Caso de éxito · Metrovacesa

Metrovacesa es una empresa española dedicada al negocio inmobiliario que se fundó en 1918. Su actividad se concentra en grandes ciudades como Madrid, Barcelona, Valencia y Costa del Sol. Además, también desarrolla una actividad promotora de gestión de suelos que abarca desde la urbanización a la promoción y venta de suelo y viviendas de gran calidad localizadas en zonas con alta demanda en España.

La problemática de Metrovacesa

Metrovacesa está formada por un equipo con un índice de movilidad muy elevado, requiriendo un gran esfuerzo para gestionar de una forma adecuada y controlada el gran volumen de gastos que se generan cada mes.

Antes de implantar Tickelia, las notas de gastos se gestionaban a través del módulo de viajes de SAP. Parte de la aprobación de liquidaciones se hacía en papel, y posteriormente tramitaban la validación a través del módulo de viajes. El proceso de contabilización y pago también estaba automatizado a través de SAP. Las secretarias de Área eran quiénes se encargaban de autorizar las liquidaciones y desde Finanzas, una persona de contabilidad generaba el asiento contable y generaba el fichero para el pago por parte de Tesorería. Al mes dedicaban entre 2 o 3 días laborables en gestionar las notas de gasto de todos los empleados de la compañía.

En un momento dado se tocó techo y se hizo patente que era necesario buscar alternativas para reformular todo el proceso.

La solución

En Metrovacesa eran conscientes de que su proceso de gestión de gastos tenía puntos a mejorar: necesitaban agilizar y simplificar la operativa de crear la nota de gasto por parte del empleado. Por eso la propuesta para la automatización con Tickelia atrajo su atención rápidamente.

Una de las funcionalidades que más llamó la atención de los responsables de evaluar Tickelia, fue el reconocimiento automático de información. Esto suponía la automatización total del proceso de reporte, ya que el empleado no necesitaba introducir ningún dato, solo sacar una fotografía de sus tiques.

Otro factor diferencial fue la homologación de Tickelia por la Agencia Tributaria. Esto suponía una eliminación total del papel en la gestión de gastos, ya que los tiques digitalizados eran válidos frente a inspecciones.

Otra funcionalidad de Tickelia que motivó a Metrovacesa a decidirse por nuestra solución fue la validación multinivel, supervisar todos los gastos mediante un workflow multinivel ágil y prácticamente automático gracias a las alertas programadas mediante Tickelia. Una solución para un mayor control gracias a la validación previa por los responsables o personas implicadas en el proceso.

Un último factor menos atractivo para los usuarios pero fundamental para la compañía fue la capacidad de Tickelia para integrarse con el sistema SAP de Metrovacesa. Esto permitía un flujo de información de los gastos totalmente integrado con la contabilidad de la empresa.

 Los resultados

Con la implantación de Tickelia, el proceso de gestión de gastos de Metrovacesa ha cambiado radicalmente. De dedicar entre 2 o 3 días laborables en gestionar las notas de gasto de todos los empleados de la empresa, se ha pasado a un proceso totalmente automatizado con notas de gastos generadas automáticamente con Tickelia, y el proceso de control y revisión ha pasado a realizarse a través de una plataforma totalmente digitalizada.

Desde el punto de vista de los empleados, el principal beneficio ha sido el descenso radical en el tiempo que dedicaban a la gestión de sus gastos de empresa. Además, han pasado a tener una herramienta que automatiza su reporte de gastos y les informa en tiempo real de qué parte de su asignación están gastado.

Y por último, el supervisor puede controlar en tiempo real los gastos del equipo o de forma individual, así que puede avisar directamente a aquellos que incumplían las condiciones.