El 4 de abril en la Cámara de Comercio de Santiago de Chile, diferentes empresarios del sector conocieron los principales aspectos tributarios que se deben tener en cuenta en la rendición de gastos, este encuentro exclusivo de Tickelia, realizado de la mano de la firma Garrigues, la empresa Zener, la consultora MarigoldSW y la agencia Acció, también dio a conocer cómo la digitalización de procesos está facilitando a tener un mayor control tributario.
Tabla de contenidos
1. Evento claves en fiscalidad, fraude interno y control en la rendición de gastos de empresa, ¿Cómo combatirlo?
El encuentro exclusivo para hablar sobre las claves tributarias en la rendición de gastos tuvo lugar en la Cámara de Comercio de Santiago. La agenda la inició Thais Pascual, Innovation and Trade Consultant de Acció Santiago de Catalonia Trade & Investment en Chile. Luego continuó la intervención de Narcís Berenguer Gerente General de MarigoldSW y partner oficial de Tickelia en Chile, quien destacó lo valioso de la digitalización para la gestión de gastos empresariales.
1.1 Conferencia “Digitalización y automatización de rendición de gastos de empresa”
Laura Martínez Business Development Manager de Tickelia LATAM, presentó a los asistentes Tickelia, y sus múltiples funcionalidades y beneficios. De igual forma, destacó lo valioso que es la digitalización del proceso de rendición de gastos de empresa, y cómo con Tickelia las empresas logran establecer flujos de aprobación multinivel y realizar un control exhaustivo del cumplimiento de la política de gastos de empresa.
Tickelia transforma la gestión de gastos corporativos mediante la automatización de procesos. Según Laura Martínez, “nuestra solución facilita la captura, registro y procesamiento de gastos, minimizando el tiempo y esfuerzo manual requeridos. Al automatizar desde la captura de recibos hasta su contabilización, Tickelia no solo agiliza el flujo de trabajo, sino que también reduce significativamente el margen de error, asegurando datos precisos y consistentes que mejoran la fiabilidad de la información financiera”.
En este espacio Laura Martínez resaltó que Tickelia mejora la transparencia y el cumplimiento normativo al permitir la configuración de políticas de gasto personalizadas y automatizar su verificación. Esta solución digital ofrece acceso instantáneo a los datos de gastos, lo cual es esencial para el seguimiento del presupuesto y la toma de decisiones informadas. Asimismo, mejora la gestión del flujo de caja al facilitar el seguimiento en tiempo real de los gastos, lo que ayuda a las empresas a identificar oportunidades de reducción de costos y optimización del presupuesto.
La plataforma de Tickelia se destaca también por su integración con otros sistemas empresariales como ERP y contabilidad, permitiendo una gestión financiera más coherente y unificada. La movilidad y flexibilidad que ofrece la digitalización permiten a los empleados gestionar y reportar sus gastos desde cualquier lugar mediante dispositivos móviles, ideal para equipos remotos o empleados en viaje. Además, Tickelia proporciona capacidades avanzadas de análisis y generación de informes, permitiendo a las empresas obtener insights valiosos sobre los patrones de gasto, cruciales para la planificación estratégica y la optimización de recursos.
1.2 Conferencia Aspectos Tributarios de la Rendición de Gastos
Ignacio Campino, socio del Departamento Tributario de Garrigues, explicó a los asistentes los principales aspectos tributarios que se deben tener en cuenta para la rendición de gastos empresariales. Allí enfatizó “La importancia del control de los gastos radica en el impuesto de los gastos rechazados del 40% a aquellos gastos que no cumplen con los requisitos legales o no se pueden acreditar suficientemente bien. Por lo mismo, a toda empresa le debería interesar contar con una herramienta que permita justificar y acreditar los gastos”.
También mencionó que según el artículo 31 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, es crucial conocer tanto los requisitos generales como los especiales para determinados gastos, especialmente los gastos rechazados.
La rendición de gastos empresariales en Chile implica una serie de aspectos tributarios que las empresas deben manejar cuidadosamente para asegurarse de cumplir con la legislación vigente. Aquí están algunos de los principales aspectos tributarios relacionados con la rendición de gastos empresariales en Chile:
- Documentación Adecuada: Es fundamental que todos los gastos que una empresa desea deducir estén debidamente respaldados por documentos tributarios válidos, como facturas, boletas de honorarios y recibos, que cumplan con los requisitos establecidos por el Servicio de Impuestos Internos (SII). Estos documentos deben contener toda la información necesaria, incluyendo el RUT del emisor, la descripción del servicio o producto, el monto, entre otros.
- Gastos Necesarios para Producir la Renta: Solo se pueden deducir aquellos gastos que sean estrictamente necesarios para la generación de ingresos de la empresa. Esto incluye costos directamente asociados a la actividad económica de la empresa, como materias primas, sueldos, arriendos de locales comerciales, entre otros.
- Declaración y Pago de Impuestos: Los gastos rendidos deben ser declarados adecuadamente en las operaciones rentas de la empresa para su deducción fiscal. Esto se realiza a través de las declaraciones de impuestos mensuales (Formulario 29) y anuales (Formulario 22), donde se deben detallar los gastos para que sean considerados en el cálculo del impuesto a la renta.
Estos aspectos son fundamentales para garantizar el cumplimiento tributario en Chile y evitar riesgos legales o financieros. Es recomendable que las empresas se asesoren con un contador o un experto tributario para asegurarse de que están cumpliendo correctamente con todas las normativas y procedimientos relacionados con la rendición de gastos empresariales.
1.3 Caso práctico en la rendición de gastos de empresa
El evento incluyó un caso de éxito con Zener líder en el sector de telecomunicaciones, esta empresa especializada en la instalación y mantenimiento de redes y energías renovables, y que es cliente de Tickelia desde hace dos años, ha mejorado significativamente su proceso en la rendición de gastos empresariales.
Aurora Díaz, Jefa de Control de Gestión de Zener, compartió su experiencia sobre la transición de un proceso 90% manual a uno digital con Tickelia. ‘Antes, nuestro proceso era tedioso y demoraba en promedio dos semanas en gestionar los documentos físicos, evaluando si correspondían a un gasto rechazado o no. La digitalización con Tickelia no solo ha facilitado este proceso, sino que también nos ha permitido adaptar la plataforma a nuestras políticas de riesgos y políticas de gastos rechazados, detallando eficazmente los gastos’, explicó.
Hugo Reyes, Subgerente de Finanzas de Zener, valora la capacidad que tiene Tickelia de brindar información clara y concisa sobre los gastos de empresa, lo que les permite tener una visibilidad instantánea sobre si los gastos son rechazados o aprobados, optimizando así la toma de decisiones estratégicas. Señaló, “para el trabajador es muy valioso la agilidad para rendir los gastos, y con Tickelia saca la foto, queda en la nube y al término del día nosotros podemos revisar de inmediato si el gasto corresponde o no, en sí valoran mucho autogestionar la rendición de gastos y que puedan ir viendo el avance, y cómo está el proceso”.
Zener, tiene zonas operativas en todo Chile, por lo tanto, enfrentaba desafíos logísticos ya que los trabajadores debían enviar la documentación desde diversas partes del país hasta la central en Santiago, lo que retrasaba los tiempos de respuesta para los pagos. Pero desde la instalación de Tickelia, el tiempo se ha reducido significativamente. Los técnicos y personal en terreno pueden reportar sus gastos directamente desde la aplicación, evitando la necesidad de conectarse repetidamente a un computador para crear una planilla de Excel o tomar una fotografía. Con Tickelia en su celular, pueden capturar inmediatamente la información, completar los datos necesarios como el centro de costo, enviarla y agilizar considerablemente el proceso.
2. Caso práctico en la rendición de gastos de empresa
Seguidamente, al finalizar las ponencias, se inició una amplia ronda de preguntas. Durante esta sesión, los participantes del desayuno empresarial tuvieron la oportunidad de plantear sus dudas y consultas a los ponentes, además de debatir sobre algunos temas de interés en la rendición de gastos empresariales.
En conclusión, el evento proporcionó una plataforma valiosa para que los asistentes exploraran y profundizaran en los aspectos tributarios asociados con la rendición de gastos empresariales. Además, se destacó la importancia de adoptar soluciones digitales avanzadas como herramientas clave para superar los desafíos presentes en la gestión de gastos de las empresas. Los debates y presentaciones subrayaron que la digitalización no solo simplifica y agiliza los procesos, sino que también actúa como un aliado estratégico esencial en el mejoramiento de los procesos dentro del dinámico entorno empresarial actual. Esto refuerza la idea de que invertir en tecnología y adaptarse a nuevas metodologías digitales es fundamental para la evolución y competitividad de las empresas en la economía moderna.
