Comprobaciones de gastos en México: todo lo que necesitas saber

Comprobaciones de gastos en México es un proceso necesario que implica el registro y la justificación de todos los gastos que haya hecho una empresa, este proceso es sumamente importante porque involucra un cumplimiento de requisitos y la recolección de documentos que soporten la actividad económica de la empresa. Es por eso, que te explicamos todo lo necesario que debes tener en cuenta para comprobar tus gastos.  

1. ¿Qué es la comprobación de gastos?

Es el proceso que permite a una persona o empresa demostrar la veracidad de los gastos realizados con el fin de cumplir con la normativa tributaria colombiana. Este proceso debe ser muy riguroso y requiere de documentación respaldada de los gastos. La comprobación de gastos también implica el registro y justificación de su actividad económica o administrativa. Para esto, las empresas deben presentar documentos, comprobantes facturas, recibos contratos, y demás documentación que esté relacionada con esta actividad. Y por supuesto, debe ser acorde a la actividad de la empresa.

La comprobación de gastos es importante tanto para garantizar el adecuado uso de los recursos, evitando posibles fraudes o malversación de fondos, como para cumplir con las obligaciones fiscales y contables establecidas por las autoridades. Además, permite llevar un control adecuado de los gastos y facilita la toma de decisiones financieras basadas en información precisa y confiable.

2. Objetivos de la comprobación de gastos

La comprobación de gastos es una obligación que deben tener en cuenta las empresas al momento de realizar sus actividades económicas, pues es fundamental para estar al día con las normativas tributarias y también con la correcta gestión económica de la misma empresa. Al comprobación los gastos empresariales, las empresas deben establecer ciertos objetivos como:

• Transparencia y rendición de cuentas: La comprobación de gastos busca garantizar la transparencia en el uso de los recursos económicos, tanto en el sector público como en el privado. Al registrar y justificar adecuadamente los gastos, se facilita la rendición de cuentas y se evitan posibles irregularidades o malversación de fondos.

• Cumplimiento de normas y regulaciones: La comprobación de gastos tiene como objetivo asegurar el cumplimiento de las leyes, regulaciones y políticas establecidas. Esto incluye normas contables, fiscales, laborales y administrativas, entre otras. Al llevar a cabo la comprobación, se garantiza que los gastos estén en conformidad con las disposiciones legales aplicables.

• Control y gestión financiera: La comprobación de gastos permite llevar un control efectivo de los recursos financieros. Al registrar adecuadamente los gastos, se facilita el seguimiento de los flujos de dinero, se identifican posibles desviaciones o irregularidades y se toman decisiones informadas en materia financiera. Esto contribuye a una gestión más eficiente y responsable de los recursos.

• Establecimiento de políticas y procedimientos: La comprobación de gastos involucra la implementación de políticas y procedimientos internos en las organizaciones, tanto públicas como privadas. Estas políticas establecen lineamientos claros sobre qué tipos de gastos son permitidos, los requisitos para su comprobación y las responsabilidades de los actores involucrados. El objetivo es promover una cultura de buen gobierno y fortalecer los controles internos.

• Auditoría y control externo: La comprobación de gastos facilita los procesos de auditoría y control externo. Al contar con registros y documentos que respalden los gastos realizados, se proporciona evidencia que puede ser revisada por auditores o entidades de control, tanto internas como externas. Esto ayuda a verificar la integridad de la información financiera y brinda mayor confianza a los diferentes actores involucrados.

3. Tipos de comprobaciones de gastos

En México, la comprobación de gastos empresariales es un proceso esencial para garantizar la transparencia y la correcta deducción fiscal de los gastos incurridos en la operación de una empresa. Aquí te explico los principales tipos de comprobantes que las empresas deben utilizar para justificar sus gastos:

• Facturas Electrónicas (CFDI): Son el tipo de comprobante más común y esencial para los gastos empresariales en México. El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) debe incluir todos los datos fiscales necesarios, como el RFC del emisor y del receptor, la descripción del servicio o producto, el valor y el impuesto correspondiente. Estos documentos son emitidos y validados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
• Recibos de Honorarios: Utilizados para comprobar pagos a profesionales independientes o servicios específicos que no involucran la transferencia de bienes. Deben ser emitidos también como CFDI.
• Recibos de Arrendamiento: Para la comprobación de gastos de alquiler de inmuebles utilizados en la actividad empresarial. Al igual que los recibos de honorarios, deben ser emitidos como CFDI.
• Notas de Crédito: Se utilizan para ajustar o cancelar operaciones previamente facturadas, por ejemplo, en casos de devolución de productos o corrección de precios.
• Carta Porte: Específica para la comprobación de gastos de transporte de mercancías. Debe incluir detalles sobre el origen y destino de los bienes, así como la información del vehículo y del transportista.
• Comprobantes de Gastos Menores (Caja Chica): Para gastos pequeños donde no se requiere una factura. La empresa debe establecer un límite máximo para estos gastos y generalmente requiere un comprobante interno o informal que justifique el desembolso.

Cada uno de estos comprobantes debe cumplir con ciertas normas y características establecidas por el SAT para ser considerados válidos para fines fiscales. Las empresas deben asegurarse de que todos los gastos sean debidamente comprobados con los documentos apropiados para evitar problemas con las declaraciones de impuestos y posibles auditorías.

4. Clasificación de la comprobación de gastos empresariales

En México, la comprobación de gastos empresariales se clasifica principalmente según el tipo de gasto y la documentación requerida para su deducción fiscal. Aquí te explico algunas de las categorías más importantes dentro de esta clasificación:

• Gastos de Operación: Incluyen todos los gastos necesarios para el funcionamiento diario de la empresa, como sueldos, renta de locales, servicios básicos, y compra de materiales de oficina. Estos gastos deben ser comprobados mediante facturas electrónicas (CFDI).
• Gastos de Capital o Inversiones: Referidos a la adquisición de bienes duraderos como maquinaria, equipo de oficina, vehículos, o mejoras en instalaciones. Estos gastos también deben ser comprobados con CFDI y pueden ser sujetos a amortización.
• Gastos de Viaje: Incluyen transporte, hospedaje, alimentación y otros gastos menores relacionados con viajes de negocios. Requieren comprobación a través de CFDI, excepto en casos menores donde se pueden utilizar comprobantes simplificados.
• Gastos de Representación y Atenciones a Clientes: Comprenden comidas de negocios, regalos corporativos, y otros gastos relacionados con la promoción de la empresa ante clientes y proveedores. Deben ser comprobados con CFDI y es crucial que se justifique su relación con la actividad de la empresa.
• Gastos de Publicidad y Mercadotecnia: Incluyen campañas publicitarias, producción de materiales promocionales, y otros gastos asociados con el marketing. Estos deben ser comprobados con facturas electrónicas.
• Gastos de Capacitación: Relacionados con la formación y el desarrollo profesional de los empleados, como cursos, talleres y seminarios. Estos gastos también deben ser documentados a través de CFDI.
• Gastos Financieros: Incluyen intereses pagados por préstamos, comisiones bancarias y otros gastos relacionados con la gestión financiera de la empresa. Requieren comprobación formal mediante CFDI.
• Gastos Médicos: Gastos por servicios médicos ofrecidos a empleados como parte de los beneficios laborales. Estos deben ser comprobados a través de facturas electrónicas emitidas por los proveedores de servicios médicos.

Para que estos gastos sean deducibles para fines fiscales en México, deben cumplir con todos los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), incluyendo la emisión de comprobantes fiscales digitales que cumplan con las normativas vigentes. Además, es fundamental que los gastos estén debidamente relacionados con la actividad económica de la empresa y sean razonables y necesarios para su operación.

5. ¿Cómo se puede aumentar la seguridad para la comprobación de gastos empresariales?

La seguridad es un eje fundamental para tener una correcta comprobación de gastos empresariales, pues esto asegura que van en buen funcionamiento las gestiones y que no hay eventos irregulares que no alteren el capital de la compañía.

Ante esto, estas son algunas recomendaciones para aumentar la seguridad para la comprobación de gastos empresariales:

• Establecer políticas y procedimientos claros: Es fundamental contar con políticas y procedimientos internos bien definidos que regulen la comprobación de gastos. Estas políticas deben establecer los requisitos, responsabilidades y controles necesarios para garantizar la seguridad y transparencia en el proceso.

• Monitoreo y auditoría: Establecer mecanismos de monitoreo y auditoría para detectar cualquier actividad sospechosa o irregular en el proceso de comprobación de gastos. Esto puede incluir registros de actividades, seguimiento de cambios y revisiones periódicas de los registros y documentos relacionados con los gastos.

• Capacitación y concientización: Brindar capacitaciones regulares a los empleados sobre las políticas, procedimientos y medidas de seguridad relacionadas con la comprobación de gastos. Esto puede aportar a crear conciencia sobre las mejores prácticas para prevenir fraudes y proteger la información sensible.

• Verificación de proveedores: Antes de realizar pagos a proveedores, es recomendable realizar una debida diligencia para verificar su reputación y legitimidad. Esto puede incluir la revisión de referencias, la consulta de bases de datos de proveedores confiables y el establecimiento de acuerdos contractuales claros.

• Revisiones internas y externas: Realizar revisiones internas periódicas y, si es necesario, contratar servicios de auditoría externa para evaluar y validar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de comprobación de gastos. Esto ayuda a identificar posibles brechas de seguridad y áreas de mejora.

• Segregación de funciones: Establecer una clara segregación de funciones en el proceso de comprobación de gastos. Evite la concentración de poder y responsabilidades en una sola persona y distribuya las tareas de manera que se requiera el trabajo en equipo y la supervisión cruzada.

• Autenticación y autorización de usuarios: Una buena opción para mejorar la seguridad es implementar un sistema de autenticación y autorización sólido para garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a la información y los procesos de comprobación de gastos. Esto puede incluir contraseñas robustas, autenticación de dos factores y control de permisos de usuario.

• Uso de tecnología segura: Se recomienda utilizar software y herramientas tecnológicas seguras para el registro, almacenamiento y gestión de los gastos. Par eso es recomendable implementar soluciones que cumplan con altos estándares de seguridad, como encriptación de datos, acceso restringido y protección contra amenazas cibernéticas.

6. Beneficios de utilizar tecnología para la comprobación de gastos

Las empresas están viendo con grandes ojos los beneficios que les puede aportar implementar sistemas tecnológicos en sus labores diarias que tengan que ver con la comprobación de gastos. En primer lugar, supone una reducción significativa del tiempo y esfuerzo necesarios para comprobación gastos. También, mejora la precisión de la gestión de documentos y requisitos, minimizando los errores y aumentando la eficiencia. Adicionalmente, las plataformas y aplicaciones móviles permiten una mayor transparencia y trazabilidad de los gastos, lo que se traduce en una mejor gestión y control de recursos económicos.

Estos son los principales beneficios que puede traer implementar la tecnología para la comprobación de gastos:

• Eficiencia y ahorro de tiempo: La tecnología permite automatizar y agilizar los procesos de comprobación de gastos. Mediante el uso de software especializado, las empresas pueden digitalizar los comprobantes, generar reportes automáticos, realizar conciliaciones y llevar un seguimiento más rápido y preciso de los gastos. Esto reduce significativamente el tiempo requerido para completar estas tareas, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad.

• Reducción de errores: Al utilizar tecnología para la comprobación de gastos, se minimiza el riesgo de cometer errores humanos, como extravío de documentos o errores de cálculo. Los sistemas digitales automatizados realizan validaciones y verificaciones de forma precisa, lo que ayuda a garantizar la exactitud de los datos y la coherencia en los registros contables.

• Mayor control y seguimiento: La tecnología proporciona herramientas que permiten un mayor control y seguimiento de los gastos. Los sistemas digitales permiten rastrear cada paso del proceso de comprobación, desde la presentación de los comprobantes hasta la aprobación final. Esto brinda una visibilidad completa y en tiempo real de los gastos, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos actualizados y ayuda a prevenir fraudes o malversaciones.

• Mejora en la gestión del flujo de caja: Al tener un proceso de comprobación de gastos más eficiente y automatizado, las empresas pueden tener una visión más clara y oportuna de sus flujos de caja. Esto facilita la planificación financiera, la proyección de ingresos y gastos, y la toma de decisiones estratégicas en relación con la liquidez y el presupuesto disponible.

• Cumplimiento normativo: La tecnología puede ayudar a las empresas a cumplir con las normativas y regulaciones vigentes en materia de comprobación de gastos. Los sistemas digitales pueden estar actualizados con las últimas disposiciones legales, realizar cálculos automáticos de impuestos y generar informes que cumplan con los requisitos establecidos. Esto reduce el riesgo de incumplimiento normativo y las sanciones asociadas.

Al implementar estas medidas, las empresas pueden fortalecer la seguridad en la comprobación de gastos y reducir los riesgos asociados con fraudes, malversación de fondos y errores.

La utilización de tecnología para la comprobación de gastos proporciona beneficios como:

• Eficiencia.
• Ahorro de tiempo.
• Reducción de errores.
• Mayor control.
• Seguimiento.
• Mejor gestión del flujo de caja.
• Cumplimiento normativo.

Estos beneficios contribuyen a una gestión financiera más efectiva y transparente en las empresas.

Una herramienta digital que puede facilitar la comprobación de los gastos empresariales es Tickelia, solución tecnológica que permite que los empleados puedan hacer la solicitud de anticipos para su movilidad, además de capturar por medio de su cámara todas las facturas que estén relacionadas con sus gastos de viaje empresarial y luego pasarlas a un modo digital. Esto permite que su superior los pueda aprobar o no, y también logra crear una base de datos más clara sobre los gastos que ha hecho la organización por este tipo de actividades, siendo así un aliado para el área financiera de la empresa.  

Tickelia, además cuenta con los estándares más exigentes en seguridad y calidad del servicio, con los certificados ISO 27001 Y 9001, al igual que con una integración con Directorio Activo o parametrización de la robustez del password. Siendo siempre prioridad establecer la seguridad de todos los usuarios.

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