{"id":33333,"date":"2023-03-23T11:06:04","date_gmt":"2023-03-23T10:06:04","guid":{"rendered":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/?p=33333"},"modified":"2023-09-01T12:04:39","modified_gmt":"2023-09-01T10:04:39","slug":"gestion-control-viaticos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/","title":{"rendered":"Control de vi\u00e1ticos: qu\u00e9 debes saber para mejorar su gesti\u00f3n"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>El <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">control de vi\u00e1ticos<\/a> es una labor fundamental en cualquier empresa que requiera que sus empleados se movilicen por asuntos laborales fuera de su lugar habitual de trabajo. En esta gu\u00eda, hablaremos todo lo relacionado a los vi\u00e1ticos y daremos consejos pr\u00e1cticos para mejorar su gesti\u00f3n.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_80 ez-toc-wrap-left counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-custom ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Tabla de contenidos<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#1-%c2%bfque-son-los-viaticos\" >1. \u00bfQu\u00e9 son los vi\u00e1ticos?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#2-%c2%bfcomo-se-clasifican-los-viaticos\" >2. \u00bfC\u00f3mo se clasifican los vi\u00e1ticos?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#3-%c2%bfque-no-es-un-viatico\" >3. \u00bfQu\u00e9 no es un vi\u00e1tico?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#4-%c2%bfque-normas-juridicas-se-usan-en-colombia-para-el-manejo-y-control-de-los-viaticos\" >4. \u00bfQu\u00e9 normas jur\u00eddicas se usan en Colombia para el manejo y control de los vi\u00e1ticos?<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#41-el-articulo-130-del-codigo-sustantivo-del-trabajo\" >4.1 El art\u00edculo 130 del C\u00f3digo Sustantivo del Trabajo<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#42-el-decreto-460-de-2022\" >4.2 El Decreto 460 de 2022<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#43-el-articulo-30-de-la-ley-1393-de-2010\" >4.3 El art\u00edculo 30 de la ley 1393 de 2010<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#5-%c2%bflos-viaticos-hacen-parte-del-salario-del-trabajador\" >5. \u00bfLos vi\u00e1ticos hacen parte del salario del trabajador?<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#51-%c2%bfcuando-se-puede-considerar-un-viatico-como-no-salarial\" >5.1 \u00bfCu\u00e1ndo se puede considerar un vi\u00e1tico como no salarial?<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#6-%c2%bfcuales-son-las-consecuencias-de-la-inclusion-de-los-viaticos-en-el-ambito-laboral\" >6. \u00bfCu\u00e1les son las consecuencias de la inclusi\u00f3n de los vi\u00e1ticos en el \u00e1mbito laboral?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#7-%c2%bfcuales-son-los-errores-y-fallas-mas-comunes-en-el-proceso-de-control-de-viaticos\" >7. \u00bfCu\u00e1les son los errores y fallas m\u00e1s comunes en el proceso de control de vi\u00e1ticos?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#8-recomendaciones-para-pautar-la-legalizacion-de-gastos-de-viaje\" >8. Recomendaciones para pautar la legalizaci\u00f3n de gastos de viaje<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-13\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#81-planificacion-previa\" >8.1 Planificaci\u00f3n previa<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-14\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#82-establecimiento-de-politicas-de-gastos-y-presupuestos-para-viajes-corporativos\" >8.2 Establecimiento de pol\u00edticas de gastos y presupuestos para viajes corporativos<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-15\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#83-verificacion-de-presupuestos-con-proveedores\" >8.3 Verificaci\u00f3n de presupuestos con proveedores<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-16\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#84-comprobacion-y-actualizacion-de-fechas-y-presupuesto\" >8.4 Comprobaci\u00f3n y actualizaci\u00f3n de fechas y presupuesto<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-17\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#85-uso-de-un-software-adecuado-de-control-de-viaticos\" >8.5 Uso de un software adecuado de control de vi\u00e1ticos<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-18\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#9-estrategias-para-un-manejo-fiscal-correcto-de-los-viaticos-y-gastos-de-viaje\" >9. Estrategias para un manejo fiscal correcto de los vi\u00e1ticos y gastos de viaje<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-19\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gestion-control-viaticos\/#10-la-importancia-de-la-automatizacion-de-la-gestion-de-viaticos\" >10. La importancia de la automatizaci\u00f3n de la gesti\u00f3n de vi\u00e1ticos<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"1-%c2%bfque-son-los-viaticos\"><\/span>1. <strong>\u00bfQu\u00e9 son los vi\u00e1ticos?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Seg\u00fan el Ministerio de Trabajo de Colombia, los <strong>vi\u00e1ticos<\/strong> son un tipo de <strong>compensaci\u00f3n en dinero<\/strong> que un empleador reconoce y facilita a un trabajador o empleado para <strong>cubrir<\/strong> los gastos necesarios en que incurre durante el cumplimiento de sus obligaciones&nbsp; laborales <strong>durante un viaje<\/strong> o en una tarea temporal fuera de su lugar habitual de trabajo.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Los vi\u00e1ticos generalmente incluyen una cantidad fija de dinero para cubrir los gastos de alojamiento, alimentaci\u00f3n y otros gastos conexos durante el tiempo que el trabajador est\u00e1 <strong>fuera de su lugar de trabajo<\/strong> habitual.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Los vi\u00e1ticos pueden variar seg\u00fan la empresa y el tipo de trabajo, y suelen estar <strong>sujetos a las pol\u00edticas y procedimientos internos de la empresa<\/strong>. Tambi\u00e9n pueden estar sujetos a regulaciones fiscales y legales espec\u00edficas seg\u00fan la jurisdicci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Pero sobre todo, es importante <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gastos-representacion\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">diferenciar los vi\u00e1ticos de los gastos de representaci\u00f3n.<\/a><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"2-%c2%bfcomo-se-clasifican-los-viaticos\"><\/span>2. <strong>\u00bfC\u00f3mo se clasifican los vi\u00e1ticos?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Los vi\u00e1ticos se clasifican de acuerdo con la <strong>frecuencia<\/strong> y el <strong>tipo de contrato<\/strong> establecidos entre la empresa y el trabajador. Si existe un contrato laboral los vi\u00e1ticos se clasifican en:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Vi\u00e1ticos permanentes<\/strong>: se otorgan a los empleados que tienen la obligaci\u00f3n de realizar viajes frecuentes o regulares como <strong>parte de sus actividades laborales<\/strong>. Por ejemplo, los trabajadores que necesitan desplazarse a diferentes lugares para realizar ventas o servicios, o los trabajadores que se encargan de la supervisi\u00f3n de proyectos en diferentes ubicaciones.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\" start=\"2\">\n<li><strong>Vi\u00e1ticos ocasionales o accidentales<\/strong>: se otorgan en situaciones excepcionales o accidentales, como cuando un empleado debe viajar para atender una emergencia o para asistir a una reuni\u00f3n de \u00faltima hora. Estos vi\u00e1ticos <strong>no son habituales<\/strong> y se otorgan de manera <strong>ocasional<\/strong> o por una sola vez.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Si por el contrario no existe ning\u00fan tipo de contrato laboral, los vi\u00e1ticos se originan de otra forma.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3-%c2%bfque-no-es-un-viatico\"><\/span>3. <strong>\u00bfQu\u00e9 no es un vi\u00e1tico?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Se considera no vi\u00e1tico a <strong>todo valor<\/strong> a <strong>cargo del empleador<\/strong> sin que este sea percibido por el empleado. Es decir, todo lo que la empresa paga desde sus propias arcas sin que pase por el bolsillo del trabajador.<\/p>\n\n\n\n<p>Algunos ejemplos de lo que no se considera como vi\u00e1tico:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Transportes adquiridos por la empresa directamente.<\/li>\n\n\n\n<li>Alojamiento reservado directamente por la compa\u00f1\u00eda.<\/li>\n\n\n\n<li>Bonos o vales de tanqueo de combustible.<\/li>\n\n\n\n<li>Bonos o vales de alimento.<\/li>\n\n\n\n<li>Gastos de rodamiento cuando el trabajador utiliza su medio de transporte propio.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Todos estos son considerados gastos de viaje que, a modo contable, tambi\u00e9n van registrados en cuentas distintas a las de n\u00f3minas, por ende, no van a tener ninguna repercusi\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"4-%c2%bfque-normas-juridicas-se-usan-en-colombia-para-el-manejo-y-control-de-los-viaticos\"><\/span>4. <strong>\u00bfQu\u00e9 normas jur\u00eddicas se usan en Colombia para el manejo y control de los vi\u00e1ticos?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Existen distintos mecanismos legales para el manejo, control y regulaci\u00f3n de uso de los vi\u00e1ticos en Colombia. El&nbsp;<a href=\"http:\/\/www.secretariasenado.gov.co\/senado\/basedoc\/codigo_sustantivo_trabajo_pr004.html#130\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">art\u00edculo 130 del C\u00f3digo Sustantivo del Trabajo<\/a>; la Jurisprudencia de la Corte Constitucional y Corte Suprema de Justicia, el contrato de trabajo y el reglamento interno de trabajo.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"41-el-articulo-130-del-codigo-sustantivo-del-trabajo\"><\/span>4.1 <strong>El art\u00edculo 130 del C\u00f3digo Sustantivo del Trabajo<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>La finalidad primordial del C\u00f3digo Sustantivo del Trabajo es lograr la <strong>justicia<\/strong> en las relaciones que surgen entre empleadores y trabajadores, dentro de un esp\u00edritu de coordinaci\u00f3n econ\u00f3mica y equilibrio social.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>El Art\u00edculo 130 hace menci\u00f3n a las <strong>condiciones y lineamientos<\/strong> en que los vi\u00e1ticos constituyen salario o no para el trabajador.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"42-el-decreto-460-de-2022\"><\/span>4.2 <strong>El Decreto 460 de 2022<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Mediante el Decreto 460&nbsp;del 29 de marzo&nbsp;2022&nbsp;del Departamento Administrativo de la Funci\u00f3n P\u00fablica se fijan los lineamientos y escala de&nbsp;vi\u00e1ticos definida por el Gobierno Nacional para los empleados p\u00fablicos, oficiales, los miembros del Congreso Nacional y de la Fuerza P\u00fablica.<\/p>\n\n\n\n<p>Mediante tablas se fija<strong> la escala de vi\u00e1ticos<\/strong> para aquellos que deban cumplir comisiones de servicio en el interior o en el exterior del pa\u00eds:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Los empleados p\u00fablicos de la Rama Ejecutiva Nacional, cualquiera que sea su sector, denominaci\u00f3n o r\u00e9gimen jur\u00eddico.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Los empleados del Congreso Nacional.<\/li>\n\n\n\n<li>La Rama Judicial.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>El Ministerio P\u00fablico.<\/li>\n\n\n\n<li>La Fiscal\u00eda General de la Naci\u00f3n.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>La Organizaci\u00f3n Electoral.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>La Contralor\u00eda General de la Rep\u00fablica.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Los miembros del Congreso Nacional.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Los miembros de la Fuerza P\u00fablica.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Los lineamientos entre otros establecen que las entidades y organismos establecer\u00e1n el valor de acuerdo a la <strong>remuneraci\u00f3n mensual<\/strong> del empleado comisionado, a la <strong>naturaleza de los asuntos confiados<\/strong> y a las <strong>condiciones de la comisi\u00f3n<\/strong>, teniendo presente el costo de vida del sitio donde se llevar\u00e1 a cabo la labor.&nbsp; M\u00e1s detalles de la norma podr\u00e1 ser consultada en la <a href=\"https:\/\/www.funcionpublica.gov.co\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">p\u00e1gina web de la funci\u00f3n p\u00fablica<\/a>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"43-el-articulo-30-de-la-ley-1393-de-2010\"><\/span>4.3 <strong>El art\u00edculo 30 de la ley 1393 de 2010<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Mediante este art\u00edculo de la Ley 1393 de 2010 se establece el porcentaje m\u00e1ximo de pagos laborales por remuneraci\u00f3n <strong>no constitutivos de salario<\/strong> de los trabajadores particulares<\/p>\n\n\n\n<p>\u201cSin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los art\u00edculos&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.funcionpublica.gov.co\/eva\/gestornormativo\/norma.php?i=5248#18\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">18<\/a>&nbsp;y&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.funcionpublica.gov.co\/eva\/gestornormativo\/norma.php?i=5248#204\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">204<\/a>&nbsp;de la Ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podr\u00e1n ser superiores al 40% del total de la remuneraci\u00f3n\u201d<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"5-%c2%bflos-viaticos-hacen-parte-del-salario-del-trabajador\"><\/span>5. <strong>\u00bfLos vi\u00e1ticos hacen parte del salario del trabajador?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Si los vi\u00e1ticos se <strong>entregan<\/strong> de forma <strong>permanente, s\u00ed<\/strong>. El art\u00edculo 130 del C\u00f3digo Sustantivo del Trabajo indica que los <strong>vi\u00e1ticos permanentes<\/strong> pueden ser considerados como parte del salario del trabajador, siempre y cuando se utilicen <strong>para cubrir los<\/strong> <strong>gastos de manutenci\u00f3n y alojamiento<\/strong>. Sin embargo, si los vi\u00e1ticos tienen como \u00fanico prop\u00f3sito cubrir los gastos de transporte o de <strong>representaci\u00f3n<\/strong>, no se considerar\u00e1n como parte del <strong>salario del trabajador<\/strong>. De otra parte, tambi\u00e9n se estipula que deben ser relacionados los conceptos y cuant\u00edas por las cuales se est\u00e1n otorgando. Dicho de este modo los vi\u00e1ticos permanentes <strong>deben ser declarados, <\/strong>ya que se consideran como un ingreso que puede aumentar el patrimonio del trabajador.<\/p>\n\n\n\n<p>Esto se debe a que el salario abarca todo lo que el trabajador necesita para satisfacer sus necesidades, incluyendo los costos de alimentaci\u00f3n y alojamiento, que son necesidades b\u00e1sicas<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"51-%c2%bfcuando-se-puede-considerar-un-viatico-como-no-salarial\"><\/span>5.1 <strong>\u00bfCu\u00e1ndo se puede considerar un vi\u00e1tico como no salarial?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Los vi\u00e1ticos se pueden considerar como no salariales cuando se registran correctamente en la n\u00f3mina como <strong>vi\u00e1ticos para transporte y\/o gastos de representaci\u00f3n<\/strong>, y cuando se logra demostrar que el vi\u00e1tico es efectivamente accidental, es decir que no estaba programado y que realmente el traslado del trabajador se dio por una <strong>situaci\u00f3n<\/strong> <strong>extraordinaria<\/strong> de la compa\u00f1\u00eda.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">5.1.1 <strong>\u00bfCu\u00e1l es el valor a pagar por vi\u00e1ticos no salariales?<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>El art\u00edculo 30 de la ley 1393 de 2010 establece que los pagos que no son considerados como salario no pueden superar el<strong> 40% del total de la remuneraci\u00f3n<\/strong>, con el fin de calcular los aportes a seguridad social. Por lo tanto, es recomendable no exceder este l\u00edmite para cumplir con la normativa correspondiente<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1399\" height=\"656\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/gestion-viaticos-ambito-laboral-1399x656.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-33339\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/gestion-viaticos-ambito-laboral-1399x656.jpg 1399w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/gestion-viaticos-ambito-laboral-300x141.jpg 300w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/gestion-viaticos-ambito-laboral-150x70.jpg 150w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/gestion-viaticos-ambito-laboral-768x360.jpg 768w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/gestion-viaticos-ambito-laboral-1536x720.jpg 1536w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/gestion-viaticos-ambito-laboral-1080x506.jpg 1080w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/gestion-viaticos-ambito-laboral.jpg 1920w\" sizes=\"(max-width: 1399px) 100vw, 1399px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"6-%c2%bfcuales-son-las-consecuencias-de-la-inclusion-de-los-viaticos-en-el-ambito-laboral\"><\/span>6. <strong>\u00bfCu\u00e1les son las consecuencias de la inclusi\u00f3n de los vi\u00e1ticos en el \u00e1mbito laboral?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Cuando los vi\u00e1ticos se consideran parte del salario de un empleado, su inclusi\u00f3n tiene un impacto directo en aspectos como las <strong>prestaciones sociales<\/strong>, la <strong>seguridad social<\/strong> y los <strong>aportes parafiscales<\/strong>. Estos conceptos se liquidan sobre la base salarial, y los vi\u00e1ticos incluidos aumentan la cantidad total que se tiene en cuenta para estos c\u00e1lculos. Por esta raz\u00f3n, la UGPP (Unidad de Gesti\u00f3n pensional y Parafiscales) puede investigar a los empleadores que pagan grandes sumas por vi\u00e1ticos para verificar si est\u00e1n cumpliendo con las regulaciones aplicables<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"7-%c2%bfcuales-son-los-errores-y-fallas-mas-comunes-en-el-proceso-de-control-de-viaticos\"><\/span>7. <strong>\u00bfCu\u00e1les son los errores y fallas m\u00e1s comunes en el proceso de control de vi\u00e1ticos?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Algunos de los errores y fallas m\u00e1s comunes en el proceso de control de vi\u00e1ticos incluyen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Formularios mal diligenciados:<\/strong> Algunas empresas por la <strong>falta<\/strong> de <strong>procesos<\/strong> <strong>automatizados<\/strong> cometen errores al momento del <strong>registro de la informaci\u00f3n<\/strong>. Esto puede ocasionar falta de transparencia y dificultades para su control y gesti\u00f3n.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\" start=\"2\">\n<li><strong>Demoras en la autorizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos<\/strong>: puede generar problemas para los trabajadores que los requieren para realizar su trabajo de manera eficiente y efectiva, as\u00ed como generar problemas en la gesti\u00f3n financiera de la empresa, ya que puede generar retrasos en el proceso de reembolso de los gastos y afectar la liquidez de la empresa.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\" start=\"3\">\n<li><strong>Falta de pol\u00edticas y procedimientos claros: Si no hay pol\u00edticas eficientes que<\/strong> permitan <strong>minimizar<\/strong> los <strong>costos<\/strong> y procedimientos claros en cuanto al manejo de vi\u00e1ticos, puede ser dif\u00edcil para los empleados determinar qu\u00e9 se puede o no se puede incluir en los gastos de vi\u00e1ticos y as\u00ed incurrir en gastos exagerados. Esto puede llevar a errores en el informe de gastos y a malentendidos entre los empleados y los gerentes, lo que ocasiona mayores costos de gesti\u00f3n.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\" start=\"4\">\n<li><strong>No presentar los soportes de pago a tiempo<\/strong>: Si los empleados no presentan sus informes de gastos y soportes de pago de vi\u00e1ticos a tiempo, puede ser dif\u00edcil para la empresa rastrear y controlar los gastos. Esto tambi\u00e9n puede causar retrasos en el reembolso de los gastos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\" start=\"5\">\n<li><strong>No revisar los informes de gastos de vi\u00e1ticos<\/strong>: Si los gerentes no revisan los informes de gastos de vi\u00e1ticos <strong>cuidadosamente<\/strong>, pueden pasar errores y fraudes. Es importante que los gerentes revisen los informes de gastos de vi\u00e1ticos para garantizar que los gastos sean leg\u00edtimos y cumplan con las pol\u00edticas de la empresa.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\" start=\"6\">\n<li><strong>Probabilidad alta de fraude<\/strong>: En algunos casos, los empleados pueden presentar informes de gastos de vi\u00e1ticos con cifras erradas o fraudulentas, incluyendo gastos que no se han incurrido en realidad o presentar facturas falsas o duplicadas, entre otros. La empresa debe tener mecanismos de control para <strong>detectar<\/strong> y <strong>prevenir<\/strong> el fraude en los informes de gastos de vi\u00e1ticos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Ausencia de herramientas tecnol\u00f3gicas<\/strong>: La falta de adopci\u00f3n de herramientas tecnol\u00f3gicas adecuadas puede <strong>dificultar<\/strong> la <strong>gesti\u00f3n<\/strong> eficiente de los gastos de vi\u00e1ticos, lo que puede generar ineficiencias en el proceso.\u00bb<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"8-recomendaciones-para-pautar-la-legalizacion-de-gastos-de-viaje\"><\/span>8. <strong>Recomendaciones para pautar la legalizaci\u00f3n de gastos de viaje<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Las empresas que requieren que sus empleados viajen con frecuencia deben establecer pol\u00edticas y procedimientos claros para la legalizaci\u00f3n de los gastos de viaje. Esto no solo ayuda a asegurar que los empleados cumplan con las pol\u00edticas y limitaciones de gastos, sino que tambi\u00e9n ayuda a evitar el mal uso o el <strong>abuso<\/strong> de los <strong>recursos financieros<\/strong> de la empresa. A continuaci\u00f3n, se presentan algunas recomendaciones para pautar la legalizaci\u00f3n de gastos de viaje de manera eficiente y efectiva:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"81-planificacion-previa\"><\/span>8.1 <strong>Planificaci\u00f3n previa<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Antes de que un empleado emprenda un viaje de negocios, se debe establecer una planificaci\u00f3n previa para el mismo. Esto incluye la identificaci\u00f3n del <strong>prop\u00f3sito<\/strong> del viaje, la determinaci\u00f3n de la <strong>duraci\u00f3n<\/strong> y el <strong>destino<\/strong> del mismo, y la identificaci\u00f3n de las necesidades espec\u00edficas del viaje (como alojamiento, transporte, comidas, entre otros). Una planificaci\u00f3n previa adecuada puede ayudar a garantizar que se asignen recursos suficientes para cubrir los gastos necesarios y evitar gastos innecesarios o imprevistos durante el viaje.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"82-establecimiento-de-politicas-de-gastos-y-presupuestos-para-viajes-corporativos\"><\/span>8.2 <strong>Establecimiento de pol\u00edticas de gastos y presupuestos para viajes corporativos<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Es importante que las empresas establezcan pol\u00edticas claras y detalladas sobre los gastos que se pueden realizar durante los viajes corporativos. Esto incluye la definici\u00f3n de los <strong>tipos<\/strong> de gastos que se permiten, los <strong>l\u00edmites<\/strong> m\u00e1ximos de gastos y cualquier otro requisito que se deba cumplir para legalizar un gasto. Adem\u00e1s, las empresas deben establecer <strong>presupuestos<\/strong> para los viajes corporativos, lo que ayuda a controlar los costos y garantizar que se utilicen los recursos de manera efectiva.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"83-verificacion-de-presupuestos-con-proveedores\"><\/span>8.3 <strong>Verificaci\u00f3n de presupuestos con proveedores<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Antes de contratar cualquier servicio relacionado con el viaje, como el alojamiento, el transporte o las comidas, se debe verificar que los presupuestos sean acordes a las pol\u00edticas y presupuestos establecidos por la empresa. Es importante que se <strong>negocien<\/strong> tarifas y descuentos especiales con proveedores de confianza y se mantenga una comunicaci\u00f3n clara y abierta para evitar malentendidos o desacuerdos.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"84-comprobacion-y-actualizacion-de-fechas-y-presupuesto\"><\/span>8.4 <strong>Comprobaci\u00f3n y actualizaci\u00f3n de fechas y presupuesto<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Durante el viaje, es importante que se mantenga un <strong>registro<\/strong> detallado de los gastos y se actualice regularmente el presupuesto disponible. Esto ayuda a garantizar que los gastos se mantengan dentro de los l\u00edmites establecidos y que se cuente con suficientes recursos para cubrir los gastos necesarios hasta el final del viaje. Adem\u00e1s, se recomienda que se realice una <strong>revisi\u00f3n<\/strong> exhaustiva de los gastos al finalizar el viaje para identificar cualquier irregularidad o desviaci\u00f3n de las pol\u00edticas y presupuestos establecidos.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"85-uso-de-un-software-adecuado-de-control-de-viaticos\"><\/span>8.5 <strong>Uso de un software adecuado de control de vi\u00e1ticos<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>El uso de un software de control de vi\u00e1ticos es <strong>sumamente<\/strong> importante para el manejo adecuado de los vi\u00e1ticos y los gastos de viajes corporativos. Soluciones <strong>cloud<\/strong> como el <strong>software de <\/strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/\"><strong>Tickelia<\/strong><\/a><strong> para la legalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos y gastos de viaje<\/strong>, ayudan a automatizar los procesos y a <strong>reducir<\/strong> <strong>los tiempos de gesti\u00f3n<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Permiten monitorear y actualizar los gastos en tiempo real, y mantener un registro detallado de los mismos. Adem\u00e1s, que muchos de estos han sido implementados con <strong>tecnolog\u00edas de punta como<\/strong> <strong>OCR+ICR<\/strong> que permiten capturar m\u00e1s f\u00e1cilmente la informaci\u00f3n de recibos y facturas con tan solo una foto; permitiendo a las personas encargadas de su supervisi\u00f3n gestionar los gastos de manera inmediata aceptando o rechazando los gastos desde la aplicaci\u00f3n o el Back Office.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"9-estrategias-para-un-manejo-fiscal-correcto-de-los-viaticos-y-gastos-de-viaje\"><\/span>9. <strong>Estrategias para un manejo fiscal correcto de los vi\u00e1ticos y gastos de viaje<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Es necesario considerar varios aspectos para un manejo fiscal adecuado de los&nbsp; vi\u00e1ticos y gastos de viaje y por ende mejorar los&nbsp;<a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/contabilidad-y-regulacion-tributaria\/conciliacion-bancaria\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">procesos contables<\/a><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/contabilidad-y-regulacion-tributaria\/calendario-tributario\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"> y tributarios.<\/a>&nbsp;Los&nbsp; puntos que las empresas podr\u00edan considerar seg\u00fan los expertos son:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Realizar un estudio de las \u00e1reas de la empresa<\/strong> identificando los cargos que normalmente se movilizan con frecuencia.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Identificar los empleados<\/strong> que por sus funciones laborales son posibles candidatos a serles otorgados vi\u00e1ticos accidentales.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Considerar las alternativas que tiene la empresa para solventar todo aquello que no se considere como vi\u00e1tico.<\/strong> Esto para reducir el impacto de los vi\u00e1ticos en aspectos como las prestaciones sociales, la seguridad social y los aportes parafiscales.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Tener de ser posible una cuenta bancaria de la empresa con varias tarjetas d\u00e9bito o cr\u00e9dito <\/strong>con un cupo limitado que se entregue a los trabajadores para manejar los gastos de la empresa como vi\u00e1ticos, gastos de caja menor, entre otros.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Asumir como empresa los gastos<\/strong> de compra de tiquetes, convenios con hoteles o lugares de alojamiento, servicios de transporte con el fin de que a determinado tiempo se facturen los servicios.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Adquirir medios de transporte <\/strong>como motos o veh\u00edculos en Leasing con opci\u00f3n de compra al trabajador.<\/li>\n\n\n\n<li>E<strong>vitar hacer los pagos mencionados anteriormente a las cuentas del trabajador<\/strong>, salvo que en realidad sea algo que de verdad sea algo que aumente el patrimonio del trabajador.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Buscar siempre estrategias de planeaci\u00f3n tributaria<\/strong>.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En resumen, en cuanto al aspecto contable la recomendaci\u00f3n es no llevar estos pagos como anticipos al trabajador. En cuanto a lo laboral no olvide que se le puede volver un problema laboral si el empleador llega a realizar una demanda y en cuanto a lo tributario recuerde que no es <strong>deducible<\/strong> ning\u00fan gasto que no se tenga soportado en factura electr\u00f3nica como por ejemplo los de <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">caja menor<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"10-la-importancia-de-la-automatizacion-de-la-gestion-de-viaticos\"><\/span><strong>10. La importancia de la automatizaci\u00f3n de la gesti\u00f3n de vi\u00e1ticos<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>La automatizaci\u00f3n del control de vi\u00e1ticos puede proporcionar muchos <strong>beneficios<\/strong> a las empresas, entre ellos:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Reducci\u00f3n de errores<\/strong>: La automatizaci\u00f3n del proceso de control de vi\u00e1ticos puede reducir significativamente la probabilidad de errores en el proceso. Al automatizar el proceso, se eliminan las tareas manuales que pueden dar lugar a errores de entrada de datos, c\u00e1lculos y reportes.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\" start=\"2\">\n<li><strong>Ahorro de tiempo<\/strong>: La automatizaci\u00f3n del proceso de control de vi\u00e1ticos puede ahorrar tiempo a los empleados y gerentes, ya que elimina tareas manuales y repetitivas. Adem\u00e1s, la automatizaci\u00f3n permite a los empleados y gerentes acceder a la informaci\u00f3n de los gastos de vi\u00e1ticos en tiempo real.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\" start=\"3\">\n<li><strong>Mayor transparencia<\/strong>: La automatizaci\u00f3n del proceso de control de vi\u00e1ticos puede proporcionar una mayor transparencia en los gastos de vi\u00e1ticos, ya que toda la informaci\u00f3n se almacena en una sola base de datos centralizada. Los gerentes pueden acceder f\u00e1cilmente a los informes de gastos y hacer un seguimiento de los gastos de los empleados.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\" start=\"4\">\n<li><strong>Control de costos<\/strong>: La automatizaci\u00f3n del proceso de control de vi\u00e1ticos puede ayudar a las empresas a controlar los costos de vi\u00e1ticos. Los gerentes pueden establecer l\u00edmites de gastos y recibir alertas cuando se exceden estos l\u00edmites. Adem\u00e1s, la automatizaci\u00f3n permite un seguimiento en tiempo real de los gastos de vi\u00e1ticos, lo que puede ayudar a prevenir gastos innecesarios.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\" start=\"5\">\n<li><strong>Cumplimiento normativo<\/strong>: La automatizaci\u00f3n del proceso de control de vi\u00e1ticos puede ayudar a las empresas a cumplir con los requisitos normativos y legales. La automatizaci\u00f3n puede generar informes precisos y detallados que pueden ser requeridos para la presentaci\u00f3n de informes a las autoridades reguladoras.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En conclusi\u00f3n, <strong>el control adecuado de los vi\u00e1ticos es esencial para cualquier empresa<\/strong>. Una buena gesti\u00f3n de los vi\u00e1ticos no solo puede <strong>ahorrar dinero y tiempo<\/strong>, sino que tambi\u00e9n puede <strong>mejorar la satisfacci\u00f3n de los empleados y aumentar su productividad<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Al seguir los consejos y las mejores pr\u00e1cticas que te hemos presentado, podr\u00e1s mejorar significativamente la gesti\u00f3n de los vi\u00e1ticos en tu empresa. Recuerda siempre <strong>mantener una comunicaci\u00f3n clara y transparente con tus empleados y utilizar herramientas tecnol\u00f3gicas<\/strong> como la que ofrece <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Tickelia<\/a> para facilitar el proceso de gesti\u00f3n de vi\u00e1ticos. <\/p>\n\n\n\n<p>Si est\u00e1s interesado en conocer mejor este software de gesti\u00f3n y legalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos, \u00a1no dudes en <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/contacto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">solicitar una demo aqu\u00ed<\/a>!<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/contacto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img decoding=\"async\" width=\"1360\" height=\"400\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO.jpg\" alt=\"Automatiza la gesti\u00f3n de la legalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos y gastos de viaje de empresa\" class=\"wp-image-25246\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO.jpg 1360w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-300x88.jpg 300w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-150x44.jpg 150w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-768x226.jpg 768w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-1080x318.jpg 1080w\" sizes=\"(max-width: 1360px) 100vw, 1360px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>El control de vi\u00e1ticos es una labor fundamental en cualquier empresa que requiera que sus empleados se movilicen por asuntos laborales fuera de su lugar habitual de trabajo. 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