A faturação eletrónica tem vindo a ganhar cada vez mais importância em Portugal, especialmente à medida que as empresas procuram soluções para melhorar a eficiência, reduzir custos e cumprir as obrigações fiscais de maneira mais eficaz. Neste artigo, vamos explorar em profundidade o que é a faturação eletrónica, a legislação em vigor, como implementá-la na sua empresa e os benefícios desta prática.
Pontos chave
- Obrigatoriedade e Legislação: A partir de 2019, empresas com volume de negócios superior a €100.000 são obrigadas a emitir faturas eletrónicas, e a Autoridade Tributária (AT) exige que as faturas sejam submetidas ao sistema e-fatura para fiscalização em tempo real.
- Vantagens da Faturação Eletrónica: A digitalização reduz custos operacionais com papel e impressão, aumenta a eficiência operacional, melhora a segurança e garante a conformidade fiscal, eliminando erros manuais e fraudes.
- Plataformas de Faturação Eletrónica: A escolha de uma plataforma que se integre com a AT e com o sistema de contabilidade da empresa é essencial para otimizar o processo e garantir a submissão correta das faturas.
- Benefícios Adicionais: A faturação eletrónica permite automatizar processos, aumentar a produtividade da equipa, melhorar a gestão financeira e criar um ambiente mais sustentável, com a eliminação do uso de papel.
Tabela de conteúdos
1. O que é a Faturação Eletrónica?
Refere-se ao processo de emissão, envio, receção e armazenamento de faturas de forma digital, sem a necessidade de utilizar documentos em papel. O formato digital não apenas facilita o processo de emissão e armazenamento, mas também assegura que as faturas sejam automaticamente enviadas para os sistemas de autoridades fiscais, como a Autoridade Tributária (AT) em Portugal.
1.1. Vantagens da Faturação Eletrónica
Esta oferece uma série de vantagens significativas tanto para as empresas quanto para o governo. Algumas dessas vantagens incluem:
- Redução de custos: A eliminação do uso de papel, impressão e armazenamento físico de documentos gera uma redução considerável nos custos operacionais.
- Eficiência e rapidez: As faturas eletrónicas permitem uma gestão de processos financeiros mais ágil, com uma redução no tempo gasto na criação e envio de documentos.
- Segurança e conformidade fiscal: A faturação eletrónica garante maior segurança no processo de emissão de faturas, sendo que as plataformas de faturação eletrónica frequentemente integram medidas de segurança, como assinatura digital, para garantir que as faturas sejam autênticas e não alteradas. Além disso, facilita o cumprimento das obrigações fiscais, pois as faturas são automaticamente enviadas à AT.
- Automatização de processos: A automação de processos contábeis e fiscais, como o envio de faturas e o registo das transações, reduz a probabilidade de erros e aumenta a eficiência operacional.
1.2. A Legislação em Portugal
Em Portugal, a faturação eletrónica é regulamentada pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Nos últimos anos, a legislação tem promovido a transição para a faturação digital como uma forma de modernizar a administração tributária e combater a evasão fiscal. A obrigatoriedade da emissão de faturas eletrónicas varia consoante o tipo de empresa e o seu volume de negócios.
- Obrigatoriedade para grandes empresas: Desde 2019, as empresas com volume de negócios superior a €100.000 devem emitir faturas eletrónicas. Esta medida tem como objetivo facilitar a fiscalização das transações e garantir que as empresas estão em conformidade com a legislação fiscal.
- Faturação eletrónica nas transações B2B e B2C: Para as transações entre empresas (B2B) e empresas e consumidores (B2C), a faturação eletrónica tem sido incentivada, e algumas empresas já são obrigadas a adotar este sistema.
- Sistema e-fatura: O sistema e-fatura é uma plataforma da AT onde as faturas emitidas pelas empresas são carregadas e podem ser consultadas. Este sistema permite à AT fazer a fiscalização em tempo real, garantindo maior transparência e combatendo a fraude fiscal. As faturas devem ser submetidas ao sistema e-fatura assim que são emitidas, permitindo à AT verificar a conformidade e garantir que o IVA é corretamente liquidado.
Além disso, a Legislação do IRS e IVA em Portugal exige que os documentos fiscais, como faturas e recibos, sigam um formato eletrónico que permita o envio para o sistema de gestão fiscal da AT. A conformidade com essa legislação é essencial para evitar multas e penalidades fiscais.
1.3. A Evolução da Legislação de Faturação Eletrónica em Portugal
A legislação tem evoluído nos últimos anos em Portugal, tornando-se cada vez mais abrangente e exigente. Algumas das principais mudanças incluem:
- Imposição de faturas eletrónicas para as entidades públicas: Desde 2018, a faturação eletrónica tornou-se obrigatória para todas as entidades públicas e os fornecedores que trabalhem com elas. Esta medida foi tomada para aumentar a eficiência administrativa e reduzir o risco de fraude nas transações públicas.
- Integração com os sistemas da AT: A implementação de uma plataforma centralizada de faturação, como o sistema e-fatura, tem facilitado a comunicação entre empresas e autoridades fiscais. Isso permite que a AT monitorize as transações em tempo real e automatize processos fiscais.
- Facilidade para as empresas pequenas e médias: A legislação também tem procurado tornar a faturação eletrónica acessível a empresas de todos os tamanhos, com soluções de software acessíveis e simples, que podem ser utilizadas por empresas que não possuem uma equipa de TI dedicada.
2. Como Implementar a Faturação Eletrónica na Sua Empresa?
A transição para a faturação eletrónica pode parecer desafiante, mas na realidade, é um processo simples e eficaz que pode trazer muitos benefícios para a sua empresa.
2.1. Escolher uma Plataforma de Faturação Eletrónica
O primeiro passo para a implementação da faturação eletrónica é escolher a plataforma certa para o seu negócio. Existem várias opções disponíveis, sendo que algumas plataformas permitem integrar a faturação com outros sistemas de contabilidade e gestão financeira, proporcionando uma solução completa. Algumas das funcionalidades que deve procurar numa plataforma de faturação eletrónica incluem:
- Integração com a AT: A plataforma deve permitir a emissão e submissão automática de faturas à AT, garantindo o cumprimento das obrigações fiscais.
- Segurança e conformidade: As faturas eletrónicas devem ser enviadas de forma segura e devem ser assinadas digitalmente para garantir a sua autenticidade.
- Facilidade de uso: A plataforma deve ser simples e intuitiva, para que os seus colaboradores possam usá-la sem dificuldade.
2.2. Integrar com o Sistema de Contabilidade
A integração da faturação eletrónica com o sistema de contabilidade da sua empresa é fundamental. Quando as faturas eletrónicas são automaticamente transmitidas para a contabilidade, o processo de reconciliação financeira torna-se mais ágil e sem erros. Além disso, as plataformas de faturação digital podem gerar relatórios fiscais e financeiros que são diretamente compatíveis com as exigências da AT, simplificando a submissão das declarações fiscais.
2.3. Treinamento e Adaptação à Nova Tecnologia
O processo de implementação da faturação eletrónica deve envolver a formação da sua equipa para garantir que todos saibam como utilizar corretamente a nova plataforma. Esta formação pode ser realizada pela empresa fornecedora do software de faturação ou por especialistas na área.
3. Benefícios da Faturação Eletrónica
Além das vantagens já mencionadas, a faturação eletrónica proporciona ainda outros benefícios às empresas:
- Redução de erros e fraudes: A automação da emissão de faturas reduz a probabilidade de erros humanos e garante maior segurança nas transações, minimizando o risco de fraude.
- Sustentabilidade: A eliminação do uso de papel e a redução de custos com impressões e armazenamento físico contribuem para um ambiente de negócios mais sustentável.
- Aumento da produtividade: A digitalização de processos permite que a sua equipa se concentre em tarefas mais estratégicas e menos em tarefas administrativas, como a emissão de faturas.
4. Implementação da fatura eletrónica
A faturação eletrónica é um passo essencial para modernizar a gestão fiscal e financeira das empresas em Portugal. Além de cumprir as obrigações fiscais de forma mais eficiente, a faturação eletrónica também traz inúmeros benefícios, como a redução de custos, a melhoria da segurança e a automação de processos. A implementação da faturação eletrónica não é apenas uma questão de conformidade, mas também uma oportunidade para melhorar a eficiência operacional e preparar a empresa para o futuro digital.
A medida da Autoridade Tributária e as obrigações legais em torno da faturação eletrónica tornam este processo cada vez mais imprescindível para todas as empresas. Por isso, se ainda não implementou a faturação eletrónica na sua empresa, não espere mais! Comece a explorar as opções disponíveis, escolha a plataforma que melhor se adequa às suas necessidades e aproveite os benefícios desta transformação digital.
