Um dos factores-chave para uma boa administração empresarial é ter um processo específico e definido de gestão de facturas de fornecedores que optimize o processo de compra. Manter todo este trabalho actualizado não só optimizará as tarefas dos empregados, mas também detectará erros e evitará contratempos e complicações de última hora resultantes da desorganização e pressa.
Por este motivo, e para alcançar melhores resultados, é muito importante estabelecer um processo de gestão de facturas definido. Mas como é que isto pode ser conseguido?
Tabela de conteúdos
1. Três dicas para manter o registo das facturas dos seus fornecedores
- Validar primeiro e processar depois: A chave para evitar erros e complicações é verificar a factura antes de a emitir. Desta forma, possíveis erros serão verificados e podem ser resolvidos imediatamente, sem necessidade de os transportar e tornar o trabalho administrativo mais difícil. Caso contrário, o departamento de administração poderia ter complicações e trabalho extra devido a testemunhas incorrectas não detectadas a tempo.
- Manter sob controlo as despesas a pagar: não ter controlo das facturas dos seus fornecedores pode facilmente levar a problemas de liquidez, pelo que é aconselhável manter um registo actualizado de todas estas facturas pendentes.
- Automatizar o processo de gestão: A fim de controlar eficazmente as facturas dos fornecedores, é essencial ter uma solução tecnológica como a Tickelia que simplifique e automatize todo o processo de gestão, adaptando-se às necessidades específicas da empresa.
Este terceiro passo é crítico e uma decisão estratégica a tomar pela empresa, pelo que a desenvolveremos a seguir.
2. Benefícios da automatização dos processos de gestão de facturas
As contas a pagar surgem como resultado de compras feitas dentro da empresa e que a empresa deve posteriormente pagar aos seus fornecedores. Para tornar este processo tão simples quanto possível, a empresa deve estabelecer um modelo de gestão de facturas de fornecedores especificamente para estas contas e tentar ter soluções que tornem a gestão tão fácil quanto possível.
Da compra ao pagamento, é gerado um grande volume de documentação, tais como facturas, notas de entrega ou recibos, o que se traduz num investimento significativo de tempo e esforço por parte do departamento de contabilidade.
A digitalização alterou (e modernizou) os processos administrativos nos departamentos de contabilidade e administração, o que também inclui todo o processo de gestão de facturas. A realização manual deste processo pode, por si só, ser uma grande tensão para o departamento financeiro, não só porque os funcionários enviam a documentação através de vários canais, mas também porque se pode perder o controlo sobre todo o processo de gestão, resultando em compras não autorizadas.
Por esta razão, muitas empresas estão a optar por digitalizar todo o processo de gestão de facturas de fornecedores e, assim, têm controlo sobre os pagamentos efectuados.
Mas quais são as vantagens de uma gestão automatizada das facturas dos fornecedores?
- Acabaram-se os pagamentos duplicados: Ao possuir uma ferramenta que automatiza o processo de gestão de facturas, como o Tickelia, evita que as facturas sejam introduzidas mais do que uma vez, pelo que, ao reconhecer a documentação duplicada, a empresa poupa ter de as pagar pelo menos duas vezes.
- Redução de custos: Uma solução que digitaliza a gestão de facturas poupa o custo da mão-de-obra necessária para realizar este processo manualmente, para que os empregados possam gastar o seu tempo em acções mais valiosas para a empresa.
- Visibilidade e controlo: Um processo de facturação digitalizada permite-lhe ver em tempo real o estado da factura, para que possa ter mais controlo sobre os pagamentos efectuados.
- Definição de objectivos: É importante ser claro quanto aos objectivos e metas da empresa, pois estes também servirão de indicadores no projecto de automatização da gestão de facturas. Por exemplo, um dos objectivos pode ser a redução do tempo e custo de processamento de uma factura, o que a digitalização torna possível alcançar.
- Rastreabilidade: Estas ferramentas permitem seguir todo o processo de gestão da documentação, desde o pedido de compra até à aprovação, pagamento e reconciliação das facturas. Desta forma, a empresa pode também minimizar o risco de fraude interna.
- Tecnologia OCR: Ter uma solução inovadora com tecnologia OCR permite reduzir a intervenção dos colaboradores, bem como ter a documentação em formato electrónico.
3. Como simplificar e optimizar a gestão de facturas?
Ao digitalizar todo o processo de gestão de facturas recebidas, desde a primeira transacção até à última, a empresa pode poupar custos e tempo, e assim dedicar os seus recursos a actividades que trazem mais valor ao negócio.
A Tickelia facilita a gestão de facturas de fornecedores através de um processo digital de ponta a ponta, proporcionando um controlo total sobre a gestão de facturas.
Esta ferramenta gere todo o ciclo de gestão, desde o pedido de compra através do Tickelia Back Office ou App, até ao envio automático da factura, através de aprovação personalizável e pagamento através de cartões virtuais de utilização única por pedido de despesa aprovado.
3.1 Utilizar métodos de pagamento inteligentes para despesas empresariais
Embora o pagamento com um cartão físico ainda seja um método muito comum para as empresas, existem algumas acções que podem ser melhoradas através de métodos de pagamento mais inovadores.
Isto inclui compras indirectas por empresas, tais como a compra de material de escritório ou subscrições de empresas. Um exemplo disto são as múltiplas subscrições que os departamentos de marketing gerem, desde pagamentos recorrentes para ferramentas de design online, a subscrições a bancos de imagem, até à compra de anúncios para campanhas de marketing digital.
A forma mais inteligente de gerir estes pagamentos é utilizar soluções como o Tickelia, que utiliza cartões virtuais para melhorar o controlo e obter uma visibilidade de 360º de todas as subscrições da empresa. Esta solução gera um cartão virtual recorrente que optimiza a segurança do pagamento, bem como a possibilidade de gerir todas as subscrições da empresa:
- Pausar ou cancelar subscrições com um único clique.
- Evite pagar por ferramentas que já não estão a ser utilizadas graças à visão global oferecida pelo painel de subscrições.
- Pré-autorizar subscrições e controlar despesas através de limites e restrições automáticas.
Para o pagamento online do resto das compras indirectas da empresa, a Tickelia dispõe de cartões virtuais de utilização única para cada pedido de despesas aprovado. Estes cartões temporários são a solução para a confusão causada pela partilha de cartões corporativos, descentralizando a gestão de compras indirectas sem que o gestor perca o controlo sobre eles.
A Tickelia também automatiza a gestão das ajudas de custo e despesas de viagem dos funcionários móveis, tais como agentes de vendas e viajantes de negócios, que podem beneficiar da utilização de Cartões Visa Tickelia e de relatórios de despesas automatizados.
3.2 Digitalize as facturas dos seus fornecedores
A digitalização de documentos é um processo que converte um documento em papel para uma imagem em formato digital utilizando um scanner. No entanto, para que as facturas digitalizadas possam ser consideradas pela Administração Fiscal, devem ser digitalizadas utilizando software aprovado, num processo conhecido como digitalização certificada.
Esta prática é um grande avanço para as empresas, pois não só poupa muito espaço, como também torna a informação mais acessível a todos os empregados.
A realização desta digitalização conduz a uma maior eficiência e produtividade para a empresa, bem como à poupança de espaço, tempo e dinheiro e à melhoria da gestão de registos, tornando a informação mais acessível. Algumas das vantagens oferecidas por este processo são as seguintes:
- Protecção e segurança: Ao digitalizar documentos, a empresa ganha paz de espírito, sabendo que estes não se deteriorarão com o tempo e que não serão perdidos ou deslocados.
- Aumento da eficiência dos funcionários: Os funcionários da empresa, além de não perderem tempo a arquivar e classificar documentos em papel, poderão aceder a estes documentos de uma forma muito mais rápida e ágil, aumentando assim a sua produtividade.
- Ajudar o ambiente: A digitalização de documentos permite-lhe livrar-se do papel, algo que sem dúvida ajuda a empresa a contribuir para a preservação do ambiente.
3.3 Automatizar o processo contabilístico
Executar manualmente todo o processamento contabilístico das facturas é demorado, dispendioso e, na maioria dos casos, susceptível de erro. Uma forma de optimizar toda esta gestão é automatizando a contabilidade das facturas da empresa, o que permitirá ao departamento financeiro dedicar o seu dia de trabalho a outras acções mais produtivas e rentáveis para a empresa.
As 3 principais razões para a automatização da contabilidade de facturas são:
- Evitar erros e perda de documentação: a colocação de documentação importante para a gestão contabilística é um fenómeno muito mais comum do que parece, embora seja algo que pode ser facilmente evitado se as facturas e documentos importantes forem digitalizados e carregados para a nuvem.
- Recuperar espaço: ter as facturas da empresa digitalizadas liberta armários cheios de arquivos, o que poderia poupar à empresa cerca de 2.000 euros por ano em custos de manutenção.
- Poupar tempo: o departamento de finanças e contabilidade tem tarefas muito mais importantes a fazer do que introduzir manualmente os dados das facturas ou fazer a imputação contabilística.
A automatização do processo contabilístico com a Tickelia permite a alocação contabilística de centros de custos ou conceitos analíticos da empresa, facilitando a consolidação dos custos e o acompanhamento orçamental. Além disso, esta solução reconcilia automaticamente cada pagamento com a factura correspondente.
A automatização do processo de gestão de facturas permite aos departamentos envolvidos reduzir o tempo administrativo em até 75% graças à integração total com os diferentes softwares de gestão.
