{"id":46712,"date":"2023-09-01T11:38:31","date_gmt":"2023-09-01T09:38:31","guid":{"rendered":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/?p=46712"},"modified":"2023-10-26T13:30:54","modified_gmt":"2023-10-26T11:30:54","slug":"5-motivos-implementar-cero-papel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/5-motivos-implementar-cero-papel\/","title":{"rendered":"\u00bfTodav\u00eda archivas documentos? 5 motivos para implantar la pol\u00edtica cero papel"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>La pol\u00edtica de cero papel, tambi\u00e9n llamada oficina paperless es una realidad efectiva al 100% en algunas empresas, pero todav\u00eda representa casi una utop\u00eda para otras. Sin embargo, gracias a las nuevas herramientas tecnol\u00f3gicas disponibles en la actualidad, la completa digitalizaci\u00f3n del negocio puede ser mucho m\u00e1s sencilla y econ\u00f3mica de lo que crees.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_80 ez-toc-wrap-left counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-custom ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Tabla de contenidos<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/5-motivos-implementar-cero-papel\/#1-%c2%bfque-es-la-politica-cero-papel\" >1. \u00bfQu\u00e9 es la pol\u00edtica cero papel?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/5-motivos-implementar-cero-papel\/#2-cinco-motivos-para-implantar-la-politica-cero-papel-en-tu-empresa\" >2. Cinco motivos para implantar la pol\u00edtica cero papel en tu empresa<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/5-motivos-implementar-cero-papel\/#21-ahorro-de-costos\" >2.1 Ahorro de costos<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/5-motivos-implementar-cero-papel\/#22-ahorro-de-tiempo\" >2.2 Ahorro de tiempo<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/5-motivos-implementar-cero-papel\/#23-minimizacion-de-errores\" >2.3 Minimizaci\u00f3n de errores<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/5-motivos-implementar-cero-papel\/#24-mas-seguridad\" >2.4 M\u00e1s seguridad<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/5-motivos-implementar-cero-papel\/#25-accesibilidad\" >2.5 Accesibilidad<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/5-motivos-implementar-cero-papel\/#3-%c2%bfcomo-implementar-la-estrategia-cero-papel\" >3. \u00bfC\u00f3mo implementar la estrategia cero papel?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/5-motivos-implementar-cero-papel\/#4-digitalizar-las-notas-de-gasto-de-los-empleados-un-paso-decisivo-en-la-estrategia-cero-papel\" >4. Digitalizar las notas de gasto de los empleados: un paso decisivo en la estrategia cero papel<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"1-%c2%bfque-es-la-politica-cero-papel\"><\/span><strong>1. \u00bfQu\u00e9 es la pol\u00edtica cero papel?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>La&nbsp;<strong>pol\u00edtica cero papel<\/strong>&nbsp;es una estrategia de las empresas para&nbsp;<strong>eliminar por completo la generaci\u00f3n, gesti\u00f3n y almacenamiento de documentos impresos<\/strong>&nbsp;en la oficina.<\/p>\n\n\n\n<p>El prop\u00f3sito de esta pol\u00edtica es&nbsp;<strong>unificar los flujos de informaci\u00f3n que se generan en el negocio<\/strong>, con el fin de&nbsp;<strong>mejorar la comunicaci\u00f3n entre departamentos<\/strong>&nbsp;y, sobre todo, poder&nbsp;<strong>automatizar la gesti\u00f3n de los procesos administrativos<\/strong>&nbsp;de manera integral.<\/p>\n\n\n\n<p>Los documentos susceptibles de ser digitalizados incluyen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Los&nbsp;<strong>pedidos<\/strong>&nbsp;de compras y de ventas.<\/li>\n\n\n\n<li>Las&nbsp;<a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/factura-importancia-definicion\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/factura-importancia-definicion\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>factura<\/strong><\/a><strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/factura-importancia-definicion\/\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/factura-importancia-definicion\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">s&nbsp;emitidas<\/a>&nbsp;<\/strong>y recibidas.<\/li>\n\n\n\n<li>La documentaci\u00f3n&nbsp;<strong>administrativa<\/strong>&nbsp;y&nbsp;<strong>fiscal<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Los&nbsp;<a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-empresarial\/estados-financieros-basicos\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-empresarial\/estados-financieros-basicos\/\" rel=\"noreferrer noopener\">documentos&nbsp;<strong>contables<\/strong>&nbsp;y&nbsp;<strong>financieros<\/strong><\/a>.<\/li>\n\n\n\n<li>Los&nbsp;<strong>albaranes<\/strong>&nbsp;y el resto de los documentos que se utilizan en&nbsp;<strong>log\u00edstica<\/strong>&nbsp;y&nbsp;<strong>almacenamiento<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Los&nbsp;<strong>contratos de trabajo<\/strong>,&nbsp;<strong>n\u00f3minas<\/strong>&nbsp;y el resto de documentaci\u00f3n de&nbsp;<strong>RR.HH.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Los&nbsp;<strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/movilidad\/auxilio-rodamiento-colombia\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/movilidad\/auxilio-rodamiento-colombia\/\" rel=\"noreferrer noopener\">gastos de viaje<\/a><\/strong>, as\u00ed como los justificantes de&nbsp;<strong>vi\u00e1ticos<\/strong>&nbsp;y&nbsp;<a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/movilidad\/auxilio-rodamiento-colombia\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/movilidad\/auxilio-rodamiento-colombia\/\" rel=\"noreferrer noopener\">auxilio de rodamiento<\/a>&nbsp;de los empleados en movilidad.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Y, en definitiva,&nbsp;<strong>cualquier otro papel escrito a mano o impreso<\/strong>&nbsp;que deba ser gestionado.<\/p>\n\n\n\n<p>Implementar esta pol\u00edtica&nbsp;<strong>no es algo que se pueda hacer de la noche a la ma\u00f1ana<\/strong>, requiere de una&nbsp;<strong>planificaci\u00f3n detallada<\/strong>, as\u00ed como adquirir las&nbsp;<strong>herramientas inform\u00e1ticas<\/strong>&nbsp;necesarias para poder prescindir del papel. Igualmente importante es la&nbsp;<strong>capacitaci\u00f3n de todos los empleados<\/strong>&nbsp;para que puedan desenvolverse con los programas de gesti\u00f3n. Pero, una vez conseguido todo esto,&nbsp;<strong>los resultados en cuanto al ahorro de tiempo administrativo y dinero<\/strong>&nbsp;<strong>son tan contundentes que ninguna empresa vuelve al uso de la documentaci\u00f3n impresa<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1920\" height=\"900\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-que-es-.jpg\" alt=\"cero papel qu\u00e9 es \" class=\"wp-image-46717\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-que-es-.jpg 1920w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-que-es--300x141.jpg 300w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-que-es--1399x656.jpg 1399w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-que-es--150x70.jpg 150w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-que-es--768x360.jpg 768w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-que-es--1536x720.jpg 1536w\" sizes=\"(max-width: 1920px) 100vw, 1920px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"2-cinco-motivos-para-implantar-la-politica-cero-papel-en-tu-empresa\"><\/span><strong>2. Cinco motivos para implantar la pol\u00edtica cero papel en tu empresa<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Las&nbsp;<strong>razones para desarrollar una estrategia cero papel<\/strong>&nbsp;en cualquier tipo de negocio son mucho m\u00e1s numerosas, pero, en esta ocasi\u00f3n,&nbsp;<strong>destacaremos cinco<\/strong>&nbsp;de las m\u00e1s importantes:<\/p>\n\n\n\n<div style=\"position: relative; width: 100%; height: 0; padding-top: 46.8750%;\n padding-bottom: 0; box-shadow: 0 2px 8px 0 rgba(63,69,81,0.16); margin-top: 1.6em; margin-bottom: 0.9em; overflow: hidden;\n border-radius: 8px; will-change: transform;\">\n  <iframe loading=\"lazy\" style=\"position: absolute; width: 100%; height: 100%; top: 0; left: 0; border: none; padding: 0;margin: 0;\"\n    src=\"https:&#x2F;&#x2F;www.canva.com&#x2F;design&#x2F;DAFNngZ4dhg&#x2F;view?embed\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\" allow=\"fullscreen\">\n  <\/iframe>\n<\/div>\n<a href=\"https:&#x2F;&#x2F;www.canva.com&#x2F;design&#x2F;DAFNngZ4dhg&#x2F;view?utm_content=DAFNngZ4dhg&amp;utm_campaign=designshare&amp;utm_medium=embeds&amp;utm_source=link\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><\/a>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"21-ahorro-de-costos\"><\/span><strong>2.1 Ahorro de costos<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Cualquier empresa que dude acerca del costo de la completa digitalizaci\u00f3n del negocio debe tener en cuenta el&nbsp;<strong>elevado gasto que le supone anualmente la gesti\u00f3n con papel<\/strong>. Esta incluye:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>La compra peri\u00f3dica de&nbsp;<strong>papel<\/strong>,&nbsp;<strong>archivadores<\/strong>&nbsp;y&nbsp;<strong>carpetas<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>El&nbsp;<strong>material de oficina<\/strong>&nbsp;relacionado con el papel: grapadoras, clips, bol\u00edgrafos, etc.<\/li>\n\n\n\n<li>El&nbsp;<strong>espacio de almacenaje<\/strong>&nbsp;necesario, teniendo en cuenta que, por ejemplo, en Colombia&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.archivogeneral.gov.co\/sites\/default\/files\/conceptostecnicos\/2015\/SUBGPD\/Radicado_2-2015-05846.pdf\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/www.archivogeneral.gov.co\/sites\/default\/files\/conceptostecnicos\/2015\/SUBGPD\/Radicado_2-2015-05846.pdf\" rel=\"nofollow noopener\" target=\"_blank\">la ley obliga<\/a> a conservar las facturas durante 10 a\u00f1os.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"22-ahorro-de-tiempo\"><\/span><strong>2.2 Ahorro de tiempo<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p><strong>El tiempo ahorrado que resulta de la pol\u00edtica cero papel es simplemente espectacular<\/strong>. Cuando se genera informaci\u00f3n en formato digital, esta es capaz de&nbsp;<strong>fluir a lo largo de todo el proceso administrativo, posibilitando la automatizaci\u00f3n de su gesti\u00f3n<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Pongamos un ejemplo. Si&nbsp;<strong>un vendedor introduce un pedido desde su celular o Tablet<\/strong>, accediendo al&nbsp;<strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/integracion\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/integracion\/\" rel=\"noreferrer noopener\">ERP<\/a>&nbsp;de su empresa<\/strong>, la informaci\u00f3n sobre los productos solicitados puede&nbsp;<strong>redirigirse autom\u00e1ticamente<\/strong>&nbsp;a:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>El&nbsp;<strong>almac\u00e9n<\/strong>, para la preparaci\u00f3n del env\u00edo.<\/li>\n\n\n\n<li>Al departamento de&nbsp;<strong>contabilidad<\/strong>, donde puede generarse la factura autom\u00e1ticamente.<\/li>\n\n\n\n<li>Al departamento de&nbsp;<strong>compras<\/strong>, para la autom\u00e1tica reposici\u00f3n del stock.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Por el contrario,&nbsp;<strong>si el pedido se introduce manualmente en una hoja de pedidos<\/strong>, el resto de los procesos asociados mencionados arriba deber\u00e1n ser&nbsp;<strong>generados, asimismo, de forma manual<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"23-minimizacion-de-errores\"><\/span><strong>2.3 Minimizaci\u00f3n de errores<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Con la implementaci\u00f3n de la pol\u00edtica cero papel en la oficina&nbsp;<strong>se reduce dr\u00e1sticamente la entrada manual de datos<\/strong>, que es una&nbsp;<strong>fuente habitual de errores<\/strong>. Adem\u00e1s, la digitalizaci\u00f3n de los archivos&nbsp;<strong>evita duplicidades<\/strong>, con&nbsp;<strong>distintas versiones de un mismo documento sin un control de cambios<\/strong>&nbsp;verificable.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"24-mas-seguridad\"><\/span><strong>2.4 M\u00e1s seguridad<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>La documentaci\u00f3n almacenada digitalmente es m\u00e1s segura, porque est\u00e1&nbsp;<strong>a salvo de incendios, inundaciones y el deterioro debido a la humedad, el polvo y el paso del tiempo<\/strong>. Adem\u00e1s, los papeles impresos son mucho m\u00e1s&nbsp;<strong>f\u00e1ciles de extraviar o archivar de forma incorrecta<\/strong>. La pol\u00edtica cero papel acaba, asimismo, con la mon\u00f3tona tarea del&nbsp;<strong>archivo y clasificaci\u00f3n<\/strong>&nbsp;de documentos.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"25-accesibilidad\"><\/span><strong>2.5 Accesibilidad<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Gracias al&nbsp;<strong>almacenamiento cloud<\/strong>, el&nbsp;<strong>acceso a los documentos digitales<\/strong>&nbsp;seg\u00fan la pol\u00edtica cero papel puede realizarse&nbsp;<strong>desde cualquier dispositivo inform\u00e1tico y lugar<\/strong>. Esto hace posible el&nbsp;<strong>teletrabajo<\/strong>&nbsp;y la&nbsp;<strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/automatiza-los-procesos-financieros\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/automatiza-los-procesos-financieros\/\" rel=\"noreferrer noopener\">legalizaci\u00f3n de gastos<\/a><\/strong>&nbsp;<strong>en tiempo real<\/strong>&nbsp;de los empleados en movilidad, entre muchas otras circunstancias. Adem\u00e1s, encontrar los documentos es mucho m\u00e1s sencillo, debido a los diversos&nbsp;<strong>par\u00e1metros de b\u00fasqueda<\/strong>&nbsp;que integran los programas de gesti\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/solicitar-demostracion-tickelia\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img decoding=\"async\" width=\"1360\" height=\"400\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO.jpg\" alt=\"Automatiza la gesti\u00f3n de la legalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos y gastos de viaje de empresa\" class=\"wp-image-25246\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO.jpg 1360w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-300x88.jpg 300w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-150x44.jpg 150w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-768x226.jpg 768w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-1080x318.jpg 1080w\" sizes=\"(max-width: 1360px) 100vw, 1360px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3-%c2%bfcomo-implementar-la-estrategia-cero-papel\"><\/span><strong>3. \u00bfC\u00f3mo implementar la estrategia cero papel?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>La pol\u00edtica cero papel no se puede improvisar.&nbsp;<strong>Antes de empezar a cambiar las libretas y blocs por ordenadores y Tablets deben analizarse los flujos de trabajo y redise\u00f1arlos de forma que se optimicen<\/strong>&nbsp;lo m\u00e1ximo posible. Esta optimizaci\u00f3n es, precisamente, uno de los grandes objetivos de la estrategia cero papel.<\/p>\n\n\n\n<p>Una vez realizado este proceso, los&nbsp;<strong>siguientes pasos<\/strong>&nbsp;son:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Planificar la implementaci\u00f3n del cero papel&nbsp;<strong>por fases<\/strong>, mediante un&nbsp;<strong>timing<\/strong>&nbsp;a lo largo del tiempo y&nbsp;<strong>fechas concretas de ejecuci\u00f3n<\/strong>. Este proceso debe ser&nbsp;<strong>gradual<\/strong>, empezando por un&nbsp;<strong>proceso o departamento \u201cpiloto\u201d<\/strong>, y&nbsp;<strong>evaluando los problemas y resultados en cada fase<\/strong>, antes de seguir avanzando en la implementaci\u00f3n de la pol\u00edtica cero papel.<\/li>\n\n\n\n<li>Analizar y determinar qu\u00e9&nbsp;<strong>tipos de herramientas inform\u00e1ticas se precisar\u00e1n<\/strong>, tanto en lo referente al&nbsp;<strong>hardware&nbsp;<\/strong>como al<strong>&nbsp;software<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Asimismo, evaluar las&nbsp;<strong>necesidades de capacitaci\u00f3n de los empleados<\/strong>&nbsp;para que puedan utilizar estas nuevas herramientas sin dificultad.<\/li>\n\n\n\n<li>El paso hacia el cero papel no est\u00e1 exento de riesgos: antes de poner en funcionamiento el nuevo sistema de gesti\u00f3n deben analizarse las&nbsp;<strong>vulnerabilidades inform\u00e1ticas<\/strong>&nbsp;potenciales e invertir en&nbsp;<strong>ciberseguridad<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Ejecutar el plan de modo efectivo,&nbsp;<strong>eliminando literalmente el papel<\/strong>&nbsp;en los trabajos. Como dicen los angloparlantes \u201cold habits die hard\u201d y es posible que la empresa se encuentre con la&nbsp;<strong>resistencia de algunos empleados<\/strong>&nbsp;al nuevo sistema cero papel. En ocasiones ocurre, por ejemplo, que&nbsp;<strong>se siguen imprimiendo documentos<\/strong>&nbsp;de forma totalmente innecesaria. Esto puede provocar&nbsp;<strong>nuevas duplicidades y redundancias<\/strong>&nbsp;que hay que evitar a toda costa. Un m\u00e9todo radical, pero efectivo, de evitar esto&nbsp;<strong>es eliminar las impresoras de los despachos donde se considere que no son necesarias<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" width=\"1920\" height=\"900\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-definicion.jpg\" alt=\"la pol\u00edtica cero papel \" class=\"wp-image-46718\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-definicion.jpg 1920w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-definicion-300x141.jpg 300w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-definicion-1399x656.jpg 1399w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-definicion-150x70.jpg 150w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-definicion-768x360.jpg 768w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/cero-papel-definicion-1536x720.jpg 1536w\" sizes=\"(max-width: 1920px) 100vw, 1920px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"4-digitalizar-las-notas-de-gasto-de-los-empleados-un-paso-decisivo-en-la-estrategia-cero-papel\"><\/span><strong>4. Digitalizar las notas de gasto de los empleados: un paso decisivo en la estrategia cero papel<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Uno de los procesos que m\u00e1s papeles generan en los negocios es la&nbsp;<strong>gesti\u00f3n de las notas de gasto y recibos de los empleados que viajan por trabajo<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Recibos de restaurantes por los&nbsp;<strong>vi\u00e1ticos<\/strong>, tiquetes de&nbsp;<strong>parkings<\/strong>&nbsp;y&nbsp;<strong>peajes<\/strong>, facturas de&nbsp;<strong>alojamientos<\/strong>, billetes de&nbsp;<strong>avi\u00f3n<\/strong>&nbsp;o boletas de&nbsp;<strong>transporte p\u00fablico<\/strong>\u2026&nbsp;<strong>No se puede evitar que los empleados en movilidad reciban una gran cantidad de papeles impresos<\/strong>, porque son empresas externas las que los generan.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Lo que s\u00ed se puede hacer es&nbsp;<a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/digitalizacion-del-gasto\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/digitalizacion-del-gasto\/\" rel=\"noreferrer noopener\">digitalizarlos<\/a> tan pronto como nos los entregan, mediante una foto y el uso de una App en el Smartphone del empleado.&nbsp;<\/strong>Y esto es precisamente lo que hace&nbsp;<strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/digitalizacion-del-gasto\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/digitalizacion-del-gasto\/\" rel=\"noreferrer noopener\">Tickelia<\/a><\/strong>, una&nbsp;soluci\u00f3n tecnol\u00f3gica para la legalizaci\u00f3n y gesti\u00f3n de vi\u00e1ticos y gastos de viaje, que&nbsp;<strong>ayuda a las empresas a hacer realidad la pol\u00edtica cero papel<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Al tomar una foto con la&nbsp;<strong>App de Tickelia<\/strong>, su&nbsp;<strong>tecnolog\u00eda <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/automatiza-los-procesos-financieros\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/automatiza-los-procesos-financieros\/\" rel=\"noreferrer noopener\">OCR<\/a><\/strong>&nbsp;permite&nbsp;<strong>capturar hasta 18 campos<\/strong>&nbsp;del gasto, que al instante son redirigidos al&nbsp;<strong>dashboard del manager<\/strong>&nbsp;para su&nbsp;<strong>aprobaci\u00f3n<\/strong>&nbsp;y al&nbsp;<strong>\u00e1rea de administraci\u00f3n<\/strong>&nbsp;para su&nbsp;<strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/automatiza-los-procesos-financieros\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/automatiza-los-procesos-financieros\/\" rel=\"noreferrer noopener\">contabilizaci\u00f3n<\/a> y conciliaci\u00f3n bancaria<\/strong>&nbsp;autom\u00e1ticas.<\/p>\n\n\n\n<p>Paralelamente, Tickelia&nbsp;<strong>puede&nbsp;<a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/integracion\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">integrarse f\u00e1cilmente<\/a>&nbsp;con el ERP y los programas de n\u00f3minas y RR.HH.<\/strong>&nbsp;Esto&nbsp;<strong>permite automatizar el resto de flujos de trabajo derivados de la rendici\u00f3n de gastos<\/strong>, como, por ejemplo, su&nbsp;<strong>liquidaci\u00f3n<\/strong>&nbsp;al empleado,&nbsp;<strong>cerrando as\u00ed el c\u00edrculo virtuoso del cero papel, la digitalizaci\u00f3n y la automatizaci\u00f3n de procesos<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>La implementaci\u00f3n de la estrategia cero papel en la gesti\u00f3n de gastos utilizando Tickelia&nbsp;<strong>se traduce en un ahorro del 90% del tiempo dedicado a este proceso<\/strong>, adem\u00e1s de ayudar al&nbsp;<strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/control-y-aprobacion-de-gastos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">control de gastos<\/a><\/strong>&nbsp;y a la&nbsp;<strong>prevenci\u00f3n del fraude<\/strong>&nbsp;<strong>interno<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Si todav\u00eda no controlas los gastos de tus empleados&nbsp;<strong>desc\u00e1rgate sin costo la <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/planilla-excel-legalizacion-gastos\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/planilla-excel-legalizacion-gastos\/\" rel=\"noreferrer noopener\">planilla de legalizaci\u00f3n <\/a>de gastos&nbsp;y \u00a1empieza ahorrar con Tickelia<\/strong>!<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/planilla-excel-legalizacion-gastos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1360\" height=\"400\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/banner-planilla-legalizacion-gastos.png\" alt=\"Planilla Excel legalizacion gastos\" class=\"wp-image-25828\" title=\"\" 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Sin embargo, gracias a las nuevas herramientas tecnol\u00f3gicas disponibles en la actualidad, la completa digitalizaci\u00f3n del negocio puede ser mucho m\u00e1s sencilla y econ\u00f3mica de lo que crees. 1. 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