Fundada em 1956 na Geórgia, Estados Unidos, a Midas é uma empresa especializada na reparação e manutenção de automóveis e motocicletas, com mais de 2.800 oficinas espalhadas pelos cinco continentes. A empresa faz parte do grupo francês Mobivia, com mais de quarenta anos de experiência em equipamentos automotivos.
A Midas emprega um grande número de trabalhadores em mobilidade, o que levou a empresa a enfrentar a necessidade de automatizar todo o processo de gestão de despesas corporativas para ganhar eficiência, controlo e economizar tempo e recursos.
O problema
O processo de gestão de despesas da empresa Midas era altamente manual e tradicional. Repetia-se cada mês, quando os trabalhadores entregavam um envelope com todos os comprovativos relacionados às suas despesas corporativas. Os funcionários tinham de digitar manualmente todos os valores em uma planilha Excel e agrupá-los no relatório de despesas correspondente. Em seguida, esse relatório de despesas era impresso e assinado pelo trabalhador. Os comprovativos que haviam sido colocados no envelope eram anexados, e o relatório era encaminhado ao supervisor para aprovação. Uma vez assinados, no final do mês, eram enviados ao departamento de contabilidade, onde os dados precisavam ser inseridos novamente em seu software contábil. Por último, os relatórios de despesas em papel eram arquivados pelo período estabelecido de 5 anos.
A equipa de administração tinha de verificar manualmente se as despesas realizadas pelos funcionários correspondiam e estavam relacionadas com a sua atividade profissional.
Executar todo o processo manualmente consumia tempo e recursos dos diferentes departamentos envolvidos na gestão, sem mencionar os problemas como a perda de recibos, erros involuntários ao digitar as despesas e a contínua solicitação de documentos aos trabalhadores. No total, todo o processo representava uma semana completa de trabalho para duas pessoas, o que levou a Midas a adotar uma solução para automatizar completamente a gestão de despesas corporativas.
A solução
Após perceberem que precisavam de uma solução para gerir integralmente as despesas de mobilidade dos funcionários, a Midas estudou as diferentes soluções disponíveis no mercado e, finalmente, escolheu a Tickelia, a opção mais completa que oferecia uma automatização completa de todo o processo numa única plataforma.
Após a implementação da Tickelia, os trabalhadores da empresa não precisam mais adiantar dinheiro do próprio bolso para nenhuma despesa corporativa. Os cartões Visa Tickelia, permitem mais independência, enquanto os responsáveis têm muito mais controlo e visibilidade sobre as despesas realizadas.
A Tickelia também permite solicitar meios de transporte. Uma vez aprovados, os trabalhadores podem comprar alojamentos, bilhetes de avião ou comboio, etc. e realizar o pagamento com o cartão Visa Tickelia.
Com a utilização destes cartões, a direção da empresa tem uma visão global e transparente das despesas realizadas por cada trabalhador.
Os resultados
A implementação da Tickelia conseguiu melhorar a gestão de despesas em cada um dos departamentos envolvidos. O departamento de administração, passou de ter duas pessoas dedicadas durante uma semana inteira à gestão de despesas para não dedicar nem um minuto a esse processo.
Os trabalhadores ganharam autonomia e independência na hora de realizar despesas corporativas, o que também aliviou a carga sobre o departamento administrativo.
Outro ponto importante para a Midas é a possibilidade de descartar os comprovativos em papel e não precisar arquivá-los junto com as notas de despesas. Com a Tickelia, basta tirar uma foto do recibo ou fatura com o smartphone para criar uma versão digital com validade legal.
Com a Tickelia, a Midas conseguiu economizar tempo, dinheiro e aumentar a autonomia de seus trabalhadores, permitindo que estes dediquem seu tempo de trabalho a questões mais relevantes e de maior valor para a empresa, aumentando assim o bem-estar no trabalho.
