La Agència Catalana de Notícies (ACN) è un’agenzia di stampa di carattere pubblico e multimediale fondata nel 1999. La ACN copre, a livello informativo, le zone di Catalogna, Bruxelles e Madrid, dove si trovano le sue delegazioni.
Il problema
La Agència Catalana de Notícies (ACN) è formata da un team di giornalisti con un indice di mobilità molto elevato e la continua eventualità di notiziari imprevisti che cambia ogni giorno e richiede uno sforzo enorme per gestire nel modo migliore e più controllato il grande volume di spese generate ogni mese.
Prima di implementare Tickelia, la gestione delle note spese era un processo incredibilmente costoso e poco automatizzato. Una persona dedicava un’intera settimana lavorativa al mese a classificare, codificare in modo contabile i movimenti ed archiviare le ricevute cartacee. Veniva effettuata la classificazione e la registrazione delle note spese partendo dagli scontrini o ricevute cartacee presentati dai dipendenti e veniva effettuata la registrazione contabile inserendo manualmente i dati in un foglio Excel che veniva poi caricato nel sistema ERP. Oltre a questo, lo spazio fisico dei documenti era davvero voluminoso.
La soluzione
Nell’ambito del concorso di assegnazione incarico delle aziende del settore pubblico, la ACN ha valutato positivamente la flessibilità di Tickelia nell’implementazione del sistema all’interno dei flussi di lavoro. Una delle funzionalità valutate come fondamentali da parte dei responsabili dell’azienda è stata l’automazione delle note spese. È stata infatti fondamentale al momento di prendere la decisione per via dell’efficienza che avrebbe permesso nel processo di registrazione: il dipendente non avrebbe avuto bisogno di inserire nessun dato, ma semplicemente di fare una fotografia degli scontrini ed il sistema, in modo automatico, avrebbe acquisito tutte le informazioni contenute salvandole in una banca dati.
Un altro fattore importante per l’azienda è stata la capacità di Tickelia di potersi integrare con il sistema ERP della ACN. Questo avrebbe consentito un flusso di informazione relativo alle note spese totalmente integrato con la contabilità.
Un fattore fondamentale che ha colpito la ACN è stata l’omologazione da parte della Agenzia delle Entrate spagnola, in quanto avrebbe eliminato interamente il cartaceo nella gestione delle spese, senza la necessità di archiviare nulla ma digitalizzando gli scontrini attraverso la App di Tickelia, che vengono salvati come immagini certificate e valide in caso di ispezione.
Infine, un altro elemento attraente per l’ACN è stato il poter rendere le convalide più veloci. In precedenza il rifiuto di un tipo di spesa si faceva solo a mese concluso, una volta che gli utenti inviavano gli scontrini relativi alle spese. Ma adesso il rifiuto di una spesa non ammissibile viene eseguito in un lasso di tempo molto breve e online, così l’utente si adegua più rapidamente e in modo migliore alle condizioni ammesse relative alle spese.
I risultati
Con l’implementazione di Tickelia presso la ACN il processo di gestione delle spese è cambiato radicalmente. Inizialmente una persona dedicava un’intera settimana al mese solamente al procedimento amministrativo, registrando le spese manualmente: ora, con Tickelia, l’azienda si affida a note spese generate automaticamente ed il procedimento di controllo e revisione viene ora effettuato tramite una piattaforma completamente digitalizzata.
“Il carico amministrativo è stato snellito in modo così importante che ci permette di dedicare il nostro tempo a mansioni di maggior valore e, contemporaneamente, di poter accorciare i tempi relativi al processo e alla liquidazione delle spese” dichiara Jordi Badal, CFO della ACN.
Allo stesso modo, i dipendenti hanno accolto in maniera molto positiva la novità. Poter eliminare la conservazione e l’invio di documenti cartacei è stato un vantaggio davvero sorprendente in un contesto professionale dove il risparmio di tempo e la semplicità nei processi hanno grande importanza.
