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¿Cómo evitar desequilibrar el presupuesto de las empresas en la gestión de los gastos de viaje?

¿Cómo evitar desequilibrar el presupuesto de las empresas en la gestión de los gastos de viaje?

Un síntoma positivo para las empresas es que tengan a sus trabajadores en movimiento, ya que significa que estas se encuentran en sintonía con una economía cada vez más dinámica y globalizada y en la que es imprescindible buscar nuevos mercados para crear nuevos negocios. Por eso, las compañías deben gestionar, de manera correcta, los gastos de viaje de los empleados que viajan, ya que si no lo hacen bien puede llegar a desequilibrar el presupuesto de la organización y esta puede acabar arruinada.

Los gastos de viajes de empresa se pueden controlar, de manera eficiente, para conseguir su máxima rentabilidad. En primer lugar, para que estos sean beneficiosos, hay que elaborar y definir las políticas de gastos de los viajes de empresa. Estas son las pautas de actuación de la compañía ante los gastos de sus empleados cuando estos están de viaje. En estas políticas hay que ser riguroso y exhaustivo y tener en cuenta distintas cuestiones y detallarlas de manera sintetizada. Hay que puntualizar en cómo se efectúa la recogida de tiques o justificantes, los conceptos que la empresa se hace cargos y los que no, los topes de gastos en cada concepto, la política del kilometraje y determinar los gastos de presentación.

Una vez definida las políticas de viaje, cada empleado es consciente de las normas establecidas. No obstante, ya sea por despiste o de forma intencionada, en los gastos de viaje se producen fraudes internos que perjudican a la organización. Por eso, es fundamental controlar todo tipo de situaciones, ya que esto puede suponer pérdidas importantes para la organización y también puede generar el mal ambiente laboral a causa de desconfianza entre el trabajador y la empresa. El fraude se puede combatir de una forma eficaz detallando, de forma específica, las políticas de gastos. Hay que informar en todo momento, y de forma adecuada, a los empleados, también hay que supervisar y controlar a estos de manera continuada.

Existen beneficios de la recuperación del IVA de los viajes de negocio. El factor económico es importante ya que es el más directo y el que se puede cuantificar. El IVA soportado en las actividades empresariales puede deducirse al IVA repercutido por la empresa, y cómo resultado se obtiene una cantidad menor a ingresar a Hacienda. En las empresas donde los viajes de negocios de sus empleados son constantes, la cantidad que se desgrava es muy importante, ya que esto ayuda a equilibrar presupuestos y a ganar más rentabilidad empresarial.


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Etiquetas: Viajes de empresa