Faturação eletrónica B2G: tudo o que precisa de saber

Nos últimos anos, assistimos a uma tendência crescente de digitalização e automatização dos processos, o que se traduz na implementação de ferramentas e medidas, tanto nas empresas como na administração pública. Desde o início do ano, a faturação eletrónica B2G (Business to Government) é obrigatória em Portugal para todas as empresas que trabalhem com entidades do Estado. Neste artigo, veremos em que consiste e todas as vantagens.

Pontos Chave

• A faturação eletrónica B2G é obrigatória em Portugal e exige emissão em formato estruturado CIUS-PT, software certificado, ATCUD, QR-code e assinatura digital (quando aplicável).
• A conformidade técnica e documental é essencial: faturas incompletas, mal formatadas ou sem assinatura podem ser rejeitadas e atrasar pagamentos.
• Uma implementação correta reduz custos operacionais, acelera o ciclo de faturação-pagamento, garante rastreabilidade e facilita auditorias e obrigações fiscais.
• Mesmo para PMEs, adotar desde já boas práticas, software adequado e políticas internas simplifica o processo e previne riscos legais e administrativos.

1. O que é o B2G?

Desde 2019 que a faturação eletrónica para transações entre empresas e entidades da Administração Pública (B2G) é obrigatória em Portugal.

Atualmente, o formato exigido é o CIUS-PT (baseado em UBL 2.1 ou CEFACT), e todas as faturas devem ser emitidas através de software de faturação certificado pela Autoridade Tributária (AT).

Para as grandes empresas fornecedoras da Administração Pública a obrigatoriedade já vigora desde 1 de janeiro de 2021.

Para micro, pequenas e médias empresas (PMEs), a adaptação tem sido faseada, com prazos transitórios, mas o cenário aponta para que, em 2026, o regime de faturação eletrónica B2G se aplique a todas as empresas que contratam com o setor público.

B2G é uma sigla que significa “Business-to-Government”, que se refere às transações comerciais entre empresas e governos. Trata-se de um modelo de negócios em que as empresas fornecem produtos ou serviços para o governo ou outras instituições governamentais, como agências reguladoras ou instituições públicas.

No B2G, as empresas geralmente têm de seguir requisitos específicos definidos pelo governo, como licitações públicas, documentação legal, padrões de qualidade e políticas de segurança. Esses requisitos podem ser mais complexos do que em transações comerciais padrão entre empresas e clientes, devido à natureza regulatória e fiscalizadora do governo.

2. O que é a faturação eletrónica B2G?

A faturação eletrónica é um componente importante do mercado B2G, já que muitos governos e instituições públicas estão a caminhar para a digitalização dos seus processos de compras e pagamentos.

Como já tínhamos visto noutro artigo, a partir de 1 de janeiro de 2023, todas as faturas emitidas por uma empresa em Portugal devem ser emitidas a partir de um software certificado e aprovado pelas autoridades portuguesas. Para os casos de B2G, esta deve ser eletrónica.

Para que as empresas portuguesas possam cumprir este novo regulamento, terão de utilizar software que cumpra os requisitos estabelecidos pela Portaria N. º363/2010 e 340/2013. Além disso, é também obrigatória uma assinatura digital qualificada para as faturas eletrónicas em PDF, desde que se trate de transações B2B, B2G e B2C.

Do mesmo modo, no processo de implementação da faturação eletrónica, foi acrescentado o código ATCUD —um código de identificação de 8 dígitos— que deve figurar em todos os tipos de faturas e documentos fiscais.

Uma fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico, conforme redação no n.º 1, artigo 2.º, da Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.

A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.

3. Requisitos obrigatórios e elementos técnicos de faturação eletrónica

Para garantir a conformidade numa faturação B2G, a fatura eletrónica deve obedecer aos seguintes requisitos obrigatórios:

• Utilização de software de faturação certificado pela AT.
• Emissão no formato estruturado CIUS-PT (UBL 2.1 ou CEFACT), com todos os campos obrigatórios preenchidos, dados da empresa emitente e da entidade pública, identificação do contrato, itens faturados, impostos, valores, condições de pagamento, etc.
• Inclusão de código ATCUD (Número Único de Documento) e, quando aplicável, QR-code — obrigatório desde a generalização da faturação eletrónica.
• Assinatura eletrónica qualificada (QES) — a partir de 2026 será uma exigência crescente para garantir autenticidade e integridade do documento.
• Envio da fatura através do portal oficial da Administração Pública (FE-AP) ou canal homologado (EDI, Web Services, AS2), quando a entidade pública adota esse sistema.
• Armazenamento legal por 10 anos — tanto pelo emissor quanto pelo receptor, garantindo rastreabilidade para auditorias.

4. Quais as principais vantagens da faturação eletrónica B2G?

A adoção da faturação eletrónica B2G pode trazer várias vantagens, como redução de custos de processamento de faturas, aumento da eficiência do processo de pagamento, maior transparência e rastreabilidade nas transações comerciais e redução de erros e fraudes:

• Maior eficiência e redução de custos: elimina a necessidade de papel, envio postal e outras atividades manuais, traduzindo-se em maior eficiência e redução de custos operacionais para as empresas que prestam serviços ao setor público. Além disso, a redução do uso de papel contribui para a preservação ambiental.

• Facilidade e agilidade no processamento de faturas: estas, ao serem enviadas eletronicamente e processadas automaticamente pelo sistema das entidades públicas, reduz bastante o tempo necessário para o processamento das faturas e elimina o risco de erros humanos. Como tal, as empresas que prestam serviços ao setor público podem receber o pagamento mais rapidamente.

• Maior transparência e segurança: maior transparência e segurança nas transações comerciais entre empresas e entidades públicas, já que todas as informações relacionadas às faturas são armazenadas eletronicamente num sistema centralizado e seguro, com acesso restrito apenas aos utilizadores autorizados. Isto garante a autenticidade e a integridade dos dados e aumenta a confiança das partes envolvidas.

• Facilidade na gestão de dados fiscais: as empresas que prestam serviços ao setor público podem facilmente gerir os seus dados fiscais num único sistema eletrónico, simplificando a gestão contabilística e fiscal das empresas e reduzindo o tempo e o custo necessários para o cumprimento das obrigações fiscais.

• Conformidade com a legislação: sendo uma exigência legal, a adoção deste sistema garante a conformidade com a legislação em vigor, evitando multas e outras penalizações. Além disso, a adoção da faturação eletrónica pode ser vista como um fator positivo em processos de licitação pública, uma vez que demonstra a capacidade de atender aos requisitos legais e operacionais exigidos pelo governo.

4.1 Benefícios

• Automação e eficiência: emissão mais rápida, menos erros manuais, eliminação de papel.
• Rastreabilidade e compliance: todos os dados estruturados e armazenados garantem transparência e facilitam auditorias.
• Agilidade nos pagamentos: faturas válidas tendem a ser processadas mais rapidamente pela Administração Pública.
• Redução de custos operacionais e administrativos — menos tempo gasto em papéis, envios físicos ou correções de faturas.
• Integração com contabilidade e obrigações fiscais — facilita demonstrações, relatórios e cumprimento das obrigações da empresa.

4.2 Riscos de incumprimento

• Faturas rejeitadas — se não cumprir requisitos, a entidade pública pode recusar o pagamento.
• Atrasos no pagamento — uma fatura não conforme pode originar retenção de pagamento ou pedido de correções.
• Problemas de compliance fiscal e perda de arquivo — se não houver armazenamento correto, a empresa fica vulnerável a auditorias ou inspeções.
• Impossibilidade de exigir cumprimento do contrato — a faturação incorreta pode invalidar a obrigação de pagamento da Administração Pública.

5. O que é o CIUS-PT no âmbito da faturação eletrónica B2G?

A adoção da faturação eletrónica obrigatória na Administração Pública trouxe consigo a necessidade de normalizar e uniformizar o formato das faturas enviadas pelas empresas fornecedoras. Para garantir esta harmonização, Portugal definiu um modelo estruturado específico: o CIUS-PT, um padrão técnico que assegura que todas as faturas eletrónicas cumprem os requisitos legais, fiscais e operacionais exigidos no contexto B2G. Compreender o que é o CIUS-PT e como funciona é fundamental para evitar rejeições, assegurar a conformidade e garantir que a faturação é processada corretamente pelos organismos públicos.

5.1 A eSPap

Em Portugal, o processo de implementação é coordenado pela Entidade de Serviços Partil​hados da Administração Pública, I. P. (eSPap). Compete a esta entidade a emissão de requisitos técnicos e funcionais que suportem a implementação da fatura eletrónica, desenvolver instrumentos de apoio às entidades abrangidas e fornecer a informação para receção e processamento de faturas eletrónicas. Nesse sentido, a eSPap, como entidade reguladora, divulgou, no dia 27 de setembro de 2019, a versão 1.1.0 da norma técnica específica para Portugal, denominada CIUS-PT, que tem como objetivo cumprir formalidades da emissão de faturas e aumentar o potencial de automatização na receção, conferência e processamento dos documentos eletrónicos.

5.2 Documentação Técnica relativa ao CIUS-PT

Poderá consultar o modelo de dados semântico e lista de sintaxes através da área da ESPAP dedicada às “Normas sobre Fatura Eletrónica” clicando aqui.

5.3 Relatório de gastos de negócios feito a partir da análise automática das faturas

Por todas e outras razões, muitas empresas estão a optar por softwares que lhes permitam digitalizar e automatizar todos estes processos, utilizando tecnologia para capturar todos os campos das faturas e eliminar processos manuais.

Uma destas soluções é Tickelia, um software de gestão de despesas corporativas que utiliza tecnologia OCR, ICR, QRCode para capturar os 18 campos das despesas, incluindo o código ATCUD. Desta forma, a fatura é digitalizada tirando uma fotografia com a aplicação. A fatura digitalizada reúne todos os requisitos exigidos pela Autoridade Tributária Portuguesa. A fatura tem a mesma validade legal que a fatura original em papel.

Além do mais, a Tickelia permite automatizar completamente todo o processo de gestão de despesas corporativas, desde submeter despesas até ao reembolso e contabilização no ERP da empresa. Com a Tickelia, as empresas conseguem ter a política de despesas da empresa e a gestão de adiantamentos controladas, em conformidade com a Lei, de forma ágil e célere.

A faturação eletrónica B2G representa um passo decisivo na modernização das relações entre empresas e Administração Pública em Portugal. Para além de cumprir uma obrigação legal, a adoção deste modelo permite às organizações beneficiar de maior rigor, transparência e eficiência em todo o ciclo de faturação. Ao utilizar formatos estruturados como o CIUS-PT, implementar software certificado, garantir a inclusão de elementos obrigatórios como ATCUD, QR-code e assinatura eletrónica, as empresas asseguram não só a conformidade com a legislação, mas também a redução de erros, rejeições e atrasos nos pagamentos.

Mais do que uma exigência técnica, a faturação eletrónica B2G é uma oportunidade estratégica para digitalizar processos, melhorar o controlo interno, facilitar auditorias e reforçar a competitividade. Empresas que investem em sistemas eficientes, políticas internas claras e formação das equipas posicionam-se para um futuro onde a automatização e o compliance serão determinantes.

À medida que nos aproximamos de um cenário em que a digitalização será a norma em todas as áreas financeiras e administrativas, preparar-se hoje para cumprir os requisitos da faturação eletrónica B2G é garantir uma operação mais segura, eficiente e alinhada com as melhores práticas do mercado.