En muchas ocasiones recibimos consultas de clientes que ante el alud de documentaci\u00f3n f\u00edsica que tienen se preguntan si podr\u00edan guardar las facturas de manera digital y as\u00ed evitar el papel f\u00edsico. Esto efectivamente es posible, pero hay que recordar que no es tan f\u00e1cil como escanear los documentos y guardarlos, sino que se debe seguir un procedimiento establecido.<\/p>\n
Para ver cu\u00e1l es el procedimiento de digitalizaci\u00f3n v\u00e1lido seg\u00fan la Agencia Tributaria tenemos que fijarnos en lo que dice el art\u00edculo 7 de la orden EHA\/962\/2007. A continuaci\u00f3n resumimos los aspectos m\u00e1s importantes a tener en cuenta seg\u00fan la normativa mencionada:<\/p>\n
1. El proceso de digitalizaci\u00f3n tiene que garantizar la obtenci\u00f3n de una imagen fiel e \u00edntegra de cada documento digitalizado. Esta imagen digital debe ser firmada electr\u00f3nicamente por el obligado tributario o por un tercer prestamista del servicio de digitalizaci\u00f3n.<\/p>\n
2. El resultado de la digitalizaci\u00f3n certificada se debe organizar alrededor de una base de datos documental. Es indispensable que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles para llevar los libros registros obligatorios.<\/p>\n
3. El software de digitalizaci\u00f3n debe ser certificado por la administraci\u00f3n y tiene que permitir firmar la base de datos al cierre del periodo de liquidaci\u00f3n y un acceso completo a la misma. Se entiende como acceso completo aquel que permita una consulta en l\u00ednea de los datos. Es decir, una visualizaci\u00f3n de los documentos con todo el detalle de su contenido, la b\u00fasqueda selectiva por cualquiera de los datos que tienen que reflejarse en los libros registros de facturas recibidas, la copia o descarga de los documentos y la impresi\u00f3n en papel.<\/p>\n
Por lo tanto, una vez producida la digitalizaci\u00f3n de los documentos mencionados siguiendo las indicaciones del art\u00edculo 7 de la orden EHA\/962\/2007, se podr\u00e1 proceder a su destrucci\u00f3n. A\u00fan as\u00ed, antes de su destrucci\u00f3n recomendamos que se revise que aquella factura original no sea necesaria para la obtenci\u00f3n de alg\u00fan otro derecho y la digitalizaci\u00f3n realizada no sea v\u00e1lida para este derecho concreto.<\/p>\n
Para una informaci\u00f3n m\u00e1s detallada ver la redacci\u00f3n completa del art\u00edculo 7 de la orden EHA\/962\/2007 o la Consulta Vinculante V1230\/2007.<\/p>\n
Noticia de Rius Consultors<\/a><\/p>\n\n\n
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