Digitalizar la gestión de los viáticos

Viáticos: ¿Qué son y cómo se gestionan?

Seguro que conoces el concepto ‘viaje de empresa’, ¿verdad? Es posible que hayas tenido que realizar alguno a lo largo de tu trayectoria profesional. Si es así, sabrás que se generan ciertos gastos. En este artículo, hablaremos sobre los viáticos y todo lo relacionado con este tipo de gasto: cómo se gestionan, qué tipos hay, así como las diferencias que tienen con los demás gastos que se generan en un viaje de empresa. Sigue leyendo para conocer todo sobre los viáticos.

1. ¿Qué son los viáticos?

n Perú, los viáticos son gastos asignados a los empleados para cubrir las necesidades de viaje, alojamiento y alimentación cuando realizan actividades laborales fuera de su lugar habitual de trabajo. Estos gastos están destinados a compensar los costos adicionales que se generan cuando un empleado debe desplazarse por motivos laborales, y son una práctica común en muchas organizaciones, tanto del sector público como privado.

1.1 Componentes de los Viáticos

  • Transporte: Gastos relacionados con el desplazamiento, como pasajes aéreos, terrestres, o marítimos, así como el uso de taxis y otros medios de transporte local.
  • Alojamiento: Gastos de hospedaje en hoteles, hostales u otros establecimientos, cubriendo la estadía durante el tiempo que dure el viaje de trabajo.
  • Alimentación: Gastos por comidas y bebidas, que generalmente se asignan de manera diaria o por comida (desayuno, almuerzo y cena).
  • Otros Gastos: Incluye gastos menores relacionados con el viaje, como llamadas telefónicas de trabajo, internet, propinas, entre otros.

    1.2 Normativa y Regulación

    En Perú, los viáticos están regulados por diversas normativas y disposiciones, tanto en el sector público como en el privado. Algunas de las principales consideraciones son:

    • Régimen Laboral: Las empresas deben definir políticas claras sobre el otorgamiento de viáticos, estableciendo montos y procedimientos para su solicitud, uso y rendición de cuentas.
    • Fiscalización: Los viáticos deben ser debidamente justificados y documentados, y es común que las empresas requieran comprobantes de pago (boletas, facturas) para la rendición de cuentas.
    • Exoneración de Impuestos: En ciertos casos y bajo condiciones específicas, los viáticos pueden estar exonerados de impuestos, siempre que se cumplan con los requisitos establecidos por la ley.

      1.3 Procedimiento de Otorgamiento de Viáticos

      • Solicitud de Viáticos: El empleado solicita los viáticos antes de realizar el viaje, detallando el motivo del viaje, destino, duración y los gastos estimados.
      • Aprobación: La solicitud es revisada y aprobada por la autoridad competente dentro de la organización, generalmente un superior o el departamento de recursos humanos.
      • Entrega de Fondos: Una vez aprobada, se entregan los fondos necesarios al empleado, ya sea en efectivo, transferencia bancaria o mediante reembolso posterior.
      • Rendición de Cuentas: Al finalizar el viaje, el empleado debe presentar un informe detallado de los gastos realizados, adjuntando los comprobantes de pago correspondientes para justificar el uso de los viáticos.

        1.4 Ejemplo de Viáticos

        Supongamos que un empleado debe viajar de Lima a Arequipa por tres días para una reunión de trabajo. La empresa puede asignar viáticos de la siguiente manera:

        • Transporte: Pasaje aéreo de ida y vuelta (S/ 400).
        • Alojamiento: Hotel por tres noches (S/ 300 por noche, total S/ 900).
        • Alimentación: S/ 60 por día (total S/ 180).
        • Otros Gastos: S/ 50 para gastos imprevistos.
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        3. Viáticos: ejemplos

        En Perú, los viáticos se pueden clasificar en varios tipos, dependiendo de la naturaleza y propósito del viaje. A continuación, se detallan los tipos más comunes de viáticos y se proporcionan ejemplos para cada uno:

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        3.1 Viáticos de Transporte

        Estos cubren los gastos relacionados con el desplazamiento del empleado hacia y desde el lugar de destino. Pueden incluir pasajes aéreos, boletos de autobús, taxis, entre otros.

        Ejemplo:

        • Pasaje aéreo: S/ 400 (Lima a Arequipa y regreso).
        • Taxi: S/ 50 (del aeropuerto al hotel y viceversa).

        3.2 Viáticos de Alojamiento

        Cubre los gastos de hospedaje del empleado durante su estadía fuera de la ciudad. Incluye hoteles, hostales, o cualquier otro tipo de alojamiento.

        Ejemplo:

        • Hotel: S/ 300 por noche (total S/ 900 por tres noches).

        3.3 Viáticos de Alimentación

        Cubre los gastos de comidas del empleado durante el viaje. Generalmente, se otorga una asignación diaria que cubre desayuno, almuerzo y cena.

        Ejemplo:

        • Desayuno: S/ 15 por día.
        • Almuerzo: S/ 25 por día.
        • Cena: S/ 20 por día.
        • Total diario de alimentación: S/ 60.

        3.4 Viáticos de Representación

        Cubren gastos adicionales en los que pueda incurrir el empleado mientras representa a la empresa, como reuniones de negocios, eventos, etc.

        Ejemplo:

        • Reunión de negocios (almuerzo): S/ 100.
        • Entrada a conferencia: S/ 150.

        3.5 Viáticos por Gastos Menores

        Incluyen pequeños gastos imprevistos que pueden surgir durante el viaje, como propinas, llamadas telefónicas de trabajo, uso de internet, etc.

        Ejemplo:

        • Propinas: S/ 10 por día.
        • Uso de internet en el hotel: S/ 30.
        • Llamadas telefónicas: S/ 20.

        3.6 Ejemplo Completo de Viáticos para un Viaje de Negocios

        Supongamos que un empleado debe viajar de Lima a Cusco por cuatro días para una serie de reuniones de trabajo. La empresa puede asignar viáticos de la siguiente manera:

        • Transporte:
          • Pasaje aéreo: S/ 500.
          • Taxi aeropuerto-hotel: S/ 50.
          • Taxi hotel-aeropuerto: S/ 50.
        • Alojamiento:
          • Hotel: S/ 300 por noche (total S/ 1,200 por cuatro noches).
        • Alimentación:
          • S/ 60 por día (total S/ 240 por cuatro días).
        • Representación:
          • Almuerzo de negocios: S/ 150.
          • Entrada a evento: S/ 200.
        • Gastos Menores:
          • Propinas: S/ 10 por día (total S/ 40 por cuatro días).
          • Uso de internet: S/ 30.
          • Llamadas telefónicas: S/ 20.

        4. Principales errores en el proceso de control de viáticos

        • Formularios de solicitud desfasados. Muchas empresas todavía utilizan un sistema manual de solicitud del reembolso de viáticos. Este es uno de los errores que más desajustes provocan en las cuentas de una empresa, porque depende del factor humano.
        • Autorizaciones ineficientes. Cuando una empresa, además de no contar con las herramientas correctas para una gestión de gastos eficiente, añade demasiados protocolos para realizar las solicitudes, se genera una situación de colapso y la resolución de las peticiones se queda estancada, con la correspondiente demora en los pagos a los empleados.
        • Política de gastos desajustada. Cuando las empresas no definen unas políticas de gastos ajustadas a minimizarlos, se producen situaciones en las que los empleados gastan más de lo necesario, por lo que se generan más costos para gestionar.
        • Falta de herramientas tecnológicas. Hoy en día, es necesario contar con soluciones que permitan una gestión de gastos más eficiente. Apostar por digitalizar la rendición de viáticos y los gastos de viaje es apostar por seguir avanzando frente a la competencia.
        • Altos niveles de fraude. Por último, encontramos uno de los mayores problemas que sufren las empresas y es el fraude interno. La gran mayoría de fraudes se producen por errores de los empleados: cifras mal indicadas, duplicaciones de recibos y facturas, etc.
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        5. Recomendaciones para la rendición de viáticos en tu empresa

        Al tratarse de una acción en la que intervienen empleado y responsable, es necesario establecer unas pautas para que la rendición de los viáticos, y los gastos de viaje en general, sea eficiente.

        Aquí te dejamos algunas recomendaciones para pautar la rendición de gastos de viaje:

        • Planificación previa. Definir un procedimiento para solicitar los viáticos es de gran utilidad para tener un absoluto control de cualquier aspecto en los viajes. Detallar el monto según el tipo de gasto, el margen de tiempo con el que se deben solicitar, cómo se deben solicitar, etc.
        • Establecer políticas de gastos y presupuestos para los viajes corporativos. Con esta medida se consiguen ajustar los viáticos y gastos de viaje. La manera de establecer estos presupuestos es a través de la especificación de los que se consideran viáticos, para evitar confusiones y posibles problemas. También, es aconsejable definir unos límites de gastos, así como restricciones de productos o servicios.
        • Verificación de presupuestos con proveedores. Un punto muy importante para los viajes de empresa, pues gracias a la globalización, nos encontramos en un momento en el cual el mercado de cualquier sector nos ofrece muchas opciones donde elegir. Es importante realizar una exhaustiva búsqueda de cada servicio o producto que necesitemos contratar para un viaje corporativo. Esto conlleva tener que hablar con diferentes proveedores hasta conseguir la mejor opción calidad-precio.
        • Comprobar y actualizar las fechas y el presupuesto. Este aspecto es importante, pues los precios fluctúan mucho entre las diferentes fechas y algo que se cerró hace meses, es posible que haya sufrido diferentes variaciones. Por ello, estar atento al mercado actual puede hacer que encontremos ofertas de última hora que nos permitan ahorrar. También es necesario estar actualizado de cualquier factor que pueda alterar el viaje planificado.
        • Uso de herramientas digitales. El uso de soluciones y herramientas digitales permiten gestionar los viáticos y los gastos de viajes corporativos de una manera más eficiente y rápida. Estas soluciones, además, permiten automatizar tareas, consiguiendo un mayor ahorro de tiempo y recursos.
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        6. ¿Por qué son importantes las políticas de viajes de empresa?

        En el apartado anterior, hemos visto como una de las recomendaciones para realizar una correcta rendición y un control de los costos de los viáticos en los viajes empresariales es la implantación de políticas de viajes de empresa.

        Esto es imprescindible, pues definen la normativa interna de cada empresa en materia de gastos en viajes y sirve como una herramienta de seguridad y control ante situaciones de desajustes o posibles errores.

        Para disponer de una política de viajes bien estructurada y con la que la empresa se asegura que los trabajadores no harán un mal uso de los recursos financieros de esta, es necesario que queden bien detallados cada punto.

        Los principales beneficios de las políticas de viajes de empresa son los siguientes:

        • Evitar que los trabajadores realicen costos no correspondientes.
        • Adelantarse a situaciones que puedan generar problemáticas en el futuro.
        • Limitar los gastos a los empleados en movilidad.
        • Optimizar el proceso de rendición de viáticos y gastos de viaje.
        • Incentivar a realizar buenas prácticas en materia de gastos de viaje entre los empleados viajeros.
          Control de viáticos: qué debes saber para mejorar su gestión

        En el momento de elaborar las políticas de viajes, la empresa debe tener en cuenta algunos aspectos importantes, los cuales servirán para detallar cada concepto y evitar posibles malinterpretaciones por parte de los trabajadores.

        • Definir un presupuesto para cada viaje, detallando las necesidades básicas y los posibles gastos extras.
        • Definir un límite de gastos correctamente detallado.
        • Definir el proceso de solicitud de reembolso.
        • Formar a los trabajadores viajeros con las políticas de viajes para que hagan un buen uso de estas.
        • Ofrecer bonificaciones a los trabajadores que cumplan con las políticas de viajes.

        Si se consigue elaborar una política de viajes bien detallada y efectiva, esta puede ayudar no solo a conseguir los objetivos de los viajes, sino a seguir mejorando los procesos para los viajes de empresa futuros.

        7. Inconvenientes de la gestión de viáticos de forma manual

        Los principales inconvenientes de realizar esta tarea manualmente son:

        • Se pierde demasiado tiempo. Tanto el empleado como el responsable, encargado de aprobar los gastos, deben dedicar mucho tiempo a emplear las hojas de gastos. Esto implica que ese tiempo no se está dedicando a otras tareas más productivas para la empresa.
        • El cumplimiento de la política de gastos de viaje se ve afectada.

        Es por ello, que la digitalización y automatización de esta gestión no solo facilita el procedimiento en sí, sino que también ayuda a que la gestión sea más segura, transparente y eficaz.

        8. Ventajas de digitalizar los procesos de gestión de gastos

        Veamos algunas de las ventajas de digitalizar la gestión de los viáticos y los gastos de viaje de empresa:

        • La gestión de gastos se simplifica, gracias a la tecnología y la automatización de procesos.
        • Los trabajadores en movilidad pueden legalizar los viáticos y demás gastos de manera inmediata.
        • Se puede realizar un seguimiento de los gastos instantáneo y evitar posibles fraudes internos.
        • Ahorro de tiempo y dinero para las empresas.
        • Dedicación de los recursos a tareas más productivas para las empresas.
        • Se incrementa el cumplimiento de las políticas de gastos.
        • Se genera una comunicación más directa y fluida entre los empleados y los responsables.

        9. Gestiona los viáticos con Tickelia

        Tal y como hemos podido comprobar en el punto anterior, la rendición de viáticos y de los gastos de viaje de empresa en general, es uno de los procesos más costosos. No solo en recursos humanos, sino también en económicos. La digitalización ayuda a ahorrar tiempo y dinero, dos de los conceptos más importantes para la supervivencia de una empresa.

        Tickelia es una solución cloud para la digitalización de viáticos y gastos de viajes de empresa. Gracias a su App para dispositivos móviles, los empleados pueden legalizar sus gastos durante el mismo viaje, tomando una foto del recibo o aportando una factura electrónica. Gracias a la tecnología OCR+ICR, se capturan hasta 18 campos de los recibos y facturas, como el NIF/RUT/NIT/CUIT, emisor, fecha, importe total, base de IVA, etc.

        Los responsables pueden monitorear todos los gastos de manera inmediata, aprobando o rechazando cualquier gasto desde la App o el Back Office. Este factor es de gran ayuda para poder ejecutar una conciliación bancaria rápida y eficaz.

        Tickelia permite una gestión financiera integral, gracias a la realización de la liquidación y contabilización automática con el ERP de la empresa.

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        Laura Sierra
        Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Comunicación Social y Periodismo por la Universidad de La Sabana.
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