A Agència Catalana de Notícies (ACN) é uma agência de notícias de caráter público e multimédia fundada em 1999. A ACN abrange informativamente Catalunha, Bruxelas e Madrid, onde possui delegações.
A problemática
A Agència Catalana de Notícies (ACN) é composta por uma equipa de jornalistas com um índice de mobilidade muito elevado, com contínuas contingências perante noticiários imprevistos que surgem no dia-a-dia, requerendo um grande esforço para gerir de forma adequada e controlada o grande volume de despesas que se geram a cada mês.
Antes de implementar a Tickelia, a gestão de notas de despesa era um processo extraordinariamente custoso e pouco automatizado. Uma pessoa dedicava uma semana útil completa a cada mês para classificar, codificar contabilisticamente os movimentos e arquivar os comprovativos físicos. Efetuava-se a classificação e o registo de notas de despesa a partir dos comprovativos físicos que os trabalhadores apresentavam e o registo contabilístico realizava-se ao introduzir manualmente os dados numa folha de Excel que depois se importava para o ERP. Além disso, o arquivo físico dos documentos ocupava um grande volume de espaço.
A solução
No concurso de adjudicação precetivo nas empresas públicas, a ACN avaliou positivamente a flexibilidade da Tickelia para se adaptar aos seus fluxos de trabalho. Uma das funcionalidades valorizadas pelos responsáveis da empresa como parte crítica do funcionamento foi a da automatização das notas de despesa. Esta foi fundamental no momento da tomada de decisão pela eficiência que conferia ao processo de declaração: o trabalhador não precisava de introduzir nenhum dado, somente de tirar uma fotografia aos seus talões e o sistema, de forma automática, capturava toda a informação dos mesmos e armazenava-a numa base de dados.
Outro fator importante para a empresa foi a capacidade da Tickelia para se integrar com o sistema ERP da ACN. Isto permitia um fluxo de informação das despesas totalmente integrado com a contabilidade.
Um fator relevante destacado pela ACN foi a sua homologação por parte da Agencia Tributaria espanhola, pois tal representava uma total eliminação do papel na gestão das despesas sem a necessidade de arquivá-las, digitalizando os talões através da aplicação da Tickelia, que se armazenam como imagens certificadas e totalmente válidas face a uma inspeção.
Por último, outro elemento muito atrativo para a ACN era a possibilidade de agilizar o diálogo de validação. Anteriormente, a rejeição de um tipo de despesa não admitida era efetuada no final do mês, quando os utilizadores enviavam os comprovativos de despesa. Atualmente, a rejeição de uma despesa inadequada efetua-se num prazo de tempo muito curto e online, pelo que o utilizador se ajusta mais rapidamente e de forma mais amena às pautas de despesa admitidas.
Os resultados
Com a implementação da Tickelia na ACN, o processo de gestão de despesas mudou completamente. De ter uma pessoa que dedicava uma semana útil completa a cada mês integralmente ao processo de administração, e onde as despesas eram declaradas manualmente, passaram a contar com notas de despesas geradas automaticamente com a Tickelia e o processo de controlo e revisão passou a ser realizado através de uma plataforma totalmente digitalizada.
“A carga administrativa agilizou-se de forma tão significativa que permite dedicar trabalho pessoal a outras tarefas de maior valor acrescentado e, ao mesmo tempo, poder abreviar prazos de processamento e liquidação de despesas […]”, declara Jordi Badal, CFO da Agència Catalana de Notícies (ACN).
Adicionalmente, a aceitação por parte dos trabalhadores foi muito positiva. Prescindir da conservação e do envio de documentos físicos representou uma facilidade subsequente num dia-a-dia profissional em que a poupança de tempo e a simplicidade de procedimentos têm muita importância.
