El control de viáticos es una labor fundamental en cualquier empresa que requiera que sus empleados se movilicen por asuntos laborales fuera de su lugar habitual de trabajo. En esta guía, hablaremos todo lo relacionado a los viáticos y daremos consejos prácticos para mejorar su gestión.
Puntos clave
- Planifica con anticipación: Define objetivos, itinerarios y presupuesto.
- Crea políticas claras: Establece límites y procedimientos para los gastos.
- Usa tecnología: Automatiza y optimiza la gestión con software especializado.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son un tipo de compensación en dinero que un empleador reconoce y facilita a un trabajador o empleado para cubrir los gastos necesarios en que incurre durante el cumplimiento de sus obligaciones laborales durante un viaje o en una tarea temporal fuera de su lugar habitual de trabajo.
Los viáticos generalmente incluyen una cantidad fija de dinero para cubrir los gastos de alojamiento, alimentación y otros gastos conexos durante el tiempo que el trabajador está fuera de su lugar de trabajo habitual.
Los viáticos pueden variar según la empresa y el tipo de trabajo, y suelen estar sujetos a las políticas y procedimientos internos de la empresa. También pueden estar sujetos a regulaciones fiscales y legales específicas según la jurisdicción.
Pero sobre todo, es importante diferenciar los viáticos de los gastos de representación.
2. ¿Cómo se clasifican los viáticos?
Los viáticos se clasifican de acuerdo con la frecuencia y el tipo de contrato establecidos entre la empresa y el trabajador. Si existe un contrato laboral los viáticos se clasifican en:
- Viáticos permanentes: se otorgan a los empleados que tienen la obligación de realizar viajes frecuentes o regulares como parte de sus actividades laborales. Por ejemplo, los trabajadores que necesitan desplazarse a diferentes lugares para realizar ventas o servicios, o los trabajadores que se encargan de la supervisión de proyectos en diferentes ubicaciones.
- Viáticos ocasionales o accidentales: se otorgan en situaciones excepcionales o accidentales, como cuando un empleado debe viajar para atender una emergencia o para asistir a una reunión de última hora. Estos viáticos no son habituales y se otorgan de manera ocasional o por una sola vez.
Si por el contrario no existe ningún tipo de contrato laboral, los viáticos se originan de otra forma.
3. ¿Qué no es un viático?
Se considera no viático a todo valor a cargo del empleador sin que este sea percibido por el empleado. Es decir, todo lo que la empresa paga desde sus propias arcas sin que pase por el bolsillo del trabajador.
Algunos ejemplos de lo que no se considera como viático:
- Transportes adquiridos por la empresa directamente.
- Alojamiento reservado directamente por la compañía.
- Bonos o vales de tanqueo de combustible.
- Bonos o vales de alimento.
- Gastos de rodamiento cuando el trabajador utiliza su medio de transporte propio.
Todos estos son considerados gastos de viaje que, a modo contable, también van registrados en cuentas distintas a las de nóminas, por ende, no van a tener ninguna repercusión.
4. ¿Qué normas jurídicas se usan en Chile para el manejo y control de los viáticos?
El manejo de viáticos en Chile está regulado por diversas normativas para garantizar su correcto uso y justificación:
- Código del Trabajo: Regula las relaciones laborales y menciona aspectos sobre compensaciones por gastos laborales.
- Ley de Impuesto a la Renta: Establece que los viáticos para transporte, alimentación y alojamiento no son renta si están justificados.
- Ley de Presupuestos del Sector Público: Define anualmente los montos y condiciones para viáticos en el sector público.
- Decretos y Reglamentos: Incluyen normativas específicas, como el Decreto Supremo N° 338, que regula viáticos en la administración pública.
- Normativa Interna de Empresas: Las empresas pueden establecer sus propias políticas de viáticos alineadas con la legislación.
Estas normas garantizan transparencia y eficiencia en la gestión de viáticos, evitando abusos y asegurando su correcta aplicación.
5. ¿Los viáticos hacen parte del salario del trabajador?
En Chile, los viáticos no forman parte del salario del trabajador. Los viáticos son montos de dinero que se entregan a los empleados exclusivamente para cubrir gastos extraordinarios en que incurren cuando realizan actividades o comisiones de servicio fuera de su lugar habitual de trabajo. Estos pueden incluir gastos de transporte, alojamiento y alimentación.
La legislación laboral chilena establece claramente que los viáticos tienen como objetivo reembolsar gastos y no son considerados como remuneración o ingreso adicional para el trabajador. Esto tiene implicancias importantes en términos de impuestos y beneficios laborales:
- Impuestos: Dado que los viáticos no son considerados parte del salario, no están sujetos a impuestos. Esto significa que no se les aplica el impuesto a la renta, siempre que se justifiquen adecuadamente con los comprobantes de gastos correspondientes.
- Beneficios Laborales: Los viáticos no se calculan como parte de la base para determinar indemnizaciones, vacaciones, horas extras, ni otros derechos y beneficios laborales. Esto se debe a que no constituyen un ingreso permanente ni regular, sino que son esporádicos y dependientes de situaciones específicas de trabajo fuera del lugar habitual.
Por lo tanto, en Chile, los viáticos se manejan como una compensación por gastos y no como parte del salario del empleado, lo cual está orientado a garantizar que el trabajador no tenga que asumir costos económicos por actividades que benefician directamente a la empresa o institución para la que trabaja.
6. ¿Cuáles son las consecuencias de la inclusión de los viáticos en el ámbito laboral?
La inclusión de los viáticos en el ámbito laboral en Chile y en general tiene diversas consecuencias tanto para los empleados como para las empresas. Aquí se describen algunos de los efectos más significativos:
Para los empleados:
- Sin impacto en el salario neto: No se consideran parte del salario ni están sujetos a impuestos.
- Cobertura de gastos: Evitan que los trabajadores usen su propio dinero en actividades laborales.
- Protección financiera: No afectan indemnizaciones, vacaciones ni horas extras.
Para las empresas:
- Flexibilidad financiera: Permiten gestionar costos sin aumentar la carga salarial.
- Cumplimiento fiscal: Ayudan a evitar problemas con el Servicio de Impuestos Internos.
- Transparencia: Exigen documentación adecuada para un mejor control.
- Motivación laboral: Mejoran la satisfacción y productividad del equipo.
Consideraciones legales:
Es clave establecer políticas claras sobre su uso y comprobación para evitar disputas y que sean considerados parte del salario.
En resumen, los viáticos cuando se administran correctamente, proporcionan beneficios significativos tanto para los empleados como para las empresas, asegurando la cobertura de gastos necesarios sin complicaciones fiscales o legales adicionales.
7. ¿Cuáles son los errores y fallas más comunes en el proceso de control de viáticos?
Los errores más comunes en el control de viáticos incluyen:
- Formularios mal diligenciados: La falta de automatización puede generar errores en el registro, afectando la transparencia y gestión.
- Demoras en la autorización: Retrasos en la aprobación y reembolsos pueden afectar la liquidez de la empresa y la eficiencia de los empleados.
- Falta de políticas claras: Sin reglas definidas, los empleados pueden incurrir en gastos innecesarios, generando confusión y mayores costos.
- No presentar soportes a tiempo: La tardanza en la entrega de documentos dificulta el control y el seguimiento de gastos.
- No revisar los informes: Si los gerentes no validan los reportes, pueden pasar fraudes o errores.
- Alta probabilidad de fraude: Desde facturas falsas hasta gastos inflados, sin controles adecuados, el riesgo es alto.
- Falta de tecnología: La ausencia de herramientas digitales dificulta la gestión eficiente y aumenta los errores.
Automatizar y establecer políticas claras es clave para optimizar el control de viáticos y evitar estos problemas.
8. Recomendaciones para pautar la rendición de gastos de viaje
Las empresas que requieren que sus empleados viajen con frecuencia deben establecer políticas y procedimientos claros para la legalización de los gastos de viaje. Esto no solo ayuda a asegurar que los empleados cumplan con las políticas y limitaciones de gastos, sino que también ayuda a evitar el mal uso o el abuso de los recursos financieros de la empresa. A continuación, se presentan algunas recomendaciones para pautar la legalización de gastos de viaje de manera eficiente y efectiva:
Planificación previa
Antes de que un empleado emprenda un viaje de negocios, se debe establecer una planificación previa para el mismo. Esto incluye la identificación del propósito del viaje, la determinación de la duración y el destino del mismo, y la identificación de las necesidades específicas del viaje (como alojamiento, transporte, comidas, entre otros). Una planificación previa adecuada puede ayudar a garantizar que se asignen recursos suficientes para cubrir los gastos necesarios y evitar gastos innecesarios o imprevistos durante el viaje.
Establecimiento de políticas de gastos y presupuestos para viajes corporativos
Es importante que las empresas establezcan políticas claras y detalladas sobre los gastos que se pueden realizar durante los viajes corporativos. Esto incluye la definición de los tipos de gastos que se permiten, los límites máximos de gastos y cualquier otro requisito que se deba cumplir para legalizar un gasto. Además, las empresas deben establecer presupuestos para los viajes corporativos, lo que ayuda a controlar los costos y garantizar que se utilicen los recursos de manera efectiva.
Verificación de presupuestos con proveedores
Antes de contratar cualquier servicio relacionado con el viaje, como el alojamiento, el transporte o las comidas, se debe verificar que los presupuestos sean acordes a las políticas y presupuestos establecidos por la empresa. Es importante que se negocien tarifas y descuentos especiales con proveedores de confianza y se mantenga una comunicación clara y abierta para evitar malentendidos o desacuerdos.
Comprobación y actualización de fechas y presupuesto
Durante el viaje, es importante que se mantenga un registro detallado de los gastos y se actualice regularmente el presupuesto disponible. Esto ayuda a garantizar que los gastos se mantengan dentro de los límites establecidos y que se cuente con suficientes recursos para cubrir los gastos necesarios hasta el final del viaje. Además, se recomienda que se realice una revisión exhaustiva de los gastos al finalizar el viaje para identificar cualquier irregularidad o desviación de las políticas y presupuestos establecidos.
Uso de un software adecuado de control de viáticos
El uso de un software de control de viáticos es sumamente importante para el manejo adecuado de los viáticos y los gastos de viajes corporativos. Soluciones cloud como el software de Tickelia para la legalización de viáticos y gastos de viaje, ayudan a automatizar los procesos y a reducir los tiempos de gestión.
Permiten monitorear y actualizar los gastos en tiempo real, y mantener un registro detallado de los mismos. Además, que muchos de estos han sido implementados con tecnologías de punta como OCR+ICR que permiten capturar más fácilmente la información de recibos y facturas con tan solo una foto; permitiendo a las personas encargadas de su supervisión gestionar los gastos de manera inmediata aceptando o rechazando los gastos desde la aplicación o el Back Office.
9. Estrategias para un manejo fiscal correcto de los viáticos y gastos de viaje
Para un manejo fiscal adecuado de los viáticos y gastos de viaje, es clave mejorar los procesos contables y tributarios. Para ello, las empresas deben:
- Identificar las áreas y cargos que requieren movilización frecuente, así como los empleados que pueden recibir viáticos accidentales.
- Evaluar alternativas para cubrir gastos no considerados viáticos, reduciendo su impacto en prestaciones sociales y aportes parafiscales.
- Implementar cuentas bancarias empresariales con tarjetas de crédito o débito de cupo limitado para gastos corporativos.
- Asumir directamente costos como tiquetes, alojamiento y transporte mediante convenios o facturación periódica.
- Optar por adquirir vehículos en leasing con opción de compra para los empleados.
- Evitar transferencias a cuentas personales de trabajadores, salvo cuando representen un aumento patrimonial legítimo.
- Diseñar estrategias de planeación tributaria para optimizar la gestión de gastos.
En resumen, contablemente es recomendable no registrar estos pagos como anticipos al trabajador. A nivel laboral, pueden generar conflictos si no se manejan correctamente, y tributariamente, solo son deducibles si cuentan con factura electrónica, excluyendo gastos de caja chica sin soporte.
10. La importancia de la automatización de la gestión de viáticos
La automatización del control de viáticos ofrece múltiples beneficios a las empresas. Reduce errores al eliminar tareas manuales y minimizar fallos en la entrada de datos y cálculos. También ahorra tiempo a empleados y gerentes al agilizar la gestión y permitir el acceso en tiempo real a la información de gastos.
Además, aporta mayor transparencia al centralizar los datos en una sola plataforma, facilitando el seguimiento y control de los gastos. Ayuda a controlar costos al establecer límites y alertas, evitando gastos innecesarios. También garantiza el cumplimiento normativo al generar informes precisos para auditorías y regulaciones.
En conclusión, una gestión eficiente de viáticos ahorra tiempo y dinero, mejora la productividad y la satisfacción de los empleados. Implementar herramientas tecnológicas como Tickelia facilita el proceso y optimiza la administración de los gastos corporativos.
Si estás interesado en conocer mejor este software de gestión y legalización de viáticos, ¡no dudes en solicitar una demo aquí!
