{"id":25976,"date":"2024-02-20T09:33:00","date_gmt":"2024-02-20T08:33:00","guid":{"rendered":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/?p=25976"},"modified":"2024-03-01T16:45:40","modified_gmt":"2024-03-01T15:45:40","slug":"caja-menor","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 es y para qu\u00e9 sirve la caja menor en Colombia?"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>Para que las empresas tengan un absoluto control de las finanzas es preciso que dispongan de un sistema para legalizar cada gasto que se realiza. Aunque pueda parecer que todos los gastos de una empresa est\u00e1n calculados al detalle, existen algunos imprevistos que requieren de otros sistemas de pago m\u00e1s flexibles y \u00e1giles. En este art\u00edculo hablaremos de la caja menor de las empresas y para qu\u00e9 tipo de gastos se usa.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_80 ez-toc-wrap-left counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-custom ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Tabla de contenidos<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#1-%c2%bfque-es-la-caja-menor\" >1. \u00bfQu\u00e9 es la caja menor?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#2-%c2%bfcomo-se-usa-la-caja-menor\" >2. \u00bfC\u00f3mo se usa la caja menor?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#3-%c2%bfque-se-puede-pagar-con-la-caja-menor\" >3. \u00bfQu\u00e9 se puede pagar con la caja menor?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#4-%c2%bfcomo-organizar-la-caja-menor\" >4. \u00bfC\u00f3mo organizar la caja menor?<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#41-riesgos-de-no-controlar-la-caja-menor-correctamente\" >4.1 Riesgos de no controlar la caja menor correctamente<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#5-ventajas-de-la-caja-menor\" >5. Ventajas de la caja menor<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#6-diferencias-entre-caja-menor-y-fondo-fijo\" >6. Diferencias entre caja menor y fondo fijo<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#61-objetivo-final\" >6.1 Objetivo final<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#62-metodo-de-aplicacion\" >6.2 M\u00e9todo de aplicaci\u00f3n<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#63-planificacion\" >6.3 Planificaci\u00f3n<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#7-%c2%bfque-es-el-recibo-de-caja-menor\" >7. \u00bfQu\u00e9 es el recibo de caja menor?<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#71-caracteristicas-y-funcionamiento-del-recibo-de-caja-menor\" >7.1 Caracter\u00edsticas y Funcionamiento del Recibo de Caja Menor<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-13\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/caja-menor\/#8-tickelia-para-la-legalizacion-de-la-caja-menor\" >8. Tickelia para la legalizaci\u00f3n de la caja menor<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"1-%c2%bfque-es-la-caja-menor\"><\/span><strong>1. \u00bfQu\u00e9 es la caja menor?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>La <strong>caja menor <\/strong>consiste en un fondo que las empresas reservan para los <strong>gastos imprevistos<\/strong> o de menor cuant\u00eda, cuyo pago es m\u00e1s c\u00f3modo efectuarlo en <strong>efectivo<\/strong>, evitando cheques o transferencias electr\u00f3nicas. El objetivo de la caja menor es dotar a la empresa de un dinero disponible de <strong>f\u00e1cil uso<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>M\u00e1s adelante, veremos con detalle cu\u00e1les son los gastos m\u00e1s comunes para ser abonados con el dinero de la caja menor, pero para hacernos una idea, los gastos de <strong>almuerzos<\/strong>, las <strong>compras en negocios peque\u00f1os<\/strong>, <strong>materiales de oficina<\/strong> o <strong>estacionamiento de veh\u00edculos<\/strong> son algunos ejemplos de los gastos que puede cubrir la caja menor.<\/p>\n\n\n\n<p>Aunque la caja menor sirva para pagar gastos imprevistos, es necesario <strong>mantener un control<\/strong> del dinero que hay. Es por eso por lo que se aconseja definir un monto para que la <strong>fiscalizaci\u00f3n<\/strong> de la caja menor sea <strong>eficaz<\/strong> y se evite la posible aparici\u00f3n del <strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/blog\/fraude-interno\/como-detectar-el-fraude-interno-de-tu-compania\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">fraude empresarial<\/a><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>A su vez, para que la legalizaci\u00f3n de la caja menor sea efectiva, los empleados <strong>deber\u00e1n aportar los recibos de cada gasto<\/strong>. No se deber\u00eda sacar dinero de la caja menor sin antes tener el justificante del gasto, pues se podr\u00edan producir desajustes. Lo m\u00e1s recomendado es sustituir el dinero de la caja menor por los recibos y facturas que entregan los empleados, as\u00ed la fiscalizaci\u00f3n y el arqueo es, pr\u00e1cticamente, autom\u00e1tico.<\/p>\n\n\n\n<p>En resumen, la caja menor es, literalmente, una caja en la que hay depositado dinero en efectivo, cuyo objetivo es pagar peque\u00f1os gastos imprevistos o que no precisan de una aprobaci\u00f3n presupuestaria. Eso s\u00ed, debe tener destinada una persona responsable de su mantenimiento y legalizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"2-%c2%bfcomo-se-usa-la-caja-menor\"><\/span><strong>2. \u00bfC\u00f3mo se usa la caja menor?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Para explicar el uso de la caja menor, pongamos un ejemplo pr\u00e1ctico.<\/p>\n\n\n\n<p>Un empleado de una compa\u00f1\u00eda recibe la llamada de un potencial cliente. Este le pregunta si ser\u00eda posible reunirse con el empleado ese mismo d\u00eda, para almorzar y hablar sobre un posible negocio. El empleado asiste a la reuni\u00f3n y esta termina con una venta. Para mostrar su gratitud, <strong>el empleado se presta a pagar el almuerzo<\/strong>. Una vez han abandonado el lugar de la reuni\u00f3n, <strong>el empleado procede a pagar el estacionamiento<\/strong> de su autom\u00f3vil y regresar a la oficina.<\/p>\n\n\n\n<p>Estos dos gastos que ha tenido que abonar el empleado, al considerarse <strong>gastos imprevistos<\/strong>, podr\u00edan ser reintegrados con el dinero de la caja menor de la empresa, pues <strong>no precisan de una aprobaci\u00f3n previa<\/strong>. Eso s\u00ed, el empleado deber\u00e1 justificar los gastos del almuerzo y del estacionamiento aportando los justificantes correspondientes.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3-%c2%bfque-se-puede-pagar-con-la-caja-menor\"><\/span><strong>3. \u00bfQu\u00e9 se puede pagar con la caja menor?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>El anterior ejemplo sirve para ver dos tipos de gastos que se pueden abonar con los fondos de la caja menor, pero veamos, con m\u00e1s detalle, con qu\u00e9 otros <strong>gastos menores<\/strong> se puede hacer uso de la caja menor.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Viajes y comidas<\/strong>: Tal y como hemos visto en el ejemplo anterior, los almuerzos y viajes que los empleados precisen realizar para cumplir sus labores dentro de la compa\u00f1\u00eda.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Movilidad<\/strong>: Del mismo modo que en el ejemplo, <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/blog\/latam\/auxilio-rodamiento-colombia\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">los recorridos que deban realizar los empleados de una compa\u00f1\u00eda en sus obligaciones laborales<\/a> est\u00e1n cubiertos por el fondo de la caja menor.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Material de oficina<\/strong>: Este es un tipo de gasto muy com\u00fan que se puede cubrir con los fondos de la caja menor, pues dentro de una compa\u00f1\u00eda siempre surgen <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/blog\/gestion-de-compras\/compra-material-oficina\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">compras imprevistas de material<\/a> como hojas, bol\u00edgrafos, etc.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Reparaciones<\/strong>: El gasto imprevisto por excelencia son las reparaciones. Es muy dif\u00edcil prevenir cu\u00e1ndo algo va a fallar. Veh\u00edculos, aparatos electr\u00f3nicos o instalaciones son algunas de las reparaciones m\u00e1s comunes que se podr\u00edan abonar con el fondo de la caja menor.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Emergencia sanitaria<\/strong>: Si un empleado sufre un accidente y se precisa de la compra urgente de alguna medicaci\u00f3n o material de primeros auxilios, estos gastos se pueden cubrir con este fondo.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Emergencias puntuales<\/strong>: otro tipo de emergencias, como podr\u00eda ser la compra de productos de limpieza en concreto para alg\u00fan accidente, ser\u00eda un ejemplo de gasto que el fondo de la caja menor podr\u00eda cubrir.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Cabe destacar que todos estos gastos <strong>deben producirse de<\/strong> <strong>manera imprevista<\/strong>, pues si un viaje, la compra de material, una reparaci\u00f3n o cualquiera de los gastos listados anteriormente, se pueden presupuestar o <strong>no son de car\u00e1cter urgente<\/strong>, no ser\u00eda adecuado utilizar este fondo.<\/p>\n\n\n\n<p>Es importante recordar que la caja menor debe tener un responsable, encargado de rendir cuentas al departamento contable de la empresa. Por lo tanto, este responsable deber\u00e1 llevar un <strong>registro de todos los movimientos de la caja menor<\/strong>. Es por ello por lo que se recomienda establecer una fiscalizaci\u00f3n o arqueo de la caja menor de manera peri\u00f3dica. De la misma manera, se recomienda que dicha <strong>fiscalizaci\u00f3n se realice aleatoriamente<\/strong>, para evitar el posible fraude empresarial.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/contacto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1360\" height=\"400\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO.jpg\" alt=\"Automatiza la gesti\u00f3n de la legalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos y gastos de viaje de empresa\" class=\"wp-image-25246\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO.jpg 1360w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-300x88.jpg 300w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-150x44.jpg 150w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-768x226.jpg 768w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-1080x318.jpg 1080w\" sizes=\"(max-width: 1360px) 100vw, 1360px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"4-%c2%bfcomo-organizar-la-caja-menor\"><\/span><strong>4. \u00bfC\u00f3mo organizar la caja menor?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Una buena organizaci\u00f3n precisa de un control al detalle, pues con estos fondos se suelen cubrir gastos cuyas cuant\u00edas son <strong>peque\u00f1as<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>El responsable de la caja menor, com\u00fanmente conocido como \u201c<strong>el cajero<\/strong>\u201d, deber\u00e1 ser el intermediario entre los empleados que solicitan el dinero de estos fondos y el departamento de contabilidad de la compa\u00f1\u00eda. Por ello, el responsable deber\u00e1 ser <strong>inflexible<\/strong> y <strong>no deber\u00eda abonar ninguna cuant\u00eda<\/strong>, por peque\u00f1a que sea, <strong>sin un justificante del gasto<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Adem\u00e1s, es muy importante que se lleve un registro completo de <strong>todos<\/strong> los movimientos que se han realizado con los fondos de la caja menor. Cada gasto es importante tenerlo anotado y <strong>se recomienda hacer este control cada d\u00eda<\/strong>, para saber cu\u00e1nto dinero se ha gastado y en qu\u00e9 se ha gastado, as\u00ed como saber cu\u00e1l era el monto inicial de la caja menor y con cu\u00e1nto dinero se ha cerrado el d\u00eda.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"41-riesgos-de-no-controlar-la-caja-menor-correctamente\"><\/span><strong>4.1 <strong>Riesgos de no controlar la caja menor correctamente<\/strong><\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Si no se cumplen los factores, vistos anteriormente, para un buen control de la caja menor es posible que se cometan algunos errores que pueden provocar desequilibrios en esta cuenta. Algunos de los principales errores son los siguientes:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Mal seguimiento<\/strong>: La falta de seguimiento constante en los gastos que se realizan con el monto de la caja menor puede derivar en una problem\u00e1tica mayor en el cierre de cada periodo. No disponer de una informaci\u00f3n actualizada hace que la tarea de rendir cada gasto se realice de manera ineficiente.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Malgasto de tiempo<\/strong>: Si se trabaja con un sistema poco eficiente y nada optimizado, el tiempo para el proceso de rendici\u00f3n de los gastos de la caja menor se multiplica por cada empleado que se vea involucrado en el proceso. A parte del manager encargado del control de estos gastos, los empleados tambi\u00e9n perder\u00e1n un tiempo valioso, el cual se podr\u00eda dedicar a tareas m\u00e1s productivas para la empresa.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Malgasto de recursos<\/strong>: En relaci\u00f3n con el punto anterior, la p\u00e9rdida de tiempo conlleva a una mala gesti\u00f3n de los recursos de la empresa, tanto humanos como financieros. No mantener un buen control de los gastos que se efect\u00faan desde el monto de la caja menor puede hacer que estos imputen una suma m\u00e1s elevada de lo necesario.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Fraude<\/strong>: En suma, si la gesti\u00f3n de los gastos de la caja menor no se ha realizado correctamente desde un inicio, todo el proceso puede confluir en <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/fraude-interno\/fraudes-financieros-colombia\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">fraude<\/a> por parte de los trabajadores. Ya sea de manera inconsciente o malintencionada, cuando un gasto no est\u00e1 respaldado de un comprobante v\u00e1lido, es dif\u00edcil rastrearlo y saber si es correcto o no. Otro factor es la duplicaci\u00f3n de pagos, la cual es m\u00e1s com\u00fan que suceda si se utiliza un sistema de rendici\u00f3n de gastos manual.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"5-ventajas-de-la-caja-menor\"><\/span><strong>5. Ventajas de la caja menor<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Pese a que pueda parecer una preocupaci\u00f3n m\u00e1s, el disponer de este fondo de f\u00e1cil acceso proporciona <strong>ventajas<\/strong> que pueden solventar peque\u00f1os problemas del d\u00eda a d\u00eda de las compa\u00f1\u00edas. Algunas de estas ventajas son:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Poder hacer frente a gastos imprevistos<\/strong> y que precisan de una actuaci\u00f3n de car\u00e1cter urgente.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Poder disponer de dinero efectivo<\/strong> para ciertos gastos en los que los cheques o las transferencias electr\u00f3nicas no son eficientes.<\/li>\n\n\n\n<li>Tener un <strong>control del dinero en efectivo<\/strong> de la compa\u00f1\u00eda.<\/li>\n\n\n\n<li>Al tratarse, en muchos casos, de cuant\u00edas peque\u00f1as, crea un <strong>sistema de legalizaci\u00f3n de los gastos al detalle<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" width=\"829\" height=\"417\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/caja-chica-efectivo.jpg\" alt=\"La caja chica sirve para el pago con dinero en efectivo\" class=\"wp-image-25979\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/caja-chica-efectivo.jpg 829w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/caja-chica-efectivo-300x151.jpg 300w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/caja-chica-efectivo-150x75.jpg 150w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/caja-chica-efectivo-768x386.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 829px) 100vw, 829px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"6-diferencias-entre-caja-menor-y-fondo-fijo\"><\/span><strong>6. Diferencias entre caja menor y fondo fijo<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Dentro de una compa\u00f1\u00eda existen muchos m\u00e9todos de pagos diferentes. En este art\u00edculo estamos analizando el sistema de la caja menor, pero hay otro sistema muy parecido y que puede producir confusi\u00f3n entre ambos conceptos. Uno de ellos es el <strong>fondo fijo<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Explicado de manera muy breve, un fondo fijo, como su propio nombre indica es un fondo de dinero, <strong>cuya cuant\u00eda es<\/strong> <strong>fija<\/strong>. Estos fondos tambi\u00e9n se usan para pagar gastos peque\u00f1os y una compa\u00f1\u00eda puede disponer de tantos fondos fijos como considere oportuno.<\/p>\n\n\n\n<p>Otra similitud que se puede encontrar entre estos dos m\u00e9todos de pago es que, al poder cubrir gastos peque\u00f1os, <strong>estos pagos se pueden hacer en efectivo<\/strong>, sin necesidad de recurrir a cheques o m\u00e9todos de pagos electr\u00f3nicos.<\/p>\n\n\n\n<p>Veamos ahora las diferencias que hay entre los fondos fijos y la caja menor.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"61-objetivo-final\"><\/span><strong>6.1 Objetivo final<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Tal y como hemos visto anteriormente, la <strong>caja menor <\/strong>sirve para aquellos gastos imprevistos y que, en la mayor\u00eda de los casos, son de <strong>car\u00e1cter urgente<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>En cambio, los <strong>fondos fijos<\/strong> son montos de dinero que la empresa ya ha destinado para cubrir un gasto, por lo que <strong>pierden la condici\u00f3n de imprevisto y de urgencia<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Por lo tanto, el objetivo final de cada m\u00e9todo de pago es diferente.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"62-metodo-de-aplicacion\"><\/span><strong>6.2 <strong>M\u00e9todo de aplicaci\u00f3n<\/strong><\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Otra diferencia importante entre la caja menor y los fondos fijos es la forma en <strong>c\u00f3mo se usan cada uno<\/strong>. Mientras que <strong>la caja menor ofrece<\/strong> <strong>muchas facilidades para su uso<\/strong>, los <strong>fondos fijos est\u00e1n sujetos a aprobaci\u00f3n<\/strong> por parte de la gerencia o administraci\u00f3n de la compa\u00f1\u00eda. Esta diferencia es clave para entender la diferencia entre caja menor y fondos fijos.<\/p>\n\n\n\n<p>Podemos entender los <strong>fondos fijos<\/strong> como <strong>partidas presupuestarias<\/strong>, cuya cuant\u00eda y finalidad est\u00e1n definidas desde un inicio, mientras que la <strong>caja menor <\/strong>sirve para cubrir imprevisto de manera <strong>inmediata<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"63-planificacion\"><\/span><strong>6.3 <strong>Planificaci\u00f3n<\/strong><\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>En relaci\u00f3n con el punto anterior, la \u00faltima y gran diferencia entre los fondos fijos y la caja menor es la <strong>planificaci\u00f3n<\/strong> de cada uno.<\/p>\n\n\n\n<p>Mientras que la <strong>caja menor no dispone de una planificaci\u00f3n<\/strong> en los presupuestos, m\u00e1s all\u00e1 de la cuant\u00eda de dinero efectivo de la que se va a disponer en un inicio, los <strong>fondos fijos s\u00ed que se contemplan en los presupuestos<\/strong>. Los fondos fijos, tal y como hemos visto anteriormente, deben tener una finalidad y una cuant\u00eda determinadas. Esto no quiere decir que no se puedan modificar, pero no tienen la flexibilidad de la que dispone la caja menor.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"7-%c2%bfque-es-el-recibo-de-caja-menor\"><\/span><strong>7. \u00bfQu\u00e9 es el recibo de caja menor?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>El recibo de caja menor es un <strong>documento contable<\/strong> que se utiliza para <strong>registrar y controlar los peque\u00f1os <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gastos-venta-administrativo\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gastos-venta-administrativo\/\" rel=\"noreferrer noopener\">gastos operativos<\/a><\/strong> o pagos menores que se realizan dentro de una empresa u organizaci\u00f3n. Este sistema se emplea para manejar desembolsos que, por su bajo monto, no justifican la emisi\u00f3n de cheques o el uso de procedimientos de pago m\u00e1s formales.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"71-caracteristicas-y-funcionamiento-del-recibo-de-caja-menor\"><\/span><strong>7.1 Caracter\u00edsticas y Funcionamiento del Recibo de Caja Menor<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Fondo fijo:<\/strong> \u00a0La caja menor opera bajo el concepto de fondo fijo, lo que significa que se <strong>asigna una cantidad espec\u00edfica de dinero para cubrir estos peque\u00f1os gastos.<\/strong> Una vez que el fondo se agota o llega a un m\u00ednimo establecido, se reembolsa el monto gastado, presentando los recibos de caja menor como <strong>justificantes de los pagos realizados.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li><strong>Control y registro:<\/strong> Cada recibo de caja menor debe incluir informaci\u00f3n detallada sobre el gasto realizado, como la fecha, el monto, la persona que recibi\u00f3 el dinero, la firma de quien autoriza el gasto, y una breve descripci\u00f3n de este. Esto permite un <strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/sistema-facturacion-funcion\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/sistema-facturacion-funcion\/\" rel=\"noreferrer noopener\">seguimiento detallado<\/a> y transparente<\/strong> de los peque\u00f1os desembolsos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Tipos de gastos:<\/strong> Los gastos cubiertos con la caja menor suelen incluir, pero no se limitan a, materiales de oficina, gastos de correo, peque\u00f1as reparaciones, transporte local y otros <strong>gastos menores de operaci\u00f3n <\/strong>que requieren pagos inmediatos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Pol\u00edticas de uso:<\/strong> Las empresas establecen pol\u00edticas espec\u00edficas para la administraci\u00f3n de la caja menor, incluyendo los <strong>l\u00edmites de gasto por operaci\u00f3n<\/strong>, los procedimientos para el reembolso del fondo, y las responsabilidades de los empleados encargados de la gesti\u00f3n de la caja menor.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Auditoria y revisi\u00f3n:<\/strong> Los recibos de caja menor son importantes para la <strong>auditor\u00eda interna y la revisi\u00f3n de gastos<\/strong>, ya que proporcionan evidencia documental de los desembolsos realizados.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En resumen, el recibo de caja menor es una <strong>herramienta esencial para la gesti\u00f3n eficiente de los gastos menores <\/strong>dentro de una organizaci\u00f3n, asegurando un <strong>control adecuado<\/strong> y la rendici\u00f3n de cuentas en el <strong>manejo de fondos.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"8-tickelia-para-la-legalizacion-de-la-caja-menor\"><\/span><strong>8. <strong>Tickelia para la legalizaci\u00f3n de la caja menor<\/strong><\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Para que una empresa alcance una rentabilidad superior es necesario un <strong>sistema eficiente de legalizaci\u00f3n de gastos<\/strong>. Esto es importante, pues si una compa\u00f1\u00eda genera muchos ingresos, pero no tiene estipulada una correcta pol\u00edtica de gastos, pueden producirse situaciones de desajustes econ\u00f3micos y de p\u00e9rdidas innecesarias.<\/p>\n\n\n\n<p>En esta pol\u00edtica de gastos, deber\u00edan quedar definidos <strong>todos los conceptos<\/strong>, tanto para los gastos en general como para el uso de la caja menor. Algunos de los puntos a definir son los siguientes:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Los gastos que se <strong>aceptar\u00e1n<\/strong> y se <strong>abonar\u00e1n<\/strong> con los fondos de la caja menor.<\/li>\n\n\n\n<li>Los <strong>l\u00edmites de gastos<\/strong> que cubrir\u00e1 la caja menor.<\/li>\n\n\n\n<li>El <strong>proceso<\/strong> para solicitar el reintegro de un gasto y los <strong>requisitos<\/strong> (comprobantes de los gastos).<\/li>\n\n\n\n<li>La persona <strong>responsable<\/strong> del control de la caja menor.<\/li>\n\n\n\n<li>El <strong>monto<\/strong> destinado para la caja menor.<\/li>\n\n\n\n<li>El calendario de los <strong>per\u00edodos de fiscalizaci\u00f3n o arqueo<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Al tratarse de un proceso en el que el control debe ser <strong>minucioso<\/strong>, es muy recomendable optar por <strong>herramientas tecnol\u00f3gicas<\/strong> que faciliten el trabajo tanto a los empleados, como a los responsables del control de gastos.<\/p>\n\n\n\n<p><strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/gastos-de-viaje\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Soluciones como Tickelia<\/a><\/strong> ayudan a automatizar y digitalizar los procesos de legalizaci\u00f3n de gastos. Gracias a su App y a su software, los empleados y los responsables trabajar\u00e1n de manera colaborativa.<\/p>\n\n\n\n<p>Tickelia ofrece un sistema muy intuitivo y eficaz para la solicitud de gastos, por parte de los trabajadores, y la aprobaci\u00f3n por parte de los responsables. Los empleados podr\u00e1n realizar una fotograf\u00eda de los recibos y, a trav\u00e9s de la propia App, <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/gastos-de-viaje\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">el gasto quedar\u00e1 reportado<\/a>, gracias a la <strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/digitalizacion-del-gasto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">tecnolog\u00eda OCR+ICR<\/a><\/strong> que reconoce hasta 18 campos de los recibos y facturas. De este modo, se generar\u00e1 un reporte del gasto autom\u00e1ticamente y el responsable podr\u00e1 aceptarlo de manera inmediata.<\/p>\n\n\n\n<p>Con Tickelia es muy f\u00e1cil mantener un control de los gastos, con las ventajas de la digitalizaci\u00f3n y automatizaci\u00f3n, para evitar errores humanos.<\/p>\n\n\n\n<p>Si quieres m\u00e1s informaci\u00f3n sobre todas las opciones que ofrece Tickelia, \u00a1haz clic aqu\u00ed en el banner! <\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/contacto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1360\" height=\"400\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO.jpg\" alt=\"Automatiza la gesti\u00f3n de la legalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos y gastos de viaje de empresa\" class=\"wp-image-25246\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO.jpg 1360w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-300x88.jpg 300w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-150x44.jpg 150w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-768x226.jpg 768w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-1080x318.jpg 1080w\" sizes=\"(max-width: 1360px) 100vw, 1360px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Para que las empresas tengan un absoluto control de las finanzas es preciso que dispongan de un sistema para legalizar cada gasto que se realiza. Aunque pueda parecer que todos los gastos de una empresa est\u00e1n calculados al detalle, existen algunos imprevistos que requieren de otros sistemas de pago m\u00e1s flexibles y \u00e1giles. En este [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":26399,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"site-sidebar-layout":"default","site-content-layout":"","ast-site-content-layout":"default","site-content-style":"default","site-sidebar-style":"default","ast-global-header-display":"","ast-banner-title-visibility":"","ast-main-header-display":"","ast-hfb-above-header-display":"","ast-hfb-below-header-display":"","ast-hfb-mobile-header-display":"","site-post-title":"","ast-breadcrumbs-content":"","ast-featured-img":"","footer-sml-layout":"","ast-disable-related-posts":"","theme-transparent-header-meta":"","adv-header-id-meta":"","stick-header-meta":"","header-above-stick-meta":"","header-main-stick-meta":"","header-below-stick-meta":"","astra-migrate-meta-layouts":"set","ast-page-background-enabled":"default","ast-page-background-meta":{"desktop":{"background-color":"var(--ast-global-color-4)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"tablet":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"mobile":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""}},"ast-content-background-meta":{"desktop":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"tablet":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""},"mobile":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-opacity":"","overlay-gradient":""}},"footnotes":""},"categories":[4376],"tags":[4528,4422,4819,4822],"class_list":["post-25976","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestion-de-gastos","tag-articulos-mas-leidos-co","tag-digitalizacion","tag-gastos-de-empresa-4","tag-gestion-de-gastos-4"],"acf":[],"lang":"co","translations":{"co":25976,"cl":56318,"mx":56327,"pe":56338},"pll_sync_post":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/25976","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=25976"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/25976\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-json\/wp\/v2\/media\/26399"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=25976"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=25976"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=25976"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}