Artículo sobre el “Décalogo para ‘travel managers’ preocupados” publicado en la Revista Travel Manager.
El éxito de una herramienta de autorreserva pasa por incrementar su nivel de adopción entre los empleados. He aquí algunas pistas para ‘Travel Managers’ preocupados por conseguir este logro.
La implementación y cumplimiento de la política corporativa de viajes puede suponer a las empresas hasta un 23% de ahorro en el presupuesto de viajes pero, para alcanzar ese objetivo, es imprescindible alcanzar unos niveles de adopción aceptables en las herramientas de autorreserva.
En este artículo damos algunas pistas que pueden ser de utilidad a los Travel Managers que afrontan la adaptación de la plantilla a esta tecnología:
1. Establece unos objetivos concretos, realistas y, por supuesto, medibles. ¿Qué ahorros pretendes conseguir? ¿Qué porcentaje de empleados se espera que utilicen la herramienta? ¿Para qué tipo de viajes se espera una adopción casi absoluta?
El 80% de los gastos relacionados con los viajes los genera nada más que el 16% de la plantilla. La atención ha de centrarse en estos viajeros.
2. Aprovecha la fase previa a la implantación de la herramienta de autorreserva para revisar la política de viajes. Un buen diseño de una self booking tool requiere un análisis detallado de la casuística de la organización de un viaje; probablemente no encontrarás mejor momento para diseñar o rediseñar la política corporativa.
Para ello, apóyate en tu agencia de viajes, que también podrá colaborar en la formación de los empleados ofreciendo una sesión en la que se expliquen las características y el funcionamiento de la herramienta.
Difunde periódicamente los objetivos de ahorro que se vayan consiguiendo y comunica cualquier cambio que se produzca en la herramienta.
3. Implica a la alta dirección. Los empleados han de percibir que la adopción de la herramienta es parte de la operativa común y rutinaria, y tan natural como el uso del correo electrónico. Esto solo se consigue cuando no existen las excepciones y todos, del primero al último de los viajeros, están obligados a utilizarla.
4 .Designa, dentro de la empresa, a un grupo de “embajadores” de la herramienta. Los secretarios/as de departamento pueden ser los perfiles idóneos para este cometido. Ofréceles un breve curso específico para ellos y, si se muestran colaborativos, que sean ellos mismos quienes se encarguen de la formación en sus respectivos departamentos.
5. Elabora documentación de apoyo. Un sencillo documento en el que se detalle el paso a paso de una reserva, con los correspondientes pantallazos, puede enviarse a todos los empleados y convertirse en una sencilla guía de referencia rápida. Es más que probable que tu agencia o el proveedor tecnológico puedan ayudarte en esta iniciativa.
6.Establece una asesoría continuada a los viajeros en los primeros meses de la implantación. Con ayuda de los “embajadores”, atiende las preguntas que surjan. Piensa en ello como una inversión: todo el tiempo que dediques en los primeros meses tendrá su fruto mucho antes de lo que esperas.
7. Comunica, comunica, comunica. Envía correos electrónicos a la plantilla informando de la disponibilidad de la herramienta o de cualquier cambio en la funcionalidad o la apariencia gráfica, y difunde periódicamente los objetivos de ahorro que se vayan consiguiendo.
8. Céntrate en los grandes viajeros de tu empresa. De acuerdo con estimaciones de Amadeus, el 80% de los gastos relacionados con los viajes los genera nada más que el 16% de los empleados. Si no hay tiempo o energía para lograr una adopción del 100% en toda la plantilla, asegúrate de que, al menos, este pequeño porcentaje de empleados utiliza siempre la herramienta.
9. Piensa en la posibilidad de establecer un sencillo plan de incentivos para premiar a aquellos empleados o departamentos que estén logrando mejores resultados.
10 Y, ante todo, keep calm. Existen perfiles generalmente reacios a la utilización de las herramientas de autorreserva. Se trata, fundamentalmente, de mandos intermedios jóvenes y de los mayores de 45 años. Estos públicos exigen una atención individualizada pero, con paciencia, pueden convertirse en aliados.
Fuente: Revista Travel Manager.
