Caso de éxito Gabrica: digitalización de gastos empresariales con Tickelia

La gestión de gastos es una de las tareas más críticas en las empresas con equipos comerciales en movimiento. Cuando estos procesos se realizan de forma manual, las organizaciones enfrentan reprocesos, errores y demoras que impactan la productividad. Este es el caso de Gabrica, una compañía colombiana que decidió transformar su gestión contable y administrativa con Tickelia, la solución que les permitió automatizar y simplificar la legalización de gastos a nivel nacional.

Puntos clave

• Automatización total: Gabrica eliminó los reprocesos manuales en Excel y digitalizó la legalización de gastos con Tickelia.
• Integración contable: La conexión personalizada con su ERP optimizó la carga y control de los datos financieros.
• Eficiencia comprobada: El equipo comercial redujo tiempos, mejoró la trazabilidad y aumentó su productividad diaria.

1. ¿Quién es Gabrica y qué buscaba mejorar en su gestión financiera?

Gabrica es una empresa líder en distribución y comercialización de productos, con un amplio equipo comercial desplegado en distintas regiones de Colombia. Su crecimiento y actividad constante exigían procesos internos más ágiles y digitales, especialmente en el ámbito financiero.

Antes de iniciar el proyecto con Tickelia, la compañía enfrentaba reprocesos administrativos, un volumen elevado de documentación y dificultades en la trazabilidad de gastos. El objetivo era claro: encontrar una herramienta que automatizara el proceso de legalización de gastos, redujera los errores humanos y mejorara la eficiencia operativa del área contable.

2. El reto: ¿Cómo afectaban los procesos manuales al equipo comercial y contable?

El equipo comercial debía rellenar hojas de Excel, escanear comprobantes y enviarlos por correo electrónico a contabilidad. Este flujo generaba pérdida de tiempo, falta de visibilidad sobre los gastos y una carga administrativa que restaba foco a las actividades estratégicas.

Desde el punto de vista contable, la gestión manual implicaba duplicidad de tareas, validaciones repetidas y riesgo de inconsistencias en la información. Con más de 160 usuarios activos, el impacto sobre la eficiencia era considerable y dificultaba el control financiero global.

3. De los Excel al móvil: cómo Tickelia transformó la legalización de gastos

Con la implementación de Tickelia, Gabrica dio el paso definitivo hacia la digitalización total del proceso de legalización de gastos. Ahora, cada usuario puede capturar el comprobante desde su teléfono móvil, subirlo en tiempo real y asociarlo al gasto correspondiente.

Esta funcionalidad eliminó tareas como el escaneo o envío por correo, mejorando la agilidad, la precisión y el cumplimiento de los plazos internos. Además, los responsables de contabilidad disponen de todos los datos centralizados, facilitando la revisión y validación de gastos con mayor trazabilidad y control.

4. La clave del éxito: integración directa con su ERP y procesos automatizados

Uno de los puntos más destacados del proyecto fue la integración personalizada entre Tickelia y el sistema ERP Dynamics 365 utilizado por Gabrica. Junto con el equipo técnico de Inology, se desarrolló un fichero adaptado que permite generar la información directamente desde Tickelia en el formato requerido por el ERP.

Esta conexión ha reducido los tiempos de carga contable, eliminado errores de transcripción y optimizado la conciliación de los datos. Gracias a la automatización, los departamentos financieros ahora pueden dedicar más tiempo a análisis y control, y menos a tareas manuales.

5. Beneficios tangibles: menos tareas manuales y más control financiero

Los resultados de la implementación son evidentes. Gabrica ha logrado:

Beneficio	Impacto en la empresa
Reducción de tiempos	Legalizaciones más rápidas y eficientes.
Automatización contable	Menos errores y mayor coherencia en los datos.
Centralización	Toda la información disponible en una sola plataforma.
Trazabilidad	Seguimiento total del gasto desde su origen hasta la validación.
Satisfacción del usuario	Mayor adopción gracias a la facilidad de uso móvil.

Estas mejoras no solo han optimizado la gestión financiera, sino que también han reducido la carga administrativa del equipo comercial y contable, impulsando la productividad global.

6. Cómo la digitalización mejoró la experiencia del equipo comercial

El cambio fue especialmente notable en los colaboradores de campo, quienes ahora pueden legalizar gastos al instante desde la aplicación móvil. Esta facilidad eliminó los retrasos y la acumulación de comprobantes, además de reducir el riesgo de pérdida de información.

La app de Tickelia ha sido un factor determinante para aumentar la eficiencia y la adopción interna, ofreciendo una interfaz intuitiva y procesos claros. Con ello, Gabrica consiguió que su equipo comercial se enfocara en lo más importante: la gestión de clientes y el crecimiento del negocio.

7. El papel del acompañamiento de Inology en la adopción de la solución

El éxito del proyecto no se limitó al software, sino también al acompañamiento cercano de Inology. Desde la fase inicial, el equipo de soporte técnico trabajó en entender las necesidades específicas de Gabrica, adaptando la herramienta y ofreciendo formaciones prácticas para facilitar su implementación.

Este apoyo fue clave para superar la resistencia inicial al cambio y garantizar que los usuarios comprendieran el valor de la herramienta. La atención oportuna y la capacidad de personalización de Tickelia fortalecieron la relación con la empresa, consolidando una alianza tecnológica basada en confianza y resultados.

8. ¿Qué planes de expansión tiene Gabrica con Tickelia a futuro?

Tras los resultados obtenidos, Gabrica planea ampliar el uso de Tickelia más allá de la legalización de gastos. La compañía prevé incorporar los módulos de anticipos y facturación electrónica, lo que permitirá una gestión aún más completa y coherente de sus procesos financieros.

Además, se contempla la implementación de encuestas de medición de eficiencia, con el fin de cuantificar el ahorro de tiempo y recursos derivado de la automatización. La visión a futuro de Gabrica es seguir apostando por la digitalización integral y fortalecer su modelo de control financiero basado en datos.

Tickelia: la solución integral para la gestión inteligente de gastos

Tickelia, desarrollada por Inology, es una plataforma diseñada para digitalizar y automatizar la gestión de gastos empresariales. Permite capturar, validar y contabilizar gastos desde cualquier dispositivo, integrándose de forma directa con los principales ERP corporativos del mercado.

Con funcionalidades como conciliación automática, recuperación de IVA y control en tiempo real, Tickelia se adapta a las necesidades de compañías como Gabrica, que buscan simplificar procesos, ahorrar tiempo y obtener una visión más clara de su salud financiera.

Tickelia no solo optimiza la gestión contable, sino que impulsa la transformación digital de las empresas, ayudándolas a lograr una mayor eficiencia, control y productividad.