Control de viáticos: qué debes saber para mejorar su gestión

El control de viáticos es una labor fundamental en cualquier empresa que requiera que sus empleados se movilicen por asuntos laborales fuera de su lugar habitual de trabajo. En esta guía, hablaremos todo lo relacionado a los viáticos y daremos consejos prácticos para mejorar su gestión.

1. ¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son un tipo de compensación en dinero que un empleador reconoce y facilita a un trabajador o empleado para cubrir los gastos necesarios en que incurre durante el cumplimiento de sus obligaciones  laborales durante un viaje o en una tarea temporal fuera de su lugar habitual de trabajo. 

Los viáticos generalmente incluyen una cantidad fija de dinero para cubrir los gastos de alojamiento, alimentación y otros gastos conexos durante el tiempo que el trabajador está fuera de su lugar de trabajo habitual. 

Los viáticos pueden variar según la empresa y el tipo de trabajo, y suelen estar sujetos a las políticas y procedimientos internos de la empresa. También pueden estar sujetos a regulaciones fiscales y legales específicas según la jurisdicción.

Pero sobre todo, es importante diferenciar los viáticos de los gastos de representación.

2. ¿Cómo se clasifican los viáticos?

Los viáticos se clasifican de acuerdo con la frecuencia y el tipo de contrato establecidos entre la empresa y el trabajador. Si existe un contrato laboral los viáticos se clasifican en:

• Viáticos permanentes: se otorgan a los empleados que tienen la obligación de realizar viajes frecuentes o regulares como parte de sus actividades laborales. Por ejemplo, los trabajadores que necesitan desplazarse a diferentes lugares para realizar ventas o servicios, o los trabajadores que se encargan de la supervisión de proyectos en diferentes ubicaciones.

• Viáticos ocasionales o accidentales: se otorgan en situaciones excepcionales o accidentales, como cuando un empleado debe viajar para atender una emergencia o para asistir a una reunión de última hora. Estos viáticos no son habituales y se otorgan de manera ocasional o por una sola vez.

Si por el contrario no existe ningún tipo de contrato laboral, los viáticos se originan de otra forma.

3. ¿Qué no es un viático?

Se considera no viático a todo valor a cargo del empleador sin que este sea percibido por el empleado. Es decir, todo lo que la empresa paga desde sus propias arcas sin que pase por el bolsillo del trabajador.

Algunos ejemplos de lo que no se considera como viático:

• Transportes adquiridos por la empresa directamente.
• Alojamiento reservado directamente por la compañía.
• Bonos o vales de tanqueo de combustible.
• Bonos o vales de alimento.
• Gastos de rodamiento cuando el trabajador utiliza su medio de transporte propio.

Todos estos son considerados gastos de viaje que, a modo contable, también van registrados en cuentas distintas a las de nóminas, por ende, no van a tener ninguna repercusión.

4. ¿Qué normas jurídicas se usan en México para el manejo y control de los viáticos?

En México, el manejo y control de los viáticos está regulado por diversas normas jurídicas que ayudan a asegurar que estos recursos se utilicen de manera adecuada y transparente, tanto en el sector público como en el privado. Las principales normas incluyen:

• Ley Federal del Trabajo: En el sector privado, esta ley regula las relaciones laborales y aunque no especifica directamente las normas sobre viáticos, sí establece principios generales sobre la compensación y los reembolsos de gastos en que incurren los trabajadores por motivo de su trabajo.
• Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y su Reglamento: Estas disposiciones aplican al sector público y establecen cómo deben administrarse los viáticos para evitar el mal uso de fondos públicos. La ley también incluye sanciones para los casos de uso indebido de viáticos.
• Código Fiscal de la Federación: Este código afecta tanto a empresas como a trabajadores en lo que respecta al tratamiento fiscal de los viáticos. Establece las condiciones bajo las cuales los viáticos pueden ser considerados como no gravables para efectos del Impuesto Sobre la Renta (ISR), siempre que se cumplan ciertos requisitos y se documenten adecuadamente.
• Normas específicas de cada entidad gubernamental o empresa: En el sector público, cada dependencia o entidad tiene sus propias normas internas que detallan los montos permitidos, los procedimientos de solicitud y comprobación de viáticos, así como las políticas de viaje. En el sector privado, las empresas establecen políticas internas que deben adherirse a las normas fiscales y laborales del país.
• Reglamento Interior de Trabajo: En empresas privadas, este reglamento puede incluir secciones específicas que detallen el manejo de viáticos, incluyendo la asignación, los límites de gasto, los procedimientos de comprobación y las consecuencias de un manejo inadecuado de estos recursos.

Es importante que tanto empleadores como empleados estén bien informados sobre las normativas aplicables para asegurar el correcto manejo de los viáticos, evitando posibles problemas legales o fiscales. Además, es fundamental mantener registros y comprobantes detallados de todos los gastos asociados a los viáticos para cumplir con los requisitos fiscales y de auditoría.

5. ¿Los viáticos hacen parte del salario del trabajador?

En México, los viáticos no forman parte del salario del trabajador, siempre que sean asignados correctamente para cubrir gastos específicos incurridos por el empleado mientras realiza actividades relacionadas con su trabajo, especialmente en desplazamientos fuera de su lugar habitual de trabajo. Los viáticos están destinados a cubrir gastos como transporte, alojamiento y alimentación.

Aspectos clave sobre los viáticos en México:

• No son parte del salario: Los viáticos son considerados como reembolsos de gastos y no como ingresos adicionales, por lo que no se integran al salario para efectos de cálculos de prestaciones laborales como aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, y contribuciones de seguridad social.

• No gravables bajo ciertas condiciones: Para que los viáticos no sean gravables para efectos del Impuesto Sobre la Renta (ISR), deben cumplirse ciertas condiciones. Deben estar claramente especificados y documentados, y deben ser usados exclusivamente para cubrir gastos relacionados con actividades laborales fuera del lugar habitual de trabajo.
• Documentación y comprobación: Es fundamental que los viáticos se documenten adecuadamente. Los empleados deben presentar comprobantes de los gastos en los que incurrieron para que estos montos sean excluidos del cálculo del salario y, por lo tanto, del ISR.
• Políticas empresariales: Las empresas suelen establecer políticas internas que especifican cómo deben manejarse los viáticos, incluyendo los límites de gasto, los procedimientos para la rendición de cuentas y la comprobación de gastos. Estas políticas ayudan a asegurar que los viáticos se usen correctamente y se manejen de manera transparente.

6. ¿Cuáles son las consecuencias de la inclusión de los viáticos en el ámbito laboral?

La inclusión de los viáticos en el ámbito laboral trae consigo varias consecuencias significativas, tanto para los empleados como para las empresas. Estas consecuencias pueden tener impactos administrativos, financieros, fiscales y de motivación. Aquí algunos de los aspectos más relevantes:

• Para los Empleados

• Cobertura de Gastos: Los viáticos proporcionan una cobertura financiera para los empleados que incurren en gastos mientras realizan tareas fuera de su lugar de trabajo habitual. Esto asegura que no tengan que utilizar su propio dinero para gastos de negocios.

• No Afecta el Salario Imponible: Dado que los viáticos no forman parte del salario imponible, no afectan las obligaciones fiscales del empleado ni se incluyen en el cálculo de beneficios como el seguro social, aguinaldo o vacaciones.
• Claridad en Compensaciones: Los viáticos claros y bien definidos pueden mejorar la satisfacción y la moral del empleado, ya que entienden que la empresa cubre todos los gastos necesarios durante los viajes de trabajo.
• Para las Empresas
  Gestión Fiscal y Financiera: La correcta administración de los viáticos ayuda a la empresa a mantener la transparencia fiscal y financiera. Los viáticos que se administran y documentan adecuadamente no son gravables, lo cual puede ser beneficioso desde el punto de vista fiscal.
• Control de Gastos: La inclusión de viáticos permite a las empresas establecer presupuestos claros y controlar los gastos relacionados con viajes y representación, lo que puede ayudar a prevenir el gasto excesivo.
• Cumplimiento Normativo: Manejar correctamente los viáticos asegura que la empresa cumpla con las regulaciones laborales y fiscales, evitando posibles sanciones o problemas legales.
• Motivación de los Empleados: Ofrecer viáticos también puede ser visto como un beneficio que aumenta la lealtad y la satisfacción del empleado, incentivando el desempeño en actividades fuera del lugar habitual de trabajo.
• Consideraciones Generales
• Políticas Claras: Es crucial que las empresas desarrollen y mantengan políticas claras de viáticos que definan cómo se asignan, qué gastos están cubiertos y cómo deben reportarse los gastos. Esto ayuda a evitar malentendidos y asegura que todos los gastos sean legítimos y necesarios.
• Rendición de Cuentas: Los empleados deben rendir cuentas de los viáticos recibidos, proporcionando documentación y recibos que justifiquen los gastos. Esto es esencial para mantener la integridad del proceso y evitar fraudes o abusos.
• La inclusión de los viáticos, cuando se maneja adecuadamente, beneficia tanto a la empresa como a los empleados, facilitando las operaciones de negocios mientras se asegura que los trabajadores no incurran en gastos personales por actividades laborales.

7. ¿Cuáles son los errores y fallas más comunes en el proceso de control de viáticos?

Algunos de los errores y fallas más comunes en el proceso de control de viáticos incluyen:

• Formularios mal diligenciados: Algunas empresas por la falta de procesos automatizados cometen errores al momento del registro de la información. Esto puede ocasionar falta de transparencia y dificultades para su control y gestión. 

• Demoras en la autorización de viáticos: puede generar problemas para los trabajadores que los requieren para realizar su trabajo de manera eficiente y efectiva, así como generar problemas en la gestión financiera de la empresa, ya que puede generar retrasos en el proceso de reembolso de los gastos y afectar la liquidez de la empresa.

• Falta de políticas y procedimientos claros: Si no hay políticas eficientes que permitan minimizar los costos y procedimientos claros en cuanto al manejo de viáticos, puede ser difícil para los empleados determinar qué se puede o no se puede incluir en los gastos de viáticos y así incurrir en gastos exagerados. Esto puede llevar a errores en el informe de gastos y a malentendidos entre los empleados y los gerentes, lo que ocasiona mayores costos de gestión. 

• No presentar los soportes de pago a tiempo: Si los empleados no presentan sus informes de gastos y soportes de pago de viáticos a tiempo, puede ser difícil para la empresa rastrear y controlar los gastos. Esto también puede causar retrasos en el reembolso de los gastos.

• No revisar los informes de gastos de viáticos: Si los gerentes no revisan los informes de gastos de viáticos cuidadosamente, pueden pasar errores y fraudes. Es importante que los gerentes revisen los informes de gastos de viáticos para garantizar que los gastos sean legítimos y cumplan con las políticas de la empresa.

• Probabilidad alta de fraude: En algunos casos, los empleados pueden presentar informes de gastos de viáticos con cifras erradas o fraudulentas, incluyendo gastos que no se han incurrido en realidad o presentar facturas falsas o duplicadas, entre otros. La empresa debe tener mecanismos de control para detectar y prevenir el fraude en los informes de gastos de viáticos.

Ausencia de herramientas tecnológicas: La falta de adopción de herramientas tecnológicas adecuadas puede dificultar la gestión eficiente de los gastos de viáticos, lo que puede generar ineficiencias en el proceso.”

8. Recomendaciones para pautar la comprobación de gastos de viaje

Las empresas que requieren que sus empleados viajen con frecuencia deben establecer políticas y procedimientos claros para la legalización de los gastos de viaje. Esto no solo ayuda a asegurar que los empleados cumplan con las políticas y limitaciones de gastos, sino que también ayuda a evitar el mal uso o el abuso de los recursos financieros de la empresa. A continuación, se presentan algunas recomendaciones para pautar la legalización de gastos de viaje de manera eficiente y efectiva:

8.1 Planificación previa

Antes de que un empleado emprenda un viaje de negocios, se debe establecer una planificación previa para el mismo. Esto incluye la identificación del propósito del viaje, la determinación de la duración y el destino del mismo, y la identificación de las necesidades específicas del viaje (como alojamiento, transporte, comidas, entre otros). Una planificación previa adecuada puede ayudar a garantizar que se asignen recursos suficientes para cubrir los gastos necesarios y evitar gastos innecesarios o imprevistos durante el viaje.

8.2 Establecimiento de políticas de gastos y presupuestos para viajes corporativos

Es importante que las empresas establezcan políticas claras y detalladas sobre los gastos que se pueden realizar durante los viajes corporativos. Esto incluye la definición de los tipos de gastos que se permiten, los límites máximos de gastos y cualquier otro requisito que se deba cumplir para legalizar un gasto. Además, las empresas deben establecer presupuestos para los viajes corporativos, lo que ayuda a controlar los costos y garantizar que se utilicen los recursos de manera efectiva.

8.3 Verificación de presupuestos con proveedores

Antes de contratar cualquier servicio relacionado con el viaje, como el alojamiento, el transporte o las comidas, se debe verificar que los presupuestos sean acordes a las políticas y presupuestos establecidos por la empresa. Es importante que se negocien tarifas y descuentos especiales con proveedores de confianza y se mantenga una comunicación clara y abierta para evitar malentendidos o desacuerdos.

8.4 Comprobación y actualización de fechas y presupuesto

Durante el viaje, es importante que se mantenga un registro detallado de los gastos y se actualice regularmente el presupuesto disponible. Esto ayuda a garantizar que los gastos se mantengan dentro de los límites establecidos y que se cuente con suficientes recursos para cubrir los gastos necesarios hasta el final del viaje. Además, se recomienda que se realice una revisión exhaustiva de los gastos al finalizar el viaje para identificar cualquier irregularidad o desviación de las políticas y presupuestos establecidos.

8.5 Uso de un software adecuado de control de viáticos

El uso de un software de control de viáticos es sumamente importante para el manejo adecuado de los viáticos y los gastos de viajes corporativos. Soluciones cloud como el software de Tickelia para la comprobación de viáticos y gastos de viaje, ayudan a automatizar los procesos y a reducir los tiempos de gestión.

Permiten monitorear y actualizar los gastos en tiempo real, y mantener un registro detallado de los mismos. Además, que muchos de estos han sido implementados con tecnologías de punta como OCR+ICR que permiten capturar más fácilmente la información de recibos y facturas con tan solo una foto; permitiendo a las personas encargadas de su supervisión gestionar los gastos de manera inmediata aceptando o rechazando los gastos desde la aplicación o el Back Office.

9. Estrategias para un manejo fiscal correcto de los viáticos y gastos de viaje

Es necesario considerar varios aspectos para un manejo fiscal adecuado de los  viáticos y gastos de viaje y por ende mejorar los procesos contables y tributarios. Los  puntos que las empresas podrían considerar según los expertos son:

• Realizar un estudio de las áreas de la empresa identificando los cargos que normalmente se movilizan con frecuencia.
• Identificar los empleados que por sus funciones laborales son posibles candidatos a serles otorgados viáticos accidentales.
• Considerar las alternativas que tiene la empresa para solventar todo aquello que no se considere como viático. Esto para reducir el impacto de los viáticos en aspectos como las prestaciones sociales, la seguridad social y los aportes parafiscales. 
• Tener de ser posible una cuenta bancaria de la empresa con varias tarjetas débito o crédito con un cupo limitado que se entregue a los trabajadores para manejar los gastos de la empresa como viáticos, gastos de caja menor, entre otros. 
• Asumir como empresa los gastos de compra de tiquetes, convenios con hoteles o lugares de alojamiento, servicios de transporte con el fin de que a determinado tiempo se facturen los servicios.
• Adquirir medios de transporte como motos o vehículos en Leasing con opción de compra al trabajador.
• Evitar hacer los pagos mencionados anteriormente a las cuentas del trabajador, salvo que en realidad sea algo que de verdad sea algo que aumente el patrimonio del trabajador.
• Buscar siempre estrategias de planeación tributaria. 

En resumen, en cuanto al aspecto contable la recomendación es no llevar estos pagos como anticipos al trabajador. En cuanto a lo laboral no olvide que se le puede volver un problema laboral si el empleador llega a realizar una demanda y en cuanto a lo tributario recuerde que no es deducible ningún gasto que no se tenga soportado en factura electrónica como por ejemplo los de caja chica.

10. La importancia de la automatización de la gestión de viáticos

La automatización del control de viáticos puede proporcionar muchos beneficios a las empresas, entre ellos:

• Reducción de errores: La automatización del proceso de control de viáticos puede reducir significativamente la probabilidad de errores en el proceso. Al automatizar el proceso, se eliminan las tareas manuales que pueden dar lugar a errores de entrada de datos, cálculos y reportes.

• Ahorro de tiempo: La automatización del proceso de control de viáticos puede ahorrar tiempo a los empleados y gerentes, ya que elimina tareas manuales y repetitivas. Además, la automatización permite a los empleados y gerentes acceder a la información de los gastos de viáticos en tiempo real.

• Mayor transparencia: La automatización del proceso de control de viáticos puede proporcionar una mayor transparencia en los gastos de viáticos, ya que toda la información se almacena en una sola base de datos centralizada. Los gerentes pueden acceder fácilmente a los informes de gastos y hacer un seguimiento de los gastos de los empleados.

• Control de costos: La automatización del proceso de control de viáticos puede ayudar a las empresas a controlar los costos de viáticos. Los gerentes pueden establecer límites de gastos y recibir alertas cuando se exceden estos límites. Además, la automatización permite un seguimiento en tiempo real de los gastos de viáticos, lo que puede ayudar a prevenir gastos innecesarios.

• Cumplimiento normativo: La automatización del proceso de control de viáticos puede ayudar a las empresas a cumplir con los requisitos normativos y legales. La automatización puede generar informes precisos y detallados que pueden ser requeridos para la presentación de informes a las autoridades reguladoras.

En conclusión, el control adecuado de los viáticos es esencial para cualquier empresa. Una buena gestión de los viáticos no solo puede ahorrar dinero y tiempo, sino que también puede mejorar la satisfacción de los empleados y aumentar su productividad.

Al seguir los consejos y las mejores prácticas que te hemos presentado, podrás mejorar significativamente la gestión de los viáticos en tu empresa. Recuerda siempre mantener una comunicación clara y transparente con tus empleados y utilizar herramientas tecnológicas como la que ofrece Tickelia para facilitar el proceso de gestión de viáticos.

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