Metrovacesa è un’azienda spagnola del settore immobiliare fondata nel 1918. La sua attività si concentra nelle grandi città come Madrid, Barcellona e Valencia e nella zona della Costa del Sol. A questo ramo l’azienda affianca l’attività di promozione della gestione dei terreni, che va dall’urbanizzazione alla promozione e vendita di terreni e immobili di alta qualità in zone dalla domanda elevata sul territorio spagnolo.
Il problema
I dipendenti di Metrovacesa hanno un indice di mobilità molto elevato e questo richiede un enorme sforzo per poter gestire in modo adeguato e controllato il grande volume delle spese generate ogni mese.
Prima di implementare Tickelia, le note spese venivano gestite attraverso il modulo viaggi in SAP. Parte dell’approvazione delle liquidazioni veniva fatta in formato cartaceo e in un secondo momento veniva sbrigata l’approvazione attraverso il modulo viaggi. Il processo di contabilizzazione e pagamento era automatizzato attraverso SAP. Le segretarie di zona erano incaricate di autorizzare le liquidazioni, mentre dal dipartimento finanziario una persona della contabilità generava la registrazione contabile ed il documento per il pagamento, da liquidare in tesoreria. Ogni mese venivano dedicati tra i 2 e i 3 giorni lavorativi a gestire le note spese di tutti i dipendenti della compagnia.
Ad un certo punto la situazione divenne insostenibile e si capì che era necessario cercare delle alternative per rielaborare tutto il processo.
La soluzione
L’azienda era cosciente che il processo di gestione aveva dei punti da migliorare: era necessario snellire e semplificare il processo di creazione della nota spese da parte del dipendente. Per questo la proposta di automazione di Tickelia venne immediatamente accolta dal consenso generale.
Una delle funzionalità che più parve vantaggiosa ai responsabili della valutazione di Tickelia è stata il riconoscimento automatico delle informazioni. In base ad esso il processo di registrazione è totalmente automatizzato, i dipendenti non devono inserire nessun dato ma semplicemente scattare una foto agli scontrini.
Un altro grande elemento distintivo è stato l’omologazione di Tickelia da parte dell’Agenzia delle Entrate spagnola. Questo avrebbe presupposto l’eliminazione totale del cartaceo nella gestione delle spese, essendo gli scontrini in digitale validi in caso di ispezione.
Un’altra funzionalità che ha motivato Metrovacesa ad optare per la nostra soluzione è stata la convalida multilivello, la supervisione di tutte le spese attraverso un workflow multilivello agile e praticamente automatico grazie agli allarmi programmati attraverso Tickelia. Una soluzione per un maggior controllo grazie alla convalida preliminare da parte di responsabili o delle persone interessate dal processo.
Un ultimo fattore meno attraente per gli utenti ma fondamentale per l’azienda è stato la capacità di integrazione di Tickelia con il sistema SAP di Metrovacesa. Questo ha permesso di integrare completamente il flusso delle informazioni relative alle spese con la contabilità dell’azienda.
I risultati
Con l’implementazione di Tickelia, il processo di gestione delle spese di Metrovacesa è cambiato radicalmente. Si dedicavano tra i 2 e i 3 giorni lavorativi a gestire le note spese di tutti i dipendenti dell’azienda e si è passati ad un processo totalmente automatizzato con note spese generate automaticamente con Tickelia ed il procedimento di controllo e revisione viene ora realizzato attraverso una piattaforma completamente digitalizzata.
Dal punto di vista dei dipendenti, il vantaggio principale è stato il calo del tempo dedicato alla gestione delle spese aziendali. Inoltre, ora hanno uno strumento che automatizza la registrazione delle spese e informa loro in tempo reale quanto stanno spendendo rispetto al loro budget.
Infine, il supervisore può controllare in tempo reale le spese del team o di ognuno e può quindi rivolgersi direttamente ad eventuali trasgressori delle condizioni.
