Haya Real Estate è una delle aziende spagnole leader nell’offerta di servizi immobiliari nonché l’azienda non bancaria più importante nella gestione del credito attraverso promotori e di attivi immobiliari in Spagna. Gestisce attivi in rappresentazione dei propri clienti istituzionali finanziari per il valore di circa 40.000 milioni di euro.
Il problema
L’organico di Haya Real Estate è formato da più di 680 professionisti, esperti del settore immobiliare, con un indice di mobilità molto elevato. L’organico di Haya Real Estate è formato da più di 680 professionisti, esperti del settore immobiliare, con un indice di mobilità molto elevato. L’azienda dispone di un team molto grande e gestire le spese di viaggio generate ogni mese richiede lavoro, sforzi e comporta un carico amministrativo importante. La gestione delle spese di questo grande team era davvero complicata e comportava la piena dedizione di diverse persone del dipartimento amministrativo: era necessario revisionare, convalidare, liquidare e archiviare ognuna delle spese sostenute dai dipendenti. Per questo l’azienda ha deciso di cercare una soluzione sul mercato che le permettesse snellire, migliorare e ottimizzare questo processo.
La soluzione
Dato che l’azienda era cosciente del fatto che il processo di gestione delle spese dovesse necessariamente migliorare, decise di effettuare una ricerca di mercato, analizzando diverse soluzioni: la proposta di Tickelia è stata ritenuta la più adatta, sia a livello tecnologico, sia a livello funzionale.
Haya Real Estate ha valutato positivamente la flessibilità di Tickelia nel voler gestire i loro flussi di lavoro. Una delle funzionalità che ha più colpito i responsabili dell’azienda quando è stato il momento di decidere è stata la semplicità con cui è possibile realizzare il riconoscimento automatico delle informazioni. Questa funzionalità si è rivelata fondamentale nel momento in cui è stato necessario prendere la decisione in favore di Tickelia in quanto disponeva l’automazione totale del processo di registrazione: i lavoratori non avrebbero dovuto inserire nessun dato, ma semplicemente fare una foto degli scontrini ed il sistema, in modo automatico, avrebbe acquisito tutti i dati contenuti e li avrebbe salvati in una banca dati. Inoltre, il sistema avrebbe permesso di trasferire tutti questi dati ad un sistema contabile finanziario in modo automatico per la contabilizzazione e avrebbe inoltre permesso di effettuare la presentazione dei dati nei tempi e nella forma richiesta dal sistema telematico spagnolo di presentazione dati a fini tributari (SII).
Un’altra funzionalità di Tickelia che ha motivato Haya Real Estate a scegliere la nostra soluzione è stato il flusso di approvazione spese tramite workflow di Tickelia, infatti le norme interne dell’azienda richiedono che le note spese vengano approvate da diverse persone attraverso diversi livelli di approvazione.
Inoltre, le politiche delle spese di Haya Real Estate sono state implementate in Tickelia per far sì che le spese inviate passassero un’approvazione preliminare, permettendo così ai responsabili dell’approvazione delle spese di poterlo fare direttamente dal proprio smartphone, senza la necessità di farlo da un computer. Grazie a questa funzionalità di approvazione via smartphone l’azienda è riuscita a velocizzare il processo di convalida, rendendo le liquidazioni molto più rapide.
Un fattore rilevante che ha molto colpito Haya Real Estate è stato quello dell’omologazione dell’Agenzia delle Entrate spagnola, che ha dato via all’eliminazione totale del cartaceo nella gestione delle spese, senza la necessità di archiviare nulla, semplicemente digitalizzando gli scontrini con la app di Tickelia, che vengono poi salvati come immagini certificate e quindi totalmente valide in caso di ispezione.
D’altra parte, non possiamo trascurare un altro aspetto che l’azienda era desiderosa di migliorare: la conciliazione bancaria. Quanto ad essa, Tickelia ha permesso di importare, attraverso un file della banca, tutti i movimenti delle carte di credito aziendali per realizzare la conciliazione di tutte le spese in modo automatico, dando così una soluzione immediata ad un processo considerato davvero critico in diverse aziende.
Un ultimo elemento particolarmente attraente per Haya Real Estate è stato la gestione dell’IVA offerta da Tickelia: si tratta infatti dell’unica soluzione nel mercato che si incarica al 100% di reclamare fatture agli esercizi per far sì che le aziende possano detrarre l’IVA delle spese. Tickelia realizza tutto il procedimento di richiesta di tali fatture e una volta ottenuta una fattura effettua un trasferimento automatico della stessa al sistema ERP dell’azienda.
I risultati
Con l’implementazione di Tickelia da parte di Haya Real Estate, il processo di gestione delle spese è cambiato completamente. Dall’avere una persona che dedicava la totalità della propria giornata lavorativa al processo amministrativo, secondo il quale le spese venivano registrate manualmente e con scontrini e ricevute pinzati, si è passati invece a poter contare su note spese generate automaticamente con Tickelia ed il processo di controllo e revisione avviene ora attraverso una piattaforma completamente digitalizzata.
D’altra parte, l’eliminazione del cartaceo ha portato ad un risparmio sui costi di corriere e gestione del magazzino, l’azienda ha infatti smesso di inviare scontrini e ricevute ogni mese alla sede centrale e non ha più bisogno di conservarli.
“Quello che prima era un compito manuale e molto costoso è diventato un processo totalmente automatizzato” sostiene Pablo Badía López, direttore vendite e gestione fornitori di Haya Real Estate.
Il vantaggio principale che Haya Real Estate ha ottenuto usando Tickelia è stato l’enorme risparmio di tempo dedicato, da parte del personale, alla gestione delle spese di tutta l’azienda. È stato calcolato che il tempo dedicato a tutti i compiti relativi alla registrazione delle spese è diminuito di circa il 70%, il che equivale ad un risparmio economico importante per l’organizzazione.
