Las empresas españolas pierden anualmente 184 millones de euros en gestionar sus tickets de gastos de viajes de manera manual. Según un estudio realizado por el Grupo INOLOGY, organización especializada en el desarrollo de soluciones para la empresa, gestionar tickets de viajes de negocios de manera manual conlleva pérdidas importantes para las compañías españolas.
Los trabajadores destinan una media de 45 minutos mensuales en transcribir los recibos de gastos y dedican menos tiempo a sus labores de trabajo.
Una empresa con 10 trabajadores que se desplacen pierde más de 1.100€ al año en la gestión de tickets de dietas y desplazamientos.
El estudio ha tenido en cuenta información aportada por el INE (Instituto Nacional de Estadística) y datos específicos recogidos por INOLOGY en los últimos dos años. Estos se han recopilado tomando como muestra un total de 100 empresas de diversos ámbitos, repartidas en todo el territorio nacional.
Según datos recogidos en la Encuesta de Población Activa (EPA) de 2013 realizada por el INE, en España hay 22.837.400 personas activas. De todas ellas, según el estudio realizado por INOLOGY, el 9% de los empleados genera recibos de gastos destinados a viajes, restaurantes, hoteles, kilometrajes, etc.
Cada empleado, de este 9%, destina una media de 45 minutos mensuales en tramitar sus justificantes de dietas y desplazamientos. El trabajador pierde un media de un 4% de su tiempo laboral, un total de 1.541.525 horas al mes.
La gestión de gastos de viaje es una labor habitual y necesaria para todas las compañías, tanto para el empleado como para el Departamento Administrativo. Cada trabajador, a final de mes, elabora un resumen de todos los recibos producidos y los presentan al Departamento Financiero para que se contabilicen de una forma manual y poco productiva.
Según los resultados del estudio, cada año el porcentaje de la población activa que generan tickets invierten 17 millones de horas de su tiempo laboral, dedicando menos tiempo a sus tareas de trabajo. Todo ello conlleva una considerable reducción de la productividad y supone una pérdida de 184 millones de euros anuales para las empresas españolas.
Para minimizar estas pérdidas económicas que no comportan un rendimiento laboral ni económico, el Grupo INOLOGY ha desarrollado Tickelia, una herramienta móvil específica que permite automatizar la gestión de justificantes de gastos.
Tickelia permite introducir el gasto en el dispositivo móvil, tomar una fotografía del ticket y que el Departamento Financiero lo reciba de forma casi inmediata. Esta herramienta facilita y optimiza el trabajo de la mayoría de perfiles de la empresa, el empleado, el Gestor de Viajes y el Director Financiero; dinamizando la recogida y entrada en el sistema informático de dichos gastos.
Tickelia integra las políticas de consumo de la compañía, alertando y bloqueando aquellas acciones o incidencias generadas que estén definidas, por ejemplo, cuando se supera el importe definido diariamente para una dieta.
Adicionalmente, la aplicación posibilita la solicitud de viajes, su reserva y contratación desde el propio dispositivo móvil.
Los usuarios, y especialmente el Director Financiero, pueden acceder a toda la información, informes y estadísticas concretas; como el gasto global en un tipo de establecimiento o un servicio como el párking.
Utilizando Tickelia se puede ahorrar hasta un 75% del tiempo del empleado que supone una reducción de más de 143 millones de euros anuales para las empresas españolas.
Cada trabajador, con Tickelia, dedica solo 10 minutos de su tiempo en introducir los tickets producidos. Estos datos se envían, de una forma inmediata, al Departamento Financiero reduciendo la carga administrativa y dinamizando la gestión, y además, cuenta con la información actualizada de cada perfil del viajero, tramitando todas las facturas con una gran eficiencia y procesando los gastos de una manera automática. La empresa elimina procesos, gana tiempo y ahorra dinero.
Jaume Llonch, Gerente de INOLOGY, asegura que “en la situación económica actual, la optimización de las empresas es un requisito fundamental para subsistir, no solo para ser competitivo, sino para mantenerse en el mercado y por eso, es importante estudiar cualquier variable que influya en la pérdida de tiempo y del rendimiento de las organizaciones, para dar resultados y soluciones. Establecer nuevos métodos de trabajo contribuye a asegurar la máxima productividad de la actividad desarrollada.”
El Grupo INOLOGY ya ha implementado Tickelia a clientes de su empresa para ganar tiempo, ahorrar dinero y obtener el máximo rendimiento. La compañía cree que es importante que las organizaciones conozcan el resultado de este estudio, y sean conscientes de la influencia real que provoca gestionar los tickets de manera manual, y conociendo las grandes pérdidas innecesarias de dinero que supone.
