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¡No te pierdas nada sobre Tickelia, la gestión de hojas de gasto y los viajes de empresa!

Caso de éxito | Agència Catalana de Notícies (ACN)

Caso de éxito | Agència Catalana de Notícies (ACN)

La Agència Catalana de Notícies (ACN) es una agencia de noticias de carácter público y multimedia, que se fundó en 1999. La ACN cubre informativamente Cataluña, Bruselas y Madrid, donde tiene delegaciones.

La problemática

La Agència Catalana de Notícies (ACN) está formada por un equipo de periodistas con un índice de movilidad muy elevado, con continuas contingencias ante informativos imprevistos que surgen en el día a día, requiriendo un gran esfuerzo para gestionar de una forma adecuada y controlada, el gran volumen de gastos que se generan cada mes.

Antes de implantar Tickelia, la gestión de notas de gasto era un proceso extraordinariamente costoso y poco automatizado. Una persona dedicaba una semana laboral entera cada mes a clasificar, codificar contablemente los movimientos y archivar los comprobantes físicos. Se efectuaba la clasificación y registro de notas de gasto a partir de los comprobantes físicos que los empleados presentaban y el registro contable se efectuaba introduciendo manualmente los datos sobre una hoja Excel que luego era cargada en el ERP. Además, el archivo físico de los documentos ocupaba un gran volumen de espacio.

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¿Cómo controlar la gestión de desplazamientos y gastos de representación en una compañía?

¿Cómo controlar la gestión de desplazamientos y gastos de representación en una compañía?

En la actualidad, la mayor parte de las empresas utilizan las tradicionales hojas de cálculo, como el Excel, para administrar los gastos relacionados con los gastos de representación y los desplazamientos profesionales de los empleados.

Cuando los trabajadores realizan un desplazamiento profesional ingresan el gasto efectuado en el fichero y a final de mes imprimen la hoja de gasto y adjuntan los justificantes correspondientes y transmitirlos a la aprobación del departamento de administración. Una vez la nota es aprobada, los datos son ingresados, laboriosamente, en el sistema central contable de la empresa para su tratamiento y su reembolso.

Estas hojas de gasto generan un proceso lento y muy costoso para las compañías. Además, no permiten una clara visibilidad y perjudica directamente la gestión eficaz de los datos. Estamos en una época donde las empresas buscan ahorrar gastos y estos procesos no automatizados son contra-productivos para ellas.

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Canon apuesta por Tickelia para agilizar la gestión de gastos

Canon apuesta por Tickelia para agilizar la gestión de gastos

Noticia publicada en MuyPymes

La firma Canon ha llegado a un acuerdo con la tecnológica Inology para comercializar Tickelia, una aplicación que tiene por objetivo hacer que la gestión y la administración de gastos sea un poco más fácil.

El funcionamiento de Tickelia es muy sencillo. Podemos descargar la aplicación en un dispositivo móvil compatible y utilizarla para hacer una captura de cualquier tique o factura a través de la cámara del equipo. Una vez hagamos la captura el sistema de ocupará de extraer automáticamente los datos que aparecen en el mismo y de llevarlos al sistema de gestión, donde quedarán debidamente ordenados.

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Expedición de facturas por parte del destinatario o un tercero

Artículo escrito por Lluís García-Cascón Sala, Economista.

En general la responsabilidad de emitir una factura es de los empresarios o profesionales que prestan los servicios o hacen la entrega de bienes. Ahora bien, el mismo Reglamento de Facturación permite en su artículo 5 que sea el destinatario de las operaciones o incluso un tercero quién emita la factura.

Los requisitos que se tienen que dar para que el destinatario de las operaciones pueda emitir la factura son los siguientes:

  1. Debe haber un acuerdo entre emisor y receptor por el cual se autorice a que sea este último quién se encargue de emitir la factura.
  2. Quién lleva a cabo la operación tiene que aceptar cada una de las facturas a partir del procedimiento que determinen. La consulta vinculante V3413-2013 especifica que es válida la aceptación de la factura con la remisión de un simple correo electrónico si así lo pactan las partes.
  3. El destinatario debe remitir las facturas a quien ha realizado la operación.
  4. Finalmente, hace falta que efectivamente se emita la factura por parte de quién sea el receptor de la misma en representación de quien ha realizado el servicio.

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¿Cómo evitar el fraude en los viajes de empresa?

¿Cómo evitar el fraude en los viajes de empresa?

Cuando se trabaja en una empresa en la que los trabajadores deben desplazarse habitualmente debe haber un responsable que controle, supervise y apruebe los gastos que se generan. Además, esta tarea es absolutamente necesaria, pero sin embargo, es un proceso engorroso, aburrido y pesado.

Para que este proceso sea fácil y eficaz os damos 4 consejos para gestionar y organizar estos gastos.

1. Crear una política de gastos de empresa sencilla y apta para todos los empleados. Esta política de gastos se debe hacer llegar a toda la plantilla de la empresa a través de un email, por ejemplo, o también colgarla en algún sitio de la oficina accesible para todos los trabajadores.

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