Una Travel Management Company es una organización especializada en la gestión integral de los viajes corporativos. Su función principal es simplificar y optimizar el proceso de planificación, reserva y gestión de los viajes de negocios, conoce más acá.
Puntos clave
- Centraliza y controla los viajes de empresa.
- Reduce costes cumpliendo políticas de gasto.
- Automatiza procesos con tecnología digital.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es un Travel Management Company?
Una Travel Management Company (TMC) es una empresa especializada en la gestión de los viajes de negocios para otras organizaciones. Su objetivo es ayudar a las empresas a optimizar y manejar de manera eficiente todos los aspectos relacionados con los viajes corporativos. Esto incluye la reserva de vuelos, hoteles, transporte terrestre, y a veces incluso actividades de ocio para los empleados en viajes de negocios.
Su principal objetivo es proporcionar servicios integrales que faciliten y optimicen los viajes de negocios, garantizando a la vez la eficiencia en costos y la satisfacción de los viajeros.
2. ¿Cuáles son las funciones de una Travel Management Company?
Las funciones principales de una Travel Management Company (TMC) se centran en la gestión integral de los viajes de negocios para organizaciones y empresas. Estas funciones incluyen:
2.1 Reservas de viaje
Reservar un viaje implica organizar todos los aspectos necesarios para que la experiencia sea fluida y sin contratiempos. Esto abarca desde la elección de vuelos y alojamiento, hasta el transporte terrestre, actividades adicionales, seguros y documentación.
Los vuelos se seleccionan según fechas, horarios y preferencias; el alojamiento varía según presupuesto y necesidades; y el transporte terrestre puede incluir alquiler de coches, traslados o transporte público. También pueden añadirse actividades como tours o reservas en restaurantes. Además, es clave contar con seguros de viaje y tener en regla visados y documentación, si corresponde.
Hoy en día, la tecnología facilita mucho este proceso con herramientas de comparación y reserva online. Sin embargo, en viajes más complejos —especialmente los corporativos— muchas empresas prefieren contar con una Travel Management Company (TMC) para asegurar que todo esté coordinado conforme a sus políticas internas.
2.2 Negociación de Tarifas
En el ámbito de los viajes corporativos, negociar tarifas consiste en acordar precios preferenciales y condiciones ventajosas con proveedores como aerolíneas, hoteles y empresas de transporte. Este proceso, gestionado normalmente por las Travel Management Companies (TMCs), es fundamental para reducir costes y mejorar la experiencia de viaje.
Estas negociaciones pueden incluir descuentos en vuelos, condiciones flexibles, beneficios extra como salas VIP o equipaje adicional; tarifas especiales en hoteles con servicios incluidos; y precios reducidos en alquiler de vehículos, traslados y seguros.
Más allá del ahorro directo, el objetivo es añadir valor: lograr condiciones que den flexibilidad y comodidad a los empleados que viajan. Gracias a su volumen de operaciones y relaciones con proveedores, las TMCs suelen conseguir acuerdos que una empresa individual no podría obtener por sí sola.
En definitiva, negociar tarifas no solo optimiza el presupuesto, sino que también asegura viajes más eficientes y satisfactorios para los equipos.
2.3 Gestión de Políticas de Viaje Corporativas
La gestión de políticas de viaje consiste en establecer y mantener reglas claras para organizar los viajes de negocios de forma eficiente, segura y rentable. Esto incluye definir criterios como clase de vuelo, presupuesto para alojamiento y dietas, y selección de proveedores.
Para asegurar el cumplimiento, se implementan procesos de aprobación y herramientas de control. Además, las políticas deben actualizarse regularmente según cambios en el mercado, necesidades internas o nuevas normativas.
Una buena comunicación es clave: los empleados deben conocer y entender las normas, y estar preparados para seguirlas. También es importante gestionar excepciones cuando surgen casos especiales.
Las TMCs apoyan este proceso ayudando a desarrollar políticas efectivas, garantizar su cumplimiento y aportar datos útiles para analizarlas y mejorarlas. Una política bien gestionada no solo reduce costes, sino que mejora la experiencia y seguridad del viajero corporativo.
2.4 Soporte y Asistencia durante el Viaje
El soporte y asistencia durante el viaje son servicios cruciales proporcionados por las agencias de viajes, Travel Management Companies (TMCs) y otros proveedores de servicios de viaje, destinados a garantizar una experiencia de viaje fluida y segura para los viajeros. Este soporte abarca una gama de servicios y asistencia que pueden ser necesarios antes, durante y después del viaje. Los elementos clave de este soporte incluyen:
- Asistencia 24/7: Disponibilidad de asistencia en cualquier momento del día para resolver emergencias o problemas que puedan surgir durante el viaje, como cancelaciones o retrasos de vuelos, problemas con el alojamiento, o pérdida de equipaje.
- Gestión de Emergencias: Ayuda rápida y efectiva en situaciones de emergencia, como asistencia médica, situaciones de crisis políticas o naturales, o problemas legales en el extranjero.
- Asistencia en Cambios de Última Hora: Facilitar cambios en las reservas de vuelos, hoteles, o transporte debido a cambios en los planes de viaje, problemas personales o de salud, u otras circunstancias imprevistas.
- Información y Asesoramiento: Proporcionar información actualizada sobre el destino, como normativas locales, consejos de seguridad, o recomendaciones de salud (por ejemplo, vacunas necesarias).
- Soporte Logístico: Asistencia en aspectos logísticos como la obtención de visados, consejos sobre aduanas y prácticas locales, o la coordinación de traslados terrestres.
- Servicio Personalizado: Atención a necesidades específicas o preferencias personales, como asientos en el avión, dietas especiales en hoteles, o actividades de ocio durante el viaje.
- Comunicación y Coordinación: Mantener al viajero informado sobre cualquier cambio o actualización relacionada con su viaje y coordinar con diferentes proveedores de servicios para garantizar una experiencia de viaje sin problemas.
Este soporte y asistencia son fundamentales, especialmente en viajes de negocios, donde el tiempo y la eficiencia son críticos, y en situaciones donde los viajeros pueden enfrentar barreras de idioma o desconocimiento del destino. Un buen servicio de soporte y asistencia durante el viaje no solo ayuda a mitigar los problemas y a reducir el estrés del viajero, sino que también asegura la seguridad y el bienestar de este.
2.5 Tecnología y Herramientas Online
En el mundo de los viajes corporativos, la tecnología es un pilar fundamental. Las TMCs utilizan diversas herramientas digitales para facilitar todo el proceso: desde la planificación hasta el análisis posterior al viaje.
Estas soluciones incluyen sistemas de reserva online integrados con las políticas de la empresa, aplicaciones para controlar y reportar gastos, plataformas para organizar itinerarios y apps móviles con notificaciones y actualizaciones en tiempo real.
También se usan herramientas de análisis de datos que permiten identificar tendencias, evaluar el cumplimiento de políticas y detectar oportunidades de ahorro. Además, los sistemas de comunicación y seguridad ayudan a mantener informados y protegidos a los viajeros.
Gracias a la integración con proveedores, estas plataformas permiten una gestión centralizada, más eficiente y transparente. En definitiva, la tecnología no solo optimiza procesos y reduce costes, sino que mejora la experiencia del viajero y eleva el nivel de control para las empresas.
2.6 Cumplimiento, seguridad y servicios adicionales
En la gestión de viajes corporativos, es fundamental garantizar que cada desplazamiento cumpla con las políticas internas, las normativas legales y los estándares de seguridad. Esto incluye desde la selección de proveedores autorizados y el respeto de los límites de gasto, hasta la protección de datos personales y el seguimiento de las regulaciones internacionales. La seguridad del viajero también es prioritaria, con evaluaciones de riesgos, formación, asistencia en emergencias y el uso de herramientas tecnológicas para alertas y localización.
A todo esto se suman los servicios adicionales que enriquecen la experiencia del viaje, como la organización de eventos corporativos, viajes de incentivo, asistencia en visados, seguros, servicios VIP, gestión de programas de fidelización y actividades de ocio o apoyo lingüístico. Las Travel Management Companies ofrecen estos servicios integrales para asegurar no solo el cumplimiento normativo y la seguridad, sino también comodidad, eficiencia y valor añadido en cada viaje.
3. ¿Qué ventajas trae contar con un Travel Management Company?
Contar con una Travel Management Company (TMC) aporta múltiples beneficios a las empresas: desde ahorro de costes gracias a tarifas negociadas, hasta una gestión más eficiente de viajes complejos. Las TMC garantizan el cumplimiento de políticas corporativas, ofrecen asistencia 24/7, mejoran la seguridad de los viajeros y proporcionan análisis detallados para optimizar la toma de decisiones.
Además, integrarlas con soluciones tecnológicas como Tickelia multiplica su efectividad. Esta plataforma permite gestionar anticipos y registrar gastos desde el móvil, automatiza solicitudes y aprobaciones, y facilita el seguimiento del presupuesto por viaje en tiempo real. También permite a los empleados crear y gestionar sus viajes, coordinar reservas y controlar gastos adicionales como transporte, alojamiento o servicios menores.
La unión entre una TMC y Tickelia ofrece a las empresas una gestión centralizada, ágil y transparente de todo el proceso de viaje: desde la planificación hasta la rendición de gastos, mejorando la experiencia del viajero y el control financiero de la organización.
