La Agència Catalana de Notícies (ACN) es una agencia de noticias de carácter público y multimedia, que se fundó en 1999. La ACN cubre informativamente Cataluña, Bruselas y Madrid, donde tiene delegaciones.
La problemática
La Agència Catalana de Notícies (ACN) está formada por un equipo de periodistas con un índice de movilidad muy elevado, con continuas contingencias ante informativos imprevistos que surgen en el día a día, requiriendo un gran esfuerzo para gestionar de una forma adecuada y controlada, el gran volumen de gastos que se generan cada mes.
Antes de implantar Tickelia, la gestión de notas de gasto era un proceso extraordinariamente costoso y poco automatizado. Una persona dedicaba una semana laboral entera cada mes a clasificar, codificar contablemente los movimientos y archivar los comprobantes físicos. Se efectuaba la clasificación y registro de notas de gasto a partir de los comprobantes físicos que los empleados presentaban y el registro contable se efectuaba introduciendo manualmente los datos sobre una hoja Excel que luego era cargada en el ERP. Además, el archivo físico de los documentos ocupaba un gran volumen de espacio.
La solución
Dentro del concurso de adjudicación preceptivo en las empresas públicas, la ACN valoró positivamente la flexibilidad de Tickelia para encajar en sus flujos de trabajo. Una de las funcionalidades que valoraron los responsables de la empresa como parte crítica del funcionamiento fue la de la automatización de las notas de gasto. Ésta fue clave a la hora de tomar la decisión, por la eficiencia que aportaba al proceso de reporte: el empleado no necesitaba introducir ningún dato, sino únicamente realizar una fotografía de sus tiques y el sistema, de forma automática, capturaba toda la información del mismo y la almacenaba en una base de datos.
Otro factor importante para la compañía fue la capacidad de Tickelia para integrarse con el sistema ERP de ACN. Esto permitía un flujo de información de los gastos totalmente integrado con la contabilidad.
Un factor relevante que destacó ACN fue su homologación por la Agencia Tributaria, ya que esto suponía una eliminación total del papel en la gestión de los gastos sin necesidad de archivarlos, digitalizando los tiques mediante la App de Tickelia, que se almacenan como imágenes certificadas y totalmente válidas frente a una inspección.
Por último, otro elemento muy atractivo para ACN era poder agilizar el diálogo de validación. Anteriormente, el rechazo de un tipo de gasto no admitido se hacía a mes vencido, una vez los usuarios enviaban los comprobantes de gasto. Actualmente, el rechazo de un gasto inadecuado se hace en un plazo de tiempo muy corto y online, de manera que el usuario se ajusta más rápidamente y de forma más amable a las pautas de gasto admitidas.
Los resultados
Con la implantación de Tickelia en ACN el proceso de gestión de gastos ha cambiado completamente. De tener a una persona que dedicaba una semana laboral entera cada mes íntegramente al proceso de administración, y donde los gastos se reportaban manualmente, han pasado a contar con notas de gastos generadas automáticamente con Tickelia, y el proceso de control y revisión ha pasado a realizarse a través de una plataforma totalmente digitalizada.
“La carga administrativa se ha agilizado de forma tan significativa que esto permite dedicar trabajo personal a otras tareas de mayor valor añadido y, al mismo tiempo, poder abreviar plazos de proceso y liquidación de gastos.” declara Jordi Badal, CFO de La Agència Catalana de Notícies (ACN).
Asimismo, la aceptación por parte de los empleados ha sido muy positiva. El prescindir de la conservación y envío de documentos físicos ha supuesto una facilidad sobrevenida en un día a día profesional donde el ahorro de tiempo y la simplicidad de procedimientos tienen gran importancia.
