Rendición de gastos en Chile: todo lo que necesitas saber

La rendición de gastos en Chile es un proceso necesario que implica el registro y la justificación de todos los gastos que haya hecho una empresa, este proceso es sumamente importante porque involucra un cumplimiento de requisitos y la recolección de documentos que soporten la actividad económica de la empresa. Es por eso, que te explicamos todo lo necesario que debes tener en cuenta para rendir tus gastos.  

1. ¿Qué es la rendición de gastos?

Es el proceso que permite a una persona o empresa demostrar la veracidad de los gastos realizados con el fin de cumplir con la normativa tributaria colombiana. Este proceso debe ser muy riguroso y requiere de documentación respaldada de los gastos. La rendición de gastos también implica el registro y justificación de su actividad económica o administrativa. Para esto, las empresas deben presentar documentos, comprobantes facturas, recibos contratos, y demás documentación que esté relacionada con esta actividad. Y por supuesto, debe ser acorde a la actividad de la empresa.

La rendición de gastos es importante tanto para garantizar el adecuado uso de los recursos, evitando posibles fraudes o malversación de fondos, como para cumplir con las obligaciones fiscales y contables establecidas por las autoridades. Además, permite llevar un control adecuado de los gastos y facilita la toma de decisiones financieras basadas en información precisa y confiable.

2. Objetivos de la rendición de gastos

La rendición de gastos es una obligación que deben tener en cuenta las empresas al momento de realizar sus actividades económicas, pues es fundamental para estar al día con las normativas tributarias y también con la correcta gestión económica de la misma empresa. Al rendir los gastos empresariales, las empresas deben establecer ciertos objetivos como:

• Transparencia y rendición de cuentas: La rendición de gastos busca garantizar la transparencia en el uso de los recursos económicos, tanto en el sector público como en el privado. Al registrar y justificar adecuadamente los gastos, se facilita la rendición de cuentas y se evitan posibles irregularidades o malversación de fondos.

• Cumplimiento de normas y regulaciones: La rendición de gastos tiene como objetivo asegurar el cumplimiento de las leyes, regulaciones y políticas establecidas. Esto incluye normas contables, fiscales, laborales y administrativas, entre otras. Al llevar a cabo la rendición, se garantiza que los gastos estén en conformidad con las disposiciones legales aplicables.

• Control y gestión financiera: La rendición de gastos permite llevar un control efectivo de los recursos financieros. Al registrar adecuadamente los gastos, se facilita el seguimiento de los flujos de dinero, se identifican posibles desviaciones o irregularidades y se toman decisiones informadas en materia financiera. Esto contribuye a una gestión más eficiente y responsable de los recursos.

• Establecimiento de políticas y procedimientos: La rendición de gastos involucra la implementación de políticas y procedimientos internos en las organizaciones, tanto públicas como privadas. Estas políticas establecen lineamientos claros sobre qué tipos de gastos son permitidos, los requisitos para su rendición y las responsabilidades de los actores involucrados. El objetivo es promover una cultura de buen gobierno y fortalecer los controles internos.

• Auditoría y control externo: La rendición de gastos facilita los procesos de auditoría y control externo. Al contar con registros y documentos que respalden los gastos realizados, se proporciona evidencia que puede ser revisada por auditores o entidades de control, tanto internas como externas. Esto ayuda a verificar la integridad de la información financiera y brinda mayor confianza a los diferentes actores involucrados.

3. Tipos de rendición de gastos

En Chile, la rendición de gastos es un proceso crucial para la gestión financiera y contable de las empresas. Este proceso implica que los empleados o departamentos reporten sus gastos incurridos para que sean aprobados y reembolsados. A continuación, se amplía la información sobre los distintos tipos de rendición de gastos comunes en Chile, proporcionando detalles adicionales y particularidades específicas aplicables en el país.

3.1 Rendición de gastos de viaje

La rendición de gastos de viaje cubre todos los costos relacionados con viajes de negocios, incluyendo:

• Boletos de transporte: Aéreos, terrestres o marítimos.
• Hospedaje: Hoteles, hostales o alquileres temporales.
• Alimentación: Comidas y bebidas durante el viaje.
• Otros gastos menores: Como transporte local, estacionamiento, propinas, entre otros.

Para la rendición de estos gastos, es fundamental presentar comprobantes válidos como facturas, boletas o vouchers. En Chile, los comprobantes deben cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Impuestos Internos (SII) para ser deducibles.

3.2 Rendición de gastos por compra de materiales y suministros

Este tipo de rendición abarca los gastos efectuados para la adquisición de materiales y suministros necesarios para el funcionamiento diario de la empresa. Incluye:

• Materiales de oficina: Papel, bolígrafos, toner, entre otros.
• Suministros operativos: Herramientas, equipos de protección personal, etc.

La documentación requerida para justificar estos gastos incluye facturas o boletas que cumplan con las normativas fiscales del SII. Además, es importante que las compras estén alineadas con el presupuesto aprobado de la empresa.

3.3 Rendición de gastos operativos

Los gastos operativos son aquellos necesarios para el funcionamiento continuo de la empresa. Estos gastos incluyen:

• Servicios básicos: Electricidad, agua, internet, telefonía.
• Alquileres: De oficinas, almacenes o locales comerciales.
• Mantenimiento: De equipos, infraestructura y vehículos.

La rendición de estos gastos requiere la presentación de documentos oficiales como facturas, recibos por honorarios y contratos de servicios. En Chile, estos documentos deben ser emitidos por proveedores debidamente registrados en el SII.

3.4 Gastos de representación

Los gastos de representación están relacionados con actividades que promueven la imagen y relaciones comerciales de la empresa, tales como:

• Comidas de negocios: Almuerzos o cenas con clientes o socios comerciales.
• Eventos corporativos: Seminarios, conferencias, lanzamientos de productos.
• Hospitalidad: Atención a visitas de socios o clientes.

Estos gastos deben ser minuciosamente documentados con facturas y boletas que detallen el propósito de la actividad y los participantes. Además, es necesario un informe que justifique el gasto en términos de beneficios para la empresa.

3.5 Gastos menores

Los gastos menores se refieren a pequeñas compras necesarias para el día a día de la empresa y generalmente son manejados a través de una caja chica. Estos pueden incluir:

• Artículos de limpieza.
• Gastos de mensajería.
• Pequeñas reparaciones.

Aunque estos gastos son de menor cuantía, deben ser documentados con boletas o tickets y rendidos periódicamente. En Chile, las empresas suelen establecer un límite para los gastos menores y un procedimiento claro para su control y reembolso.

En Chile, todas las rendiciones de gastos deben cumplir con las normativas fiscales y contables vigentes, particularmente las regulaciones del Servicio de Impuestos Internos (SII). Además, las empresas deben implementar políticas internas claras y detalladas sobre la rendición de gastos, incluyendo los plazos para la presentación de comprobantes, los formatos de los informes y los niveles de aprobación necesarios. Esto garantiza la transparencia y el control efectivo de los recursos financieros de la empresa.

4. Clasificación de la rendición de gastos empresariales

En Chile, la clasificación de la rendición de gastos empresariales puede ser bastante detallada, enfocándose en cómo se organizan y reportan estos gastos para cumplir con las políticas internas de la empresa y las regulaciones fiscales. Aquí te explico algunas categorías comunes bajo las cuales se pueden clasificar los gastos empresariales:

• Gastos Operacionales: Incluyen todos los gastos necesarios para la operación diaria de la empresa, como sueldos, compra de materiales, gastos de producción, y servicios básicos (electricidad, agua, internet).
• Gastos de Capital: Son aquellos que se realizan para adquirir activos fijos o hacer mejoras significativas en los activos existentes, como la compra de maquinaria, vehículos o renovaciones importantes en las instalaciones.
• Gastos de Marketing y Publicidad: Comprenden todos los costos asociados con la promoción de la empresa y sus productos o servicios, incluyendo publicidad, eventos promocionales, y gastos de relaciones públicas.
• Gastos de Viaje y Representación: Cubren los costos de viajes de negocios, alojamiento, comidas, y otros gastos asociados con la representación de la empresa frente a terceros.
• Gastos de Investigación y Desarrollo (I+D): Inversiones en actividades destinadas a la innovación y el desarrollo de nuevos productos o servicios.
• Gastos de Formación y Capacitación: Relacionados con el desarrollo profesional de los empleados, incluyendo cursos, seminarios, talleres y otras actividades educativas.
• Gastos Legales y Profesionales: Incluyen honorarios por servicios de asesoría legal, contable, consultoría especializada y otros servicios profesionales externos.

La rendición de estos gastos debe hacerse de manera rigurosa y detallada, generalmente requiriendo la presentación de facturas, boletas, y otros documentos justificativos que permitan validar cada gasto ante la autoridad tributaria y auditorías internas o externas. Es fundamental que las empresas mantengan un control eficiente sobre estos gastos para asegurar la transparencia y el cumplimiento fiscal, así como para la toma de decisiones estratégicas informadas.

5. ¿Cómo se puede aumentar la seguridad para la rendición de gastos empresariales?

La seguridad es un eje fundamental para tener una correcta rendición de gastos empresariales, pues esto asegura que van en buen funcionamiento las gestiones y que no hay eventos irregulares que no alteren el capital de la compañía.

Ante esto, estas son algunas recomendaciones para aumentar la seguridad para la rendición de gastos empresariales:

• Establecer políticas y procedimientos claros: Es fundamental contar con políticas y procedimientos internos bien definidos que regulen la rendición de gastos. Estas políticas deben establecer los requisitos, responsabilidades y controles necesarios para garantizar la seguridad y transparencia en el proceso.

• Monitoreo y auditoría: Establecer mecanismos de monitoreo y auditoría para detectar cualquier actividad sospechosa o irregular en el proceso de rendición de gastos. Esto puede incluir registros de actividades, seguimiento de cambios y revisiones periódicas de los registros y documentos relacionados con los gastos.

• Capacitación y concientización: Brindar capacitaciones regulares a los empleados sobre las políticas, procedimientos y medidas de seguridad relacionadas con la rendición de gastos. Esto puede aportar a crear conciencia sobre las mejores prácticas para prevenir fraudes y proteger la información sensible.

• Verificación de proveedores: Antes de realizar pagos a proveedores, es recomendable realizar una debida diligencia para verificar su reputación y legitimidad. Esto puede incluir la revisión de referencias, la consulta de bases de datos de proveedores confiables y el establecimiento de acuerdos contractuales claros.

• Revisiones internas y externas: Realizar revisiones internas periódicas y, si es necesario, contratar servicios de auditoría externa para evaluar y validar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de rendición de gastos. Esto ayuda a identificar posibles brechas de seguridad y áreas de mejora.

• Segregación de funciones: Establecer una clara segregación de funciones en el proceso de rendición de gastos. Evite la concentración de poder y responsabilidades en una sola persona y distribuya las tareas de manera que se requiera el trabajo en equipo y la supervisión cruzada.

• Autenticación y autorización de usuarios: Una buena opción para mejorar la seguridad es implementar un sistema de autenticación y autorización sólido para garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a la información y los procesos de rendición de gastos. Esto puede incluir contraseñas robustas, autenticación de dos factores y control de permisos de usuario.

• Uso de tecnología segura: Se recomienda utilizar software y herramientas tecnológicas seguras para el registro, almacenamiento y gestión de los gastos. Par eso es recomendable implementar soluciones que cumplan con altos estándares de seguridad, como encriptación de datos, acceso restringido y protección contra amenazas cibernéticas.

6. Beneficios de utilizar tecnología para la rendición de gastos

Las empresas están viendo con grandes ojos los beneficios que les puede aportar implementar sistemas tecnológicos en sus labores diarias que tengan que ver con la rendición de gastos. En primer lugar, supone una reducción significativa del tiempo y esfuerzo necesarios para rendir gastos. También, mejora la precisión de la gestión de documentos y requisitos, minimizando los errores y aumentando la eficiencia. Adicionalmente, las plataformas y aplicaciones móviles permiten una mayor transparencia y trazabilidad de los gastos, lo que se traduce en una mejor gestión y control de recursos económicos.

La implementación de medidas tecnológicas en el proceso de rendición de gastos permite a las empresas fortalecer la seguridad y minimizar los riesgos de fraudes, malversación de fondos y errores. A continuación, se amplían los beneficios específicos de la utilización de tecnología en la rendición de gastos, explicando cómo cada uno contribuye a una gestión financiera más efectiva y transparente.

Estos son los principales beneficios que puede traer implementar la tecnología para la rendición de gastos:

• Eficiencia: La tecnología permite automatizar muchos aspectos del proceso de rendición de gastos, eliminando tareas manuales repetitivas y reduciendo el tiempo necesario para completar el proceso. Herramientas como sistemas de gestión de gastos y aplicaciones móviles facilitan la captura y el procesamiento de recibos en tiempo real, aumentando la velocidad y precisión de las operaciones financieras.

• Ahorro de tiempo: La automatización de la rendición de gastos reduce significativamente el tiempo que los empleados deben dedicar a la recopilación, clasificación y presentación de sus gastos. Las soluciones tecnológicas permiten la captura de datos directamente desde los comprobantes, evitando la necesidad de ingresar información manualmente. Esto libera tiempo para que los empleados se concentren en tareas más productivas y estratégicas.

• Reducción de errores: La introducción de tecnología en la rendición de gastos minimiza la probabilidad de errores humanos, como la entrada incorrecta de datos o la pérdida de recibos. Los sistemas automatizados verifican y validan los datos en tiempo real, asegurando que solo se procesen los gastos que cumplen con las políticas y procedimientos de la empresa.

• Mayor control: Las herramientas tecnológicas ofrecen a las empresas un mayor control sobre los gastos, permitiendo la configuración de límites de gasto, categorías de gastos permitidos y reglas de aprobación. Los sistemas pueden alertar a los gestores sobre gastos fuera de las políticas establecidas, facilitando la supervisión y el control constante de los recursos financieros.

• Seguimiento La tecnología permite un seguimiento detallado y en tiempo real de los gastos, proporcionando una visibilidad completa sobre cómo y dónde se gastan los recursos de la empresa. Los informes generados por estos sistemas pueden ser utilizados para analizar patrones de gasto, identificar áreas de ahorro potencial y realizar ajustes presupuestarios informados.

• Mejor gestión del flujo de caja: El uso de sistemas de rendición de gastos mejora la gestión del flujo de caja al proporcionar datos precisos y actualizados sobre los gastos incurridos. Esto permite a los gestores financieros prever las necesidades de liquidez y planificar mejor las salidas de efectivo, asegurando que la empresa siempre disponga de los recursos necesarios para sus operaciones.

• Cumplimiento normativo: La tecnología ayuda a asegurar el cumplimiento de las normativas fiscales y contables vigentes al garantizar que todos los gastos estén documentados adecuadamente y que se presenten los comprobantes necesarios. Los sistemas automatizados pueden actualizarse para reflejar cambios en las regulaciones, asegurando que la empresa siempre esté alineada con los requisitos legales.

La incorporación de tecnología en la rendición de gastos ofrece múltiples beneficios que contribuyen a una gestión financiera más efectiva y transparente. Al mejorar la eficiencia, ahorrar tiempo, reducir errores, aumentar el control, facilitar el seguimiento, optimizar la gestión del flujo de caja y asegurar el cumplimiento normativo, las empresas pueden fortalecer su control financiero y reducir significativamente los riesgos asociados con la rendición de gastos. Estas mejoras no solo protegen los recursos de la empresa, sino que también fomentan una cultura de responsabilidad y transparencia dentro de la organización.

Una herramienta digital que puede facilitar la rendición de los gastos empresariales es Tickelia, solución tecnológica que permite que los empleados puedan hacer la solicitud de anticipos para su movilidad, además de capturar por medio de su cámara todas las facturas que estén relacionadas con sus gastos de viaje empresarial y luego pasarlas a un modo digital. Esto permite que su superior los pueda aprobar o no, y también logra crear una base de datos más clara sobre los gastos que ha hecho la organización por este tipo de actividades, siendo así un aliado para el área financiera de la empresa.  

Tickelia, además cuenta con los estándares más exigentes en seguridad y calidad del servicio, con los certificados ISO 27001 Y 9001, al igual que con una integración con Directorio Activo o parametrización de la robustez del password. Siendo siempre prioridad establecer la seguridad de todos los usuarios.

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