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¿Qué diferencia hay entre los gastos de viaje y los gastos de representación?

¿Qué diferencia hay entre los gastos de viaje y los gastos de representación?

Para empezar, explicaremos qué son los gastos de representación y los gastos de viaje.

En primer lugar, los gastos de representación tienen como objetivo fomentar la imagen corporativa de la compañía, por ello, son aquellas acciones que realizan las empresas con el fin de conseguir un beneficio a corto o medio plazo, por ejemplo, organizar un evento corporativo o invitar a un cliente a comer.

Estas acciones están relacionadas con las relaciones públicas de la organización o con el marketing. Son ejecutadas por los empleados del departamento de Marketing, o de ventas, administradores o altos directos de la organización. La empresa plantea estos gastos como una inversión de marketing, una estrategia para mejor la imagen de la organización y fortalecer la marca.

 Y en segundo lugar, los gastos de viaje serían la gestión y la deducción fiscal de los gastos de representación comentados anteriormente.

Los gastos de representación pueden ser infinitos, no tiene límites, si tuviéramos que elaborar una lista esta seria ilimitada. Los responsables del departamento de Marketing o de ventas no ponen límite en su imaginación en estos gastos. Por ejemplo, invitaciones a comidas, estancias en hoteles para clientes, regalos u obsequios a clientes o invitaciones a acontecimientos deportivos, entre muchos gastos más. No obstante, hay gastos de representación que no son considerados gastos de representación, y son aquellos cuya finalidad no es la obtención de beneficio empresarial en un futuro, y por lo tanto no tienen derecho a ventajas fiscales. Por ejemplo, invitar a comer a un restaurante a personas no vinculadas con la empresa, entradas a eventos o espectáculos para amigos o familiares, o gastos de aparcamiento o kilometraje a personas que no estén vinculadas con actividades de la compañía.

Por lo tanto, la principal diferencia entre los gastos de representación y los gastos de empresa es que los primeros están destinados a representar a la compañía realizando acciones, y los gastos de viaje son los gastos generados por la actividad que se ha realizado. Por ejemplo, un ejemplo de gastos de viaje seria las dietas, desplazamientos o kilometraje. Estos gastos los suele pagar el empleado, y posteriormente la compañía le reembolsa el importe tras haber realizado la comprobación del justificante del importe.

No obstante, automatizando el proceso de gestión de los gastos de representación proporcionará a la empresa una nueva y práctica manera de trabajar y de ahorrar. La compañía tendrá más visibilidad en cuanto a la información de los gastos del empleado, podrá controlar sus situaciones e incluso podrá detectar irregularidades o incluso fraude. Además, la compañía tendrá una visión global de los gastos de los empleados, eliminando costes adicionales de administración.


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Etiquetas: Gestión de Gastos