Um centro de custos é um recurso inestimável para uma empresa. Desde uma maior otimização da gestão empresarial até um controlo de custos mais definido e seguro. Neste artigo, exploramos esta ferramenta fundamental para qualquer empresa que procure uma maior eficiência global.
1. O que é um centro de custos?
Um centro de custos (também designado por centro de custos) é uma unidade organizacional dentro de uma empresa que é utilizada para melhorar a gestão e a afetação dos recursos da empresa. Normalmente, são utilizados em vários departamentos diferentes, a fim de manter o controlo de cada departamento individualmente. Trata-se de um recurso bastante comum no mundo das organizações e da sua posterior gestão financeira.
2. Vantagens dos centros de custos
Já apresentamos alguns dos principais benefícios da utilização de centros de custo. Vamos sintetizá-los nos pontos seguintes:
- Acompanhamento e controlo das despesas: Um centro de custos permite controlar as despesas em diferentes áreas ou departamentos de uma empresa. Graças a ele, é possível identificar onde estão a ser efetuadas as despesas. É muito importante ter um bom controlo das despesas da empresa.
- Afetação de recursos: A utilização dos recursos pode ser otimizada através de uma afetação mais estratégica dos mesmos, evitando assim despesas desnecessárias.
- Análise de desempenho: facilita a análise do desempenho de cada área ou departamento da organização. Através de comparativos, é possível avaliar a rentabilidade de cada centro de custo.
- Tirar conclusões: Proporcionam informação valiosa para conseguir uma gestão empresarial mais completa por parte dos diretores financeiros e estratégicos.
- Planeamento: Por extensão, os benefícios anteriores permitem uma visão mais clara do planeamento financeiro, possibilitando o estabelecimento de objetivos e orçamentos mais realistas.
Em última análise, os centros de custos são essenciais para gerir melhor as despesas e obter resultados financeiros mais sólidos.
3. Áreas de atuação de um centro de custos
Cada empresa tem as suas particularidades e, com certeza, diferem de uma forma ou de outra na estrutura que seguem. Por isso, queremos elencar os departamentos em que um centro de custos pode ser mais benéfico, bem como outros que podem ser encontrados em organizações maiores.
- Produção.
- Vendas e marketing.
- Administração.
- I&D.
- Transportes.
- Logística.
- Serviço ao cliente.
- Controlo de qualidade.
Como pequeno apontamento, deve ser dito que, mesmo que não exista um departamento deste tipo na empresa, por vezes existem centros de custos para algumas despesas que podem ser classificadas como tal e, assim, ter tudo mais controlado. Por exemplo, uma empresa que investe numa certificação de qualidade do seu produto, embora não tenha um departamento de controlo de qualidade e queira registá-lo; ou que fixa o preço da quilometragem em viagens de negócios sem ter um departamento especializado.
3.1 Tipos de custos de produção
O departamento de produção pode ser encontrado em quase todas as empresas. Os custos seguintes são os mais comuns e são bons exemplos de despesas que podemos controlar e medir com um centro de custos.
- Matérias-primas: Compra dos materiais básicos utilizados no processo de produção.
- Mão de obra direta: Salários e benefícios dos empregados diretamente envolvidos na produção do produto.
- Mão de obra indireta: Trabalhadores que não estão diretamente relacionados com a produção, mas que são necessários para manter as operações da empresa.
- Custo de produção: Relacionado com o próprio processo de produção, como a energia elétrica utilizada nas máquinas ou a manutenção do equipamento de produção.
- Depreciação: Representa a diminuição do valor dos ativos de produção ao longo do tempo.
É aconselhável ter uma boa visão geral do estado de todas as cadeias de valor da empresa, desde a produção até à venda. Ter todo o processo sob controlo ajuda a garantir que, no dia em que algo correr mal ou for altura de otimizar, há um registo claro e a análise é muito mais fácil.
4. Ferramentas para analisar o centro de custos
Por último, vejamos algumas das ferramentas e métodos utilizados para efetuar a análise do centro de custos:
- Contabilidade de custos: Esta é uma ferramenta fundamental que utiliza métodos como o custo padrão, o custo real, o custo por ordem de fabrico ou o custo por processo para calcular os custos.
- Análise das variações: Compara os custos reais com os custos orçamentados. Permite identificar os desvios e analisar as diferenças.
- Análise de rentabilidade: Avalia a rentabilidade de cada centro de custos. Compara as receitas geradas por cada centro com os seus custos associados.
- Custo marginal: A análise do custo marginal é utilizada para avaliar o impacto nos custos totais da produção de uma unidade adicional de produto ou serviço.
- Análise ABC (Activity-Based Costing): É utilizada para atribuir custos às atividades específicas que geram esses custos. Ajuda a identificar as atividades que consomem mais recursos e os produtos ou serviços mais dispendiosos para a empresa.
- Balanced Scorecard: Este método vai além da contabilidade analítica tradicional e considera múltiplas perspetivas, como a financeira, a dos clientes, a dos processos internos e a do crescimento. Proporciona uma visão mais holística dos custos e do seu impacto na empresa.
- Software de gestão de custos: Existem plataformas como a Tickelia que permitem dar um salto de eficiência e rentabilidade na gestão de notas de despesas e viagens de negócios, pois é possível criar relatórios de despesas em minutos, sincronizar os dados diretamente com o ERP da empresa e reduzir em 75% o tempo gasto na gestão de despesas e viagens de negócios.
Em todo o caso, não existe uma forma única de aumentar a produtividade global de uma empresa e de obter resultados mais sólidos. O que é claro é que nunca se pode jogar demasiado pelo seguro, pelo que a aplicação de qualquer um dos métodos e ferramentas acima referidos é muito interessante para uma gestão empresarial em que um centro de custos é uma boa opção.
