As ajudas de custo são um elemento essencial no cenário profissional, permitindo que trabalhadores realizem deslocações temporárias com maior conforto e apoio financeiro. As ajudas de custo visam cobrir despesas relacionadas com alimentação, alojamento e transporte durante uma viagem de trabalho. Leia a nossa guia definitiva com todo o que deve saber sobre ajudas de custo em Portugal e como gerenciá-las duma forma inteligente.
Tabela de conteúdos
1. O que são as ajudas de custo?
As ajudas de custo são uma remuneração financeira paga pela empresa para cobrir, integral ou parcialmente, as despesas realizadas pelos trabalhadores que necessitam realizar deslocações temporárias do seu âmbito profissional.
Estas viagens de trabalho devem ser feitas esporadicamente e nunca de forma regular, podem ocorrer dentro do território nacional, ou até mesmo em países estrangeiros. O objetivo principal das ajudas de custo é reembolsar os gastos adicionais associados a alimentação, alojamento, transporte e outras despesas que o colaborador possa ter durante o período fora do seu local de trabalho habitual.
Além de proporcionar um complemento financeiro ao ordenado base dos trabalhadores, as ajudas de custo também têm um papel fundamental em promover a mobilidade profissional e a capacidade de resposta das empresas, que podem alargar a sua área de atuação atendendo a projetos e oportunidades em diferentes regiões ou países.
As ajudas de custo poderão ser pagas antes da deslocação, como adiantamento ou, caso contrário, depois. A empresa tem até 30 dias para realizar o pagamento após a apresentação do relatório de despesas por parte do trabalhador.
2. Tipos de ajudas de custo
Em Portugal, existem diferentes tipos de ajudas de custo, dependendo da natureza e do contexto das deslocações. Existem duas categorias principais:
2.1 Ajudas de custo para deslocações em território nacional
São concedidas aos trabalhadores que se deslocam temporariamente dentro do país para fins profissionais. Estas ajudas de custo podem cobrir gastos com alimentação, alojamento e transporte, proporcionando um incentivo para que os colaboradores aceitem desafios em locais diferentes do seu habitual.
2.2 Ajudas de custo para deslocações ao estrangeiro:
Quando um trabalhador é enviado fora do território nacional para realizar atividades profissionais, surgem custos adicionais significativos.
Ambas as categorias podem ser divididas nestas três subcategorias principais, dependendo do tipo de despesas realizadas:
- Alojamento: Despesas relacionadas com a estadia do trabalhador.
- Transporte: Custos relacionados como combustível, portagens, estacionamento, etc.
- Alimentação: Refeições efetuadas durante a deslocação.
Ainda podem existir outras ajudas específicas para, por exemplo, despesas relacionadas com vistos e passaportes.
A legislação em Portugal indica que para ter direito ao abono de ajudas de custo, o trabalhador deve deslocar-se para além de 20 km do seu domicílio habitual. Se a viagem durar mais do que um dia, essa distância aumenta para os 50 km.
3. Tabela de ajudas de custo
As ajudas de custo são um elemento criado especificamente para o setor público, com valores definidos por lei. Porém, apesar de não existir uma legislação específica para o setor privado, é prática habitual as empresas usarem estes valores como referência, pois também beneficiam dos patamares de isenção de tributação. Isto é, as ajudas de custo que não ultrapassem os limites estabelecidos estão isentas de IRS e TSU.
Os valores das ajudas de custo em Portugal são determinados por lei e são periodicamente atualizados por Portaria para refletir as mudanças nos custos de vida e nas despesas associadas às deslocações. O enquadramento legal das ajudas de custo em Portugal está previsto no Código do Trabalho (Lei n.º 93/2019, de 4 de setembro) e é complementado pela Portaria n.º 1553-C/2008, de 31 de dezembro, que estabelece os montantes diários a pagar aos trabalhadores, com base no país de destino e na duração da deslocação.
As ajudas de custo referentes a alojamento, refeições e transportes que não superam os valores tabelados, estão isentas de IRS. Para isso, devem ser devidamente declaradas dentro do prazo. A parte das ajudas de custo que exceda o patamar de isenção, deve ser declarada em sede de IRS como rendimentos da categoria A.
3.1 Valores da ajuda de custo ao transporte
O subsídio de transporte calcula-se em base aos quilómetros percorridos durante a deslocação. O valor a ser pago varia também com o tipo de veículo usado ou o número de passageiros.
- Em automóvel próprio 0,36€ por km percorrido.
- Em transporte público 0,11€ por km percorrido.
- Em veículo motorizado não automóvel 0,14€ por km percorrido.
- Em automóvel alugado com 1 funcionário 0,34€ por km percorrido.
- Em automóvel alugado com 2 funcionários 0,14€ por km percorrido.
- Em automóvel alugado com 3 funcionários 0,11€ por km percorrido.
3.2 Valores da ajuda de custo ao alojamento
O valor da diária aplicável a estadas varia consoante o cargo do trabalhador e se as deslocações são em território nacional ou não.
Para Portugal (quer no continente, quer nas ilhas), o valor da ajuda é de 50,20€ por dia para trabalhadores em geral. Já administradores, gerentes, membros do governo e quadros superiores têm um valor de 69,19€ por dia.
Nas estadas no estrangeiro, a diária é de 89,35€ para o primeiro grupo, e de 100,24€ para o segundo.
3.3 Valores da ajuda de custo à alimentação
O valor marcado na tabela para o subsídio de alimentação depende do modo em que for pago ao trabalhador. Se receber a ajuda em dinheiro junto com o salário, o limite é de 6€ por dia (desde o 1 de Maio de 2023). Quando for pago em cartão refeição ou vale, o limite é de 9,60€.
4. Gestão digital das despesas de viagens
A gestão das ajudas de custo numa empresa consome muitos tempo e recursos. Para serem reembolsados, os trabalhadores devem registar cada despesa efetuada durante a viagem e reunir todos os documentos comprovativos relacionados. Uma vez realizada e apresentada a nota de despesas, a pessoa responsável deverá verificar que tudo está correto e ordenar o reembolso dos valores aos que o trabalhador tenha direito.
Completar este processo de forma manual é pouco prático e eficiente. Usar uma solução digital de gestão de despesas, ajuda a economizar tempo e aumentar a produtividade da empresa, uma vez que os trabalhadores podem preparar os seus relatórios de despesas em poucos minutos.
A Tickelia proporciona maior eficiência, precisão e transparência no processo de gestão e reembolso das despesas de viagens. O software de gestão de despesas permite automatizar todo o processo de solicitação, aprovação e reembolso.
Os colaboradores podem registar suas despesas em tempo real usando a app da Tickelia, mesmo durante as deslocações. Basta tirar uma fotografia com o telemóvel ao recibo ou fatura para extrair e guardar todos os dados relevantes.
Em resumo, um software de gestão de despesas como Tickelia simplifica e agiliza todo o processo de administração das ajudas de custo, desde o registo das despesas até o reembolso aos trabalhadores.
