Metrovacesa est une entreprise espagnole du secteur immobilier fondée en 1918. Elle opère dans des grandes villes comme Madrid, Barcelone, Valence et la Costa del Sol. En outre, elle développe également une activité immobilière de gestion des sols de la construction jusqu’à la promotion, ainsi que la vente de sols et de logements de haute qualité situés dans des zones à forte demande en Espagne.
La problématique
Metrovaseca est formée d’une équipe extrêmement mobile, qui exige un effort considérable pour obtenir une gestion adaptée et contrôlée du volume très important de frais générés chaque mois.
Avant l’implantation de Tickelia, les notes de frais étaient gérées par le module de déplacements de SAP. Une partie de l’approbation des liquidations se faisait sur papier. La validation était ensuite effectuée au travers du module de déplacements. Le processus de comptabilisation et de paiement était automatisé avec SAP. Les secrétaires des Départements se chargeaient d’autoriser les liquidations. Ensuite, une personne du Service comptable du Département financier créait un poste comptable, ainsi que le fichier en vue de la réalisation du paiement par la Trésorerie. 2 ou 3 jours ouvrés par mois étaient consacrés à la gestion des notes de frais de tous les employés de la société.
Un jour, cette situation est devenue insoutenable, et il a fallu chercher des alternatives permettant de repenser tout le processus.
La solution
Chez Metrovacesa, tout le monde était conscient que le processus de gestion des dépenses de l’entreprise devait être amélioré. En effet, il fallait gagner en flexibilité et simplifier l’organisation de création de la note de frais par l’employé. C’est la raison pour laquelle la proposition consistant à implémenter l’automatisation grâce à Tickelia a rapidement attiré l’attention de l’entreprise.
La reconnaissance automatique de l’information est l’une des fonctionnalités qui a le plus été appréciée par les responsables lors de l’évaluation de Tickelia. Elle permettait l’automatisation totale du processus d’élaboration du rapport, puisque l’employé ne devait plus introduire aucune donnée, mais juste prendre une photographie de ses tickets.
L’homologation de Tickelia par l’Administration fiscale a également fait la différence. Le papier a été totalement supprimé dans la gestion des dépenses, puisque les tickets dématérialisés étaient valables en cas d’inspection.
Une autre fonctionnalité a également fait pencher Metrovacesa pour notre solution Tickelia : la validation sur plusieurs niveaux, à savoir le contrôle des dépenses par le workflow sur plusieurs niveaux, flexible et pratiquement automatique, grâce aux alertes programmées par Tickelia. Une solution permettant un contrôle plus étendu grâce à la validation préalable par les responsables et les personnes impliquées dans le processus.
Un dernier facteur, moins attractif pour les utilisateurs mais fondamental pour l’entreprise, est la capacité de Tickelia à s’intégrer au système SAP de Metrovacesa. Le flux d’informations des dépenses pouvait être totalement intégré à la comptabilité de l’entreprise.
Les résultats
Grâce à Tickelia, le processus de gestion des dépenses chez Metrovaseca a radicalement changé. Grâce à Tickelia, vous passerez de deux ou trois jours ouvrés à gérer les notes de frais de tous les employés de l’entreprise à un processus totalement automatisé générant des notes de frais automatiquement. Le processus de contrôle et la révision sont réalisés au travers d’une plate-forme totalement numérisée.
Du point de vue des employés, le principal avantage a été la baisse radicale du temps consacré à la gestion de leurs frais d’entreprise. En outre, ils ont obtenu un outil qui automatise le rapport des dépenses et leur communique en temps réel quelle partie du montant qui leur est alloué est en train d’être dépensée.
Enfin, le contrôleur peut contrôler en temps réel les dépenses de l’équipe ou de chaque individu, et peut également avertir directement ceux qui ne respectent pas les conditions.
