC, entre otros.
- Retenciones en la fuente: total retenido durante el periodo por concepto de renta.
Esta información debe consignarse con precisión, ya que cualquier error puede afectar la declaración del contribuyente o generar requerimientos por parte de la DIAN.
4. ¿Cuándo se debe entregar el certificado y qué pasa si no se hace a tiempo?
El certificado debe entregarse a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al que corresponda la información. A continuación, se presenta una tabla con los plazos según el año gravable:
| Año gravable | Fecha límite de entrega |
| 2024 | 31 de marzo de 2025 |
| 2025 | 31 de marzo de 2026 |
Si el agente retenedor no entrega el certificado en el plazo estipulado, incurre en una sanción por no expedir certificados, establecida en el artículo 667 del Estatuto Tributario. Esta omisión puede representar una multa de hasta el 5% del valor de los pagos o abonos en cuenta no certificados.
5. ¿Cómo se usa este certificado para la declaración de renta?
El certificado se convierte en un insumo esencial para diligenciar la declaración de renta. En él se consolidan los valores que el contribuyente debe reportar como ingresos laborales y las respectivas retenciones que pueden ser descontadas del impuesto a pagar.
El proceso de declaración incluye:
- Determinar la base gravable de los ingresos.
- Aplicar las deducciones permitidas por ley.
- Restar las retenciones en la fuente, que actúan como anticipo del impuesto.
Este documento es clave para garantizar la transparencia del proceso y evitar errores u omisiones que puedan derivar en sanciones.
6. ¿Qué diferencia hay entre este certificado y otros documentos tributarios?
Aunque existen otros certificados tributarios como los de retención en IVA o de honorarios, el certificado de ingresos y retenciones tiene un carácter integral y está enfocado exclusivamente en pagos laborales o por servicios personales. Mientras otros documentos reflejan pagos puntuales, este certificado consolida toda la información del año fiscal.
Asimismo, el certificado bajo formato 220 es el único reconocido por la DIAN como soporte válido para justificar ingresos laborales y sus respectivas retenciones en el proceso de declaración.
7. ¿Cómo obtener una copia si perdí el original?
En caso de pérdida del certificado, el contribuyente puede solicitar una copia directamente al empleador o agente retenedor. Este tiene la obligación de conservar la información durante un periodo mínimo de cinco años, según lo establece la legislación tributaria colombiana.
Es importante realizar la solicitud por escrito o por medios digitales que dejen constancia, especialmente si se acerca el plazo para presentar la declaración.
8. ¿Qué errores comunes se deben evitar al diligenciarlo?
Algunos de los errores más frecuentes que se deben evitar incluyen:
- Datos erróneos del trabajador (nombre, documento).
- Omisión de conceptos de ingreso o deducciones.
- Cálculo incorrecto de las retenciones practicadas.
- No actualizar datos del empleador.
Estos errores pueden derivar en inconsistencias ante la DIAN y generar requerimientos, correcciones o sanciones. Por ello, se recomienda validar la información antes de la entrega.
9. Recomendaciones clave para empleados y empleadores sobre su uso
Para empleadores:
- Automatizar la generación del certificado con herramientas contables confiables.
- Validar que la información coincida con los libros contables y registros de nómina.
- Entregar el documento dentro del plazo legal para evitar sanciones.
Para empleados:
- Revisar el contenido del certificado al recibirlo.
- Guardar copias digitales y físicas en sitios seguros.
- Utilizarlo como soporte al momento de realizar la declaración o al solicitar créditos.
La solución de Tickelia como aliado en la gestión tributaria
En un entorno donde la trazabilidad y la precisión tributaria son claves, Tickelia se posiciona como una solución tecnológica ideal para automatizar la legalización de gastos y facilitar el cumplimiento de obligaciones fiscales. Su capacidad para integrar la información de gastos corporativos, generar reportes personalizados y facilitar auditorías contables convierte a esta herramienta en un aliado estratégico para empleadores que desean cumplir con la normativa vigente sin complicaciones.
