O que faz um controller financeiro?

O mundo empresarial está alocando cada vez mais recursos para ter o máximo controlo sobre suas finanças, monitorando de perto a situação econômica por trás de qualquer decisão empresarial. O papel do controller financeiro é um perfil profissional em ascensão, pois permite garantir o máximo controlo sobre a situação financeira da organização, bem como identificar e corrigir desvios orçamentários de forma precisa, eficiente e rápida.

1. O que é um controller financeiro?

O controller financeiro é o responsável pela supervisão das finanças e contabilidade da empresa. Sua missão é gerenciar, avaliar e controlar os riscos econômicos da companhia, criando políticas contábeis e estabelecendo mecanismos de controlo para otimizar os procedimentos contábeis e financeiros. Também atua como coordenador entre o departamento financeiro e a direção da empresa, com o objetivo de supervisionar as estratégias financeiras e garantir o cumprimento de metas.

2. Funções do controller financeiro

As funções do controller financeiro podem variar de acordo com a empresa e dependendo se trabalha junto com um CFO, mas em geral, ocupam três áreas: gestão, controlo e análise.

2.1 Gestão da contabilidade e finanças

Além de participar na elaboração das contas anuais, o controller é responsável por estabelecer os mecanismos e procedimentos internos para garantir uma gestão contábil e financeira eficaz, ágil e confiável. É a pessoa que administra os orçamentos, custos e tesouraria da empresa.

Outra função é coordenar as diferentes áreas da empresa em relação à gestão de despesas. Para isso, o controller deve cultivar um bom relacionamento com os diretores da empresa e obter a máxima colaboração dos diversos departamentos. De certa forma, o controller é um líder que deve comunicar e convencer os trabalhadores da necessidade de fazer certas mudanças nos processos, procedimentos e na forma de gerenciar o dia a dia da empresa. Em última análise, deve otimizar os fluxos de informação e comunicação entre o departamento financeiro e o restante da empresa.

O controller também deve liderar as pessoas sob sua responsabilidade, garantindo que tenham a formação adequada para usar as ferramentas digitais necessárias para o trabalho e verificando se estão seguindo os procedimentos estabelecidos.

2.2 Controlo das finanças da organização

O controlo financeiro baseia-se em estabelecer os indicadores-chave para o acompanhamento dos riscos econômicos do negócio, detetando possíveis desvios orçamentários e verificando o cumprimento das normas em termos de gestão dos recursos financeiros, incluindo a prevenção e deteção de fraudes internas relacionadas à gestão de despesas.

Além disso, o controller monitora o cumprimento dos objetivos e obrigações fiscais e contábeis de acordo com a regulamentação em vigor e controla as partidas orçamentárias com base nos objetivos definidos anteriormente, avaliando se os fundos alocados são suficientes ou não para atingir esses objetivos.

2.3 Análise dos KPIs econômicos

A última das principais funções de um controller financeiro é analisar periodicamente e de forma sistemática todos os indicadores econômicos da organização, incluindo impostos, ativos e passivos, retornos e produtividade, elaborando métricas de todos os parâmetros contábeis relevantes.

O controller também realiza análises abrangentes das previsões econômicas em relação às diferentes estratégias da empresa, incluindo o lançamento de novos produtos, planos de expansão ou entrada em novos mercados.

Com base em esse trabalho estatístico, o controller será capaz de propor melhorias que tenham um impacto positivo na situação econômica da empresa e implementar as ferramentas e soluções digitais ideais para a gestão automatizada dos processos contábeis da organização.

3. Perfil profissional do controller financeiro

O que é necessário estudar para se tornar um controller financeiro? Quais são as características e competências necessárias? A seguir, detalhamos os requisitos desse perfil profissional, um dos mais demandados pelas empresas nos últimos anos.

3.1 Requisitos acadêmicos

O controller financeiro é um alto executivo para o qual é necessário ter formação superior nas áreas de negócios, economia ou finanças. Portanto, deve possuir um diploma de graduação em uma dessas áreas. Idealmente, também deveria ter concluído um mestrado ou MBA específico em Controlo financeiro empresarial. Além disso, deve ter experiência profissional anterior no campo contábil ou financeiro, uma vez que geralmente é um perfil que requer uma bagagem profissional de vários anos.

3.2 Competências profissionais

Além de ter a formação necessária, o controller financeiro deve possuir um conjunto de qualidades e características essenciais para desempenhar com sucesso seu trabalho.

• Capacidade de liderança e gestão: O controller é capaz de tomar a iniciativa e liderar sua equipa para alcançar os objetivos estabelecidos. Deve ter habilidades de planeamento e organização, uma vez que é responsável por projetar os mecanismos e procedimentos internos para uma gestão eficaz dos recursos da empresa.

• Excelente capacidade analítica: Deve ser capaz de buscar e interpretar uma grande quantidade de dados, cruzá-los e tirar as conclusões corretas, que orientarão as principais decisões estratégicas da empresa. Para isso, também deve ter um bom conhecimento da empresa: isso significa que a pessoa que ingressa na empresa para realizar o control0 financeiro deve receber uma formação intensiva sobre as características e funcionamento da organização.

• Atenção aos detalhes e flexibilidade: O controller financeiro é extremamente detalhista e perfeccionista em seu trabalho e gestão. No entanto, esse perfeccionismo não deve impedi-lo de ser flexível: deve ser capaz de adaptar-se rapidamente a situações em constante mudança dentro da empresa e em relação às tendências em finanças. Também não deve ter medo de mudar ou modernizar ferramentas, processos ou qualquer outro aspeto da gestão em sua área de trabalho.

• Excelente capacidade de comunicação: Uma das missões do controller financeiro é comunicar e atuar como elo entre os departamentos, portanto, a capacidade de comunicar-se verbalmente e por escrito é vital nesse caso. Além disso, uma de suas rotinas é manter-se informado diariamente e estar atualizado sobre novidades e mudanças na legislação, regulamentos, ferramentas e tendências em gestão financeira.

• Competências digitais: Esta é a última competência que destacamos, mas é uma das mais importantes. O controller deve ter conhecimentos suficientes em informática para buscar, contratar e implementar as ferramentas de TI ideais para o controlo contábil e financeiro. O domínio das tecnologias digitais é essencial para automatizar processos e melhorar a eficiência na gestão financeira da organização.

4. Desafios para o controller financeiro

A globalização econômica, o rápido avanço da tecnologia e a velocidade das movimentações estratégicas das grandes corporações representam novos desafios para o controlo financeiro nas empresas.

4.1 Aprendizado contínuo

O controller não só precisa estar atualizado em relação à legislação e regulamentações contábeis, mas também deve acompanhar as novidades tecnológicas em gestão empresarial. A tendência é marcada pela integração de ferramentas digitais tradicionais em grandes soluções abrangentes que abordam todas as fases de um processo em diversos departamentos da empresa.

Além disso, deve desenvolver habilidades que tradicionalmente não eram consideradas no mundo das finanças, como habilidades interpessoais ou “soft skills“. É importante lembrar que os departamentos das organizações estão tornando-se menos rígidos, e em uma estratégia de negócios baseada em projetos, os fluxos de trabalho atravessam todos os escritórios da empresa. Uma das funções do controller financeiro é saber interagir com todos, negociar e chegar a acordos sobre cada tarefa.

4.2 Cibersegurança

Esta é uma preocupação crescente para todos os gestores de qualquer organização, mas no caso das finanças, a questão é ainda mais crítica. O responsável pelo controlo financeiro deve trabalhar com os melhores profissionais em segurança da informação para estabelecer todos os controlos necessários para prevenir ataques cibernéticos.

4.3 Obter dados em tempo real

Embora possa parecer coisa do passado, muitos departamentos de contabilidade ainda trabalham principalmente com planilhas. Isso implica a entrada manual de números, o risco de erros ao inseri-los, risco de duplicação e falta de dados atualizados. Se um Controller Financeiro se deparar com um departamento que funciona dessa forma, sua primeira missão será implementar uma solução abrangente de gestão financeira. Uma vez em funcionamento, essas soluções fornecem dados em tempo real com apenas alguns cliques, oferecendo análises, relatórios e informações personalizáveis com base em vários parâmetros, abrindo as portas para a inteligência de negócios da empresa.

4.4 Adaptação ao contexto econômico global

Os grandes eventos da história que vivemos com cada vez mais frequência, desde a pandemia da Covid até a guerra na Ucrânia, resultam em grande incerteza nas finanças globais, tanto dos Estados quanto das empresas. A instabilidade política, geoestratégica e até mesmo de saúde nunca é uma boa notícia para a economia global, que sofre quedas nas bolsas e aumentos generalizados de preços a cada nova informação.

Como as empresas podem lidar com esses eventos que não podem controlar? O papel do controller financeiro se revela como essencial para reagir à instabilidade econômica que o mundo empresarial enfrenta.

Flutuações na atividade econômica, crescente incerteza, escassez de matérias-primas e de certos componentes tecnológicos, inflação generalizada. Diante de todos esses fenômenos, uma das primeiras decisões tomadas pelas empresas é buscar a saúde financeira da empresa por meio do estabelecimento de custos e despesas sustentáveis, reduzindo assim os riscos. Em resumo, o controlo contábil e de tesouraria está no centro das últimas tendências empresariais em finanças.

Portanto, o controller financeiro deve ser capaz de gerenciar com sucesso o fluxo de caixa, implementando as mudanças necessárias nos procedimentos e regulamentações para pagamento a fornecedores, recebimento de clientes e gestão de despesas associadas.

O desafio de redução de custos está intrinsecamente ligado ao desafio tecnológico. Para alcançar seus objetivos, o responsável pelo controlo financeiro deve ter as ferramentas de tecnologia da informação necessárias e tirar o máximo proveito delas para atingir seus objetivos de gestão, controlo e análise. Nesse sentido, a chave está na digitalização e automação de processos e procedimentos, a fim de reduzir ao máximo as tarefas manuais, que têm um custo muito mais elevado devido à mão de obra envolvida e aos erros que podem causar.

5. O que é controlo financeiro?

O controlo financeiro refere-se ao conjunto de práticas e processos utilizados para monitorar, planear, analisar e gerenciar as finanças da organização. É uma parte fundamental da gestão empresarial que visa garantir que a empresa mantenha uma saúde financeira sólida, atinja seus objetivos financeiros e tome decisões informadas relacionadas ao dinheiro.

O departamento responsável pelo controlo financeiro em uma empresa é o de finanças ou contabilidade, liderado pelo controller financeiro ou pelo CFO, que supervisionam as despesas e receitas da empresa para garantir que tudo esteja em ordem e que não haja déficit. Este controlo sistemático serve para detetar qualquer anomalia na situação financeira da organização, permitindo que sejam tomadas as medidas adequadas a tempo de prevenir desequilíbrios econômicos.

A seguir, abordaremos os aspetos básicos do controlo financeiro, bem como os indicadores-chave e as vantagens de realizá-lo de maneira eficiente.

6. Como fazer controlo financeiro empresarial?

O processo do controlo financeiro em uma empresa envolve várias etapas e atividades para garantir a gestão adequada das finanças. Aqui estão as principais fases:

6.1 Análise e diagnóstico inicial

A primeira fase do processo de controlo financeiro em uma empresa é o diagnóstico inicial ou avaliação da situação financeira atual. Esta fase envolve a coleta e análise de informações financeiras para entender a posição financeira da empresa no momento e identificar áreas que podem precisar de atenção ou melhorias.

Os passos mais importantes são:

• Coleta de dados financeiros: Reunir todos os dados financeiros relevantes, incluindo registros contábeis, demonstrações financeiras anteriores, informações sobre receitas e despesas, balanço patrimonial e fluxo de caixa, entre outros.

• Análise financeira: Uma análise preliminar dos dados para avaliar a situação financeira atual da empresa. Isso pode incluir a identificação de tendências financeiras, como aumento ou diminuição de receitas e despesas.

• Identificação de problemas potenciais: Durante a análise, identifique áreas que podem apresentar problemas, como custos excessivos, baixa rentabilidade, alta dívida, entre outros.

6.2 Definição de objetivos financeiros

O segundo passo no processo de controlo financeiro geralmente envolve a definição de objetivos financeiros claros. Estes devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado (conhecidos como critérios SMART). Por exemplo, um objetivo específico pode ser “Aumentar as receitas em 15% nos próximos 12 meses.”

Dependendo da situação da empresa e dos recursos disponíveis, pode ser necessário priorizar os objetivos financeiros. Alguns objetivos podem ser de curto prazo, enquanto outros podem ser de longo prazo.

6.3 Seleção de indicadores de desempenho ou KPIs

A seleção de indicadores de desempenho (KPIs – Key Performance Indicators) é uma etapa crítica no processo de controlo financeiro de uma empresa. Os KPIs são métricas específicas usadas para medir o progresso em direção aos objetivos financeiros estabelecidos.

Os KPIs devem estar alinhados com os objetivos da empresa e devem refletir as áreas-chave que afetam o desempenho financeiro, como receitas, rentabilidade, custos e liquidez, entre outros.

6.4 Preparar as contas anuais

As contas anuais, também conhecidas como demonstrações financeiras, são documentos que apresentam a atividade econômica de uma empresa ao longo do ano. Estas contas incluem:

• Balanço patrimonial: Este relatório mostra a situação financeira da empresa em um momento específico, geralmente no final do exercício fiscal. É dividido em três seções: ativo, passivo e patrimônio líquido. O ativo reflete os bens e direitos da empresa, o passivo mostra suas obrigações financeiras, e o patrimônio líquido representa a diferença entre os dois, ou seja, o valor líquido da empresa.

• Demonstração de resultados: Esta demonstração compara as receitas e despesas da empresa ao longo do período contábil e reflete se a empresa teve lucro ou prejuízo durante o ano.

• Fluxo de caixa: Esta parte descreve a origem dos recebimentos e o destino dos gastos da empresa. Ajuda a entender como o dinheiro está fluindo dentro e fora da organização.

• Variações no patrimônio líquido: Este relatório compara o estado do patrimônio líquido no início e no final do ano, destacando as mudanças que ocorreram durante o período.

• Notas explicativas: As contas anuais geralmente incluem notas explicativas que fornecem detalhes adicionais sobre as informações apresentadas nas demonstrações financeiras. Essas notas podem esclarecer políticas contábeis, eventos significativos e outras informações relevantes.

6.5 Supervisão de KPIs

Uma vez estabelecidos todos os parâmetros a serem controlados, a análise das finanças do negócio consiste em monitorar, avaliar, medir e comparar possíveis desvios de todos os KPIs ou indicadores financeiros da organização. Isso envolve o controlo periódico do balanço patrimonial e da demonstração de resultados, bem como a situação dos indicadores financeiros.

6.6 Correção de deviações

Devem ser implementadas medidas para corrigir qualquer desvio que tenha sido detetado. Os desvios podem referir-se tanto aos objetivos estabelecidos quanto a uma partida orçamentária específica. Para diagnosticar corretamente as causas dessas deviações, é necessário interpretar os dados disponíveis com precisão, identificar a causa específica do problema e fazer previsões antes de implementar qualquer alteração.

7. Fatores essenciais para um bom controlo financeiro

Para executar eficazmente os processos descritos anteriormente, existem seis fatores decisivos que determinarão o sucesso do controlo das finanças do negócio:

• Prevenção: Uma das funções do controlo e diagnóstico financeiros é desenvolver políticas de prevenção de riscos econômicos, evitando a necessidade de tomar medidas tardiamente, que são menos eficazes e mais custosas para o negócio.

• Verificação: A análise de possíveis desvios em custos, orçamentos ou endividamento, por exemplo, deve ser sistemática e ter uma periodicidade estabelecida antecipadamente. Uma pequena alteração pode ser um sintoma de um problema subjacente maior a médio prazo.

• Correção de erros: Ser capaz de detetar irregularidades rapidamente é fundamental, mas não adianta fazer um diagnóstico preciso se as medidas necessárias não forem tomadas para corrigir erros e prevenir problemas potenciais.

• Simulações e previsões: Um controlo financeiro eficiente é capaz tanto de identificar erros quanto de prevenir desequilíbrios econômicos que possam prejudicar a empresa.

• Tomada de decisões: Após analisar simulações e previsões, o responsável pelo controlo financeiro deve fazer propostas para corrigir desvios e melhorar a saúde financeira do negócio. Essas decisões devem ser acompanhadas por seus próprios mecanismos de controlo, a fim de avaliar seu impacto e eficácia.

• Comunicação: Não é apenas importante tomar decisões econômicas adequadas, mas também é crucial comunicar adequadamente o motivo das mudanças e das medidas corretivas aos gestores e funcionários envolvidos, envolvendo-os na solução. Além disso, a transparência na comunicação sobre o estado das finanças do negócio aumenta a confiança e a motivação do capital humano da organização.

8. Benefícios do controlo financeiro

A falta de informações sobre qualquer um dos parâmetros do estado das finanças da empresa representa um grande risco econômico para o negócio. Mesmo que aparentemente a empresa esteja em uma boa posição econômica, com estabilidade nas vendas e despesas, qualquer nova necessidade, imprevisto ou mudança nas circunstâncias pode destacar deficiências financeiras mais profundas que passaram despercebidas por muito tempo devido à falta de controlo financeiro.

Monitorar de forma organizada os indicadores econômicos da empresa proporciona:

• Mais segurança diante de riscos e situações inesperadas: O controlo financeiro ajuda a empresa a se preparar para enfrentar riscos e situações imprevistas, garantindo que haja recursos financeiros disponíveis para lidar com essas eventualidades.

• Maior visibilidade dos fluxos de receitas, despesas e investimentos: Permite uma compreensão mais clara de como o dinheiro entra e sai da empresa, o que facilita o planeamento e a tomada de decisões financeiras.

• Maior controlo sobre o endividamento: Ajuda a empresa a gerenciar melhor seu endividamento, procurando formas de melhorar sua situação financeira e financiamento.

• Ferramenta para monitorar o cumprimento de orçamentos: Permite que a empresa acompanhe o cumprimento de seus orçamentos e políticas de gastos, identificando áreas onde é necessário ajustar os gastos ou aumentar a eficiência.

9. Quem é responsável pelo controlo financeiro da empresa?

Os cargos e responsabilidades no mundo empresarial têm evoluído e até mesmo se transformado ao longo do tempo. Tradicionalmente, a responsabilidade pelo controlo financeiro tem sido dos diretores financeiros ou CFO (Chief Financial Officer). No entanto, o crescente destaque da dimensão financeira no sucesso dos negócios provocou várias mudanças nesse sentido. Uma delas é a maior importância dada ao controlo financeiro, que agora conta com mais informações passíveis de serem analisadas, graças ao Big Data.

Isso levou ao surgimento de um novo perfil profissional: o controller financeiro, cuja função principal, como o nome indica, é o controlo das variáveis econômicas da empresa.

Por outro lado, o perfil do diretor financeiro tem se liberado das tarefas de controlo, e sua função hoje em dia está mais voltada para o design e execução das grandes linhas estratégicas relacionadas às finanças do negócio.

Isso não significa que todas as empresas tenham em sua equipa um controller financeiro e um CFO; em muitos negócios, ainda existe apenas a figura do diretor financeiro, que assume também as responsabilidades de controlo.

10. Soluções tecnológicas para controlar as despesas corporativas

A figura do controller financeiro não pode ser compreendida sem a digitalização e automatização dos processos envolvidos na gestão das despesas e compras da empresa. As ferramentas digitais tornaram-se indispensáveis no quotidiano deste setor.

Algumas destas ferramentas permitem uma gestão abrangente por parte do departamento financeiro, incluindo o controlo orçamental e a análise detalhada dos custos. Desta forma, a empresa pode obter informações de qualidade em tempo real, proporcionando uma visão precisa das despesas da empresa e melhorando a tomada de decisões.

Uma solução como Tickelia reduz até 75% do tempo administrativo, eliminando tarefas manuais, perdas de tempo e possíveis fraudes. A gestão automatizada dos processos contabilísticos e financeiros integra-se em todos os departamentos da empresa, racionalizando e simplificando todos os processos.

A Tickelia é uma solução que permite gerir todas as compras indiretas e subscrições da empresa, proporcionando controlo e visibilidade sobre cada aquisição, descentralizando simultaneamente o fluxo de gestão. Esta solução automatiza e simplifica o fluxo de solicitação, aprovação, pagamento e contabilização de faturas, fornecendo também uma análise detalhada dos custos e controlo orçamental em tempo real.

Através da digitalização dos recibos de despesas e viagens, todo o processo de relatório, contabilização e liquidação é automatizado. O trabalhador pode submeter cada despesa através da App Tickelia tirando uma foto do recibo ou fatura. A solução utiliza tecnologias OCR/ICR/QR para capturar todos os campos relevantes, além de detetar possíveis despesas duplicadas.

Se os funcionários utilizarem cartões Visa Tickelia como método de pagamento, o sistema também verifica se a despesa está em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo controller financeiro ou pela política de gasto da empresa. Caso contrário, a Tickelia alertará o responsável. O sistema de aprovação é altamente flexível, estabelecendo fluxos multiníveis.

Os cartões Visa Tickelia, facilitam um controlo rigoroso das despesas de diversas maneiras. Por exemplo, a função Smart AutoBlock bloqueia o cartão automaticamente se for utilizado de forma inadequada. O cartão só será desbloqueado quando as despesas “suspeitas” forem justificadas.