Las tecnologías están revolucionando el mundo y las empresas no son una excepción. Desde los departamentos más productivos hasta los administrativos, todos están sufriendo un proceso de digitalización en el que se busca una optimización de todos los recursos de los que dispone una compañía. En este artículo nos centraremos en la digitalización del proceso de comprobación de gastos, una tarea que puede ser realizada por diferentes departamentos y trabajadores, desde directivos a comerciales, como administrativos.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es la comprobación de gastos?
La comprobación de gastos es una parte fundamental de cualquier compañía, independientemente de su tamaño. Tradicionalmente, la comprobación de gastos se ha realizado de manera manual, lo que conlleva ciertos riesgos. Pese a que son varios, los más comunes son los siguientes:
- Pérdida de tiempo y recursos: La comprobación de gastos efectuada manualmente puede ser un proceso lento y tedioso que requiere una gran cantidad de tiempo y recursos. Además, los errores son más comunes en la gestión manual, lo que puede requerir aún más tiempo y recursos para corregirlos.
- Errores y omisiones: En consecuencia con el punto anterior, una proceso erróneo de comprobación de gastos aumenta la probabilidad de cometer errores y omisiones, como la entrada incorrecta de datos o la pérdida de tiquetes o comprobantes. Esto puede resultar en informes inexactos y en la falta de documentación necesaria para la presentación de impuestos y auditorías.
- Falta de visibilidad y control: Otro de los riesgos más comunes en el proceso de comprobación de gastos manual es la falta una visión global y un control sobre los gastos. Esto implica a no disponer de una información actualizada y con base para la toma de decisiones.
- Riesgo de fraude: El no poder obtener un control de los gastos, puede provocar que se cometan fraudes internos. En muchas ocasiones, estos fraudes se efectúan de manera involuntaria, pero también se pueden realizar malintencionadamente. Desde tiquetes falsificados, hasta exigir varias veces el importe de un mismo costo.
- Falta de automatización: Por último, uno de los riesgos de no tener un sistema de comprobación de gastos digitalizado es la carencia de automatismos. La automatización de algunos procesos puede minimizar los riesgos mencionados anteriormente.
2. Principales riesgos de una comprobación de gastos no digitalizada
Tras ver un breve resumen de algunos de los riesgos más propensos de la falta de digitalización del proceso de comprobación de gastos, entraremos más en detalle en algunos de ellos.
A continuación, veremos los tres principales riesgos que toda empresa puede sufrir si no dispone de un sistema de comprobación de gastos digitalizado. Estos riesgos van desde el malgasto de recursos hasta el fraude interno.
2.1 Pérdida de tiempo y recursos
El primer riesgo que puede sufrir una empresa que no disponga de un sistema de comprobación de gastos digitalizado es el hecho de perder tiempo y recursos.
A continuación, se detallan algunos de los factores que contribuyen a la pérdida de tiempo y recursos si se realiza la comprobación de gastos manualmente:
- Recopilación de tiquetes y facturas: El primer paso en el proceso de comprobación de gastos es la recopilación de todos los tiquetes y facturas. Esto puede ser un proceso tedioso, especialmente si los empleados no entregan los comprobantes a tiempo o si hay problemas con la organización de los tiquetes.
- Revisión de los gastos: Una vez que se han recopilado todos los gastos, se deben revisar para verificar que sean legítimos y que se hayan incurrido en el curso normal de los negocios. Esto puede requerir una revisión detallada de cada tiquete, lo que lleva mucho tiempo.
- Procesamiento de los gastos: Después de la revisión, los gastos deben procesarse y contabilizarse correctamente en el sistema contable de la empresa. Este es uno de los procesos en los que se pueden cometer más errores, ya sea de marcaje o de confusión de montos, y requiere una gran cantidad de tiempo y recursos para ingresar manualmente toda la información.
- Reportes y reconciliación: Finalmente, se deben generar informes de gastos y legalizar los gastos en el sistema contable. Del mismo modo que con el procesamiento de los gastos, este proceso puede ser complejo y consumir mucho tiempo al realizarse de manera manual.
Todos estos pasos pueden llevar una cantidad significativa de tiempo y recursos. Además, el proceso manual puede ser propenso a errores, lo que puede requerir aún más tiempo y recursos para solventarlos.
2.2 Falta de automatización
La automatización en la gestión de comprobación de gastos se basa en la implementación de tecnología y programas para simplificar y mejorar los procesos de comprobación y legalización de gastos de una empresa.
A diferencia del punto anterior, en este veremos qué beneficios aporta una automatización el proceso de comprobación de gastos empresariales.
El primer beneficio, y como no podría ser de otra manera, se basa en el ahorro de tiempo. La automatización genera un flujo de trabajo que consiste en que los trabajadores programen una serie de procesos, los cuales se vana a ejecutar de manera automática con cada gasto.
Esta automatización en el proceso de comprobación de gastos de empresa consiste en crear automatismos que detecten toda la información necesaria para que el gasto quede legalizado correctamente. Desde la lectura de cifras y montos totales, hasta la lectura de conceptos, fechas, establecimientos, números de identificación fiscal, etc.
Gracias a la automatización del proceso de comprobación de gastos, no solo se consigue un ahorro de tiempo, las empresas también ahorran en recursos, pues los trabajadores pueden destinar su tiempo laboral a tareas más productivas y dejar que la tecnología se encargue de estos procesos más rutinarios.
La automatización, junto a la digitalización, permite realizar estas funciones minimizando el riesgo de errores, pue se trata de un proceso informático, el cual ofrece grandes garantías. Si se realiza de manera manual, siempre se debe tener en cuenta el factor humano y los errores que este conlleva, como la lectura errónea de una cifra, la introducción de un monto erróneo o el cálculo equivoco en una operación.
Por último, la automatización permite una capacidad de análisis y seguimiento mucho más eficiente que la de un trabajador de manera manual. El tiempo en que tarda un programa informático automatizado en generar informes, comparativas o estadísticas no se puede comparar, en absoluto, con el que podría tardar un empleado si tuviese que realizar todo ello de manera manual.
La automatización en la comprobación de gastos se puede lograr a través de la implementación de software de gestión de gastos que automatiza procesos como la recopilación, revisión y procesamiento de los informes de gastos. Estos sistemas pueden incluir características como la digitalización de tiquetes y facturas, la integración con tarjetas de crédito corporativas y la gestión de la aprobación de gastos. La automatización en la gestión de gastos puede ser una inversión valiosa para cualquier empresa que busque mejorar la eficiencia y reducir el riesgo de errores y fraude.
2.3 Riesgo de fraude
Y recogiendo el último concepto del punto anterior, uno de los mayores riesgos que se generan en las empresas que no disponen de un sistema de comprobación de gastos digitalizado es el fraude. Existen dos maneras de cometer fraude en una empresa.
Por un lado, se puede considerar fraude involuntario cuando un empleado, por error, se equivoca en el momento de comprobar un gasto. Esto puede producirse por un error en el momento de introducir las cifras o por comprobar un gasto que no procede. Siempre que se trate de fraude involuntario, la situación debería poder solucionarse fácilmente.
Sin embargo, por desgracia, el fraude que más se comete en las empresas es el fraude malintencionado. Este fraude se produce cuando un empleado o un grupo de empleados manipula el sistema de gestión de gastos para obtener beneficios personales o para desviar fondos de la empresa.
A continuación, se detallan algunas de las formas más comunes en que se puede producir el fraude interno en la comprobación de gastos:
- Comprobación de gastos falsos: Los empleados pueden presentar gastos falsos para recibir reembolsos a los que no tienen derecho. Lo más común es comprobar gastos a través de facturas falsas o de tiquetes de gastos personales.
- Manipulación de tiquetes: Los empleados pueden manipular los tiquetes para aumentar el monto del reembolso. Esto puede incluir la alteración de los montos en los tiquetes.
- Aprobación de gastos fraudulentos: Los supervisores o managers pueden aprobar gastos fraudulentos de los empleados para beneficiarse personalmente. Esto puede incluir la aprobación de gastos personales o la aprobación de gastos excesivos sin justificación.
- Uso indebido de tarjetas de crédito corporativas: Los empleados pueden utilizar tarjetas de crédito corporativas para realizar compras personales o para gastos que no están relacionados con el negocio. La compra de artículos de lujo, la realización de viajes personales con los fondos de la empresa o el gasto en restaurantes o comercios son algunos de los gastos más comunes en defraudar.
El fraude interno en la gestión de gastos puede tener un impacto significativo en la rentabilidad de la empresa. Además, puede dañar la reputación de la compañía y la confianza de los inversores y clientes. La digitalización del proceso de comprobación de gastos, y la gestión de estos en general, puede ayudar a prevenir el fraude interno, ya que los sistemas automatizados pueden detectar y prevenir gastos fraudulentos.
También se generan informes, los cuales se pueden auditar y rastrear de manera más efectiva. Además, los empleados pueden ser informados de las políticas de gastos y de las sanciones por cometer fraude interno.
3. Soluciones para digitalizar la comprobación de gastos
Tal y como hemos visto a lo largo de este artículo, la tecnología ofrece muchas posibilidades para lograr una digitalización el proceso de comprobación de gastos y evitar cometer la mayoría de errores que hemos plasmado en los anteriores apartados.
Soluciones como Tickelia son la mejor herramienta para lograr una digitalización y automatización en la comprobación y legalización de gastos empresariales.
Gracias a su sistema colaborativo, Tickelia crea un flujo de trabajo compartido entre los empleados y los managers, en el que los trabajadores son los encargados de comprobar los gastos a través de la App de Tickelia, compatible con cualquier dispositivo móvil, y los responsables son los encargados de aprobar dichos gastos.
La ventaja de Tickelia es la posibilidad de crear aprobaciones personalizadas, indicando qué tipos de gastos están permitidos, ya sea por tipología de producto o servicios, días, horas, categoría de empleados, etcétera.
Además, Tickelia cuenta con la tecnología OCR + ICR, capaz de detectar hasta 18 campos de información en los tiquetes y facturas. De esta manera, se reduce el margen de error en el momento de introducir los datos necesarios para la comprobación de gastos.
Tickelia no solo está diseñada para el proceso de comprobación de gastos. Tickelia ofrece la posibilidad de una gestión de gastos integral. Desde la comprobación y legalización de viáticos y gastos de viaje de empresa hasta la realización de compras online y la conciliación bancaria automática de las diferentes cuentas bancarias de una empresa.
Con Tickelia se puede lograr una integración con otras herramientas de gestión empresarial, pues es 100% integrable con programas de gestión ERP &CRM, programas de gestión de nóminas y de gestión de RR.HH., entre muchos otros.
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