El Business Travel Plan es el documento principal y la herramienta de mayor importancia para todos los empleados que gestionan y organizan los viajes de empresa. Jack Welch, escogido como el mejor CEO, chief executive officer que en español significa «oficial ejecutivo en jefe», del siglo XX, cuestionó, en su día, que el Plan de Negocios de Viajes se debía eliminar.
Pero, ¿debemos hacer caso a esta opinión? Huyendo de esta declaración, hay que tener en cuenta que el Business Travel Plan es una gran herramienta, un medio que ayuda a delinear estrategias necesarias para el negocio y su funcionamiento. Así pues, el Plan de Negocios no depende del concepto en sí, sino del uso que se haga de este, por eso es imprescindible que este bien elaborado.
A partir de este documento se plasman las acciones específicas a realizar para cumplir los objetivos y metas establecidos. Su elaboración es un ejercicio de reflexión y compresión, y por lo tanto, ha de ser realista, medible y modificable. Es importante que este modelo de negocio contemple el cambio constante del mercado, del entorno económico y social o de la tecnología ya que si no es así, esta herramienta no se manejará adecuadamente y perderá eficacia. En este caso, Jack Welch, tendría razón y de ahí su opinión. En la mayoría de los casos los profesionales no aprovechan las múltiples ventajas de este instrumento.
El Business Plan se debe adaptar a las circunstancias de la empresa y a los cambios que puede sufrir a lo largo del tiempo. El Plan de Negocios, no es documento rígido, sino flexible y en constante movimiento. Este se debe modificar, actualizar y mejorar en la medida de lo posible, ya que se va elaborando con el trabajo constante del día a día.
5 pautas que debe tener un Business Plan:
1. La empresa debe definir sus necesidades en base a los viajes de empresa.
2. Precisar objetivos y metas alcanzables, realistas y cuantitativas.
3. Jerarquizar las prioridades según su urgencia y orden de importancia.
4. Fijar fechas concretas de acciones y cumplimientos de objetivos.
5. Realizar un seguimiento y medir los resultados obtenidos.
El valor de este documento reside en su control y seguimiento, ya que es la única manera de verificar si la teoría establecida en el Plan se está llevando a la práctica correctamente. Además, se tendrá más visibilidad en cuanto a la información de los gastos del empleado, se podrá controlar sus situaciones e incluso se podrá detectar irregularidades o incluso fraude. Además, la compañía tendrá una visión global de los gastos de los empleados, eliminando costes adicionales de administración.
