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¡No te pierdas nada sobre Tickelia, la gestión de hojas de gasto y los viajes de empresa!

De la fotocopiadora al escáner y finalmente a la automatización

De la fotocopiadora al escáner y finalmente a la automatización

Las facturas de empresa han pasado de la fotocopia al escáner y, finalmente, a la automatización de una forma fácil y eficaz. Una vez seleccionados los tiques válidos y aptos para ser justificados, estos están preparados para capturarlos mediante una fotografía y digitalizarse de forma inmediata. Este paso es un factor importante para archivar, de una forma segura, todas las facturas del empleado.

No hace más de 15 años, la única manera de gestionar los justificantes previamente seleccionados por el empleado era mediante una fotocopia. Poco después apareció el escáner, lo que supuso un gran avance para la tecnología, ya que permitía tener las facturas y los justificantes en un formato compatible con los diversos programas informáticos. Pero aun así, escanear los tiques de empresa es un acto poco productivo, ya que estos se escanean de forma individual y no se pueden introducir de manera directa y automática en los programas de contabilidad de las empresas.

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¿Cuáles son las necesidades de los viajeros de negocios?

¿Cuáles son las necesidades de los viajeros de negocios?

Viajar por trabajo es una de las principales necesidades para muchas compañías. Es una forma de fidelizar o captar nuevos clientes. Sin embargo, en los últimos años los desplazamientos se han reducido debido a la necesidad que han tenido las empresas de reducir sus costes internos.

No obstante, los viajes profesionales son fundamentales a pesar de los coses que significan para las empresas. Además, el Travel Manager debe satisfacer las necesidades de los viajeros de negocios y debe conocer la forma en la que se deben cubrir.

Por ello, lo más importante para un viajero profesional es realizar sus tareas diarias sin problema y que sus clientes no estén desatendidos. El contacto con la empresa y los clientes es fundamental.

Os vamos a destacar 5 necesidades imprescindibles que el viajero de negocios necesita durante su estancia.

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La importancia de un Business Travel Plan en los viajes de negocios

La importancia de un Business Travel Plan en los viajes de negocios

El Business Travel Plan es el documento principal y la herramienta de mayor importancia para todos los empleados que gestionan y organizan los viajes de empresa. Jack Welch, escogido como el mejor CEO, chief executive officer que en español significa "oficial ejecutivo en jefe", del siglo XX, cuestionó, en su día, que el Plan de Negocios de Viajes se debía eliminar.

Pero, ¿debemos hacer caso a esta opinión? Huyendo de esta declaración, hay que tener en cuenta que el Business Travel Plan es una gran herramienta, un medio que ayuda a delinear estrategias necesarias para el negocio y su funcionamiento. Así pues, el Plan de Negocios no depende del concepto en sí, sino del uso que se haga de este, por eso es imprescindible que este bien elaborado.

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¿Qué diferencia hay entre los gastos de viaje y los gastos de representación?

¿Qué diferencia hay entre los gastos de viaje y los gastos de representación?

Para empezar, explicaremos qué son los gastos de representación y los gastos de viaje.

En primer lugar, los gastos de representación tienen como objetivo fomentar la imagen corporativa de la compañía, por ello, son aquellas acciones que realizan las empresas con el fin de conseguir un beneficio a corto o medio plazo, por ejemplo, organizar un evento corporativo o invitar a un cliente a comer.

Estas acciones están relacionadas con las relaciones públicas de la organización o con el marketing. Son ejecutadas por los empleados del departamento de Marketing, o de ventas, administradores o altos directos de la organización. La empresa plantea estos gastos como una inversión de marketing, una estrategia para mejor la imagen de la organización y fortalecer la marca.

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¿Cómo controlar la gestión de desplazamientos y gastos de representación en una compañía?

¿Cómo controlar la gestión de desplazamientos y gastos de representación en una compañía?

En la actualidad, la mayor parte de las empresas utilizan las tradicionales hojas de cálculo, como el Excel, para administrar los gastos relacionados con los gastos de representación y los desplazamientos profesionales de los empleados.

Cuando los trabajadores realizan un desplazamiento profesional ingresan el gasto efectuado en el fichero y a final de mes imprimen la hoja de gasto y adjuntan los justificantes correspondientes y transmitirlos a la aprobación del departamento de administración. Una vez la nota es aprobada, los datos son ingresados, laboriosamente, en el sistema central contable de la empresa para su tratamiento y su reembolso.

Estas hojas de gasto generan un proceso lento y muy costoso para las compañías. Además, no permiten una clara visibilidad y perjudica directamente la gestión eficaz de los datos. Estamos en una época donde las empresas buscan ahorrar gastos y estos procesos no automatizados son contra-productivos para ellas.

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¿Cómo evitar el fraude en los viajes de empresa?

¿Cómo evitar el fraude en los viajes de empresa?

Cuando se trabaja en una empresa en la que los trabajadores deben desplazarse habitualmente debe haber un responsable que controle, supervise y apruebe los gastos que se generan. Además, esta tarea es absolutamente necesaria, pero sin embargo, es un proceso engorroso, aburrido y pesado.

Para que este proceso sea fácil y eficaz os damos 4 consejos para gestionar y organizar estos gastos.

1. Crear una política de gastos de empresa sencilla y apta para todos los empleados. Esta política de gastos se debe hacer llegar a toda la plantilla de la empresa a través de un email, por ejemplo, o también colgarla en algún sitio de la oficina accesible para todos los trabajadores.

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