Art\u00edculo sobre el \u00abD\u00e9calogo para \u2018travel managers\u2019 preocupados\u00bb publicado en la Revista Travel Manager.<\/p>\n
El \u00e9xito de una herramienta de autorreserva pasa por incrementar su nivel de adopci\u00f3n entre los empleados. He aqu\u00ed algunas pistas para ‘Travel Managers’ preocupados por conseguir este logro.<\/p>\n
La implementaci\u00f3n y cumplimiento de la pol\u00edtica corporativa de viajes puede suponer a las empresas hasta un 23% de ahorro en el presupuesto de viajes pero, para alcanzar ese objetivo, es imprescindible alcanzar unos niveles de adopci\u00f3n aceptables en las herramientas de autorreserva.<\/p>\n
En este art\u00edculo damos algunas pistas que pueden ser de utilidad a los Travel Managers que afrontan la adaptaci\u00f3n de la plantilla a esta tecnolog\u00eda:<\/p>\n
1. Establece unos objetivos concretos, realistas y, por supuesto, medibles. \u00bfQu\u00e9 ahorros pretendes conseguir? \u00bfQu\u00e9 porcentaje de empleados se espera que utilicen la herramienta? \u00bfPara qu\u00e9 tipo de viajes se espera una adopci\u00f3n casi absoluta?<\/p>\n
El 80% de los gastos relacionados con los viajes los genera nada m\u00e1s que el 16% de la plantilla. La atenci\u00f3n ha de centrarse en estos viajeros.<\/p>\n
2. Aprovecha la fase previa a la implantaci\u00f3n de la herramienta de autorreserva para revisar la pol\u00edtica de viajes. Un buen dise\u00f1o de una self booking tool requiere un an\u00e1lisis detallado de la casu\u00edstica de la organizaci\u00f3n de un viaje; probablemente no encontrar\u00e1s mejor momento para dise\u00f1ar o redise\u00f1ar la pol\u00edtica corporativa.<\/p>\n
Para ello, ap\u00f3yate en tu agencia de viajes, que tambi\u00e9n podr\u00e1 colaborar en la formaci\u00f3n de los empleados ofreciendo una sesi\u00f3n en la que se expliquen las caracter\u00edsticas y el funcionamiento de la herramienta.<\/p>\n
Difunde peri\u00f3dicamente los objetivos de ahorro que se vayan consiguiendo y comunica cualquier cambio que se produzca en la herramienta.<\/p>\n
3. Implica a la alta direcci\u00f3n. Los empleados han de percibir que la adopci\u00f3n de la herramienta es parte de la operativa com\u00fan y rutinaria, y tan natural como el uso del correo electr\u00f3nico. Esto solo se consigue cuando no existen las excepciones y todos, del primero al \u00faltimo de los viajeros, est\u00e1n obligados a utilizarla.<\/p>\n
4 .Designa, dentro de la empresa, a un grupo de \u00abembajadores\u00bb de la herramienta. Los secretarios\/as de departamento pueden ser los perfiles id\u00f3neos para este cometido. Ofr\u00e9celes un breve curso espec\u00edfico para ellos y, si se muestran colaborativos, que sean ellos mismos quienes se encarguen de la formaci\u00f3n en sus respectivos departamentos.<\/p>\n
5. Elabora documentaci\u00f3n de apoyo. Un sencillo documento en el que se detalle el paso a paso de una reserva, con los correspondientes pantallazos, puede enviarse a todos los empleados y convertirse en una sencilla gu\u00eda de referencia r\u00e1pida. Es m\u00e1s que probable que tu agencia o el proveedor tecnol\u00f3gico puedan ayudarte en esta iniciativa.<\/p>\n
6.Establece una asesor\u00eda continuada a los viajeros en los primeros meses de la implantaci\u00f3n. Con ayuda de los \u00abembajadores\u00bb, atiende las preguntas que surjan. Piensa en ello como una inversi\u00f3n: todo el tiempo que dediques en los primeros meses tendr\u00e1 su fruto mucho antes de lo que esperas.<\/p>\n
7. Comunica, comunica, comunica. Env\u00eda correos electr\u00f3nicos a la plantilla informando de la disponibilidad de la herramienta o de cualquier cambio en la funcionalidad o la apariencia gr\u00e1fica, y difunde peri\u00f3dicamente los objetivos de ahorro que se vayan consiguiendo.<\/p>\n
8. C\u00e9ntrate en los grandes viajeros de tu empresa. De acuerdo con estimaciones de Amadeus, el 80% de los gastos relacionados con los viajes los genera nada m\u00e1s que el 16% de los empleados. Si no hay tiempo o energ\u00eda para lograr una adopci\u00f3n del 100% en toda la plantilla, aseg\u00farate de que, al menos, este peque\u00f1o porcentaje de empleados utiliza siempre la herramienta.<\/p>\n
9. Piensa en la posibilidad de establecer un sencillo plan de incentivos para premiar a aquellos empleados o departamentos que est\u00e9n logrando mejores resultados.<\/p>\n
10 Y, ante todo, keep calm. Existen perfiles generalmente reacios a la utilizaci\u00f3n de las herramientas de autorreserva. Se trata, fundamentalmente, de mandos intermedios j\u00f3venes y de los mayores de 45 a\u00f1os. Estos p\u00fablicos exigen una atenci\u00f3n individualizada pero, con paciencia, pueden convertirse en aliados.<\/p>\n