qué es el cierre contable

¿Qué es el cierre contable y cómo hacerlo en tu empresa?

¿Te has preguntado alguna vez cómo las empresas en Perú determinan sus ganancias o pérdidas al final de un período contable? La respuesta yace en un proceso meticuloso conocido como cierre contable. Este proceso es mucho más que simples sumas y restas; es el corazón que late en la toma de decisiones financieras y el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Desde las cuentas de ingresos y gastos hasta el impacto en el patrimonio, el cierre contable juega un papel crucial en la vida económica de cualquier entidad. Conoce más de esto en el siguiente post.

1. ¿Qué es el cierre contable?

El cierre contable en Perú es un proceso que se realiza al final de un período contable, ya sea mensual, trimestral o anualmente, con el fin de resumir y registrar todas las transacciones financieras de una empresa o entidad. Esto permite obtener una imagen clara y precisa de la situación financiera y económica de la compañía en ese momento específico.

En Perú, este proceso debe realizarse de acuerdo con las normativas locales, incluyendo la aplicación de los Estándares Internacionales de Información Financiera (NIIF) y las leyes tributarias vigentes.

2. Cierre contable y los estados financieros

El cierre contable y los estados financieros están íntimamente relacionados y son parte fundamental del proceso contable en una organización. Aquí te explicaré cómo están conectados:

  • Preparación de Estados Financieros: El cierre contable es un proceso que culmina en la preparación de los estados financieros. Al cerrar las cuentas, se consolidan todas las transacciones del período, permitiendo la presentación de la información financiera en un formato estructurado y comprensible.
  • Reflejo de la Realidad Económica: El cierre contable asegura que todas las transacciones sean registradas y ajustadas correctamente. Esto significa que los estados financieros, como el Balance General y el Estado de Resultados, reflejarán una imagen precisa y actual de la situación financiera y el desempeño económico de la entidad.
  • Cumplimiento de Normativas: Muchos países, incluyendo regulaciones específicas y estándares internacionales, requieren que las organizaciones preparen y presenten estados financieros. El cierre contable es el proceso mediante el cual se asegura que estos informes cumplan con las normativas y principios contables aplicables.
  • Información para la Toma de Decisiones: Los estados financieros son herramientas clave para la toma de decisiones por parte de la administración, accionistas, inversores, acreedores y otras partes interesadas. El cierre contable asegura que esta información sea precisa y relevante.
  • Determinación de Resultados: Mediante el cierre de cuentas de resultados (ingresos, gastos, costos), se determina la utilidad o pérdida del período. Esta información es esencial en el Estado de Resultados, que es uno de los principales estados financieros.
  • Impacto en el Patrimonio: El resultado del período (utilidad o pérdida) se refleja en el patrimonio de la entidad y, por ende, en el Balance General. Esto también forma parte del proceso de cierre contable.
  • Bases para Periodos Futuros: El cierre contable establece una línea base clara para el inicio del próximo período contable. Esto asegura una transición ordenada y coherente, permitiendo comparaciones periódicas a través de los estados financieros.

En resumen, el cierre contable es una etapa vital que permite la preparación de estados financieros precisos, coherentes y conformes con las normativas. Facilita una comprensión clara de la salud financiera de la organización y proporciona información esencial para la toma de decisiones estratégicas.

3. El papel de la Asamblea en el cierre contable

  • Aprobación de Estados Financieros: En Perú, según la Ley General de Sociedades (Ley N° 26887), los estados financieros deben ser aprobados por la Junta General de Accionistas. Esto incluye el Balance General, el Estado de Resultados, y otros informes financieros.

La junta debe revisar y aprobar los estados financieros anuales, asegurando que se presenten conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que son de aplicación obligatoria en Perú.

  • Rendición de Cuentas: La Asamblea General de Accionistas es el órgano encargado de evaluar el desempeño financiero y operativo de la compañía. La junta directiva debe rendir cuentas a los accionistas sobre la gestión realizada durante el período contable.
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Según el artículo 114 de la Ley General de Sociedades, es obligación de la administración presentar a la Junta General los estados financieros anuales, acompañados del informe de gestión.

  • Toma de Decisiones Importantes: En la Asamblea General, además de la aprobación de estados financieros, se pueden tomar decisiones cruciales como la distribución de utilidades, la designación de auditores externos, y modificaciones en la estructura organizacional.

La distribución de utilidades debe seguir las disposiciones del artículo 230 de la Ley General de Sociedades.

  • Legalidad y Cumplimiento: La realización de la Asamblea General para aprobar los estados financieros es un requisito legal en Perú. La Superintendencia del Mercado de Valores (SMV) supervisa el cumplimiento de estas normativas, asegurando que las empresas cumplan con sus obligaciones corporativas y fiscales.

La Ley General de Sociedades establece que las sociedades deben convocar a una Asamblea General Ordinaria dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio económico para la aprobación de los estados financieros.

  • Transparencia y Participación: La Asamblea General es una plataforma que permite la participación activa de los accionistas en la gestión de la empresa, promoviendo la transparencia y la buena gobernanza corporativa.

La Ley General de Sociedades en Perú establece que los accionistas tienen derecho a participar y votar en las Asambleas Generales, contribuyendo a las decisiones estratégicas de la empresa.

  • Conexión con el Cierre Contable: La Asamblea General es el paso final en el proceso de cierre contable, donde los estados financieros son revisados y aprobados por los propietarios de la entidad, haciendo oficial la aceptación de estos documentos.

Las empresas deben presentar sus estados financieros a las autoridades reguladoras dentro de los plazos establecidos por la SMV.

  • Plazos de Presentación: En Perú, la SMV establece plazos específicos para la presentación de los estados financieros anuales. Por ejemplo, las compañías deben presentar sus datos financieros correspondientes al año anterior generalmente dentro de los primeros meses del año siguiente, pero los plazos específicos pueden variar.
cierre contable definición

4. Pasos clave del cierre contable

El proceso de cierre contable en Perú consta de varios pasos clave:

4.1 Revisar y Ajustar Transacciones

Revisar y ajustar transacciones es una etapa esencial en el proceso de cierre contable en Perú y en muchos otros sistemas contables del mundo.

  • Revisar Transacciones: Esto implica examinar todas las transacciones financieras registradas durante un período contable específico. El objetivo es asegurarse de que cada transacción se haya registrado en la cuenta correcta y por la cantidad correcta. Esto podría implicar revisar facturas, recibos, contratos y otros documentos de soporte para verificar la precisión de las entradas en los registros contables.
  • Ajustar Transacciones: Después de revisar las transacciones, puede ser necesario realizar ajustes. Los ajustes son correcciones de las entradas contables que pueden ser necesarios por diversas razones, tales como errores humanos, omisiones, o la aplicación de principios contables como el devengo. Los ajustes también pueden incluir la registración de depreciaciones, amortizaciones, o provisiones que reflejen la realidad económica de la empresa.

En el contexto de los Estándares Internacionales de Información Financiera (NIIF) y las normativas locales en Perú, revisar y ajustar transacciones asegura que los estados financieros estén presentados de manera justa y en conformidad con los principios y regulaciones aplicables. Esto permite a las partes interesadas, como inversionistas, acreedores y reguladores, tener una imagen clara y precisa de la salud financiera y el rendimiento de la empresa.

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4.2 Cierre de cuentas de Resultado

El Cierre de Cuentas de Resultado es una fase crucial en el proceso de cierre contable en Perú y en otros sistemas contables. Esto implica:

  • Definición de Cuentas de Resultado: Las cuentas de resultado incluyen todas las cuentas que registran ingresos, gastos, costos de ventas y costos de producción en un período específico. Estas cuentas reflejan el desempeño económico de la entidad durante ese período.
  • Proceso de Cierre: El cierre de estas cuentas implica sumar los ingresos y restar los gastos y costos para determinar la utilidad neta o pérdida del período. Una vez calculado, este resultado se transfiere a una cuenta de resumen (por ejemplo, la cuenta de Utilidad o Pérdida del Ejercicio) y luego a la respectiva cuenta de patrimonio en el balance general.
  • Propósito: El propósito de cerrar las cuentas de resultado es finalizar el registro de las transacciones del período contable actual, determinar el resultado neto y preparar las cuentas para el próximo período. Al cerrar estas cuentas, se «limpian» y se establecen a cero para comenzar a registrar las transacciones del nuevo período.
  • Conexión con los Estados Financieros: El resultado del cierre de cuentas de resultado se refleja en los estados financieros, particularmente en el Estado de Resultados y en la sección de patrimonio del Balance General. Esto proporciona una imagen clara del rendimiento financiero de la entidad durante el período.
  • Cumplimiento de Normativas: En Perú, al igual que en muchos otros países, el proceso de cierre de cuentas de resultado debe realizarse de acuerdo con los principios contables y regulaciones locales aplicables, incluyendo los Estándares Internacionales de Información Financiera (NIIF) si corresponden.
  • Impacto en la Distribución de Utilidades: La utilidad o pérdida determinada a través del cierre de cuentas de resultado puede afectar las decisiones sobre la distribución de dividendos a los accionistas, reinversión en la empresa u otros usos del resultado neto.

En resumen, el Cierre de Cuentas de Resultado en el cierre contable en Perú es un proceso esencial que resume el desempeño económico del período, refleja el resultado en los estados financieros y prepara las cuentas para el próximo período contable.

4.3 Transferencia de la diferencia neta al patrimonio

Esta es una etapa fundamental en el cierre contable que conecta directamente con el proceso de cierre de las cuentas de resultado anteriormente mencionado. Este implica:

  • Resultado del Período: Al final del período contable, después de cerrar las cuentas de resultado (ingresos, gastos, costos), se determina la utilidad neta o la pérdida del período.
  • Transferencia a la Cuenta de Patrimonio: La utilidad neta o la pérdida se transfiere a una cuenta específica dentro del patrimonio de la entidad. Esto puede ser a la cuenta de utilidades retenidas, reservas, o alguna otra cuenta de patrimonio, dependiendo de las políticas y regulaciones aplicables.
  • Impacto en el Balance General: La transferencia al patrimonio afecta el Balance General de la entidad, ya que altera la sección del patrimonio, reflejando el resultado económico del período en la posición financiera global de la empresa.
  • Distribución de Utilidades: Si hay una utilidad, la transferencia al patrimonio puede preceder a decisiones sobre cómo distribuir esa utilidad, ya sea en forma de dividendos a los accionistas, reinversión en la empresa, o aumento de reservas.
  • Cumplimiento de Normativas: La transferencia debe realizarse de acuerdo con los principios contables y las leyes aplicables en la jurisdicción donde opera la entidad. Esto garantiza que la presentación de los estados financieros sea precisa y esté en conformidad con las normativas.
  • Finalización del Proceso de Cierre Contable: La transferencia al patrimonio representa uno de los pasos finales en el proceso de cierre contable. Cierra el ciclo al vincular el resultado del período con la posición patrimonial de la empresa, y prepara las cuentas para el próximo período contable.
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En resumen, la Transferencia al Patrimonio en el cierre contable es un paso esencial que conecta el desempeño económico de la entidad con su posición financiera global. Refleja el resultado del período en el patrimonio y permite la toma de decisiones sobre la utilización de las utilidades, si las hubiera.

4.4 Preparación de Estados Financieros en el cierre contable

La Preparación de Estados Financieros es una fase esencial en el proceso de cierre contable que tiene lugar después de cerrar y ajustar todas las cuentas contables al final del período contable. Veamos en detalle qué implica:

  • Resumen de la Información Financiera: Después de cerrar y ajustar las cuentas, la entidad tiene una imagen clara y precisa de su posición financiera y su rendimiento económico durante el período. La preparación de estados financieros consiste en resumir esta información en un formato estandarizado.
  • Estados Financieros Principales: Los estados financieros incluyen el Balance General (o Estado de Situación Financiera), el Estado de Resultados (o Estado de Ganancias y Pérdidas), el Estado de Cambios en el Patrimonio, y el Estado de Flujos de Efectivo. Cada uno presenta una perspectiva diferente de la posición financiera y operativa de la entidad.
  • Cumplimiento de Normativas: La preparación debe hacerse de acuerdo con los principios y normas contables aplicables en la jurisdicción, como los Estándares Internacionales de Información Financiera (NIIF) o las normas locales. Esto asegura que los estados financieros sean comparables, comprensibles y útiles para los usuarios.
  • Revisión y Ajustes: Antes de finalizar los estados financieros, puede ser necesario revisar y realizar ajustes adicionales para asegurar que toda la información sea correcta y esté presentada de manera adecuada.
  • Información para Decisiones: Los estados financieros proporcionan información crucial para la toma de decisiones por parte de la gerencia, los accionistas, los inversores, los reguladores y otros interesados.
  • Base para la Distribución de Utilidades y la Planificación Fiscal: La información contenida en los estados financieros también puede ser utilizada para determinar la distribución de utilidades y para cumplir con las obligaciones fiscales.
  • Auditoría: En algunos casos, los estados financieros pueden ser sometidos a una auditoría externa para verificar su precisión y conformidad con las normativas aplicables.

La Preparación de Estados Financieros en el cierre contable es un proceso de compilar y presentar la información financiera de la entidad en un formato estandarizado y coherente que refleje su posición financiera y rendimiento económico. Es un paso vital que permite a los diversos usuarios de la información financiera entender la salud financiera y las operaciones de la entidad, y tomar decisiones informadas.

5. Consejos para mejorar la gestión del cierre contable

El cierre contable es un proceso complejo y prolongado, donde un error inadvertido puede ocurrir fácilmente.

Para minimizar este riesgo, considera las siguientes recomendaciones además de seguir el procedimiento detallado para el cierre contable:

  • Examina los Datos: Evaluar los resultados te permitirá identificar lo que funciona y lo que necesita mejorar en la gestión financiera de tu empresa. Esta introspección puede guiar las decisiones estratégicas y ayudar a establecer una ventaja competitiva en el mercado.
  • Opta por la Automatización: Uno de los mayores desafíos en el cierre contable es su naturaleza tediosa, requiriendo la revisión minuciosa de todos los balances. Las herramientas automatizadas, como Tickelia, pueden aliviar esta carga. Al digitalizar y automatizar, se facilita la integración con el ERP de tu empresa, manteniendo actualizada la información relacionada con las compras indirectas y suscripciones de la empresa. Esto acelera el proceso y permite un cierre contable más eficiente.

Estas prácticas pueden ser vitales para realizar un cierre contable preciso, ayudando a identificar oportunidades de mejora y ahorrando tiempo a través de la automatización.

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Roxana López
Redactora de contenidos en Inology.

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