¿Qué es y para qué sirve la caja chica en México?

Para que las empresas tengan un absoluto control de las finanzas es preciso que dispongan de un sistema para comprobar cada gasto que se realiza. Aunque pueda parecer que todos los gastos de una empresa están calculados al detalle, existen algunos imprevistos que requieren de otros sistemas de pago más flexibles y ágiles. En este artículo hablaremos de la caja chica de las empresas y para qué tipo de gastos se usa.

Puntos clave

• Caja chica: Fondo en efectivo para gastos menores e imprevistos.
• Buena gestión: Registra todo gasto y exige comprobantes.
• Diferencia clave: Caja chica = imprevistos; fondo fijo = planificados.

1. ¿Qué es la caja chica?

La caja chica es un fondo en efectivo que las empresas reservan para cubrir gastos menores o imprevistos, como almuerzos, compras en pequeños negocios, materiales de oficina o estacionamientos. Su principal ventaja es la agilidad en el pago, ya que evita trámites más complejos como cheques o transferencias bancarias.

Aunque se trata de montos reducidos, es fundamental mantener un control estricto sobre su uso. Para ello, se recomienda establecer un monto fijo, llevar un registro detallado de cada salida de dinero y exigir recibos o facturas como comprobantes. Lo ideal es que cada gasto quede respaldado y el dinero retirado se reemplace con su correspondiente justificante, facilitando así el arqueo y la fiscalización del fondo.

Además, es necesario que haya una persona responsable de la administración y revisión de la caja chica, con el fin de evitar errores o posibles fraudes. En resumen, se trata de un recurso útil y práctico para gastos cotidianos de bajo valor, siempre y cuando se gestione de forma ordenada y transparente.

2. ¿Cómo se usa la caja chica?

Para explicar el uso de la caja chica, pongamos un ejemplo práctico.

Un empleado de una compañía recibe la llamada de un potencial cliente. Este le pregunta si sería posible reunirse con el empleado ese mismo día, para almorzar y hablar sobre un posible negocio. El empleado asiste a la reunión y esta termina con una venta. Para mostrar su gratitud, el empleado se presta a pagar el almuerzo. Una vez han abandonado el lugar de la reunión, el empleado procede a pagar el estacionamiento de su automóvil y regresar a la oficina.

Estos dos gastos que ha tenido que abonar el empleado, al considerarse gastos imprevistos, podrían ser reintegrados con el dinero de la caja chica de la empresa, pues no precisan de una aprobación previa. Eso sí, el empleado deberá justificar los gastos del almuerzo y del estacionamiento aportando los justificantes correspondientes.

3. ¿Qué se puede pagar con la caja chica?

El anterior ejemplo sirve para ver dos tipos de gastos que se pueden abonar con los fondos de la caja chica, pero veamos, con más detalle, con qué otros gastos menores se puede hacer uso de la caja chica.

• Viajes y comidas: Tal y como hemos visto en el ejemplo anterior, los almuerzos y viajes que los empleados precisen realizar para cumplir sus labores dentro de la compañía.

• Movilidad: Del mismo modo que en el ejemplo, los recorridos que deban realizar los empleados de una compañía en sus obligaciones laborales están cubiertos por el fondo de la caja chica.

• Material de oficina: Este es un tipo de gasto muy común que se puede cubrir con los fondos de la caja chica, pues dentro de una compañía siempre surgen compras imprevistas de material como hojas, bolígrafos, etc.

• Reparaciones: El gasto imprevisto por excelencia son las reparaciones. Es muy difícil prevenir cuándo algo va a fallar. Vehículos, aparatos electrónicos o instalaciones son algunas de las reparaciones más comunes que se podrían abonar con el fondo de la caja chica.

• Emergencia sanitaria: Si un empleado sufre un accidente y se precisa de la compra urgente de alguna medicación o material de primeros auxilios, estos gastos se pueden cubrir con este fondo.

• Emergencias puntuales: otro tipo de emergencias, como podría ser la compra de productos de limpieza en concreto para algún accidente, sería un ejemplo de gasto que el fondo de la caja chica podría cubrir.

Cabe destacar que todos estos gastos deben producirse de manera imprevista, pues si un viaje, la compra de material, una reparación o cualquiera de los gastos listados anteriormente, se pueden presupuestar o no son de carácter urgente, no sería adecuado utilizar este fondo.

Es importante recordar que la caja chica debe tener un responsable, encargado de rendir cuentas al departamento contable de la empresa. Por lo tanto, este responsable deberá llevar un registro de todos los movimientos de la caja chica. Es por ello por lo que se recomienda establecer una fiscalización o arqueo de la caja chica de manera periódica. De la misma manera, se recomienda que dicha fiscalización se realice aleatoriamente, para evitar el posible fraude empresarial.

4. ¿Cómo organizar la caja chica?

Una buena organización precisa de un control al detalle, pues con estos fondos se suelen cubrir gastos cuyas cuantías son pequeñas.

El responsable de la caja chica, comúnmente conocido como “el cajero”, deberá ser el intermediario entre los empleados que solicitan el dinero de estos fondos y el departamento de contabilidad de la compañía. Por ello, el responsable deberá ser inflexible y no debería abonar ninguna cuantía, por pequeña que sea, sin un justificante del gasto.

Además, es muy importante que se lleve un registro completo de todos los movimientos que se han realizado con los fondos de la caja chica. Cada gasto es importante tenerlo anotado y se recomienda hacer este control cada día, para saber cuánto dinero se ha gastado y en qué se ha gastado, así como saber cuál era el monto inicial de la caja chica y con cuánto dinero se ha cerrado el día.

4.1 Riesgos de no controlar la caja chica correctamente

No llevar un control adecuado de la caja chica puede generar varios problemas. La falta de seguimiento actualizado dificulta la rendición eficiente de los gastos y puede causar desequilibrios al cierre del periodo. Además, un sistema poco optimizado provoca pérdida de tiempo tanto para los empleados como para los responsables del control, reduciendo la productividad. Esta ineficiencia también implica un mal uso de recursos humanos y financieros. Finalmente, la ausencia de comprobantes o el uso de procesos manuales aumenta el riesgo de fraude y errores como la duplicación de pagos.

5. Ventajas de la caja chica

Pese a que pueda parecer una preocupación más, el disponer de este fondo de fácil acceso proporciona ventajas que pueden solventar pequeños problemas del día a día de las compañías. Algunas de estas ventajas son:

• Poder hacer frente a gastos imprevistos y que precisan de una actuación de carácter urgente.
• Poder disponer de dinero efectivo para ciertos gastos en los que los cheques o las transferencias electrónicas no son eficientes.
• Tener un control del dinero en efectivo de la compañía.
• Al tratarse, en muchos casos, de cuantías pequeñas, crea un sistema de comprobación de los gastos al detalle.

6. Diferencias entre caja chica y fondo fijo

Dentro de una compañía existen muchos métodos de pagos diferentes. En este artículo estamos analizando el sistema de la caja chica, pero hay otro sistema muy parecido y que puede producir confusión entre ambos conceptos. Uno de ellos es el fondo fijo.

Explicado de manera muy breve, un fondo fijo, como su propio nombre indica es un fondo de dinero, cuya cuantía es fija. Estos fondos también se usan para pagar gastos pequeños y una compañía puede disponer de tantos fondos fijos como considere oportuno.

Otra similitud que se puede encontrar entre estos dos métodos de pago es que, al poder cubrir gastos pequeños, estos pagos se pueden hacer en efectivo, sin necesidad de recurrir a cheques o métodos de pagos electrónicos.

Veamos ahora las diferencias que hay entre los fondos fijos y la caja chica.

6.1 Objetivo final

La caja chica se usa para gastos imprevistos y urgentes, mientras que los fondos fijos están destinados a gastos planificados. Por eso, cada método tiene un objetivo diferente.

6.2 Método de aplicación

La caja chica se gestiona de forma más ágil y flexible, sin necesidad de aprobación previa. En cambio, los fondos fijos requieren autorización administrativa y están predefinidos como partidas presupuestarias.

6.3 Planificación

La caja chica no está incluida en la planificación presupuestaria, salvo por el monto disponible. Los fondos fijos, en cambio, sí están planificados con monto y finalidad establecidos, aunque pueden ajustarse si es necesario.

7. ¿Qué es el recibo de caja chica?

El recibo de caja chica es un documento contable que se utiliza para registrar y controlar los pequeños gastos operativos o pagos menores que se realizan dentro de una empresa u organización. Este sistema se emplea para manejar desembolsos que, por su bajo monto, no justifican la emisión de cheques o el uso de procedimientos de pago más formales.

7.1 Características y Funcionamiento del Recibo de Caja Chica

• Fondo fijo:  La caja chica opera bajo el concepto de fondo fijo, lo que significa que se asigna una cantidad específica de dinero para cubrir estos pequeños gastos. Una vez que el fondo se agota o llega a un mínimo establecido, se reembolsa el monto gastado, presentando los recibos de caja chica como justificantes de los pagos realizados.
• Control y registro: Cada recibo de caja chica debe incluir información detallada sobre el gasto realizado, como la fecha, el monto, la persona que recibió el dinero, la firma de quien autoriza el gasto, y una breve descripción de este. Esto permite un seguimiento detallado y transparente de los pequeños desembolsos.
• Tipos de gastos: Los gastos cubiertos con la caja chica suelen incluir, pero no se limitan a, materiales de oficina, gastos de correo, pequeñas reparaciones, transporte local y otros gastos menores de operación que requieren pagos inmediatos.
• Políticas de uso: Las empresas establecen políticas específicas para la administración de la caja chica, incluyendo los límites de gasto por operación, los procedimientos para el reembolso del fondo, y las responsabilidades de los empleados encargados de la gestión de la caja chica.
• Auditoria y revisión: Los recibos de caja chica son importantes para la auditoría interna y la revisión de gastos, ya que proporcionan evidencia documental de los desembolsos realizados.

En resumen, el recibo de caja chica es una herramienta esencial para la gestión eficiente de los gastos menores dentro de una organización, asegurando un control adecuado y la rendición de cuentas en el manejo de fondos.

8. Tickelia para la comprobación de la caja chica

Para que una empresa alcance una rentabilidad superior es necesario un sistema eficiente de comprobación de gastos. Esto es importante, pues si una compañía genera muchos ingresos, pero no tiene estipulada una correcta política de gastos, pueden producirse situaciones de desajustes económicos y de pérdidas innecesarias.

En esta política de gastos, deberían quedar definidos todos los conceptos, tanto para los gastos en general como para el uso de la caja chica. Algunos de los puntos a definir son los siguientes:

• Los gastos que se aceptarán y se abonarán con los fondos de la caja chica.
• Los límites de gastos que cubrirá la caja chica.
• El proceso para solicitar el reintegro de un gasto y los requisitos (comprobantes de los gastos).
• La persona responsable del control de la caja chica.
• El monto destinado para la caja chica.
• El calendario de los períodos de fiscalización o arqueo.

Al tratarse de un proceso en el que el control debe ser minucioso, es muy recomendable optar por herramientas tecnológicas que faciliten el trabajo tanto a los empleados, como a los responsables del control de gastos.

Soluciones como Tickelia ayudan a automatizar y digitalizar los procesos de comprobación de gastos. Gracias a su App y a su software, los empleados y los responsables trabajarán de manera colaborativa.

Tickelia ofrece un sistema muy intuitivo y eficaz para la solicitud de gastos, por parte de los trabajadores, y la aprobación por parte de los responsables. Los empleados podrán realizar una fotografía de los recibos y, a través de la propia App, el gasto quedará reportado, gracias a la tecnología OCR+ICR que reconoce hasta 18 campos de los recibos y facturas. De este modo, se generará un reporte del gasto automáticamente y el responsable podrá aceptarlo de manera inmediata.

Con Tickelia es muy fácil mantener un control de los gastos, con las ventajas de la digitalización y automatización, para evitar errores humanos.

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