{"id":20637,"date":"2023-02-07T09:38:50","date_gmt":"2023-02-07T08:38:50","guid":{"rendered":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/?p=20637"},"modified":"2024-02-08T16:57:39","modified_gmt":"2024-02-08T15:57:39","slug":"viaticos-gestion-gastos-viaje","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/","title":{"rendered":"Vi\u00e1ticos: \u00bfQu\u00e9 son y c\u00f3mo se gestionan?"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>Seguro que conoces el concepto \u2018viaje de empresa\u2019, \u00bfverdad? Es posible que hayas tenido que realizar alguno a lo largo de tu trayectoria profesional. Si es as\u00ed, sabr\u00e1s que <\/strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/blog\/gestion-de-gastos\/como-tener-un-mejor-control-de-los-gastos-de-empresa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>se generan ciertos gastos<\/strong><\/a><strong>. En este art\u00edculo, hablaremos sobre los vi\u00e1ticos y todo lo relacionado con este tipo de gasto: c\u00f3mo se gestionan, qu\u00e9 tipos hay, as\u00ed como las diferencias que tienen con los dem\u00e1s gastos que se generan en un viaje de empresa. Sigue leyendo para conocer todo sobre los vi\u00e1ticos.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_80 ez-toc-wrap-left counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-custom ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Tabla de contenidos<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/#1-%c2%bfque-son-los-viaticos\" >1. \u00bfQu\u00e9 son los vi\u00e1ticos?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/#2-%c2%bfque-tipos-de-viaticos-existen\" >2. \u00bfQu\u00e9 tipos de vi\u00e1ticos existen?<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/#21-diferencias-entre-viaticos-permanentes-y-accidentales\" >2.1 Diferencias entre vi\u00e1ticos permanentes y accidentales<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/#22-%c2%bflos-viaticos-permanentes-constituyen-salario\" >2.2 \u00bfLos vi\u00e1ticos permanentes constituyen salario?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/#23-viaticos-y-trabajadores-independientes\" >2.3 Vi\u00e1ticos y trabajadores independientes<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/#3-viaticos-ejemplos\" >3. Vi\u00e1ticos: ejemplos<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/#4-principales-errores-en-el-proceso-de-control-de-viaticos\" >4. Principales errores en el proceso de control de vi\u00e1ticos<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/#5-recomendaciones-para-la-legalizacion-de-viaticos-en-tu-empresa\" >5. Recomendaciones para la legalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos en tu empresa<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/#6-%c2%bfpor-que-son-importantes-las-politicas-de-viajes-de-empresa\" >6. \u00bfPor qu\u00e9 son importantes las pol\u00edticas de viajes de empresa?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/#7-inconvenientes-de-la-gestion-de-viaticos-de-forma-manual\" >7. Inconvenientes de la gesti\u00f3n de vi\u00e1ticos de forma manual<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/#8-ventajas-de-digitalizar-los-procesos-de-gestion-de-gastos\" >8. Ventajas de digitalizar los procesos de gesti\u00f3n de gastos<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/viaticos-gestion-gastos-viaje\/#9-gestiona-los-viaticos-con-tickelia\" >9. Gestiona los vi\u00e1ticos con Tickelia<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"1-%c2%bfque-son-los-viaticos\"><\/span><strong>1. \u00bfQu\u00e9 son los vi\u00e1ticos?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Para iniciar, vamos a ver de d\u00f3nde proviene el t\u00e9rmino \u00abvi\u00e1tico\u00bb, y es que proviene del lat\u00edn <em>viaticum<\/em>, derivado de <em>v\u00eda<\/em> (camino). La expresi\u00f3n en lat\u00edn hac\u00eda referencia al <strong>dinero y dem\u00e1s provisiones<\/strong> que se necesitaban para <strong>realizar un viaje<\/strong>. Durante un determinado per\u00edodo, tambi\u00e9n se utiliz\u00f3 este t\u00e9rmino para hacer referencia a un tipo de peaje por la utilizaci\u00f3n de un camino.<\/p>\n\n\n\n<p>Como pasa con cualquier lengua, esta evoluciona, seg\u00fan el uso que le dan sus parlantes. Este t\u00e9rmino tambi\u00e9n sufri\u00f3 una modificaci\u00f3n y pas\u00f3 a nombrarse <strong>vi\u00e1tico<\/strong>. El significado se mantuvo, pues un vi\u00e1tico, seg\u00fan la Academia Colombiana de la Lengua, es la \u201cProvisi\u00f3n en especie o en dinero entregada a quien se dispone a realizar un viaje\u201d.<\/p>\n\n\n\n<p>Por lo tanto, los vi\u00e1ticos son la <strong>suma de dinero<\/strong> que un trabajador precisa para desempe\u00f1ar sus tereas <strong>en un lugar distinto al habitual de trabajo<\/strong> y que el empleador debe <strong>reconocer y facilitar<\/strong> a su empleado.<\/p>\n\n\n\n<p>Pese a que no se pueden listar todos los costos, los <strong>m\u00e1s usados para cubrir los vi\u00e1ticos<\/strong> son los siguientes:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Hospedaje.<\/li>\n\n\n\n<li>Alimentaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Tiquetes de transporte a\u00e9reo.<\/li>\n\n\n\n<li>Tiquetes de transporte local.<\/li>\n\n\n\n<li>Gastos relacionados con la actividad laboral: fotocopias, impresi\u00f3n de documentos, etc.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"2-%c2%bfque-tipos-de-viaticos-existen\"><\/span><strong>2. \u00bfQu\u00e9 tipos de vi\u00e1ticos existen?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Los vi\u00e1ticos se computan seg\u00fan la <strong>periodicidad<\/strong> de estos y del <strong>tipo de contrato<\/strong> entre empresa y trabajador.<\/p>\n\n\n\n<p>Si se trata de un <strong>contrato laboral<\/strong>, existen dos tipos de vi\u00e1ticos<strong>: permanentes<\/strong> y <strong>accidentales<\/strong>. Por el contrario, si el contrato entre empleador y empleado no es laboral, sino que se trata de un <strong>trabajador independiente<\/strong>, los vi\u00e1ticos se deducen de otra manera.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"21-diferencias-entre-viaticos-permanentes-y-accidentales\"><\/span><strong>2.1 Diferencias entre vi\u00e1ticos permanentes y accidentales<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Los <strong>vi\u00e1ticos permanentes<\/strong> son aquellos que est\u00e1n dentro de las <strong>propias tareas de un empleado<\/strong>. Un ejemplo de vi\u00e1tico permanente es aquel que genera un comercial que debe visitar a clientes durante su jornada laboral. Este tipo de vi\u00e1ticos se consideran parte del <strong>salario<\/strong>, por lo que no precisan de una factura o una n\u00f3mina aparte.<\/p>\n\n\n\n<p>Por otro lado, tenemos los <strong>vi\u00e1ticos accidentales<\/strong> que, a diferencia de los permanentes, estos son los que se realizan de <strong>forma espor\u00e1dica<\/strong> o <strong>poco frecuente<\/strong>. Un ejemplo de vi\u00e1tico accidental ser\u00eda un viaje de un empleado para llevar unos documentos a una sede de la empresa que se encuentra en otra ciudad.<\/p>\n\n\n\n<p>Por lo tanto, no se trata de una tarea propia de su jornada laboral diaria, sino una <strong>excepci\u00f3n<\/strong> y es por eso por lo que el empleado <strong>no debe declarar<\/strong> el cobro de un vi\u00e1tico accidental. En contra de los vi\u00e1ticos permanentes, los accidentales se consideran un <strong>reembolso<\/strong>, por lo que se entiende que no son un ingreso susceptible de ampliar el patrimonio del trabajador. O, dicho de otra manera, <strong>los vi\u00e1ticos accidentales no se consideran salariales<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"22-%c2%bflos-viaticos-permanentes-constituyen-salario\"><\/span><strong>2.2 \u00bfLos vi\u00e1ticos permanentes constituyen salario?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Tal y como hemos visto en el punto anterior, los vi\u00e1ticos permanentes <strong>s\u00ed constituyen salario<\/strong>. As\u00ed queda recogido en el <strong><a href=\"http:\/\/www.secretariasenado.gov.co\/senado\/basedoc\/codigo_sustantivo_trabajo_pr004.html#130\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">art\u00edculo 130 del C\u00f3digo Sustantivo del Trabajo<\/a><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>\u201cLos vi\u00e1ticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutenci\u00f3n y alojamiento; pero no en lo que s\u00f3lo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representaci\u00f3n.\u201d<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<p>En este art\u00edculo se indica que los vi\u00e1ticos permanentes constituir\u00e1n salario en <strong>la parte que se destina a manutenci\u00f3n y alojamiento<\/strong>, pero no en relacionado a los medios de transporte o los gastos de representaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Tambi\u00e9n queda estipulado que <strong>se debe indicar la cuant\u00eda pagada<\/strong> por cada uno de los conceptos.<\/p>\n\n\n\n<p>Por lo tanto, los vi\u00e1ticos permanentes <strong>se deben declarar<\/strong>, ya que se consideran como un <strong>ingreso susceptible de aumentar el patrimonio del trabajador<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"23-viaticos-y-trabajadores-independientes\"><\/span><strong>2.3 Vi\u00e1ticos y trabajadores independientes<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Los <strong>trabajadores independientes<\/strong>, que son aquellos que trabajan por cuenta ajena a una empresa, <strong>deben declarar los vi\u00e1ticos<\/strong>. Esto es debido a que el contrato que se realiza entre una empresa y un trabajador independiente <strong>no es un contrato laboral<\/strong>, por lo que el trabajador que recibe una cantidad de dinero, destinada a cubrir los vi\u00e1ticos, tiene que declararla.<\/p>\n\n\n\n<p>Pese a ello, los trabajadores independientes pueden <strong>intentar deducirse los gastos de vi\u00e1ticos en la declaraci\u00f3n de renta<\/strong>, ya que se puede estudiar cada caso y ver si procede.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/contacto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1360\" height=\"400\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO.jpg\" alt=\"Automatiza la gesti\u00f3n de la legalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos y gastos de viaje de empresa\" class=\"wp-image-25246\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO.jpg 1360w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-300x88.jpg 300w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-150x44.jpg 150w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-768x226.jpg 768w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-1080x318.jpg 1080w\" sizes=\"(max-width: 1360px) 100vw, 1360px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:35px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3-viaticos-ejemplos\"><\/span><strong>3. Vi\u00e1ticos: ejemplos<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Los vi\u00e1ticos en Colombia se refieren a los gastos en que incurre una persona cuando realiza actividades o <strong>labores fuera de su lugar habitual de trabajo o residencia<\/strong>. Estos gastos son <strong>reconocidos y <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/cash-management-caracteristicas\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/cash-management-caracteristicas\/\" rel=\"noreferrer noopener\">reembolsados<\/a><\/strong> por el empleador o la entidad que requiere la movilizaci\u00f3n de la persona. Algunos ejemplos comunes de vi\u00e1ticos en Colombia incluyen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Alojamiento:<\/strong> Gastos de hotel o cualquier forma de hospedaje cuando la actividad laboral requiere pernoctar <strong>fuera del lugar de residencia habitual<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Alimentaci\u00f3n:<\/strong> <strong>Gastos por las comidas<\/strong> durante el periodo en que la persona se encuentra fuera de su lugar de trabajo o <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/viajes-de-empresa\/travel-management-company\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/viajes-de-empresa\/travel-management-company\/\" rel=\"noreferrer noopener\">residencia habitual<\/a>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Transporte:<\/strong> Incluye <strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gastos-venta-administrativo\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/gestion-de-gastos\/gastos-venta-administrativo\/\" rel=\"noreferrer noopener\">gastos<\/a> de desplazamiento<\/strong> desde el lugar de origen hasta el destino y viceversa, as\u00ed como los desplazamientos internos necesarios para la realizaci\u00f3n de las actividades. Esto puede incluir pasajes de avi\u00f3n, bus, taxi, o alquiler de veh\u00edculos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Peajes y parqueaderos:<\/strong> Gastos asociados a peajes por el uso de carreteras y costos de parqueaderos cuando se utiliza <strong>veh\u00edculo propio o alquilado<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Comunicaciones:<\/strong> Gastos relacionados con llamadas telef\u00f3nicas, uso de internet o cualquier otro medio de comunicaci\u00f3n necesario para el <strong>desarrollo de las actividades laborales durante el viaje.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li><strong>Materiales y suministros:<\/strong> En algunos casos, los vi\u00e1ticos pueden incluir <strong>gastos menores en materiales y suministros <\/strong>necesarios para la ejecuci\u00f3n de las tareas fuera del lugar habitual de trabajo.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Es importante tener en cuenta que los vi\u00e1ticos deben estar justificados y, generalmente, se requiere la presentaci\u00f3n de <strong><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/encaje-bancario-definicion\/\" target=\"_blank\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/blog\/glosario\/encaje-bancario-definicion\/\" rel=\"noreferrer noopener\">comprobantes <\/a>o facturas<\/strong> para su reembolso. Adem\u00e1s, las pol\u00edticas y montos espec\u00edficos de vi\u00e1ticos pueden variar seg\u00fan la entidad, la naturaleza del trabajo y las disposiciones legales aplicables en Colombia.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"4-principales-errores-en-el-proceso-de-control-de-viaticos\"><\/span><strong>4. Principales errores en el proceso de control de vi\u00e1ticos<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Formularios de solicitud desfasados<\/strong>. Muchas empresas todav\u00eda utilizan un <strong>sistema manual de solicitud del reembolso de vi\u00e1ticos<\/strong>. Este es uno de los errores que m\u00e1s desajustes provocan en las cuentas de una empresa, porque depende del factor humano.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Autorizaciones ineficientes<\/strong>. Cuando una empresa, adem\u00e1s de no contar con las herramientas correctas para una gesti\u00f3n de gastos eficiente, a\u00f1ade demasiados protocolos para realizar las solicitudes, se genera una<strong> situaci\u00f3n de colapso y la resoluci\u00f3n de las peticiones <\/strong>se queda estancada, con la correspondiente demora en los pagos a los empleados.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Pol\u00edtica de gastos desajustada<\/strong>. Cuando las empresas no definen unas pol\u00edticas de gastos ajustadas a minimizarlos, se producen situaciones en las que los empleados gastan m\u00e1s de lo necesario, por lo que se generan m\u00e1s <strong>costos para gestionar.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Falta de herramientas tecnol\u00f3gicas<\/strong>. Hoy en d\u00eda, es necesario contar con soluciones que permitan una <strong>gesti\u00f3n de gastos m\u00e1s eficiente<\/strong>. Apostar por digitalizar la legalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos y los gastos de viaje es apostar por seguir avanzando frente a la competencia.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Altos niveles de fraude<\/strong>. Por \u00faltimo, encontramos uno de los <strong>mayores problemas que sufren las empresas <\/strong>y es el fraude interno. La gran mayor\u00eda de fraudes se producen por errores de los empleados: cifras mal indicadas, duplicaciones de recibos y facturas, etc.<a id=\"_msocom_2\"><\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"5-recomendaciones-para-la-legalizacion-de-viaticos-en-tu-empresa\"><\/span><strong>5. Recomendaciones para la legalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos en tu empresa<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Al tratarse de una acci\u00f3n en la que intervienen empleado y responsable, es necesario establecer unas <strong>pautas<\/strong> para que la legalizaci\u00f3n de los vi\u00e1ticos, y los gastos de viaje en general, sea <strong>eficiente<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Aqu\u00ed te dejamos algunas recomendaciones para pautar la legalizaci\u00f3n de gastos de viaje:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Planificaci\u00f3n previa<\/strong>. Definir un procedimiento para solicitar los vi\u00e1ticos es de gran utilidad para tener un absoluto <strong>control de cualquier aspecto en los viajes<\/strong>. Detallar el monto seg\u00fan el tipo de gasto, el margen de tiempo con el que se deben solicitar, c\u00f3mo se deben solicitar, etc.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Establecer<\/strong> <strong>pol\u00edticas de gastos y<\/strong> <strong>presupuestos para los viajes corporativos<\/strong>. Con esta medida se consiguen ajustar los vi\u00e1ticos y gastos de viaje. La manera de <strong>establecer estos presupuestos <\/strong>es a trav\u00e9s de la especificaci\u00f3n de los que se consideran vi\u00e1ticos, para evitar confusiones y posibles problemas. Tambi\u00e9n, es aconsejable definir unos l\u00edmites de gastos, as\u00ed como restricciones de <strong>productos o servicios.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Verificaci\u00f3n de presupuestos con proveedores<\/strong>. Un punto muy importante para los viajes de empresa, pues gracias a la globalizaci\u00f3n, nos encontramos en un momento en el cual el mercado de cualquier sector nos ofrece muchas opciones donde elegir. Es importante realizar una <strong>exhaustiva b\u00fasqueda de cada servicio<\/strong> o producto que necesitemos contratar para un viaje corporativo. Esto conlleva tener que hablar con diferentes proveedores hasta conseguir la <strong>mejor opci\u00f3n calidad-precio.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Comprobar y actualizar las fechas y el presupuesto<\/strong>. Este aspecto es importante, pues los precios fluct\u00faan mucho entre las diferentes fechas y algo que se cerr\u00f3 hace meses, es posible que haya sufrido diferentes variaciones. Por ello, estar atento al mercado actual puede hacer que encontremos <strong>ofertas de \u00faltima hora que nos permitan ahorrar<\/strong>. Tambi\u00e9n es necesario estar actualizado de cualquier factor que <strong>pueda alterar el viaje planificado.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Uso de herramientas digitales<\/strong>. El uso de <strong>soluciones y herramientas digitales<\/strong> permiten gestionar los vi\u00e1ticos y los gastos de viajes corporativos de una manera m\u00e1s eficiente y r\u00e1pida. Estas soluciones, adem\u00e1s, permiten automatizar tareas, consiguiendo un <strong>mayor ahorro de tiempo y recursos.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div style=\"height:25px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img decoding=\"async\" width=\"1399\" height=\"656\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/viaticos-factura-digital-1399x656.jpg\" alt=\"gestion de viaticos\" class=\"wp-image-20659\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/viaticos-factura-digital-1399x656.jpg 1399w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/viaticos-factura-digital-300x141.jpg 300w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/viaticos-factura-digital-150x70.jpg 150w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/viaticos-factura-digital-768x360.jpg 768w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/viaticos-factura-digital-1536x720.jpg 1536w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/viaticos-factura-digital-1080x506.jpg 1080w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/viaticos-factura-digital.jpg 1920w\" sizes=\"(max-width: 1399px) 100vw, 1399px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"6-%c2%bfpor-que-son-importantes-las-politicas-de-viajes-de-empresa\"><\/span><strong>6. <strong>\u00bfPor qu\u00e9 son importantes las pol\u00edticas de viajes de empresa?<\/strong><\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>En el apartado anterior, hemos visto como una de las recomendaciones para realizar una correcta legalizaci\u00f3n y un control de los costos de los vi\u00e1ticos en los viajes empresariales es la implantaci\u00f3n de <strong>pol\u00edticas de viajes de empresa<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Esto es imprescindible, pues definen la normativa interna de cada empresa en materia de gastos en viajes y sirve como una <strong>herramienta de seguridad<\/strong> <strong>y control<\/strong> ante situaciones de desajustes o posibles errores.<\/p>\n\n\n\n<p>Para disponer de una pol\u00edtica de viajes bien estructurada y con la que la empresa se asegura que los trabajadores <strong>no har\u00e1n un mal uso de los recursos financieros<\/strong> de esta, es necesario que queden bien detallados cada punto.<\/p>\n\n\n\n<p>Los principales <strong>beneficios<\/strong> de las pol\u00edticas de viajes de empresa son los siguientes:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Evitar que los trabajadores realicen <strong>costos no correspondientes<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Adelantarse<\/strong> a situaciones que puedan generar <strong>problem\u00e1ticas en el futuro<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Limitar los gastos<\/strong> a los empleados en movilidad.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Optimizar el proceso de legalizaci\u00f3n<\/strong> de vi\u00e1ticos y gastos de viaje.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Incentivar a realizar buenas pr\u00e1cticas<\/strong> en materia de gastos de viaje entre los empleados viajeros.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En el momento de elaborar las pol\u00edticas de viajes, la empresa debe tener en cuenta algunos aspectos importantes, los cuales servir\u00e1n para <strong>detallar cada concepto y evitar posibles malinterpretaciones<\/strong> por parte de los trabajadores.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Definir un presupuesto para cada viaje<\/strong>, detallando las necesidades b\u00e1sicas y los posibles gastos extras.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Definir un l\u00edmite de gastos<\/strong> correctamente detallado.<\/li>\n\n\n\n<li>Definir el proceso de <strong>solicitud de reembolso<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Formar a los trabajadores viajeros<\/strong> con las pol\u00edticas de viajes para que hagan un buen uso de estas.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Ofrecer bonificaciones<\/strong> a los trabajadores que cumplan con las pol\u00edticas de viajes.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Si se consigue elaborar una pol\u00edtica de viajes bien detallada y efectiva, esta puede ayudar no solo a conseguir los objetivos de los viajes, sino a seguir mejorando los procesos para los viajes de empresa futuros.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"7-inconvenientes-de-la-gestion-de-viaticos-de-forma-manual\"><\/span><strong>7. Inconvenientes de la gesti\u00f3n de vi\u00e1ticos de forma manual<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Los principales inconvenientes de realizar esta tarea manualmente son:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Se <strong>pierde demasiado tiempo<\/strong>. <\/strong>Tanto el empleado como el responsable, encargado de aprobar los gastos, deben dedicar mucho tiempo a emplear las hojas de gastos. Esto implica que ese tiempo no se est\u00e1 dedicando a <strong>otras tareas m\u00e1s productivas<\/strong> para la empresa.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>El cumplimiento de la <strong>pol\u00edtica de gastos de viaje se ve afectada<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Se pueden producir situaciones de <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/blog\/fraude-interno\/como-detectar-el-fraude-interno-de-tu-compania\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>fraude interno malintencionado<\/strong><\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Como podemos ver, ejecutar este proceso manualmente, conlleva un gran n\u00famero de factores que pueden provocar <strong>errores y problemas graves ante la <\/strong><a href=\"https:\/\/www.dian.gov.co\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>Direcci\u00f3n de Impuestos y Aduanas Nacionales<\/strong><\/a><strong> (DIAN).<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Es por ello, que la digitalizaci\u00f3n y automatizaci\u00f3n de esta gesti\u00f3n no solo facilita el procedimiento en s\u00ed, sino que tambi\u00e9n ayuda a que la gesti\u00f3n sea m\u00e1s <strong>segura, transparente <\/strong>y<strong> eficaz<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"8-ventajas-de-digitalizar-los-procesos-de-gestion-de-gastos\"><\/span><strong>8. Ventajas de digitalizar los procesos de gesti\u00f3n de gastos<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Veamos algunas de las ventajas de digitalizar la gesti\u00f3n de los vi\u00e1ticos y los gastos de viaje de empresa:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>La gesti\u00f3n de gastos se simplifica<\/strong>, gracias a la tecnolog\u00eda y la <strong>automatizaci\u00f3n<\/strong> de procesos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Los trabajadores en movilidad pueden <strong>legalizar los vi\u00e1ticos<\/strong> y dem\u00e1s gastos de <strong>manera inmediata<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Se puede realizar un <strong>seguimiento de los gastos instant\u00e1neo<\/strong> y evitar posibles fraudes internos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Ahorro de tiempo y dinero<\/strong> para las empresas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Dedicaci\u00f3n<\/strong> de los recursos a <strong>tareas m\u00e1s productivas<\/strong> para las empresas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Se incrementa el <strong>cumplimiento<\/strong> de las <strong>pol\u00edticas de gastos<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Se genera una <strong>comunicaci\u00f3n<\/strong> <strong>m\u00e1s directa y fluida<\/strong> entre los empleados y los responsables.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"9-gestiona-los-viaticos-con-tickelia\"><\/span><strong>9. Gestiona los vi\u00e1ticos con Tickelia<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Tal y como hemos podido comprobar en el punto anterior, la legalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos y de los gastos de viaje de empresa en general, es uno de los procesos m\u00e1s <strong>costosos<\/strong>. No solo en recursos humanos, sino tambi\u00e9n en econ\u00f3micos. La <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/digitalizacion-del-gasto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>digitalizaci\u00f3n<\/strong><\/a> ayuda a <strong>ahorrar tiempo<\/strong> y <strong>dinero<\/strong>, dos de los conceptos m\u00e1s importantes para la supervivencia de una empresa.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Tickelia<\/strong> es una <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>soluci\u00f3n cloud para la digitalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos y gastos de viajes de empresa<\/strong><\/a>. Gracias a su App para dispositivos m\u00f3viles, los empleados pueden legalizar sus gastos durante el mismo viaje, tomando una foto del recibo o aportando una factura electr\u00f3nica. Gracias a la tecnolog\u00eda <strong>OCR+ICR<\/strong>, se capturan hasta <strong>18 campos<\/strong> de los recibos y facturas, como el NIF\/RUT\/NIT\/CUIT, emisor, fecha, importe total, base de IVA, etc. Tambi\u00e9n permite la lectura autom\u00e1tica del <a href=\"https:\/\/www.dian.gov.co\/fizcalizacioncontrol\/herramienconsulta\/FacturaElectronica\/Facturaci%C3%B3n_Gratuita_DIAN\/Paginas\/Facturacion-Gratuita-DIAN.aspx\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">c\u00f3digo QR DIAN<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Los responsables pueden <strong>monitorear<\/strong> todos los gastos de manera inmediata, aprobando o rechazando cualquier gasto desde la App o el Back Office. Este factor es de gran ayuda para poder ejecutar una <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/blog\/contabilidad-y-fiscalidad\/como-lograr-conciliacion-bancaria-correctamente\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>conciliaci\u00f3n bancaria<\/strong><\/a> r\u00e1pida y eficaz.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Tickelia <\/strong>permite una gesti\u00f3n financiera integral, gracias a la realizaci\u00f3n de la liquidaci\u00f3n y contabilizaci\u00f3n autom\u00e1tica con el ERP de la empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00a1Haz <a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">clic aqu\u00ed<\/a> y obt\u00e9n m\u00e1s informaci\u00f3n!<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:21px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/co\/contacto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1360\" height=\"400\" src=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO.jpg\" alt=\"Automatiza la gesti\u00f3n de la legalizaci\u00f3n de vi\u00e1ticos y gastos de viaje de empresa\" class=\"wp-image-25246\" title=\"\" srcset=\"https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO.jpg 1360w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-300x88.jpg 300w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-150x44.jpg 150w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-768x226.jpg 768w, https:\/\/tickelia.com\/demo_2023\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Tickelia-Solicitar-demo-gastos-CO-1080x318.jpg 1080w\" sizes=\"(max-width: 1360px) 100vw, 1360px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Seguro que conoces el concepto \u2018viaje de empresa\u2019, \u00bfverdad? 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