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¿Cómo gestionar los gastos en dietas y kilometraje?

¿Cómo gestionar los gastos en dietas y kilometraje?

Los gastos en dietas y kilometraje de los trabajadores son dos de los conceptos más importantes a los que tiene que hacer frente una empresa. Su gestión debe ser correcta ya que es un factor básico para equilibrar de manera positiva el balance económico de una organización.

Estos dos gastos son muy comunes en todas las organizaciones que cuentan con empleados que viajan, por los que muchos de estos se engloban en un concepto más amplio como los gastos de viaje o representación. Es importante que estos dos conceptos de gastos se gestionen de una manera adecuada para obtener beneficios, mejorar la eficacia de la empresa, ahorra costes y tiempo y beneficiarse de las ventajas financieras y fiscales.

Pero ¿Qué integran estos dos gastos? ¿Están exentos de IRPF? ¿Cómo gestionarlos de manera eficaz y productiva?

¿Qué integran los gastos de kilometraje y dietas?
  • GASTOS KILOMETRAJE: Estos integran cualquier factor referente a la locomoción, ya sean billetes de avión u otro transporte público, combustible y desgaste del vehículo en el caso que el empelado utilice el suyo propio
  • GASTOS DIETAS: Estos se tratan de una compensación de la empresa por unos gastos determinados que el empleado tiene derivados por su trabajo. Las cantidades que se asumen están dentro de los límites y no tributan hacienda.

Las dietas y el kilometraje están exentos de la retención del IRPF, siempre y cuando estos cumplan una serie de obligaciones y límites cómo:

  • Los empleados deberán gastarse un máximo de entre 53,24€ y 91,34€ en comidas por día, en función si el desplazamiento es por España o en el extranjero.
  • 0,19€ por kilómetro recorrido en vehículos particulares y con la obligación de presentar facturas o billetes, entre otros.
¿Cómo gestionar los gastos en dietas y kilometraje?

Cada organización debe elegir el método más eficaz y el que mejor se adapte a sus necesidades, intereses y características. Existen tres modelos principales:

  1. Modelo Fijo: Se establece una cantidad fija para uno o un conjunto de gastos específicos. La empresa renuncia a tener un control exacto, reduciendo el trabajo de elaboración y en el control de hojas de gastos.
  2. Justificación de cada gastos: Cada empleado debe justificar todos los gastos generados mediante un justificante. Posteriormente, el Departamento Financiero da el visto bueno y se abona, al trabajador, la cantidad en un tiempo de entre 11 y 30 días.
  3. Sistemas mixtos: Entre los dos modelos anteriores, existen varias opciones cómo la obligación de justificar una parte de los gastos y otros no, o la fijación de cifras máximas para determinados conceptos de viaje, entre otros.

Es importante elegir un buen método, ya que los gastos se deben de gestionar de una manera adecuada y de esta manera se consiguen numerosos beneficios y mejoras para la empresa.

Una de las mejores maneras para optimizar la gestión de los gastos de dietas y kilometraje es utilizando Tickelia. Un software específico que automatiza los procesos aportando eficiencia, rendimiento, flexibilidad y control. Esta aplicación tiene la gran ventaja de que se puede utilizar con cualquier modelo de gestión, consiguiendo grandes resultados, así como un rápido retorno de la inversión realizada. Tickelia es efectivo y rentable.


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Etiquetas: Contabilidad y Fiscalidad , Gestión de Gastos , Viajes de empresa