Entendendo as despesas operacionais

As empresas, independentemente do seu tamanho ou setor, enfrentam um conjunto constante de despesas que são cruciais para manter as suas operações diárias em andamento. Essas despesas, conhecidas como despesas operacionais, desempenham um papel fundamental na economia empresarial e merecem atenção especial. Neste artigo, vamos explorar o que são, por que são importantes e como as empresas podem geri-las eficazmente.

1. O que são despesas operacionais?

As despesas operacionais (também conhecidas como OPEX, do inglês “Operating Expenses”) são os gastos regulares e recorrentes que uma empresa enfrenta no seu dia-a-dia para manter as suas atividades em funcionamento. Estas despesas abrangem uma ampla variedade de áreas, incluindo pessoal, instalações, marketing, logística e muito mais.

Ao contrário das despesas de capital (ou CAPEX, do inglês “Capital Expenses”), que se relacionam com investimentos em ativos de longo prazo, as despesas operacionais são despesas correntes necessárias para manter a empresa a operar.

2. Tipos de despesas operacionais

As despesas operacionais abrangem uma ampla variedade de gastos necessários para manter as operações diárias de uma empresa em funcionamento. Aqui estão alguns exemplos comuns em empresas:

• Salários e benefícios dos empregados: Isso inclui os salários regulares dos funcionários, bem como os benefícios como planos de saúde, contribuições para a segurança social, subsídios de alimentação e outros benefícios relacionados ao emprego.
• Aluguel e despesas de instalações: O custo do aluguel de escritórios, lojas, armazéns ou qualquer outro espaço físico utilizado pela empresa.
• Utilidades e serviços públicos: Gastos com eletricidade, água, gás, telefone e internet necessários para manter as instalações e equipamentos funcionando.
• Despesas de Marketing e publicidade: Investimento em campanhas publicitárias, marketing digital, promoções, material de marketing e relações públicas para atrair e reter clientes.
• Material de escritório e suprimentos: Compra de material de escritório, papel, canetas, computadores, impressoras, móveis e outros suprimentos necessários para operações de escritório.Despesas de viagem e alojamento: Custos relacionados com viagens de negócios, incluindo passagens aéreas, hospedagem, refeições, transporte e despesas relacionadas a viagens de funcionários.
• Manutenção e reparação: Gastos para manter e reparar equipamentos, veículos e instalações, incluindo peças de reposição, serviços de manutenção e reparos emergenciais.
• Seguros: Pagamentos de seguros comerciais, como seguro de responsabilidade civil, seguro de propriedade e seguro de saúde para funcionários.
• Despesas com serviços profissionais: Honorários pagos a consultores, advogados, contabilistas e outros profissionais contratados para serviços específicos.
• Software e tecnologia: Licenças de software, assinaturas de serviços online, manutenção de sistemas de TI e outros gastos relacionados com a tecnologia.
• Despesas financeiras: Pagamentos de juros sobre empréstimos ou financiamentos, taxas bancárias e outras despesas relacionadas com transações financeiras.
• Treinamento e desenvolvimento: Investimento em programas de formação e desenvolvimento de funcionários para melhorar habilidades e desempenho.
• Licenças e taxas: Pagamento de licenças, taxas e impostos relacionados com a operação do negócio, incluindo licenças municipais, taxas de registo e outros encargos legais.

Esta lista é apenas uma amostra das muitas despesas operacionais que uma empresa pode enfrentar. A natureza e o montante dessas despesas podem variar significativamente de acordo com o tipo de negócio e as suas operações específicas.

Normalmente, as despesas operacionais são classificadas em três grupos: despesas administrativas (as relacionadas com a operação da companhia excetuando vendas), despesas comerciais (aquelas ligadas aos processos de venda) e outras despesas (as que não entram nas duas categorias anteriores).

3. Porquê as despesas operacionais são importantes?

As despesas operacionais desempenham um papel vital na saúde financeira de uma empresa por várias razões:

• Sustentabilidade operacional: Sem as despesas operacionais, as operações da empresa seriam inviáveis. Estas despesas garantem que os funcionários sejam pagos, as instalações estejam em funcionamento e que os produtos ou serviços cheguem aos clientes.

• Gestão de recursos humanos: Uma grande parte das despesas operacionais está relacionada com os salários e benefícios dos funcionários. Isso inclui recrutar, treinar e manter uma equipa talentosa, essencial para o sucesso da empresa.

• Estratégia de Marketing: Os gastos em marketing e publicidade fazem parte das despesas operacionais. Uma estratégia eficaz de marketing é crucial para atrair e reter clientes.

• Manutenção e eficiência: As despesas operacionais incluem custos de manutenção e reparação, garantindo que os ativos da empresa, como equipamentos e instalações, estejam em boas condições de funcionamento. A manutenção adequada pode prolongar a vida útil dos ativos.

É importante monitorizar e gerir cuidadosamente as despesas operacionais para garantir a eficiência financeira de uma empresa. Essas despesas podem variar de acordo com o tamanho e o setor da empresa, mas são essenciais para manter a operação contínua e o crescimento do negócio.

4. Como as empresas gerem despesas operacionais eficientemente?

A gestão eficaz das despesas operacionais é fundamental para a sustentabilidade financeira de uma empresa. Aqui estão algumas estratégias comuns:

• Orçamentação: Desenvolver um orçamento cuidadoso que preveja as despesas operacionais ajuda a empresa a manter o controlo financeiro e a evitar gastos excessivos.

• Monitorização regular: Acompanhar e analisar regularmente as despesas operacionais permite identificar áreas onde os cortes de custos podem ser feitos ou onde a eficiência pode ser melhorada.

• Negociação de contratos: Renegociar contratos com fornecedores, incluindo serviços públicos e aluguel, pode resultar em economias significativas a longo prazo.

• Investimento em tecnologia: A automação de processos e o uso de software de gestão podem melhorar a eficiência operacional e reduzir os custos administrativos.

• Treinamento e desenvolvimento: Investir na formação e desenvolvimento dos funcionários pode aumentar a produtividade e reduzir as taxas de rotatividade.

• Avaliação de desempenho: Monitorizar o desempenho financeiro e operacional da empresa ajuda a tomar decisões informadas sobre onde concentrar recursos e otimizar as operações.

5. A automatização da gestão de despesas, uma aliada excelente

Melhorar a gestão das despesas operacionais utilizando um software de gestão de despesas como a Tickelia traz inúmeros benefícios para qualquer empresa. A automatização do processo de captura e contabilização de despesas, permite poupar muito tempo e recursos que podem ser utilizados em tarefas mais estratégicas.

Com a Tickelia os trabalhadores podem digitalizar recibos e faturas através da app. Basta tirar uma foto de qualquer comprovativo de pagamento e o software extrai automaticamente as informações relevantes, em conformidade com os requisitos da AT.

As despesas submetidas são classificadas automaticamente e, se cumprem com a política de gasto estabelecida pela companhia, são enviadas para a pessoa responsável pela sua aprovação. A Tickelia pode automatizar a aprovação de despesas com base nas políticas definidas, economizando tempo e minimizando erros.

Integre a Tickelia com o software de contabilidade da sua empresa para garantir que todas as despesas sejam registadas de forma precisa e eficiente nos livros contábeis. Isso simplifica o processo de reconciliação e relatórios financeiros e agiliza as liquidações.

Implementar o Tickelia na gestão das despesas operacionais simplifica os processos, melhora a precisão dos registos financeiros e economiza tempo valioso para a sua equipa. Solicite agora uma demonstração gratuita e descubra como melhorar a eficiência financeira da sua empresa.