{"id":40061,"date":"2023-06-12T13:22:41","date_gmt":"2023-06-12T11:22:41","guid":{"rendered":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/?p=36029"},"modified":"2023-11-15T17:23:36","modified_gmt":"2023-11-15T16:23:36","slug":"controlo-de-despesas-de-viagens","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/","title":{"rendered":"Controlo de despesas de viagens de empresa: 4 principais dificuldades"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>\u00c0 medida que as empresas crescem e ampliam as suas \u00e1reas de atua\u00e7\u00e3o, torna-se obrigat\u00f3ria a necessidade de levar os produtos ou servi\u00e7os a outros clientes espalhados pelo pa\u00eds ou pelo mundo. Nessas situa\u00e7\u00f5es, os colaboradores deslocam-se em viagens por diferentes lugares. Portanto, \u00e9 crucial que as empresas tenham um controlo eficiente das despesas relacionadas a essas viagens, o que gera alguns benef\u00edcios, mas, tamb\u00e9m, alguns desafios. Neste artigo, abordaremos as quatro principais dificuldades do controlo de despesas de viagens.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_80 ez-toc-wrap-left counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-custom ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Tabla de contenidos<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/#1-controlo-de-despesas-de-viagens\" >1. Controlo de despesas de viagens<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/#11-despesas-com-viagens\" >1.1 Despesas com viagens<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/#12-ajudas-de-custo\" >1.2 Ajudas de custo<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/#2-viagens-corporativas-como-otimizar-a-sua-gestao-e-uso\" >2. Viagens corporativas, como otimizar a sua gest\u00e3o e uso?<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/#21-possuir-uma-politica-completa\" >2.1 Possuir uma pol\u00edtica completa<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/#22-consciencializacao-dos-colaboradores\" >2.2 Consciencializa\u00e7\u00e3o dos colaboradores<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/#23-controlo-de-pagamentos-de-qualquer-lugar\" >2.3 Controlo de pagamentos de qualquer lugar<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/#3-4-dificuldades-para-garantir-controle-de-gastos-em-viagens-corporativas\" >3. 4 dificuldades para garantir controle de gastos em viagens corporativas<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/#31-reembolso\" >3.1 Reembolso<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/#32-submissao-de-despesas-feita-pelo-proprio-colaborador\" >3.2 Submiss\u00e3o de despesas feita pelo pr\u00f3prio colaborador<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/#33-controlo-dos-canais-de-compras\" >3.3 Controlo dos canais de compras<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/controlo-de-despesas-de-viagens\/#34-perda-ou-atraso-nas-faturas\" >3.4 Perda ou atraso nas faturas<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"1-controlo-de-despesas-de-viagens\"><\/span><strong>1. Controlo de despesas de viagens<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Uma das despesas que muitas empresas enfrentam, e por vezes t\u00eam alguma dificuldade em gerir, s\u00e3o aquelas relacionadas com <strong>desembolsos extras de trabalhadores<\/strong>, <strong>geralmente relacionados com viagens, desloca\u00e7\u00e3o e\/ou alimenta\u00e7\u00e3o<\/strong> associados ao trabalho.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"11-despesas-com-viagens\"><\/span><strong>1.1 Despesas com viagens<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>S\u00e3o as relacionadas com passagens a\u00e9reas, combust\u00edvel, uso de ve\u00edculos (de alguer o pr\u00f3pio) ou qualquer outro meio de transporte p\u00fablico e privado.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"12-ajudas-de-custo\"><\/span><strong>1.2 Ajudas de custo<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>As ajudas de custo s\u00e3o uma <strong>compensa\u00e7\u00e3o financeira<\/strong> da empresa por despesas relacionadas com o trabalho dum funcion\u00e1rio, que podem ir desde a alimenta\u00e7\u00e3o ao alojamento. Geralmente est\u00e3o <strong>associadas a viagens de neg\u00f3cios<\/strong> ou ao subs\u00eddio de alimenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Na gest\u00e3o dessas despesas, as empresas costumam escolher entre <strong>dois modelos<\/strong> que se adaptam \u00e0s suas necessidades e realidades: o <strong>modelo fixo ou o modelo de justifica\u00e7\u00e3o de custos.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>No primeiro \u00e9 definido um determinado valor para um conjunto de despesas previamente definidas, evitando o controlo detalhado de cada movimento.<\/p>\n\n\n\n<p>J\u00e1 no segundo, <strong>cada trabalhador deve apresentar comprovativos<\/strong> (passagem, fatura, voucher, etc.) para reclamar adequadamente o dinheiro gasto. Aqui, as empresas avaliar\u00e3o a despesa e ap\u00f3s aprov\u00e1-la, pagar\u00e3o o valor declarado.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"2-viagens-corporativas-como-otimizar-a-sua-gestao-e-uso\"><\/span><strong>2. Viagens corporativas, como otimizar a sua gest\u00e3o e uso?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Quando os colaboradores se deslocam em viagens por diferentes lugares, as empresas precisam de pensar em <strong>formas de administrar a gest\u00e3o das despesas<\/strong> para n\u00e3o apenas <strong>garantir a seguran\u00e7a dos seus profissionais<\/strong>, mas tamb\u00e9m <strong>evitar gastos desnecess\u00e1rios<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Uma <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/gestao-de-despesas\/gestao-despesas\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">gest\u00e3o de viagens corporativas eficaz<\/a> disponibiliza <strong>vantagens para o neg\u00f3cio<\/strong>, desde a <strong>otimiza\u00e7\u00e3o de custos<\/strong> e um <strong>maior controlo administrativo<\/strong>. Sem esquecer do aumento da produtividade dos pr\u00f3prios trabalhadores.<\/p>\n\n\n\n<p>No entanto, separamos alguns benef\u00edcios para ajudar as empresas na gest\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"21-possuir-uma-politica-completa\"><\/span><strong>2.1 Possuir uma pol\u00edtica completa<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>As regras transmitem boa condu\u00e7\u00e3o para os colaboradores. Com isso, eles <strong>sabem o que podem gastar, como devem proceder e quais os documentos a apresentar que comprovem os pagamentos<\/strong>. Quando a empresa assume uma <strong>boa pol\u00edtica de viagens<\/strong> corporativas, ela <strong>ganha clareza e din\u00e2mica<\/strong>. Com boas informa\u00e7\u00f5es e os documentos corretos, melhor ser\u00e1 para os colaboradores e para a pr\u00f3pria empresa, que ter\u00e1 maior controlo de despesas de viagens e otimizar\u00e1 seus processos e resultados financeiros.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"22-consciencializacao-dos-colaboradores\"><\/span><strong>2.2 Consciencializa\u00e7\u00e3o dos colaboradores<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m duma boa pol\u00edtica de viagens de empresa, os colaboradores precisam adotar e executar tais pr\u00e1ticas. <strong>\u00c9 necess\u00e1rio que a empresa os consciencialize sobre a import\u00e2ncia da economia e como manter um controlo eficaz sobre as despesas corporativas<\/strong>. Afinal, quando a empresa caminha com efici\u00eancia, <strong>todos s\u00e3o beneficiados<\/strong>. Informar os colaboradores de como executar escolhas mais seguras e inteligentes em suas viagens \u00e9 muito importante.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"23-controlo-de-pagamentos-de-qualquer-lugar\"><\/span><strong>2.3 Controlo de pagamentos de qualquer lugar<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Para que uma empresa tenha <strong>tranquilidade<\/strong> e ganhe <strong>facilidade nos seus processos financeiros<\/strong>, \u00e9 sempre necess\u00e1rio que o setor financeiro trabalhe com um or\u00e7amento determinado. Atualmente existem alternativas de pagamento que podem ser controladas \u00e0 dist\u00e2ncia, como <strong>cart\u00f5es de cr\u00e9dito corporativos<\/strong> integrados a uma <strong>plataforma de gest\u00e3o de despesas<\/strong> que pode visualizar os gastos em tempo real de maneira pr\u00e1tica e \u00e1gil, como \u00e9 o caso da <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Tickelia<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>No entanto, n\u00e3o podemos esquecer as <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/blog\/viagens-de-negocios\/necessidades-viajantes-negocios\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">necessidades dum viajante de neg\u00f3cios<\/a> e os seguintes passos para um melhor controlo de pagamentos e despesas:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Digitalizar despesas<\/strong> e recibos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Controlar, rever e decidir<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Elaborar um or\u00e7amento<\/strong> para o controlo das despesas.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Criar pol\u00edticas ou procedimentos de compra<\/strong> e despesas que todos compartilhem.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Comparar <\/strong>o que est\u00e1 previsto com o que est\u00e1 realmente a ser feito.<\/li>\n\n\n\n<li>Comunicar aos colaboradores a import\u00e2ncia de <strong>economizar e evitar desvios de or\u00e7amento<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/06\/controlo-de-despesas-de-viagens-pagamento-1399x656.jpg\" alt=\"Controlo de despesas de viajes, pagamento com cart\u00e3o\" class=\"wp-image-36035\" title=\"\"><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3-4-dificuldades-para-garantir-controle-de-gastos-em-viagens-corporativas\"><\/span><strong>3. 4 dificuldades para garantir controle de gastos em viagens corporativas<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>\u00c9 poss\u00edvel observar que <strong>as despesas com as viagens s\u00e3o enormes<\/strong>, apesar de terem um <strong>potencial de retorno muito grande<\/strong>. Com isso, torna-se necess\u00e1rio a realiza\u00e7\u00e3o do controlo de despesas em viagens corporativas. Por\u00e9m, isso n\u00e3o \u00e9 t\u00e3o simples de ser realizado, j\u00e1 que a empresa precisa <strong>encontrar o equil\u00edbrio entre reduzir os custos, mas sem abrir m\u00e3o da qualidade e o conforto das viagens para os colaboradores<\/strong>. \u00c9 necess\u00e1rio ter um bom planeamento, fazer an\u00e1lises, ter o pensamento estrat\u00e9gico e <strong>contar com a ajuda de boas ferramentas de viagem<\/strong> para encontrar os melhores pre\u00e7os e conseguir as melhores oportunidades de alojamento e reservas.<\/p>\n\n\n\n<p>Para que as empresas consigam tomar as melhores decis\u00f5es e controlar os gastos, separamos <strong>4 das principais dificuldades de controlo de gastos<\/strong> que podem aparecer no dia a dia:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"31-reembolso\"><\/span><strong>3.1 Reembolso<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>A primeira dificuldade ao reduzir custos e, talvez, a maior, \u00e9 <strong>o reembolso e a veracidade das informa\u00e7\u00f5es<\/strong>, seja por registos de gastos extras, por desaten\u00e7\u00e3o ou at\u00e9 mesmo por fraude. A melhor maneira de superar essa dificuldade e organizar os reembolsos \u00e9 atrav\u00e9s de <strong>pol\u00edticas e normas espec\u00edficas e bem definidas<\/strong>, com <strong>prazos<\/strong> e as formas pelas quais as solicita\u00e7\u00f5es ser\u00e3o realizadas. \u00c9 importante definir prazos e <strong>deixar as informa\u00e7\u00f5es claras<\/strong> para os colaboradores. Afinal, o pagamento \u00e9 um direito do colaborador, um dever da empresa e a clareza das informa\u00e7\u00f5es pode fazer parte desta motiva\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"32-submissao-de-despesas-feita-pelo-proprio-colaborador\"><\/span><strong>3.2 Submiss\u00e3o de despesas feita pelo pr\u00f3prio colaborador<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Outra dificuldade bastante comum \u00e9 quando a empresa n\u00e3o possu\u00ed uma gest\u00e3o de viagens corporativas e <strong>a submiss\u00e3o das despesas fica a cargo do pr\u00f3prio colaborador<\/strong> que participou da viagem. Apesar de parecer uma tarefa simples, s\u00e3o muitas informa\u00e7\u00f5es importantes e, ao acumular com as outras tarefas do colaborador, maior \u00e9 a hip\u00f3tese de erros. Al\u00e9m disso, quanto maior for a equipa, mais notas, pedidos de reembolso e outras informa\u00e7\u00f5es que demandam gest\u00e3o das mesmas.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"33-controlo-dos-canais-de-compras\"><\/span><strong>3.3 Controlo dos canais de compras<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Mais uma dificuldade que as empresas enfrentam na hora de reduzir os custos \u00e9 com o <strong>controlo efetivo dos diferentes canais de compras<\/strong>. Isto porque, atualmente, existem diversas op\u00e7\u00f5es de sites e apps para a compra de passagens, reservas de hot\u00e9is, aluguer de carros, etc.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"34-perda-ou-atraso-nas-faturas\"><\/span><strong>3.4 Perda ou atraso nas faturas<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Por fim, <strong>outro problema muito comum \u00e9 a perda da fatura<\/strong>, ou ainda, o <strong>atraso na data de entrega das faturas e tal\u00f5es<\/strong>. Isso pode gerar muitos problemas para a empresa, al\u00e9m de ser considerado como uma tentativa de fraude. Por isso, \u00e9 necess\u00e1rio que as pol\u00edticas de viagens corporativas sejam muito bem definidas e que os trabalhadores estejam cientes de todos os seus direitos, deveres e responsabilidades.<\/p>\n\n\n\n<p>Com a <strong>Tickelia<\/strong>, poder\u00e1 fazer uma <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">gest\u00e3o de viagens corporativas<\/a> efetiva e reduzir os custos.<\/p>\n\n\n\n<p><a><\/a>Poder\u00e1 tamb\u00e9m contar com a ajuda da <strong>nossa tecnologia <\/strong>&#8211; existem diversas ferramentas que permitem <strong>facilitar os processos <\/strong>eque permitem aos colaboradores solicitar <strong>compras e<\/strong> <strong>reservas de passagens<\/strong>, <strong>alojamento ou aluguer de carros<\/strong>, entre outras despesas comuns no que diz respeito a viagensde trabalho, a fim de que a pessoa respons\u00e1vel possa aprovar tais solicita\u00e7\u00f5es, de forma \u00e1gil e justa.<\/p>\n\n\n\n<p>Solicite j\u00e1 uma demonstra\u00e7\u00e3o gratuita, clicando <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/solicite-uma-demonstracao\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">aqui<\/a>!<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/pt\/solicite-uma-demonstracao\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1360\" height=\"400\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Demonstracao-Tickelia.png\" alt=\"Automatize a gest\u00e3o de despesas e viagens de empresa com Tickelia\" class=\"wp-image-28167\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Demonstracao-Tickelia.png 1360w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Demonstracao-Tickelia-300x88.png 300w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Demonstracao-Tickelia-150x44.png 150w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Demonstracao-Tickelia-768x226.png 768w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Demonstracao-Tickelia-1080x318.png 1080w\" sizes=\"(max-width: 1360px) 100vw, 1360px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00c0 medida que as empresas crescem e ampliam as suas \u00e1reas de atua\u00e7\u00e3o, torna-se obrigat\u00f3ria a necessidade de levar os produtos ou servi\u00e7os a outros clientes espalhados pelo pa\u00eds ou pelo mundo. 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