Quando, em Março de 2020, uma grande parte da população mundial foi confinada pela pandemia do coronavírus, o tráfego internacional de passageiros chegou a um impasse total e muitas empresas aprenderam a teletrabalhar. Nunca imaginámos uma tal situação e nunca pensámos que durasse tanto tempo. Negócios adaptados às sucessivas vagas do Covid-19 graças a ferramentas telemáticas. Gradualmente, o trabalho cara a cara e as viagens de negócios pós-Covid regressaram, mas muita coisa mudou ao longo do caminho. Abaixo, explicamos as principais estratégias para retomar com segurança as viagens empresariais no novo normal.
Tabela de conteúdos
1. Viagens de negócios: porque é importante retomá-las?
Qualquer profissional habituado a viagens de negócios terá notado que uma reunião via Equipas ou Zoom não é o mesmo que uma visita presencial com clientes, fornecedores ou gestores de outros locais da empresa.
Evidentemente, a possibilidade de videoconferência entre vários utilizadores tem sido uma linha de vida tanto para o mundo empresarial como para os centros de formação durante a pior fase da pandemia. Mas não se pode comparar com a comunicação cara a cara das relações interpessoais.
Alcançar acordos estratégicos, fechar vendas, negociar preços, participar em feiras e congressos… Tudo isto requer a utilização de todos os nossos recursos de comunicação, incluindo a comunicação não verbal. Além disso, o local físico onde os interlocutores estão também desempenha um papel nas técnicas de persuasão e na tomada de decisão final. Certamente, não importa o quanto a tecnologia avance, será sempre mais fácil fazer uma venda num restaurante quente do que falar com uma webcam no escritório. Esta é a principal razão para retomar as viagens de negócios após a vacinação.
Na verdade, a importância das viagens de negócios é tão crucial para as empresas que, segundo o Laboratório de Crescimento da Universidade de Harvard “What would happen if business travel stopped?“, Estudo do Laboratório de Crescimento da Universidade de Harvard sobre o impacto das viagens de negócios, “nascem novas indústrias em diferentes países e as existentes expandem-se se anteriormente foram frequentemente visitadas por viajantes de negócios de outros países especializados nessas indústrias”.
Não é, portanto, surpreendente que as empresas queiram retomar as viagens empresariais, o que é também uma importante fonte de receitas para o sector do turismo.
2. Previsões na indústria das viagens de negócios para os próximos anos
A maioria dos estudos prevê um aumento das viagens de negócios pós-vida a partir deste ano, embora não se preveja que os números de 2019 sejam alcançados novamente até 2024. A empresa de tecnologia de viagens Amadeus, que gere o software utilizado pela maioria das agências de viagens para reservar voos, lista as viagens empresariais como uma das 6 tendências ascendentes para 2022.
Por outro lado, tanto as instituições como as grandes companhias aéreas assinalam 2022 como o ano em que a mobilidade entre regiões e países, tanto para turismo como para viagens de negócios, irá descolar. De acordo com a World Travel and Tourism Council (WTTC), que representa a indústria global de viagens, espera-se um aumento de 34% nas viagens de negócios a nível mundial até 2022, e em algumas regiões, as viagens de negócios irão recuperar a um ritmo ainda mais rápido do que as viagens de lazer.
Nos últimos anos, o Mobile World Congress de Barcelona tem sido um bom termómetro para medir a temperatura das viagens empresariais, e a edição de 2022 tem dado muito boas impressões tanto em termos do número de visitantes internacionais como do número de empresas que finalmente apresentaram as suas inovações tecnológicas nos stands da feira. Após o encerramento desta última edição, os organizadores confirmaram as suas melhores previsões, com mais de 60.000 visitantes.
3. Optimização da experiência de viagens de negócios pós-covisão
O ponto de viragem do fim das restrições de viagem devido à pandemia pode ser uma boa ocasião para rever a política de viagens da empresa, a fim de melhorar o bem-estar dos profissionais durante as viagens de negócios.
As viagens de negócios envolvem frequentemente reuniões com clientes importantes, negociações com fornecedores ou discurso público em eventos. Tudo isto exige que estes profissionais estejam no topo do seu jogo, no entanto, encontram-se frequentemente exaustos, desorientados com o jet lag ou à beira da síndrome de burnout devido à acumulação de stress.
Os profissionais móveis experimentam frequentemente episódios de esgotamento profundo devido à acumulação de viagens, bem como tempo de espera nos aeroportos, equilíbrio difícil entre trabalho e vida pessoal e relatórios de despesas intermináveis. Para reduzir o stress e melhorar a experiência das viagens de negócios, há uma série de medidas que o viagens gestor de pode incorporar na política de viagens.
3.1 Estudo dos horários de viagem
Ao planear viagens de negócios, é importante espalhá-las ao longo do tempo para que os empregados não tenham a sensação de que “nunca estão em casa”. A este respeito, também não há necessidade de fazer viagens mais longas do que o necessário: por exemplo, o agrupamento de duas reuniões no mesmo dia pode encurtar o tempo passado fora de casa e melhorar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
3.2 Assegurar uma boa experiência de viagem de negócios
O planeamento de viagens de negócios é uma excelente oportunidade para aplicar a inteligência emocional aos recursos humanos, pois a forma como isto é feito tem um impacto directo na forma como os profissionais altamente móveis percebem a qualidade do seu trabalho.
Por exemplo, se a viagem incluir infinitas horas mortas em trânsito nos aeroportos, o profissional terá a sensação de trabalhar 24 horas por dia durante a viagem. Por outro lado, se o hotel estiver num local central que permita passear e talvez conhecer a cidade entre as reuniões, o empregado sentir-se-á afortunado por ter um emprego que permita estes momentos de lazer.
Algumas das chaves para uma boa experiência de viagem são as seguintes:
- Evitar os voos com escalas tanto quanto possível, pois são uma fonte de stress e fadiga para o viajante de negócios.
- Planear as viagens entre o aeroporto, hotel e locais de reunião e reservar o meio de transporte mais apropriado.
- Reservar alojamento confortável, num ambiente agradável, o que contribui para o bem-estar dos empregados durante a viagem.
- Considerar o bleisure durante as viagens: Esta tendência crescente no mundo dos negócios baseia-se na alternância de trabalho e lazer durante as viagens de negócios. Uma forma de branqueamento, por exemplo, é prolongar a viagem para desfrutar de actividades turísticas no destino antes de regressar a casa.
3.3 Minimização da burocracia
Uma das queixas mais comuns dos viajantes de negócios é o trabalho extra envolvido na preparação de relatórios de despesas após cada viagem. Lembrar de encomendar e guardar todos os bilhetes, procurá-los após a viagem e comunicar as despesas é visto como uma enorme perda de tempo pelos viajantes de negócios. Empresas com muitos empregados em trânsito adquirem frequentemente software de gestão de viagens para facilitar muito a vida tanto aos viajantes de negócios como aos empregados que gerem as reclamações de despesas.
4. Como planear viagens de negócios pós-pós-vida?
Quando falamos de um contexto pós-Covídeo ou pós-pandémico, referimo-nos ao fim da contenção e restrições mais rigorosas, mas todos sabemos que a pandemia ainda está entre nós. Segundo a OMS, o Covid-19 tornar-se-á endémico. Isto não é uma boa notícia: “endémica” significa simplesmente que a doença se tornará crónica no mundo. Após períodos com baixa incidência, diferentes regiões continuarão a experimentar ondas sucessivas de novas variantes, o que exigirá novas medidas de precaução e protecção para uma viagem segura. Neste contexto, há uma série de decisões estratégicas que as empresas precisam de tomar para um planeamento eficiente das viagens de negócios pós-cobrança. Estas são as três mais importantes.
4.1 Designar um perfil específico para a gestão de viagens
Nos últimos anos, surgiu uma nova figura profissional que é especificamente responsável pela gestão da política de viagens da empresa; esta é a Gestor de viagens .
Ter um Gestor de Viagens em empresas com um elevado volume de viajantes de negócios é uma grande vantagem quando se trata de normalizar e racionalizar a gestão de viagens, uma vez que este profissional é especializado em:
- Conceber a política de viagens da empresa, definindo os regulamentos e os custos para cada tipo de viagem.
- Controlar as despesas em relação às viagens de negócios, estabelecer limites e controlar o cumprimento.
- Negociar os melhores preços possíveis com agências de viagens, cadeias de hotéis, empresas de aluguer de automóveis e até restaurantes, com base no volume total de reservas. Também faz uso de pontos e descontos oferecidos pelas companhias aéreas a clientes regulares.
- Avaliar a relação custo-benefício dos diferentes serviços de uma forma que combine o conforto dos empregados que viajam em negócios com o nível de poupança estabelecido na política de viagens da empresa.
Nas empresas que não têm um Gestor de Viagens, a pessoa responsável pela política de viagens é normalmente o Controlador Financeiro. Nas empresas que não têm um Gestor de Viagens, a pessoa responsável pela política de viagens é geralmente o CFO ou, na sua falta, o CFO, mas em qualquer caso deve haver um gestor de viagens e nenhuma gestão deve ser deixada à improvisação. E se estamos a falar de viagens de negócios pós-ovídeas, isto é ainda mais crucial.
4.2 Planear viagens de negócios com antecedência
A política de viagens deve responder às necessidades dos diferentes projectos e estratégias da empresa, e por isso já está normalmente planeada com antecedência. Contudo, a situação criada pela pandemia torna necessário alargar ainda mais o planeamento e contratação de viagens, especialmente no caso de voos internacionais.
É essencial rever as restrições sanitárias e condições de entrada em cada país em relação à Covid-19, tanto durante como após a fase de planeamento, e periodicamente até ao final da viagem. A gestão de riscos deve incluir a subscrição de um seguro de cancelamento para cobrir o maior número possível de eventos imprevistos.
Aqui estão alguns endereços úteis que vale a pena rever antes de embarcar numa viagem de negócios em tempos de pandemia:
- Organização Mundial de Saúde: este site no site da OMS contém todas as recomendações para viagens internacionais, incluindo recomendações específicas para a variante Omicron.
- Reabrir a UE: Este website da União Europeia fornece informação detalhada e aconselhamento sobre viagens pós-cobrança, certificados e medidas de saúde na UE e países associados de Schengen. Inclui também recomendações e conselhos para viagens de longa distância fora da UE.
4.3 Utilização de ferramentas inteligentes para gestão de despesas em viagens de negócios após a vacinação
Enquanto o coronavírus ainda estiver connosco, há definitivamente uma necessidade de atribuir uma parte das despesas de viagem aos elementos de prevenção do coronavírus: máscaras, testes antigénicos e possíveis custos de testes PCR no destino. Estas podem parecer pequenas despesas, mas se multiplicadas por todas as viagens durante o ano para todos os empregados, a quantia resultante pode ser significativa. É por isso importante planear, gerir e negociar este item adicional no âmbito de viagens de negócios pós-ovídio.
Quando se trata de despesas incorridas durante a viagem de negócios, é vital estabelecer limites para as ajudas de custo diárias e alojamento, bem como tomar todas as medidas de precaução para evitar fraudes. Embora seja difícil de imaginar, nem todos os empregados são completamente honestos quando se trata de gastar o dinheiro da empresa. E alguns que estão, em situações de viagem descontraídas, podem ocasionalmente deixar-se levar pela euforia do momento.
Independentemente da má-fé de alguns, o controlo das despesas inclui também a monitorização da quilometragem dos empregados na estrada, a gestão dos adiantamentos, o tratamento de acontecimentos imprevistos e cancelamentos e, acima de tudo, a possibilidade de rastrear o custo total da viagem em tempo real.
Não há forma de gerir todas estas variáveis sem a ajuda de software inteligente, e mais especificamente uma ferramenta concebida especificamente para a gestão de viagens e despesas. A solução escolhida deve também satisfazer uma série de requisitos básicos: deve ser personalizável, escalável, e integrada com programas ERP e RH. Deve também ser capaz de simplificar e automatizar o fluxo desde o pagamento inicial até à contabilização e liquidação final de cada despesa. Além disso, deve ser capaz de prevenir a fraude através de alertas automáticos.
5. A solução ideal para a gestão das despesas de viagem
Tickelia é a solução abrangente para a gestão de despesas e viagens na empresa. Facilmente personalizável e escalável de acordo com o tipo e dimensão da organização, o seu software é concebido para controlar todas as despesas relacionadas com viagens e prevenir fraudes internas.
Do ponto de vista do Gestor de Viagens, a Tickelia pode reduzir o tempo gasto na gestão das despesas de viagem em até 75%, estabelecendo alertas com base na política de despesas e nos horários de trabalho e eliminando as más práticas com o seu processo inteligente de detecção de fraudes. Desta forma, a pessoa responsável pela gestão das viagens corporativas tem o controlo total sobre o processo de pedido, gestão e controlo do custo de todas as viagens, bem como a possibilidade de visualizar, em tempo real, o cumprimento do orçamento atribuído.
O processo de gestão de despesas da Tickelia tem um fluxo de aprovação a vários níveis, o que torna a elaboração de relatórios, aprovação e liquidação de despesas de viagem muito mais simples. Também pode ser facilmente integrado com ferramentas de agência de viagens, eliminando e-mails intermináveis entre a empresa e a agência.
O aplicativo de smartphone da Tickelia digitaliza todos os recibos em papel com uma única fotografia, capturando todos os dados relevantes utilizando tecnologia OCR para recibos em papel e ICR para recibos escritos à mão. É um instrumento particularmente útil para viagens internacionais de negócios, uma vez que o seu sistema de relatórios é multi-moeda e aprovado pelas Agências Fiscais de 15 países.
Quanto às facturas que alguns serviços de transporte enviam por correio electrónico, tais como Uber ou Cabify, relatá-las é tão fácil como reencaminhar o correio electrónico para Tickelia, que automaticamente contabilizará a despesa.
Por outro lado, o cartão Tickelia Visa permite simplificar ainda mais o processo de gestão de viagens graças à reconciliação automática das despesas com os bilhetes associados. Estes cartões estão ligados a uma conta EDE (Electronic Money Institution), e permitem-lhe associar limites e restrições por dia, fuso horário ou tipo de desembolso. A sua função Smart AutoBlock permite que o cartão seja automaticamente bloqueado em caso de utilização inadequada ou de não justificação de uma despesa.
Por todas estas razões, Tickelia é uma ferramenta chave para a dedução de despesas em viagens de negócios após a vacinação.
