Zener caso de éxito con Tickelia

Zener rinde más sus gastos con Tickelia gracias a la Transformación Digital

Zener, empresa líder en el sector de telecomunicaciones, especializada en la instalación y mantenimiento de redes y energías renovables, ha sido una figura prominente desde su fundación en 1985. Con un crecimiento sostenido que la llevó a expandirse a Chile en 2018, ha marcado su presencia por la innovación y la excelencia en sus servicios.

En Chile la compañía cuenta con un amplio equipo de técnicos que constantemente viajan, y por su naturaleza de trabajo debían rendir una gran cantidad de gastos, por lo que este era un aspecto que debían abordar rápidamente.

El Desafío: La Gestión Manual de la Rendición de Gastos

Zener, enfrentaba desafíos significativos debido a su antiguo sistema de gestión de gastos. Con un equipo de más de 1.100 trabajadores dispersos a lo largo del país, el proceso predominante era manual. Los trabajadores debían completar una planilla Excel, adjuntar los recibos correspondientes y enviar todo físicamente a la sede central en Santiago de Chile para su aprobación.

Este método no solo era tedioso, sino que también propenso a errores y retrasos. Según Aurora Diaz Mac Donald, Jefa de Control de Gestión de Zener, “Antes de que Tickelia llegará a Zener nuestro proceso era 90% manual. Principalmente nuestro problema era el tema de los tiempos, teníamos trabajadores en Chiloé, donde se demoraban dos semanas en llegar los documentos físicos a la región metropolitana y recién ahí evaluar si este era un gasto rechazado o no, o si el comprobante correspondía, pasado el tiempo, los comprobantes pierden su legibilidad y pasaba que finalmente el trabajador perdía el gasto, no se le podía reembolsar”. Esta situación, causaba desfases en los balances mensuales y dificultades en la contabilidad de gastos.

La Solución: La Implementación de Tickelia

La llegada de Tickelia marcó un antes y un después en la rendición de gastos de Zener. Esta herramienta, destacada por su agilidad y sencillez, posibilitó a los técnicos de Zener registrar sus gastos en cualquier lugar del país y en tiempo real mediante la aplicación móvil, optimizando notablemente el proceso.

Con Tickelia los trabajadores logran cargar y gestionar sus gastos directamente desde sus celulares. Al ser una herramienta muy intuitiva, pudieron adaptarse al cambio y agilizar significativamente los tiempos de procesamiento y aprobación de los gastos.

Este cambio no solo simplificó los procesos, sino que también aceleró significativamente las aprobaciones y validaciones de gastos para el departamento de finanzas, según Aurora Diaz, contar con Tickelia ha permitido mejorar el flujo de procesos “Tickelia es un servicio bastante dinámico, porque el técnico rinde el gasto, luego el subgerente aprueba y después pasa a finanzas para validar que la boleta está correcta, verificando que el monto e imagen correspondan, las fechas, y luego ya pasa a las autorizaciones de pago, por lo que ahora podemos ir cerrando inmediatamente los libros de compra en la fecha que corresponde, que es cuando termina el mes”.

Impacto y Resultados

La adopción de Tickelia trajo consigo una reducción drástica en el tiempo dedicado a la gestión de gastos. Lo que antes tomaba horas, ahora se resuelve en minutos, liberando al personal para concentrarse en sus funciones principales. Además, la creación y gestión de usuarios en Tickelia facilitó la administración de una base de datos de empleados activos, permitiendo una activación rápida y eficiente de nuevos usuarios.

La digitalización con Tickelia también aseguró que todos los documentos necesarios para el libro de compras estuvieran automáticamente registrados y disponibles para la contabilidad, eliminando la posibilidad de documentos perdidos o no declarados, un cambio crucial para cumplir con la normativa fiscal y contable en Chile.

Hugo Reyes, Subgerente de Finanzas de Zener, menciona “Tickelia tiene una serie de reportes e informes que ayudan muchísimo a después tomar decisiones, al final ya deja de pasar de ser simplemente rendiciones aisladas y se transforma en información útil”.

Los beneficios de implementar Tickelia fueron inmediatos y notables:

  • Reducción de tiempos y errores: El tiempo de procesamiento de gastos se redujo drásticamente, permitiendo rendiciones y aprobaciones diarias.
  • Mejora en la eficiencia administrativa: La digitalización llevó a un orden significativo en la gestión de gastos, con menos conflictos y mejores tiempos de respuesta.
  • Mejora en la comunicación y percepción del personal: La capacidad de proporcionar retroalimentación casi inmediata transformó la dinámica con el personal técnico, aumentando su percepción de ser valorados y escuchados.
  • Facilitación en la toma de decisiones: Con Tickelia, los datos de las rendiciones se convirtieron en informes y análisis útiles para la toma de decisiones estratégicas dentro de la empresa.

El caso de Zener destaca la importancia de la digitalización y la automatización en la gestión de gastos empresariales. La implementación de Tickelia no solo optimizó los procesos internos, sino que también reforzó la transparencia y la eficiencia, elementos cruciales para el éxito empresarial en el dinámico mundo de hoy. Este caso de éxito sirve como un claro ejemplo de cómo la tecnología puede ser un aliado estratégico en la transformación empresarial.

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Laura Sierra
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Comunicación Social y Periodismo por la Universidad de La Sabana.
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