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¿Cómo gestionar de manera correcta los gastos de viaje de empresa?

¿Cómo gestionar de manera correcta los gastos de viaje de empresa?

Todas las empresas deben tener desarrollado correctamente su plan de viajes. En éste, se debe especificar la tipología de viaje que se van a realizar, así como una aproximación a los costes de cada uno de ellos. Las compañías suelen distinguirse en las que se desplazan en ámbito nacional y las que lo hacen al extranjero, por lo que los planteamientos de los viajes serán diferentes.

Uno de los puntos más importantes que se deben tener en cuenta a la hora de gestionar los gastos de viaje es el tipo de personal que los realizará. De manera general, los trabajadores que estén implicados de una manera más directa con la empresa serán los que viajen más y de manera puntual, pueden ser acompañados por algún trabajador para dar soporte. Sin embargo, se debe evitar realizar viajes con más personas de las que no sean imprescindibles.

Otro punto no menos importante son los gastos relacionados con el viaje, ya que se deben tener claramente concretados los gastos que la compañía está dispuesta a asumir, así como comunicarlo de una forma clara y directa a sus trabajadores. Así, evitaremos malentendidos y malas interpretaciones.

Por otro lado, tener un plan de emergencia es prudente por parte de la empresa en caso de que el empleado se encuentre en situaciones imprevistas y no pueda consultar con su supervisor inmediatamente el proceso a seguir. Asimismo, los empleados que viajan deben tener tan claro como sea posible qué actuación se espera de ellos la compañía en cada momento.

Y por último, se deberá tener un proceso eficiente y ágil para la gestión de los gastos del viaje. Las famosas hojas de Excel han dejado paso a herramientas que con la utilizando de la tecnología facilitan todos estos trámites, reduciendo tiempo, procesos, eliminado el papel y gestionándolo todo desde una única plataforma.


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Etiquetas: Viajes de empresa