Rendición de gastos en Perú: todo lo que necesitas saber

La rendición de gastos en Perú es un proceso necesario que implica el registro y la justificación de todos los gastos que haya hecho una empresa, este proceso es sumamente importante porque involucra un cumplimiento de requisitos y la recolección de documentos que soporten la actividad económica de la empresa. Es por eso, que te explicamos todo lo necesario que debes tener en cuenta para rendir tus gastos.  

1. ¿Qué es la rendición de gastos?

Es el proceso que permite a una persona o empresa demostrar la veracidad de los gastos realizados con el fin de cumplir con la normativa tributaria colombiana. Este proceso debe ser muy riguroso y requiere de documentación respaldada de los gastos. La rendición de gastos también implica el registro y justificación de su actividad económica o administrativa. Para esto, las empresas deben presentar documentos, comprobantes facturas, recibos contratos, y demás documentación que esté relacionada con esta actividad. Y por supuesto, debe ser acorde a la actividad de la empresa.

La rendición de gastos es importante tanto para garantizar el adecuado uso de los recursos, evitando posibles fraudes o malversación de fondos, como para cumplir con las obligaciones fiscales y contables establecidas por las autoridades. Además, permite llevar un control adecuado de los gastos y facilita la toma de decisiones financieras basadas en información precisa y confiable.

2. Objetivos de la rendición de gastos

La rendición de gastos es una obligación que deben tener en cuenta las empresas al momento de realizar sus actividades económicas, pues es fundamental para estar al día con las normativas tributarias y también con la correcta gestión económica de la misma empresa. Al rendir los gastos empresariales, las empresas deben establecer ciertos objetivos como:

• Transparencia y rendición de cuentas: La rendición de gastos busca garantizar la transparencia en el uso de los recursos económicos, tanto en el sector público como en el privado. Al registrar y justificar adecuadamente los gastos, se facilita la rendición de cuentas y se evitan posibles irregularidades o malversación de fondos.

• Cumplimiento de normas y regulaciones: La rendición de gastos tiene como objetivo asegurar el cumplimiento de las leyes, regulaciones y políticas establecidas. Esto incluye normas contables, fiscales, laborales y administrativas, entre otras. Al llevar a cabo la rendición, se garantiza que los gastos estén en conformidad con las disposiciones legales aplicables.

• Control y gestión financiera: La rendición de gastos permite llevar un control efectivo de los recursos financieros. Al registrar adecuadamente los gastos, se facilita el seguimiento de los flujos de dinero, se identifican posibles desviaciones o irregularidades y se toman decisiones informadas en materia financiera. Esto contribuye a una gestión más eficiente y responsable de los recursos.

• Establecimiento de políticas y procedimientos: La rendición de gastos involucra la implementación de políticas y procedimientos internos en las organizaciones, tanto públicas como privadas. Estas políticas establecen lineamientos claros sobre qué tipos de gastos son permitidos, los requisitos para su rendición y las responsabilidades de los actores involucrados. El objetivo es promover una cultura de buen gobierno y fortalecer los controles internos.

• Auditoría y control externo: La rendición de gastos facilita los procesos de auditoría y control externo. Al contar con registros y documentos que respalden los gastos realizados, se proporciona evidencia que puede ser revisada por auditores o entidades de control, tanto internas como externas. Esto ayuda a verificar la integridad de la información financiera y brinda mayor confianza a los diferentes actores involucrados.

3. Tipos de rendición de gastos

En Perú, la rendición de gastos se refiere al proceso mediante el cual los empleados o departamentos de una empresa reportan sus gastos para su aprobación y reembolso. Este proceso es esencial para el control financiero y contable dentro de las empresas. Aquí te detallo algunos tipos comunes de rendición de gastos en Perú:

• Rendición de gastos de viaje: Incluye todos los gastos asociados a viajes de negocios, tales como boletos de transporte, hospedaje, alimentación, y otros gastos menores necesarios durante el viaje. Los comprobantes de pago, como facturas o boletas, son fundamentales para esta categoría.
• Rendición de gastos por compra de materiales y suministros: Se refiere a los gastos realizados para la adquisición de materiales y suministros necesarios para las operaciones diarias de la empresa. Estos deben ser justificados con la presentación de facturas o boletas que cumplan con las normativas fiscales vigentes.
• Rendición de gastos operativos: Cubre los gastos regulares y necesarios para la operación de la empresa, como servicios de electricidad, agua, internet, alquiler de oficinas, entre otros. Requiere la presentación de documentos oficiales como facturas o recibos por honorarios.
• Gastos de representación: Incluyen gastos incurridos en actividades de representación de la empresa, como comidas de negocios, eventos corporativos y hospitalidad. Estos gastos deben ser adecuadamente documentados y justificados.
• Gastos menores: Comúnmente manejados a través de una caja chica, estos gastos incluyen compras pequeñas necesarias para el día a día de la empresa. Aunque son menores, también deben ser documentados y rendidos periódicamente.

Cada tipo de rendición de gastos debe seguir lineamientos específicos establecidos tanto por la empresa como por las leyes peruanas, especialmente en lo que respecta a la documentación fiscal y la justificación de la necesidad del gasto en relación con las actividades de la empresa. Además, es fundamental mantener un sistema organizado que permita un seguimiento eficiente y transparente de todos los gastos empresariales.

4. Clasificación de la rendición de gastos empresariales

En Perú, la clasificación de la rendición de gastos empresariales es fundamental para la gestión contable y financiera adecuada dentro de las organizaciones. Esta clasificación ayuda a las empresas a mantener un control eficiente sobre sus finanzas, facilitando la deducción de gastos para propósitos fiscales y asegurando el cumplimiento de las normativas locales. Aquí te presento una clasificación típica de los gastos empresariales en el contexto peruano:

• Gastos de Personal: Incluye todos los gastos relacionados con los empleados de la empresa, como sueldos, beneficios sociales, capacitaciones, y gastos de representación como viáticos para viajes de negocios.
• Gastos Operativos: Comprende los gastos necesarios para el funcionamiento diario de la empresa. Esto incluye alquiler de oficinas, servicios públicos (luz, agua, internet), y mantenimiento de las instalaciones.
• Gastos de Capital o Inversiones: Se refiere a la compra de activos fijos como maquinaria, equipos, vehículos, y mejoras a las propiedades, que suelen amortizarse a lo largo del tiempo.
• Gastos de Mercadotecnia y Publicidad: Incluye todos los costos asociados con la promoción de la empresa y sus productos o servicios, como campañas publicitarias, eventos promocionales, y material publicitario.
• Gastos de Representación y Atenciones: Relacionados con actividades de representación de la empresa y atención a clientes, incluyendo comidas de negocios, regalos corporativos, y otros gastos similares.
• Gastos de Viaje: Engloba los costos de viajes de negocios, incluyendo transporte, alojamiento, alimentación, y otros gastos menores asociados con dichos viajes.
• Gastos de Servicios Profesionales: Comprende los pagos a profesionales independientes o empresas de servicios que proveen consultoría, asesoría legal, contable, y otros servicios especializados.

5. ¿Cómo se puede aumentar la seguridad para la rendición de gastos empresariales?

La seguridad es un eje fundamental para tener una correcta rendición de gastos empresariales, pues esto asegura que van en buen funcionamiento las gestiones y que no hay eventos irregulares que no alteren el capital de la compañía.

Ante esto, estas son algunas recomendaciones para aumentar la seguridad para la rendición de gastos empresariales:

• Establecer políticas y procedimientos claros: Es fundamental contar con políticas y procedimientos internos bien definidos que regulen la rendición de gastos. Estas políticas deben establecer los requisitos, responsabilidades y controles necesarios para garantizar la seguridad y transparencia en el proceso.

• Monitoreo y auditoría: Establecer mecanismos de monitoreo y auditoría para detectar cualquier actividad sospechosa o irregular en el proceso de rendición de gastos. Esto puede incluir registros de actividades, seguimiento de cambios y revisiones periódicas de los registros y documentos relacionados con los gastos.

• Capacitación y concientización: Brindar capacitaciones regulares a los empleados sobre las políticas, procedimientos y medidas de seguridad relacionadas con la rendición de gastos. Esto puede aportar a crear conciencia sobre las mejores prácticas para prevenir fraudes y proteger la información sensible.

• Verificación de proveedores: Antes de realizar pagos a proveedores, es recomendable realizar una debida diligencia para verificar su reputación y legitimidad. Esto puede incluir la revisión de referencias, la consulta de bases de datos de proveedores confiables y el establecimiento de acuerdos contractuales claros.

• Revisiones internas y externas: Realizar revisiones internas periódicas y, si es necesario, contratar servicios de auditoría externa para evaluar y validar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de rendición de gastos. Esto ayuda a identificar posibles brechas de seguridad y áreas de mejora.

• Segregación de funciones: Establecer una clara segregación de funciones en el proceso de rendición de gastos. Evite la concentración de poder y responsabilidades en una sola persona y distribuya las tareas de manera que se requiera el trabajo en equipo y la supervisión cruzada.

• Autenticación y autorización de usuarios: Una buena opción para mejorar la seguridad es implementar un sistema de autenticación y autorización sólido para garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a la información y los procesos de rendición de gastos. Esto puede incluir contraseñas robustas, autenticación de dos factores y control de permisos de usuario.

• Uso de tecnología segura: Se recomienda utilizar software y herramientas tecnológicas seguras para el registro, almacenamiento y gestión de los gastos. Par eso es recomendable implementar soluciones que cumplan con altos estándares de seguridad, como encriptación de datos, acceso restringido y protección contra amenazas cibernéticas.

6. Beneficios de utilizar tecnología para la rendición de gastos

Las empresas están viendo con grandes ojos los beneficios que les puede aportar implementar sistemas tecnológicos en sus labores diarias que tengan que ver con la rendición de gastos. En primer lugar, supone una reducción significativa del tiempo y esfuerzo necesarios para rendir gastos. También, mejora la precisión de la gestión de documentos y requisitos, minimizando los errores y aumentando la eficiencia. Adicionalmente, las plataformas y aplicaciones móviles permiten una mayor transparencia y trazabilidad de los gastos, lo que se traduce en una mejor gestión y control de recursos económicos.

Estos son los principales beneficios que puede traer implementar la tecnología para la rendición de gastos:

• Eficiencia y ahorro de tiempo: La tecnología permite automatizar y agilizar los procesos de rendición de gastos. Mediante el uso de software especializado, las empresas pueden digitalizar los comprobantes, generar reportes automáticos, realizar conciliaciones y llevar un seguimiento más rápido y preciso de los gastos. Esto reduce significativamente el tiempo requerido para completar estas tareas, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad.

• Reducción de errores: Al utilizar tecnología para la rendición de gastos, se minimiza el riesgo de cometer errores humanos, como extravío de documentos o errores de cálculo. Los sistemas digitales automatizados realizan validaciones y verificaciones de forma precisa, lo que ayuda a garantizar la exactitud de los datos y la coherencia en los registros contables.

• Mayor control y seguimiento: La tecnología proporciona herramientas que permiten un mayor control y seguimiento de los gastos. Los sistemas digitales permiten rastrear cada paso del proceso de rendición, desde la presentación de los comprobantes hasta la aprobación final. Esto brinda una visibilidad completa y en tiempo real de los gastos, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos actualizados y ayuda a prevenir fraudes o malversaciones.

• Mejora en la gestión del flujo de caja: Al tener un proceso de rendición de gastos más eficiente y automatizado, las empresas pueden tener una visión más clara y oportuna de sus flujos de caja. Esto facilita la planificación financiera, la proyección de ingresos y gastos, y la toma de decisiones estratégicas en relación con la liquidez y el presupuesto disponible.

• Cumplimiento normativo: La tecnología puede ayudar a las empresas a cumplir con las normativas y regulaciones vigentes en materia de rendición de gastos. Los sistemas digitales pueden estar actualizados con las últimas disposiciones legales, realizar cálculos automáticos de impuestos y generar informes que cumplan con los requisitos establecidos. Esto reduce el riesgo de incumplimiento normativo y las sanciones asociadas.

Al implementar estas medidas, las empresas pueden fortalecer la seguridad en la rendición de gastos y reducir los riesgos asociados con fraudes, malversación de fondos y errores.

La utilización de tecnología para la rendición de gastos proporciona beneficios como:

• Eficiencia.
• Ahorro de tiempo.
• Reducción de errores.
• Mayor control.
• Seguimiento.
• Mejor gestión del flujo de caja.
• Cumplimiento normativo.

Estos beneficios contribuyen a una gestión financiera más efectiva y transparente en las empresas.

Una herramienta digital que puede facilitar la rendición de los gastos empresariales es Tickelia, solución tecnológica que permite que los empleados puedan hacer la solicitud de anticipos para su movilidad, además de capturar por medio de su cámara todas las facturas que estén relacionadas con sus gastos de viaje empresarial y luego pasarlas a un modo digital. Esto permite que su superior los pueda aprobar o no, y también logra crear una base de datos más clara sobre los gastos que ha hecho la organización por este tipo de actividades, siendo así un aliado para el área financiera de la empresa.  

Tickelia, además cuenta con los estándares más exigentes en seguridad y calidad del servicio, con los certificados ISO 27001 Y 9001, al igual que con una integración con Directorio Activo o parametrización de la robustez del password. Siendo siempre prioridad establecer la seguridad de todos los usuarios.

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