Viáticos: ¿Qué son y cómo se gestionan?

Seguro que conoces el concepto ‘viaje de empresa’, ¿verdad? Es posible que hayas tenido que realizar alguno a lo largo de tu trayectoria profesional. Si es así, sabrás que se generan ciertos gastos. En este artículo, hablaremos sobre los viáticos y todo lo relacionado con este tipo de gasto: cómo se gestionan, qué tipos hay, así como las diferencias que tienen con los demás gastos que se generan en un viaje de empresa. Sigue leyendo para conocer todo sobre los viáticos.

1. ¿Qué son los viáticos?

Para iniciar, vamos a ver de dónde proviene el término “viático”, y es que proviene del latín viaticum, derivado de vía (camino). La expresión en latín hacía referencia al dinero y demás provisiones que se necesitaban para realizar un viaje. Durante un determinado período, también se utilizó este término para hacer referencia a un tipo de peaje por la utilización de un camino.

Por lo tanto, los viáticos son la suma de dinero que un trabajador precisa para desempeñar sus tereas en un lugar distinto al habitual de trabajo y que el empleador debe reconocer y facilitar a su empleado.

Pese a que no se pueden listar todos los costos, los más usados para cubrir los viáticos son los siguientes:

• Hospedaje.
• Alimentación.
• Boletos de transporte aéreo.
• Tiquetes de transporte local.
• Gastos relacionados con la actividad laboral: fotocopias, impresión de documentos, etc.

2. ¿Qué tipos de viáticos existen?

Los viáticos se computan según la periodicidad de estos y del tipo de contrato entre empresa y trabajador.

Si se trata de un contrato laboral, existen dos tipos de viáticos: permanentes y accidentales. Por el contrario, si el contrato entre empleador y empleado no es laboral, sino que se trata de un trabajador independiente, los viáticos se deducen de otra manera.

• Transporte: Boletos de avión, boletos de autobús, tren, metro, taxis, y el uso de vehículos rentados o propios (incluyendo gasolina y peajes).

• Hospedaje: Gastos por la estancia en hoteles, moteles o cualquier otro tipo de alojamiento temporal.

• Alimentación: Gastos por comidas, que pueden incluir desayunos, almuerzos, comidas y cenas.

• Gastos Menores: Comprenden pequeños gastos que no están cubiertos por las categorías anteriores, como estacionamiento, propinas, llamadas telefónicas relacionadas con el trabajo, lavandería, etc.

• Gastos de Representación: Gastos realizados para la representación de la empresa, como comidas de negocios con clientes, proveedores o socios comerciales.

• Combustibles y Mantenimiento de Vehículos: Para empleados que utilizan su propio vehículo o un vehículo de la empresa, se incluyen gastos de combustible, mantenimiento y reparaciones menores.

Es importante que las empresas definan claramente sus políticas de viáticos y los procedimientos para su comprobación y reembolso, para evitar problemas fiscales y administrativos. En México, estos gastos deben estar debidamente documentados con facturas y comprobantes válidos para que sean deducibles de impuestos.

3. Viáticos: ejemplos

Los viáticos en México se refieren a los gastos en que incurre una persona cuando realiza actividades o labores fuera de su lugar habitual de trabajo o residencia. Estos gastos son reconocidos y reembolsados por el empleador o la entidad que requiere la movilización de la persona. Algunos ejemplos comunes de viáticos en México incluyen:

• Alojamiento: Gastos de hotel o cualquier forma de hospedaje cuando la actividad laboral requiere pernoctar fuera del lugar de residencia habitual.
• Alimentación: Gastos por las comidas durante el periodo en que la persona se encuentra fuera de su lugar de trabajo o residencia habitual.
• Transporte: Incluye gastos de desplazamiento desde el lugar de origen hasta el destino y viceversa, así como los desplazamientos internos necesarios para la realización de las actividades. Esto puede incluir pasajes de avión, bus, taxi, o alquiler de vehículos.
• Peajes y parqueaderos: Gastos asociados a peajes por el uso de carreteras y costos de parqueaderos cuando se utiliza vehículo propio o alquilado.
• Comunicaciones: Gastos relacionados con llamadas telefónicas, uso de internet o cualquier otro medio de comunicación necesario para el desarrollo de las actividades laborales durante el viaje.
• Materiales y suministros: En algunos casos, los viáticos pueden incluir gastos menores en materiales y suministros necesarios para la ejecución de las tareas fuera del lugar habitual de trabajo.

Es importante tener en cuenta que los viáticos deben estar justificados y, generalmente, se requiere la presentación de comprobantes o facturas para su reembolso. Además, las políticas y montos específicos de viáticos pueden variar según la entidad, la naturaleza del trabajo y las disposiciones legales aplicables en México.

4. Principales errores en el proceso de control de viáticos

• Formularios de solicitud desfasados. Muchas empresas todavía utilizan un sistema manual de solicitud del reembolso de viáticos. Este es uno de los errores que más desajustes provocan en las cuentas de una empresa, porque depende del factor humano.

• Autorizaciones ineficientes. Cuando una empresa, además de no contar con las herramientas correctas para una gestión de gastos eficiente, añade demasiados protocolos para realizar las solicitudes, se genera una situación de colapso y la resolución de las peticiones se queda estancada, con la correspondiente demora en los pagos a los empleados.

• Política de gastos desajustada. Cuando las empresas no definen unas políticas de gastos ajustadas a minimizarlos, se producen situaciones en las que los empleados gastan más de lo necesario, por lo que se generan más costos para gestionar.

• Falta de herramientas tecnológicas. Hoy en día, es necesario contar con soluciones que permitan una gestión de gastos más eficiente. Apostar por digitalizar la comprobación de viáticos y los gastos de viaje es apostar por seguir avanzando frente a la competencia.

• Altos niveles de fraude. Por último, encontramos uno de los mayores problemas que sufren las empresas y es el fraude interno. La gran mayoría de fraudes se producen por errores de los empleados: cifras mal indicadas, duplicaciones de recibos y facturas, etc.

5. Recomendaciones para la comprobación de viáticos en tu empresa

Al tratarse de una acción en la que intervienen empleado y responsable, es necesario establecer unas pautas para que la comprobación de los viáticos, y los gastos de viaje en general, sea eficiente.

Aquí te dejamos algunas recomendaciones para pautar la comprobación de gastos de viaje:

• Planificación previa. Definir un procedimiento para solicitar los viáticos es de gran utilidad para tener un absoluto control de cualquier aspecto en los viajes. Detallar el monto según el tipo de gasto, el margen de tiempo con el que se deben solicitar, cómo se deben solicitar, etc.

• Establecer políticas de gastos y presupuestos para los viajes corporativos. Con esta medida se consiguen ajustar los viáticos y gastos de viaje. La manera de establecer estos presupuestos es a través de la especificación de los que se consideran viáticos, para evitar confusiones y posibles problemas. También, es aconsejable definir unos límites de gastos, así como restricciones de productos o servicios.

• Verificación de presupuestos con proveedores. Un punto muy importante para los viajes de empresa, pues gracias a la globalización, nos encontramos en un momento en el cual el mercado de cualquier sector nos ofrece muchas opciones donde elegir. Es importante realizar una exhaustiva búsqueda de cada servicio o producto que necesitemos contratar para un viaje corporativo. Esto conlleva tener que hablar con diferentes proveedores hasta conseguir la mejor opción calidad-precio.

• Comprobar y actualizar las fechas y el presupuesto. Este aspecto es importante, pues los precios fluctúan mucho entre las diferentes fechas y algo que se cerró hace meses, es posible que haya sufrido diferentes variaciones. Por ello, estar atento al mercado actual puede hacer que encontremos ofertas de última hora que nos permitan ahorrar. También es necesario estar actualizado de cualquier factor que pueda alterar el viaje planificado.

• Uso de herramientas digitales. El uso de soluciones y herramientas digitales permiten gestionar los viáticos y los gastos de viajes corporativos de una manera más eficiente y rápida. Estas soluciones, además, permiten automatizar tareas, consiguiendo un mayor ahorro de tiempo y recursos.

6. ¿Por qué son importantes las políticas de viajes de empresa?

En el apartado anterior, hemos visto como una de las recomendaciones para realizar una correcta comprobación y un control de los costos de los viáticos en los viajes empresariales es la implantación de políticas de viajes de empresa.

Esto es imprescindible, pues definen la normativa interna de cada empresa en materia de gastos en viajes y sirve como una herramienta de seguridad y control ante situaciones de desajustes o posibles errores.

Para disponer de una política de viajes bien estructurada y con la que la empresa se asegura que los trabajadores no harán un mal uso de los recursos financieros de esta, es necesario que queden bien detallados cada punto.

Los principales beneficios de las políticas de viajes de empresa son los siguientes:

• Evitar que los trabajadores realicen costos no correspondientes.
• Adelantarse a situaciones que puedan generar problemáticas en el futuro.
• Limitar los gastos a los empleados en movilidad.
• Optimizar el proceso de comprobación de viáticos y gastos de viaje.
• Incentivar a realizar buenas prácticas en materia de gastos de viaje entre los empleados viajeros.

En el momento de elaborar las políticas de viajes, la empresa debe tener en cuenta algunos aspectos importantes, los cuales servirán para detallar cada concepto y evitar posibles malinterpretaciones por parte de los trabajadores.

• Definir un presupuesto para cada viaje, detallando las necesidades básicas y los posibles gastos extras.
• Definir un límite de gastos correctamente detallado.
• Definir el proceso de solicitud de reembolso.
• Formar a los trabajadores viajeros con las políticas de viajes para que hagan un buen uso de estas.
• Ofrecer bonificaciones a los trabajadores que cumplan con las políticas de viajes.

Si se consigue elaborar una política de viajes bien detallada y efectiva, esta puede ayudar no solo a conseguir los objetivos de los viajes, sino a seguir mejorando los procesos para los viajes de empresa futuros.

7. Inconvenientes de la gestión de viáticos de forma manual

Los principales inconvenientes de realizar esta tarea manualmente son:

• Se pierde demasiado tiempo. Tanto el empleado como el responsable, encargado de aprobar los gastos, deben dedicar mucho tiempo a emplear las hojas de gastos. Esto implica que ese tiempo no se está dedicando a otras tareas más productivas para la empresa.

• El cumplimiento de la política de gastos de viaje se ve afectada.

• Se pueden producir situaciones de fraude interno malintencionado.

Es por ello, que la digitalización y automatización de esta gestión no solo facilita el procedimiento en sí, sino que también ayuda a que la gestión sea más segura, transparente y eficaz.

8. Ventajas de digitalizar los procesos de gestión de gastos

Veamos algunas de las ventajas de digitalizar la gestión de los viáticos y los gastos de viaje de empresa:

• La gestión de gastos se simplifica, gracias a la tecnología y la automatización de procesos.

• Los trabajadores en movilidad pueden comprobación los viáticos y demás gastos de manera inmediata.

• Se puede realizar un seguimiento de los gastos instantáneo y evitar posibles fraudes internos.

• Ahorro de tiempo y dinero para las empresas.

• Dedicación de los recursos a tareas más productivas para las empresas.

• Se incrementa el cumplimiento de las políticas de gastos.

• Se genera una comunicación más directa y fluida entre los empleados y los responsables.

9. Gestiona los viáticos con Tickelia

Tal y como hemos podido comprobar en el punto anterior, la comprobación de viáticos y de los gastos de viaje de empresa en general, es uno de los procesos más costosos. No solo en recursos humanos, sino también en económicos. La digitalización ayuda a ahorrar tiempo y dinero, dos de los conceptos más importantes para la supervivencia de una empresa.

Tickelia es una solución cloud para la digitalización de viáticos y gastos de viajes de empresa. Gracias a su App para dispositivos móviles, los empleados pueden comprobación sus gastos durante el mismo viaje, tomando una foto del recibo o aportando una factura electrónica. Gracias a la tecnología OCR+ICR, se capturan hasta 18 campos de los recibos y facturas, como el NIF/RUT/NIT/CUIT, emisor, fecha, importe total, base de IVA, etc.

Los responsables pueden monitorear todos los gastos de manera inmediata, aprobando o rechazando cualquier gasto desde la App o el Back Office. Este factor es de gran ayuda para poder ejecutar una conciliación bancaria rápida y eficaz.

Tickelia permite una gestión financiera integral, gracias a la realización de la liquidación y contabilización automática con el ERP de la empresa.

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