Cada país tem o seu próprio sistema fiscal e diferentes taxas de imposto, pelo que é necessário ter em conta as diferentes orientações e regulamentações se quiser deduzir o IVA nas transações intracomunitárias. Continue a ler para saber como funciona o IVA nas transações intracomunitárias!
Tabela de conteúdos
1. Transações intracomunitárias: o que são e quais as formalidades necessárias
As transações intracomunitárias são atividades comerciais realizadas com clientes de países da UE ou de países pertencentes à UE. Estas operações podem consistir na compra ou venda de produtos e serviços ou no exercício de atividades profissionais. Durante o processo, as administrações dos dois países trocam e verificam informações e documentos.
O IVA intracomunitário regula principalmente as entregas intracomunitárias ou as aquisições intracomunitárias entre dois Estados-Membros. As transações relativas a entregas intracomunitárias não estão sujeitas a IVA, embora as empresas devam cumprir determinados requisitos para ficarem isentas:
- O produto deve ser expedido para um Estado-Membro da UE.
- O destinatário do produto deve ser identificado como um Estado-Membro com um número de identificação para efeitos de IVA (NIF) de sujeitos passivos da UE.
- Os sujeitos passivos devem incorporar um livro específico que registe todas as operações efetuadas em entregas intracomunitárias.
- Inscrição no ROI (Registo de Operadores Intracomunitários).
2. Registo de Operadores Intracomunitários (ROI)
Para realizar transações intracomunitárias, as empresas devem estar registadas no Registo de Operadores Intracomunitários (ROI). Este registo é essencial para que as transações possam ser isentas de IVA no país de origem, pois se a empresa não estiver registada no ROI, as operações intracomunitárias não estarão isentas de IVA, pelo que o IVA terá de ser adicionado à fatura e posteriormente liquidado no final do trimestre.
Este registo pode ser verificado através do portal de recenseamento VIES, quefunciona como um motor de busca para verificar os dados fiscais de uma empresa, como o número NIF ou o número de IVA intracomunitário. Desta forma, podemos verificar se uma empresa está registada no ROI. Se as empresas envolvidas no negócio cumprirem os regulamentos e ambas estiverem registadas no ROI, o processo é simples.
O processo de registo no ROI envolve vários passos. Primeiro, a empresa ou trabalhador independente deve estar registado para efeitos de IVA em Portugal. Após cumprir este requisito, o pedido de registo no ROI deve ser submetido através do Portal das Finanças. Este pedido será então verificado pelas autoridades competentes. Uma vez aprovado, o número de IVA será incluído no Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA (VIES).
No caso da compra de um produto ou serviço de um Estado Membro, recebe-se primeiro uma fatura sem IVA, embora este tenha de ser declarado à Autoridade Tributária. Existem algumas exceções para a declaração do IVA em território espanhol, como as operações entre franquias dos Estados Membros ou os profissionais inscritos no regime especial da agricultura, pecuária e pesca que adquirem um produto necessário para o exercício da sua atividade profissional.
A realização de operações intracomunitárias entre empresas de países estrangeiros pode ser uma boa oportunidade para aumentar a capacidade financeira de uma empresa, para além do facto de, nos últimos anos, as operações intracomunitárias terem sido agilizadas e os procedimentos de comércio externo se terem tornado mais simples.
3. Procedimentos para Transações Intracomunitárias
Antes de realizar qualquer transação intracomunitária, é crucial verificar o número de IVA do parceiro comercial no sistema VIES. Esta verificação garante que o parceiro está devidamente registado e que a transação pode ser processada sem complicações fiscais. Quando uma fatura é emitida no âmbito de uma transação intracomunitária, ela deve ser emitida sem IVA, mencionando que se trata de uma operação intracomunitária. Além disso, é necessário submeter a declaração recapitulativa das operações intracomunitárias (Modelo 349) mensalmente ou trimestralmente, conforme o volume de negócios da empresa. Esta declaração inclui todos os detalhes das transações intracomunitárias realizadas durante o período.
3.1 Vantagens das Transações Intracomunitárias
As transações intracomunitárias oferecem várias vantagens:
- Simplificam as operações comerciais dentro da UE, eliminando a necessidade de pagar IVA em ambos os países.
- Permitem a dedução do IVA suportado nas aquisições intracomunitárias, o que pode representar uma significativa redução da carga fiscal para as empresas.
- O sistema VIES garante a validade dos números de IVA, reduzindo o risco de fraudes fiscais e aumentando a transparência nas transações comerciais.
4. Recuperação do IVA no estrangeiro
As despesas mais comuns efetuadas numa viagem de negócios (transporte, alojamento ou alimentação) oferecem a possibilidade de recuperar o IVA mesmo que a viagem se realize fora das nossas fronteiras.
Embora a dedução do IVA no estrangeiro não possa ser feita da forma habitual, porque cada país tem o seu próprio sistema fiscal e taxas de imposto diferentes, existem mecanismos para recuperar os impostos indiretos sobre o consumo.
Estes mecanismos variam consoante as despesas sejam efetuadas em países intracomunitários, dentro da UE, ou em países extracomunitários, fora da UE.
4.1 Recuperação do IVA fora da UE
A recuperação do IVA relativo a despesas efetuadas em viagens de negócios fora das fronteiras europeias é mais difícil de reembolsar.
Em primeiro lugar, o registo do formulário 360 já não é aplicável ao IVA relativo a despesas efetuadas em países terceiros. Além disso, é necessário que exista um acordo prévio de reciprocidade entre os dois países para que seja possível recuperar o IVA das despesas, embora sujeito aos requisitos de reembolso do imposto estabelecidos em cada país.
Nos países em que não tenha sido estabelecido um acordo de reciprocidade de isenção de IVA, não será possível deduzir o IVA.
5. Reembolso do IVA em Portugal
O reembolso do IVA permite que empresas e trabalhadores independentes recuperem o valor do IVA pago na aquisição de bens e serviços, desde que esses custos estejam relacionados com a atividade económica da empresa. Para ser elegível ao reembolso, a empresa ou trabalhador independente deve estar registado para efeitos de IVA e cumprir certas condições. Entre estas condições, destacam-se:
- A posse de um crédito de IVA superior a € 250 para pedidos trimestrais ou superior a € 3.000 para pedidos anuais.
- O cumprimento das obrigações fiscais, incluindo a comunicação de faturas e a entrega das declarações periódicas.
5.1 Procedimento para Pedir o Reembolso do IVA
O procedimento para pedir o reembolso do IVA envolve vários passos. Primeiro, o valor a reembolsar deve ser indicado no campo 95 da declaração periódica de IVA. Esta declaração deve ser submetida eletronicamente através do Portal das Finanças. Após a submissão, a Autoridade Tributária e Aduaneira verifica os dados e aprova o reembolso se todos os critérios forem cumpridos. Este processo de verificação é crucial para garantir a conformidade fiscal e evitar fraudes.
5.2 Erros Comuns e Como Evitá-los
Durante o processo de pedido de reembolso do IVA, é comum que as empresas cometam alguns erros. Um dos erros mais frequentes é o preenchimento incorreto da declaração de IVA, o que pode resultar na rejeição do pedido. Além disso, a falta de documentação adequada, como faturas e comprovativos, pode atrasar significativamente o processo. Outro erro comum é a perda dos prazos para a submissão das declarações ou pedidos de reembolso, o que pode resultar na perda do direito ao reembolso. Para evitar esses problemas, é importante revisar cuidadosamente a declaração antes de submetê-la, manter uma boa organização dos documentos fiscais e marcar os prazos no calendário para garantir que não sejam perdidos.
6. Modernização Fiscal em Portugal
Compreender as normas e procedimentos relativos às transações intracomunitárias e ao reembolso do IVA é essencial para empresas e profissionais que operam dentro da UE. Este conhecimento não só facilita o cumprimento das obrigações fiscais, como também maximiza os benefícios fiscais, promovendo um ambiente de negócios mais eficiente e transparente.
No contexto das transações intracomunitárias, a Lei n.º 47/2020 trouxe importantes atualizações. Esta lei, publicada no Diário da República, introduziu novas obrigações em termos de e-Reporting e e-Invoicing, alinhando Portugal com a era digital. O e-Reporting, ou reporte eletrónico, refere-se à obrigação das empresas de reportar eletronicamente todas as transações intracomunitárias.
Este sistema visa aumentar a transparência e a eficiência na fiscalização das transações comerciais, reduzindo o risco de evasão fiscal. Por outro lado, o e-Invoicing, ou faturação eletrónica, obriga as empresas a emitirem faturas eletrónicas para todas as transações intracomunitárias. Este processo não só facilita o cumprimento das obrigações fiscais, como também simplifica o processo de auditoria e fiscalização por parte das autoridades tributárias.
A implementação do e-Reporting e do e-Invoicing representa um passo significativo para a modernização do sistema fiscal português. Estas ferramentas digitais permitem uma maior automação e precisão no reporte das transações, reduzindo a carga administrativa para as empresas e melhorando a eficiência do sistema tributário. Além disso, a utilização de faturas eletrónicas facilita o processo de recuperação do IVA, pois os dados são mais facilmente verificáveis e rastreáveis pelas autoridades fiscais.
Outro aspeto importante a considerar no contexto das transações intracomunitárias é a obrigatoriedade de manter registos precisos e atualizados de todas as operações. A falta de documentação adequada ou a existência de discrepâncias nos registos pode resultar em penalidades severas e na rejeição de pedidos de reembolso do IVA. Portanto, é fundamental que as empresas implementem sistemas eficazes de gestão e arquivamento de documentos fiscais.
Além das obrigações fiscais, é importante que as empresas estejam atentas às mudanças na legislação da UE e às práticas recomendadas para garantir a conformidade contínua. A legislação fiscal na UE é dinâmica e pode sofrer alterações significativas que impactam diretamente as operações comerciais. Manter-se atualizado com as últimas mudanças legislativas e adaptar os processos internos de acordo com estas mudanças é crucial para evitar penalidades e maximizar os benefícios fiscais.
